Перемещение материальных ценностей за пределы территории предприятия (в т.ч. в случае их перемещения на сторону в адрес других организаций) учитывается в бухгалтерском учете. При подобном перемещении уполномоченным лицом составляется первичный документ. Его наименование и форма могут быть утверждены организацией самостоятельно с соблюдением норм законодательства. Помимо этого может использоваться и официальная унифицированная форма первичного документа - накладная М-15 .
Первичный учетный документ по перемещению МЦ на сторону
Рассматриваемый документ ранее входил в перечень обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а . Однако в настоящее время обязательность его применения утратила актуальность (Информация Минфина N ПЗ-10/2012).
На сегодняшний день организации вправе самостоятельно определять, применять ли им унифицированную форму первичной документации или разработать и утвердить подобную форму самостоятельно.
Хозяйствующие субъекты имеют возможность самостоятельно разработать и применять соответствующую закону первичную документацию, связанную с перемещением МЦ на сторону (в т.ч. рассматриваемый бланк).
Самостоятельно утвержденный бланк, в частности, должен содержать:
- наименование и дату;
- наименование хозяйствующего субъекта;
- содержание соответствующей операции (факта);
- величину измерения;
- наименования должностей и подписи лиц, ответственных за оформление соответствующей операции (факта).
Остановимся более подробно на применении унифицированной формы М-15.
Накладная на отпуск материалов на сторону
Унифицированный бланк накладной на отпуск материальных ценностей заполняется в двух экземплярах лицом, ответственным за их передачу на основании:
- заключенных договоров (контрактов);
- полученных нарядов;
- других документов на отпуск материальных ценностей;
- доверенности на получение ценностей.
Кроме этого, следует соблюдать требования, предусмотренные п.п.12 и 13 Методических указаний , утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н, а именно:
- надлежащее оформление с указанием всех требуемых реквизитов и подписей;
- проставление прочерков в пустых полях документа;
- нумерация документов должна обеспечивать отсутствие повторов номеров в текущем отчетном году.
Заполненный бланк первичного документа должен быть подписан сдающей и принимающей сторонами и сдан в бухгалтерию с целью отражения движения материалов в бухгалтерском учете.
Мы являемся генподрядчиком по строительству газопровода. Мы заключили договор подряда с нашим подрядчиком. По этому договору мы передаем материалы на давальческой основе по форме М-15. Можем ли мы не указывать цену материалов в М-15 или указать цену не покупную, а, например, сметную? Как мы можем передать материал подрядчику, не показывая цену покупки?
Форма М-15 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а. При этом в порядке заполнения, требований об указании стоимости давальческих материалов в постановлении не предусмотрено. Однако согласно п. 156 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.01 г. №119н подрядчик должен учитывать давальческие материалы на забалансовом счете «Материалы, принятые в переработку». Их аналитический учет он ведет по заказчикам, наименованиям, количеству и стоимости. Поэтому при передачи заказчик должен указывать в форме М-15 стоимость давальческих материалов. При этом указывать в форме М-15 стоимость лучше всего покупную, т.к. допустим, в случае порчи материалов подрядчик должен будет восстанавливать стоимость, указанную в форме.
Обоснование
1.Стоимость передаваемых материалов надо указать в накладной
Наша организация (заказчик) передала подрядчику материалы для выполнения работ по договору подряда по накладной формы № М-15 и акту приема-передачи давальческих материалов. В них указаны количество и стоимость без НДС по нашим складским ценам. В свою очередь подрядчик делает локальную смету, формы № КС-2 , № КС-3 и отчет об израсходованных материалах заказчика (в том же количестве и стоимости, как в ф. № М-15 , то есть без отклонений). Правильно ли передаются эти материалы? Цены надо указывать или лучше передать без цен – только в количестве?
Отвечает
В.С. Рыкова,
ведущий специалист по налогообложению АО «ВНИИРА»
Подрядчик включает цены, указанные в форме № М-15 , в отчет об использовании давальческих материалов. После окончания работы он обязан представить заказчику отчет об израсходовании материала. А также возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у него неиспользованного материала (п. 1 ст. 713 ГК РФ).
