كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح. أمثلة على رسائل الشكر. قواعد كتابة المراسلات التجارية

ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها، توصلت قسريًا إلى استنتاج مفاده أن الأمر ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة الرسائل التجارية التي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند، وتقدم عينات من رسائل العمل، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف النماذج الجاهزة صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. أنها تحتوي على المعلومات الضرورية عن المنظمة، مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام هواتف الاتصال.
• موقع إلكتروني.
• بريد إلكتروني.
• شعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بالنماذج. لذلك، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب تضمينها فيها.

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة رسائل العمل وتنسيقها بطريقة معينة، وفقًا لقواعدها ومتطلباتها المتأصلة. اعتمادًا على الهدف، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح ما هي المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة، وما الذي سيبني عليه، وما الذي سيكون جديدا فيه. تعتمد الحجج على الهدف الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة هذه القضية.
• كتابة مسودة الرسالة.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المستلم.

هيكل الرسائل التجارية

عند إنشاء خطاب، من الضروري تشبعه بالمعلومات، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في خطاب بسيطيعرض المحتوى بوضوح وإيجاز المعلومات التي لا تتطلب عمومًا ردًا من المستلم. قد يتكون المجمع من عدة أقسام ونقاط وفقرات. تعرض كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون هذه الأنواع من نماذج خطابات الأعمال عادةً من قسم تمهيدي ونص وقسم ختامي.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث، ويقدم تحليلها والأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنهم بحاجة إلى التصرف بطريقة أو بأخرى، لإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث، وتقديم حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. وهذا يلخص المتطلبات المذكورة في الشرط الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف بعنوان مركزي. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره يجب على المؤلف مراعاة ما يلي:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• شكليات.
• آداب.

يجب أن يكون هناك شكل مهذب في نهاية الرسالة. على سبيل المثال: "...أعرب عن أملي في المزيد من التعاون (الامتنان للدعوة)..." هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تبقى جميع الرسائل رسمية أسلوب العملوهو ما يعني استخدام الكلام في العلاقات التجارية الرسمية. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية، نيابة عن المديرين والمسؤولين تتم كتابة الرسائل.
• يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي وثائق الإدارة بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان، في سياق أنشطة المنظمة، تحدث مواقف مماثلة.

وفي هذا الصدد، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمي وغير شخصي مع التأكيد على المسافة بين المشاركين في التواصل.
• موجهة، مخصصة لمرسل إليه محدد.
• الحالية في وقت الكتابة.
• موثوقة ومحايدة.
• سببها حث المتلقي على القيام بأي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يستوفي خطاب العمل المتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من التعبيرات والمصطلحات والصيغ.
• لهجة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة، دون استخدام لغة عاطفية ومعبرة.
• دقة النص ووضوحه، دون أخطاء منطقية، والوضوح ودقة الصياغة.
• الإيجاز والإيجاز - دون استخدام تعبيرات تحمل معنى إضافيا.
• استخدام الصيغ اللغوية التي تكونت نتيجة لمواقف متكررة.
• استخدام المصطلحات، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي كلمات مركبة تتكون عن طريق إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC، GOST، وما إلى ذلك) ورسومية (أي تسميات الكلمات في شكل مختصر: grn، zh-d، إلخ.).
• استخدام الإنشاءات في الحالات المضاف إليها والأدوات.
• عبارات ذات أسماء فعلية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
• استخدام الجمل الشائعة البسيطة.

يتم عرض نماذج خطابات الأعمال أعلاه أدناه النسخة الكاملة(مع الجزء الرئيسي). تلبي المعلومات جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع الرسائل التجارية

أفضل شيء خطاب عملالكتابة عن أي قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من الأسئلة في وقت واحد، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تحتوي رسائل العمل على المحتوى التالي:

• مصاحب. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل لإبلاغك بمكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ نموذج خطاب تعريفي سيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى كتابة هذا النوع من المستندات.)