Поскольку форма такого акта в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации отсутствует, он может составляться в произвольной форме, но при этом должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». На основании подписанного двумя сторонами акта о порче материальных ценностей стоимость стеклопакетов списывается с забалансового учета подрядчика. При этом у него возникает обязательство перед заказчиком по возмещению стоимости давальческих материалов, полученных в переработку и подверженных порче.*
За таким коротеньким значением М-15,скрываеться накладная на отпуск материалов на сторону . Такой документ не считается обязательным в исполнении, но очень часто его используют на предприятиях.
Накладная на отпуск материалов на сторону формируется при отпуске использованных материалов посторонним компаниям либо подразделениями собственной компании, а кроме того при выбывании использованных материалов вследствие их реализации. Данная накладная выставляется надлежащим подразделением компании, исполняющим снабженческие функции, или официальным лицом, исполняющие подобные функции.
Где используют накладную на отпуск материалов
Чаще всего этот документ используют внутри предприятия, для примера, для передачи в главный офис в филиалы компании. И так же накладные на отпуск материалов для других компаний, но только если у них есть специальное соглашение.
Основные правила заполнения
Единой формы нет такой накладной, поэтому юридические лица и индивидуальные предприниматели, вправе разработать свой шаблон и выписывать накладную в произвольной форме. Хотя рекомендуется придерживаться общих стандартов.
Делается такой документ только бухгалтером и иногда может частично сделать кладовщик. Накладную нужно подписывать ответственными сотрудниками компании. Печать с реквизитами не нужна.
Накладная выписываться в двух экземплярах, первый экземпляр отправляется на склад компании, а второй экземпляр получателю.
- Дату, когда составлялся бланк;
- Код вида операции;
- Кто отправитель (подразделение, вид деятельности);
- Кто получатель (подразделение, вид деятельности);
- Кто ответственный (подразделение, вид деятельности, код исполнителя).
!Важно Необходимо указать наименование компании, которая выписывает накладную, сведения о получателе, дату ее составления, указать конкретные материалы, которые по накладной проводятся.
Инструкция, как заполнять накладную
Накладная на отпуск материалов, состоит из двух частей.
Первую часть нужно заполнять следующим образом:
| Номер накладной | Ставим номер в накладной, со своим документооборотом; (Например: накладная№69) |
| Наименование компании | Необходимо указать полное наименование компании; (Например: ООО «Штампголд») |
| ОКПО | Учредительная документация компании; (Например:00866755) |
| Дата | Когда была составлена накладная; (Например:06.08.18) |
| Код вида операции | Если используется, если нет, ставим прочерк; (Например: –) |
| Структурное подразделение | Компания, выписывающая документ (для отправителя и получатель); (Например для отправителя: «Склад 2», «Хранение»; Для получателя: «Обрабатывающий цех», «производство» |
| Вид деятельности | |
| Ответственный за поставку | Указать, без Ф.И.О; (Например: «склад,хранение,1234»); |
| Кому | Указать, кто получает материал, Ф.И.О. кто именно получает данный товар; (Например: «кому: обрабатывающий цех, Начальнику цеха Шорину.А.Е); |
Вторая часть включает в себя, ряд правил:
| Столбец | Что включает в себя |
| 1 столбец | Эту графу заполняет бухгалтер, заполняет: счет, субсчет, код учета; (Например: «15»); |
| 2 столбец | |
| 3 столбец | Наименование, что перемещается. (Например: уголок, штамп;) |
| 4 столбец | Вносим номер (код), который присвоен в номенклатуре; (например:1233) |
| 5 столбец | Должны внести код единицы по общероссийской классификации измерения; (например:123) |
| 6 столбец | Нужно внести конкретное наименование единицы измерения; (например: тонна); |
| 7 столбец | Необходимо внести точное количество материалов отпускаемых по накладной; (например:0,66) |
| 8 столбец | Необходимо внести точное количество материалов, которое отпустили, заполняется только кладовщиком; (например:0,66) |
| 9 столбец | Вносим общую стоимость отпущенного материала; (например:3800,00) |
| 10 столбец | Вписываем цену без НДС; (например:1320.00) |
| 11 столбец | Вносим данные о сумме НДС; (например:122.00) |
| 12 столбец | Вносим общую сумму, с НДС; (например:1930.00) |
| 13 столбец | Вносим инвентарный номер; (например:13) |
| 14 столбец | Сюда нужно внести, если вдруг едет речь о передачи драгоценностей, если нет, то ставим – прочерк; |
| 15 столбец | Ставится порядковый номер карточки на складе.(например:1289) |
В завершении накладная должна быть подписана только бухгалтером, и кладовщиком. Штамп не обязательно ставить, но если получатель требует поставить печать, то лучше поставьте.