• مضمون. وهي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال، يمكن ضمان الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وما إلى ذلك.
• شكرًا. لقد بدأ استخدامها بشكل خاص في الآونة الأخيرة. تظهر مثل هذه الرسائل نبرة الشراكة الجيدة. يمكن إصدارها على ترويسة عادية أو على ورق ملون بطباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم تجميع نموذج رسالة شكر بشكل مجاني، اعتمادًا على المهام التي تحلها. في في هذه الحالةفالرسالة تعبر عن جوهرها بأقصر صورة. يمكن تعليق هذه العينة المصنوعة على ورق ملون مزخرف على الحائط في مقر الشركة في مكان شرف.)

• معلوماتية.
• إرشادي.
• تهانينا.
• دعاية.

وهناك أيضًا حروف:

• مقترحات للتعاون. من الشائع جدًا في الآونة الأخيرة، أن يتم إرسالها إلى المؤسسات، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية، على سبيل المثال، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة رسائل تجارية؛ عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة لجذب الانتباه، بل والأكثر من ذلك، أن تصبح مهتمًا. ولكن إذا قمت بتأليفها وفقا للعينة أدناه، فستكون لديها كل فرص النجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم ودعوتهم للمشاركة في الأحداث المختلفة. وعادة ما تكون موجهة إلى مدير أو مسؤول، ولكن من الممكن أيضًا أن تكون موجهة إلى فريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• طلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على الرسالة. مثال

ويجب أن يبدأ الجواب بتكرار الطلب المذكور في الحرف الأول. ثم يتم إبداء نتائج نظرها وبيان الموافقة أو سبب الرفض. قد تحتوي رسالة الرد التجارية على حل بديلالمعلومات المتوقعة. وعادة ما تلبي المبادئ التالية:

• توفر رابط للحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• نطاق مماثل وجوانب المحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

ديكور

بالإضافة إلى استخدام ترويسة الشركات لرسائل الأعمال، من الضروري مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى عند تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وكتابة العناوين والعناوين وطول النص وعرض الحقول والمزيد.

تساعدك عينات خطاب العمل في تكوينها، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من العاملين في المكاتب المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. وبفضل العينات، يتعلمون كيفية كتابة الرسائل بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

اليوم، يستخدم الجميع تقريبًا الإنترنت بنشاط. لكن المراسلات التجارية لم تتوقف عن كونها ذات صلة ومهمة. تم نقله ببساطة إلى وسائل الإعلام الأخرى. سيخبرك المنشور بكيفية إنشاء خطاب عمل وتنسيقه بشكل صحيح.

ما الذي يمكن أن تحتويه رسالة العمل؟

أولا وقبل كل شيء، توفر المراسلات التجارية فرصة لتبادل أي آراء أو اقتراحات مع الموظفين وشركاء العمل. يمكن أن تحتوي الرسالة على طلبات وشكاوى وأفكار أخرى لإزالة سوء التفاهم بين الشركات. بشكل عام، المراسلات التجارية هي نوع من المراسلات الرسمية.

الاختلافات عن الحروف الأخرى

ويمكن تلخيص الاختلافات الرئيسية على النحو التالي.

• أساليب العرض.
• توافر التسلسل القيادي الرسمي.
• المفردات دون التعبير القوي عن العواطف.
• كقاعدة عامة، لا تستغرق الرسالة أكثر من صفحة واحدة.
• الخط هو نفسه في النص بأكمله (ليس صغيرًا ولا كبيرًا).
• عادة ما يتم وضعها على الورق الرسمي للمنظمة.

أنواع الرسائل التجارية

رسائل للرد عليها:

• طلب.
• التماس.
• متطلبات.
• يعرض.
• جاذبية.

رسائل لا تحتاج إلى رد:

• معلوماتية.
• إشعار.
• مصاحب.
• ضمان.
• تحذير.
• تذكير.

خطابات ذات طبيعة تجارية. عادة ما تكون هناك حاجة إليها خلال فترة سريان العقد أو لإبرام اتفاقية:

• طلب.
• الرد على الطلب.
• تذكير.
• مطالبة.
• يعرض. هذا عرض لإبرام اتفاقية أو إجراء معاملة.
• تحذير حول ضرورة الوفاء بالالتزامات وإنهاء الاتفاقيات وما إلى ذلك.

الرسائل غير التجارية:

• دعوة.
• إعلام عن شيء ما.
• التعبير عن الامتنان.
• التوصيات.
• طلب.
• تعليمات.
• تغطية الحرف.
• التعبير عن التعازي.
• مبروك في أي مناسبة.
• خطاب الضمان.
• تأكيد استلام البضائع وتقديم الخدمات وما إلى ذلك.

تصنيف الرسائل التجارية حسب الهيكل:

• تم تجميعها وفقا لنمط صارم.
• مكتوبة في شكل حر.

أنواع حسب المتلقي:

• عادي. أرسلت إلى المرسل إليه واحد.
• جماعي. يتم إرسالها إلى شخص واحد، ولكن من عدة أشخاص.
• دائري. تم إرسالها إلى عدة مستلمين.

شكل الرسالة هو كما يلي:

• يتم إرسالها في مظاريف بريدية عادية.
• سلمت شخصيا.
• تم إرساله كفاكس.
• أرسلت عن طريق البريد الإلكتروني.

كما ترون، يمكن صياغة رسالة العمل بطرق مختلفة وبنوايا مختلفة. ولكن تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الحالات، ولأسباب أخلاقية، يجب أن تكون مكتوبة بخط اليد، وليس مطبوعة على جهاز كمبيوتر. وهذا ينطبق على التهاني والتعزية.

أجزاء من الرسالة

يتم دائمًا تقسيم خطاب العمل المناسب إلى عدة أجزاء. هذه تمهيدية ورئيسية ونهائية. علاوة على ذلك، فهي مرتبطة ببعضها البعض بشكل منطقي.

كقاعدة عامة، يحتوي الجزء التمهيدي على معلومات حول الظروف التي أدت إلى كتابة الرسالة. النص الرئيسي هو المحتوى نفسه، جوهر الرسالة. الجزء الأخير يلخص النتائج، والتي يمكن أن تعبر عن الرفض، الموافقة، الطلب، وما إلى ذلك.

مبادئ الكتابة

ينبغي كتابة أي رسالة عمل على النحو التالي.

1. بحيادية.
2. موجه (أي مخصص لشخص معين).
3. مسبب.
4. موثوق.
5. كاملة قدر الإمكان.
6. يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في النص محدثة وقت كتابة هذا التقرير.

الميزات الأسلوبية

تنص قواعد كتابة خطاب العمل على ضرورة الالتزام بأسلوب صارم. من الضروري استخدام وسائل الكلام التي تعتبر نموذجية للوثائق الرسمية فقط. وهذا يعني أن أسلوب العمل الرسمي سيكون مناسبًا. يجب أن تتمتع اللغة بالميزات التالية.

• شكليات.
• دقة عرض المعلومات.
• الموضوعية.
• منظم.
• بالمعلومات ولكن موجزة.

يجب ذكر جوهر الأمر في جمل قصيرة بسيطة، مع التركيز على الأفعال. ليست هناك حاجة لإثقال النص بالصفات، أو استخدام مصطلحات غير معروفة وعالية التخصص قد لا يفهمها المتلقي. وهذا لن يؤدي إلا إلى السلبية والرفض. من الأفضل أن تحاول الشرح بكلمات بسيطة ومفهومة، مزيد من الحقائقوالتفاصيل. لا يسمح أسلوب العمل بوجود نصوص غير مفيدة و"مائية".

لا يجب أن تصل إلى الجزء الأخير بأنماط كلام طويلة وغير ضرورية. كما أن المقترحات غير المنطقية وغير المتسقة لن تنجح. ولذلك فمن الأفضل استبعاد العبارات التشاركية والتشاركية. يجب أن تعكس كل فقرة فكرة واحدة محددة فقط. بعد الانتهاء من النص، من الأفضل التحقق من الأخطاء عدة مرات من خلال قراءة الرسالة بصوت عالٍ.

متطلبات النموذج

وفقًا لقواعد خطاب العمل، من الأفضل كتابته على ترويسة الشركة. يتم طرح المتطلبات الأساسية التالية لذلك.

• في منتصف النموذج، تحتاج إلى إدراج شعار النبالة للاتحاد الروسي إذا كانت الشركة مملوكة للدولة.
• ضع الرسالة على ورقة A4.
• اترك الحقل على اليسار فارغًا (3 سم على الأقل). يعد ذلك ضروريًا لأنه بعد مرور بعض الوقت سيتم تقديم المواد مع بقية المستندات.
• يعتبر الخط الأمثل هو الخط القياسي "Times New Roman" بحجم 12 وبمسافة 1.5-2 بين الأسطر. من الأفضل فهمها عند القراءة.
• يجب الإشارة في رأس الرسالة إلى اسم المنظمة وعنوانها الفعلي والقانوني ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.