Назначение такого документа
Документ представляет себя накладную, где перемещаются материалы, как внутри компании, так и выходя из компании:
- Самое распространенное это перемещение сырья внутри склада, например на другой склад;
- Если перемещение товара идет покупателю, то можно использовать ТОРГ-12;
При этом вид материала, их вид и материальная ценность не имеет значения:
- Товар;
- Сырье;
- Механизмы;
- Конструкции.
!ВНИМАНИЕ Если вам по первому требованию просят предоставить документы, должностное лицо который проверяет груз, вы его должны предоставить.
Кто может подписывать накладную
После составления накладной, необходимо подписать документ. Подписывает человек, который отпускал материал, а при получении – покупатель.
Если идет речь об итоговой подписи, со склада до конкретного покупателя, то имеет право подписи:
- Бухгалтер (ответственный за филиал);
- Заместитель бухгалтера;
- Сотрудник, у которого есть доверенность (нужно директору написать доверенность).
!Важно Продавец должен предоставить оригинальную печать, где есть полное наименование, и реквизиты.
В каких случаях используют форму М-15
Чаще всего используют форму в таких случаях:
- Передать ценности структурным подразделениям – их используют для производственной деятельности;
- Передать товар или материалы на сохранность – в сторонни организации без права на выкуп и собственности;
- Отпуск сырья – на переработку другим компаниям.
Для отражения перемещения ТМЦ другим организациям или своим обособленным подразделениям, находящимся за границей предприятия, в компании может использоваться такой первичный документ, как накладная на отпуск материалов на сторону. Он относится к первичным бланкам по учету материальных запасов.
На предприятии оформление движения материалов между своими структурными подразделениями, а также сторонним фирмам, может осуществляться несколькими документами. Использование того или иного документа, а также его обязательные реквизиты, закрепляются в учетной политике компании.
Форма накладной на отпуск материалов на сторону унифицирована Росстатом. Фирма может применять ее. В зависимости от собственных нужд бланк либо дополняется, либо упрощается в компании. Все специализированные программы по бухучету содержат форму М-15. Данный документ очень похож на требование-накладную, которым оформляется движение запасов внутри организации.
При возникновении необходимости, в момент отпуска материалов на сторону, ответственное лицо (бухгалтер или кладовщик) выписывает в двух экземплярах данную накладную. Материалы отгружаются на основании приказа руководителя фирмы (своим структурным подразделениям) или по заключенному между компаниями договору. При этом контрагент должен предъявить доверенность на их получение в случаях предусмотренных законодательством.
Отпуск материалов на сторону подтверждается подписями отпустившей и принявшей стороны в соответствующих графах накладной. После этого один экземпляр отражается кладовщиком в расходной части материального отчета и передается в бухгалтерию, а второй вместе с материалами отправляется к получателю.
Как правильно заполнить накладную на отпуск материалов на сторону
В верхней части документа содержится название документа и номер по порядку, присвоенный накладной во время выписки. В основном ведется сквозная нумерация в течение всего года.
Ниже записывается название компании и регистрационный код фирмы , присвоенный ей органами статистики.
В первой таблице проставляется дата отпуска, если существует система кодирования операции - ее код. После этого для отправителя и получателя материалов нужно заполнить название структурного подразделения (покупателя) и вид осуществляемой деятельности (например, для склада - хранение).
В следующих графах указываются аналогичные данные для ответственного за поставку. Это может быть одна из сторон сделки, или привлеченный посредник.