ميزات التصميم

إذا استغرق الأمر عدة صفحات لإكمال خطاب العمل، فأنت بحاجة إلى ترقيمه بدءًا من الثانية. ولهذا يوصى باستخدام الأرقام العربية. ليست هناك حاجة لوضع النقاط بجانب الأرقام.

يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات، وإذا لزم الأمر، عناوين فرعية. لا ينبغي أن يبدو النص وكأنه تدفق مستمر، حيث سيتم إدراكه بشكل سيء. ستظهر الفقرات أين تنتهي وتبدأ الأفكار الأخرى.

من المهم ملاحظة أن الأخطاء المطبعية والمحو وأي تصحيحات غير مقبولة في المراسلات التجارية. وسوف تشير إلى أمية الخصم ورعونة.

التفاصيل المستخدمة

تتضمن الرسالة عادةً المعلومات التالية.

1. الاسم الكامل للشركة وليس مجرد اختصار.
2. رقم الهاتف ورقم الفاكس والحساب البنكي والبريد الإلكتروني.
3. المرسل إليه. علاوة على ذلك، يجب استخدام اسم الشركة في حالة الأصل. إذا كنت بحاجة إلى الإشارة إلى اسمك الأخير ومنصبك، فمن المستحسن استخدام حالة الأصل. إذا كان المتلقي لديه لقب أو درجة أكاديمية، فيجب الإشارة إلى ذلك قبل اسم الشخص.

من المهم ملاحظة أنه يجب كتابة كل التفاصيل بحرف كبير ومع خط جديد.

العناوين في رسالة عمل

ينبغي دائمًا صياغة الرسالة الرسمية بنبرة محايدة. يجب أن يكون للعناوين الموجهة إلى المرسل إليه نفس النموذج. عبارات مثل "مساء الخير" لن تكون مناسبة. إذا كنت تريد إلقاء التحية، فمن الأفضل استخدام "مرحبًا" بشكل رسمي. لكن الخيار الأكثر معرفة بالقراءة والكتابة يعتبر أن يتم تناوله بالاسم الأول والعائلي. ولا يهم كم من الوقت يستمر التعارف مع المتلقي. لا يمكن استخدام الشكل القصير للاسم في الرسالة (على سبيل المثال، بيتيا وأنيا وما إلى ذلك).

إن مخاطبة شخص أكبر سنًا أو أعلى في المنصب سيساعد في الحفاظ على المسافة بين الأشخاص وإظهار الاحترام لشخص أكبر سنًا أو لديه منصب أعلى. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الشركات، على العكس من ذلك، من المعتاد استخدام "أنت" عند التواصل، حتى كتابيًا.

ومن الجدير بالذكر أنه لا يمكن استخدام العنوان "سيدي العزيز" دون الإشارة لاحقًا إلى اسم ذلك الشخص. يجب عليك أيضًا تجنب الاختصارات "السيد" و"السيدة". إذا كنت بحاجة إلى مخاطبة مجموعة من الأشخاص، فلا يجوز لك الإشارة إلى الأسماء. ثم يمكنك أن تكتب بإيجاز: "أيها السادة الأعزاء!" وفقًا للقواعد، يجب عليك دائمًا وضع علامة تعجب بعد الاتصال بشخص ما بالاسم. على سبيل المثال، قد تبدو العبارة المشابهة في خطاب العمل كما يلي: "عزيزي ألكسندر سيرجيفيتش!"

في الجزء الأخير يمكنك استخدام خيارات مختلفة. "مع أطيب التمنيات"،"مع الاحترام"،"مع الأمل في التعاون"وهلم جرا. هنا، يجب أن تكون الرسائل رسمية ولكن ودية في لهجة.