В строке «Основания» записывается наименование документа, согласно которому производится отпуск материалов. Для перемещения между обособленными подразделениями здесь нужно записывать реквизиты приказа или распоряжения руководителя, для оформления сделки между сторонними фирмами - название, номер и дату соответствующего договора.
В следующей таблице заполняется информация о ценностях, отгружаемых на сторону.
В первой графе записывается корреспондирующий счет материалов и его аналитика. После этого нужно заполнить название МПЗ и их номенклатурные номера. В столбце с единицами измерения указывается код по ОКЕИ и их наименования.
В графе 9 проставляется цена за единицу материалов, в графе 10 - их стоимость без учета НДС. Далее высчитывается сумма НДС, путем умножения значения предыдущей графы на соответствующую ставку налога, и результат записывается в следующий столбик (графа 11 ).
В графу 12 вносится итоговая сумма столбцов 10 и 11 .
Последние графы таблицы заполняются лицом, производящим отпуск. Здесь записывается инвентарный номер материала, реквизиты его паспорта (если есть), номер записи в карточке складского учета.
В строке под таблицей нужно прописью указать количество наименований отпускаемых по данной накладной ценностей, а также общую их стоимость. При необходимости прописывается итоговая сумма НДС.
Нюансы
При заполнении количества, разрешенного к отпуску и фактически отгруженного, надо иметь в виду, что значение первого всегда либо больше, либо равно второму. Отпуск сверх установленной нормы без разрешения запрещен.
В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов выписывается накладная на отпуск материалов на сторону. Чаще документ применяется в первом случае.
Типовая межотраслевая форма № М-15 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется в качестве бланка документа.
Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад (как основание для отпуска ТМЦ); второй - получателю ТМЦ.
Накладная может быть выписана в бухгалтерии - сотрудником, ответственным за данный участок учета, на складе - кладовщиком на основании письменного распоряжения руководителя и доверенности, предъявленной получателем ТМЦ, или в структурном подразделении - ответственным работником.
В составлении накладной могут принимать участие несколько человек. При описании порядка заполнения граф формы № М-15 будем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником.
Нумерация накладных сквозная. С нового года нумерация начинается с номера 1.
В первой таблице указываются:
- дата составления накладной;
- код вида операции (заполняется, если организация применяет систему кодирования);
- отправитель: наименование структурного подразделения и вид его деятельности;
- получатель: наименование структурного подразделения и вид его деятельности;
- ответственный за поставку: наименование структурного подразделения, вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация применяет систему кодирования).
В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных ценностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме того, вписывают фамилию, имя, отчество, а также реквизиты доверенности, представленной получателем.
Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организации, накладная выписывается не в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы накладной будут заполнены затем бухгалтером материального стола:
- бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной;
- код аналитического учета списываемых ценностей. Следующие графы может заполнять и не бухгалтер.
В графе 4 указывается номенклатурный номер, присвоенный на предприятии данному виду материальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником. Если предприятие имеет небольшой ассортимент запасов, то оно может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк.
В графе 5 указывается код единицы измерения в соответствии с ОКЕИ.
В графе 6 указывается наименование принятой по данному виду материалов единицы измерения (штуки килограммы, метры и т.д.).
В графе 7 указывается количество материала, которое следует отпустить по накладной.
Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске ТМЦ со склада. В ней указывается фактическое количество отпущенного материала.
Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный работник структурного подразделения не знает цен на материалы), то графы с 9-й по 12-ю заполняются бухгалтером.
В графе 9 указывается цена единицы ТМЦ без учета НДС в рублях и копейках.
В графе 10 - стоимость всего количества ТМЦ без учета НДС в рублях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9.
В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству товаров. Рассчитывается путем умножения показателя графы 10 на соответствующую ставку НДС.
В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитывается как сумма показателей из граф 10 и 11.
Графы с 13-й по 15-ю заполняет кладовщик:
- в графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по данным складской картотеки;
- в графе 14 - номер паспорта, который имеется обычно у материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных случаях в колонке ставится прочерк;
- в графе 15 ставится номер записи в карточке учета материалов.
- ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей;
- лицо, отпустившее материальные ценности;
- главный бухгалтер;
- получатель ценностей.