تصميم الجزء الأخير

يعد إنهاء الرسالة بشكل صحيح أمرًا مهمًا أيضًا. في الجزء الأخير، تحتاج إلى تلخيص ما قيل في وقت سابق. ومع ذلك، يجب ألا تمتد استنتاجاتك إلى 10 جمل. يجب أن نتذكر أن الإيجاز والإيجاز مهمان في أسلوب العمل. من الأفضل أن تقتصر على العبارات البسيطة. على سبيل المثال، سيتم تقديم العديد من الإنشاءات المناسبة للجزء الأخير من المراسلات التجارية. يجب إكمال الرسائل التجارية بشكل صحيح وبأدب قدر الإمكان.

• الامتنان للمساعدة أو الاهتمام. "اسمحوا لي أن أعرب عن امتناني ل..." "شكرًا لك!"
• طمأنة المتلقي بشيء ما. "سنكون سعداء بالتعاون معكم."
• التعبير عن الآمال في المستقبل. "نأمل أن نسمع منك قريبا."
• طلب شيء ما. "سنكون ممتنين لو أبلغتنا بالنتائج."
• تسببت الاعتذار عن أي إزعاج. "نعتذر عن التأخير في الدفع."

كيف نقول وداعا للمتلقي

على الرغم من أن المراسلات هي عمل، يمكنك أن تقول وداعا في خطاب عمل بطرق مختلفة. للقيام بذلك، يجب عليك استخدام ما يسمى العبارات الختامية.

على سبيل المثال، يمكن إعطاء الخيارات التالية:

1. تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
2. بإخلاص.
3. أطيب التمنيات.
4. أتمنى لك النجاح في عملك.
5. ونأمل أن يستمر التعاون.
6. كنا سعداء لتقديم الخدمة.

قد تكون هناك خيارات أخرى. هنا يكون اختيار العبارة الأخيرة مسألة ذوق بحتة.

التوقيع

يجب على المرسل وضع توقيعه في أسفل الورقة. ولكن من المهم للغاية القيام بذلك بشكل صحيح حتى يكون للوثيقة مظهر رسمي.

يجب عليك الإشارة إلى موقعك والأحرف الأولى من اسمك واسم العائلة والتوقيع المقابل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقديم معلومات الاتصال (عنوان البريد الإلكتروني الشخصي أو رقم الهاتف). سيُظهر هذا رغبة المستلم في التواصل والتعاون.

ملامح الفشل

من المهم أيضًا معرفة كيفية كتابة خطاب عمل إذا كنت بحاجة إلى رفض شيء ما. بعد كل شيء، حتى السلبية أو الرفض المحجبة لن تمر مرور الكرام وستترتب عليها عواقب غير سارة. بعد ذلك، لا يمكنك الاعتماد على موقف إيجابي أو حتى محايد تجاه نفسك. عند كتابة خطاب، لا تحتاج إلى الاستسلام للعواطف. من الأفضل أن تبقي نفسك ضمن الحدود، حتى لو كان المتلقي مزعجًا للغاية. ينبغي دائمًا إعادة قراءة خطابات الرفض عدة مرات. انتباه خاصالانتباه إلى لهجة الرسالة.

لا ينبغي أن تبدأ الرسالة بـ "لا" بشكل قاطع، بغض النظر عن كيفية التعبير عنها. في خلاف ذلكسيتكون لدى المتلقي انطباع بأنه غير مثير للاهتمام ولا أهمية له. من الأفضل تقديم تفسيرات غير مفتعلة ومقنعة أولاً. عندما يتم سرد أسباب الرفض بإيجاز، يمكنك الانتقال بسلاسة إلى ذكر الحقيقة. في هذه الحالة، وفقا لآداب خطاب العمل، يوصى باستخدام النوع التالي من الصياغة.

• للأسف، نحن غير قادرين على تلبية طلبك.
• نحن نأسف بشدة، ولكننا مضطرون إلى رفض عرضك.
• نأسف بشدة، ولكن لا يمكننا تلبية طلبك للأسباب التالية.

من الناحية المثالية، في بداية الرسالة، يجب أن تذكر بإيجاز طلب المرسل إليه. بهذه الطريقة سوف يفهم أن اقتراحه قد تمت مراجعته بالفعل، ومن المحتمل أن يقدره.

مميزات إنشاء بريد إلكتروني

اليوم، يهتم الناس بشكل متزايد بكيفية كتابة خطاب عمل إذا كان يجب إرساله عبر البريد الإلكتروني. وبالنسبة لمثل هذه المراسلات، تنطبق نفس القواعد المذكورة سابقًا. ومع ذلك، فإن رسائل الأعمال الإلكترونية لها خصائصها الخاصة.

• يجب أن يكون تسجيل الدخول قويًا وكافيًا. على سبيل المثال، [البريد الإلكتروني محمي] – خيار سيء، أ [البريد الإلكتروني محمي]- جيد.

• من المهم دائمًا ملء حقل "الموضوع". وسوف يوضح ما ستكون عليه الرسالة. إذا كانت الرسالة مخصصة لشخص غير مألوف، فيجب أن يكون العنوان مثيرًا للاهتمام. ولكن من المهم عدم المبالغة في ذلك. مواضيع مثل " عرض خاصالآن فقط"، "على وجه السرعة" لن يؤدي إلا إلى الرفض. يجب أن يتكون العنوان من 3-5 كلمات تحتوي على جوهر الرسالة.

• إذا كانت المراسلات مع شخص غريب، عليك أولاً أن تخبره كيف عرفت عنه وما تفعله الشركة. بدون هذه المقدمة، قد يتم اعتبار الرسالة غير مرغوب فيها ويتم حذفها على الفور.

• من الأفضل إبراز النقاط المهمة في النص بخط غامق. في هذه الحالة، من غير المقبول استخدام ألوان مختلفة.

• لا يمكن استخدام الأحرف الكبيرة في خطاب عمل عبر البريد الإلكتروني. حتى العناوين الفرعية وعنوان الموضوع يجب ألا تحتوي على أحرف كبيرة بالكامل. الأمر نفسه ينطبق على علامات الترقيم المكررة.

• ومن الأفضل تقسيم النص إلى فقرات، مع ترك سطر فارغ بينها.

• كلما كانت الرسالة قصيرة، كلما كان الرد عليها أسرع.

• التوقيع مطلوب. في رسائل البريد الإلكتروني، يتكون عادةً من عدة أسطر ويتضمن اسم المرسل وموقعه واسم الشركة ورقم الهاتف وعنوان موقع الويب.

• يمكنك إرفاق ملفات نصية وصور بالرسالة. هذا مريح للغاية، لأن المواد الإضافية والتعليقات والتفسيرات والأوصاف التفصيلية تصرف الانتباه عن الجوهر. لذلك، من الأفضل وضعها ليس في نص الرسالة، بل في الملفات المرفقة.

• إذا كانت المراسلات التجارية مستمرة لفترة طويلة ودافئة علاقة ثقة، فيُسمح باستخدام الرموز التعبيرية في البريد الإلكتروني. سوف يساعدون في "إضفاء الإثارة" قليلاً ونزع فتيل التواصل. ولكن لا يجب أن تسيء إليهم، ولكن رسائل ورقيةفهي غير مقبولة بشكل عام.

تعليمات لكتابة الرسالة

يمكن تقسيم كتابة خطاب العمل إلى عدة مراحل.

1. تحتاج أولاً إلى تحديد المرسل إليه. للقيام بذلك، في الزاوية اليمنى العليا من النموذج، تحتاج إلى كتابة الأحرف الأولى واللقب والموضع للمستلم. إذا كان المرسل إليه منظمة، فيجب الإشارة إلى عنوانها القانوني.

2. عنوان المستلم. يجب وضعه في الأسفل في منتصف النموذج. لقد قيل بالفعل ما هي العبارات التي يمكن استخدامها. عادةً ما يبدو العنوان كما يلي: "عزيزي إيغور بتروفيتش!"

3. بيان الغرض. أدناه، في سطر جديد، تحتاج إلى كتابة الأفكار الرئيسية، والجوهر كله، مع ذكر أسباب الاستئناف. إذا كنا نتحدث عن بعض المشاكل، فمن المفيد تقديم خيارات لحلها. إذا كان هذا اقتراحا للتعاون، فأنت بحاجة إلى شرح كيف سيحدث ذلك. إذا كانت الرسالة تعكس شكوى، فمن المفيد أن نطالب باتخاذ تدابير محددة. باختصار، يجب على المتلقي أن يفهم من النص ما يريده منه بالضبط.

4. الجزء الأخير. وأخيرا، في السطر الجديد، تحتاج إلى إدراج العبارة النهائية والتوقيع.

خطاب شكر

يوضح هذا النموذج كيف يمكن أن تبدو رسالة الشكر. ومع ذلك، هناك عيب واحد في هذا المثال. بدلاً من السطر "إلى شركة Flagman"، يمكنك إدراج عبارة تحية وأسماء الأشخاص الذين كانت الرسالة موجهة إليهم.

استفسار

هذا نموذج لرسالة استعلام عمل. لا توجد عيوب فيه. تم اتباع جميع القواعد لكتابة خطاب رسمي. يتضح من النص ما هي المشكلة التي نشأت وما يجب فعله لحلها. تحتوي الرسالة أيضًا على جميع معلومات الاتصال ورسالة ترحيب وعبارة ختامية وتوقيع.

لذلك، أظهر المنشور كيفية كتابة الرسائل المخصصة لشركاء الأعمال. وينبغي أن يتم ذلك بشكل صحيح وكفؤ، حتى لا تفقد ماء الوجه. بعد كل شيء، مستقبل الشركة يعتمد على ذلك. ومن المهم أيضًا الرد على رسائل العمل في الوقت المناسب. ويمكن القيام بذلك خلال ثلاثة إلى سبعة أيام من تاريخ استلام الرسالة.

وفقًا لـ GOST R 7.0.82013 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعريفات "المرسل إليه" هي تفاصيل مستند تحتوي على معلومات حول مستلم المستند (البند 67).

يتم استخدام شرط "المرسل إليه" في خطابات العمل والمعلومات الداخلية والمستندات المرجعية (التقارير والمذكرات والبيانات وما إلى ذلك).

تتضمن تفاصيل "المرسل إليه" ما يلي:

• اسم المرسل إليه (متلقي الرسالة) ؛
• العنوان البريدي أو رقم الهاتف، رقم الفاكس، عنوان البريد الإلكتروني.

يمكن أن يكون متلقي الرسالة:

• مسؤول/عدة مسؤولين؛
• منظمة؛
• الوحدة الهيكلية للمنظمة؛
• مجموعة من المنظمات؛
• فردي.

المرسل إليه - رسمي

وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، تتم كتابة الأحرف الأولى قبل لقب أي مسؤول. إذا تم إرسال الرسالة الى رئيس جهة حكومية، ثم يتم تضمين اسم المنظمة في المنصب، الاسم الكامل. يشار إليها في حالة الجر، ويتم كتابة الأحرف الأولى قبل اللقب:

إذا كانت الرسالة موجهة رئيس منظمة تجارية، ثم يتم إدراج اسم المنظمة في الموضع، مع الإشارة إلى الشكل التنظيمي والقانوني (بشكل كامل أو مختصر)، وتكتب الأحرف الأولى قبل اللقب:

إذا كانت الرسالة موجهة نائب رئيس، يتم تضمين اسم المنظمة في المسمى الوظيفي. يُشار إلى اللقب في حالة الأصل:

إذا كان المرسل إليه الوثيقة هو رئيس الوحدة الهيكلية، ثم يُشار أولاً إلى اسم المنظمة في حالة الاسم، ثم في حالة الجر يُشار إلى اسم منصب الشخص مع الإشارة إلى الوحدة الهيكلية، على سبيل المثال:

وفقًا للفقرة 5.15 من GOST الجديد:

• عند إرسال خطاب إلى مسؤول، يتم وضع الأحرف الأولى بعد اللقب؛
• قبل اللقب يُسمح باستخدام الاختصار "السيد" (السيد) إذا كان المرسل إليه رجلاً، أو "السيدة" (السيدة) إذا كان المرسل إليه امرأة:

المرسل إليه - المنظمة

إذا كانت الرسالة موجهة إلى منظمة، فيتم الإشارة إلى اسمها (الكامل أو المختصر) في الحالة الاسمية:

عند توجيه خطاب إلى منظمة ما، قم بالإشارة إلى اسمها الكامل أو المختصر، على سبيل المثال:

يتم استخدام مخاطبة المنظمة في الحالات التي لا يعرف فيها المرسل من هو رئيس المنظمة واسم عائلته والأحرف الأولى من اسمه.

المرسل إليه - القسم الهيكلي

يمكن توجيه الوثيقة إلى الوحدة الهيكلية للمنظمة. كقاعدة عامة، تكون طريقة المعالجة هذه ممكنة إذا كان النظر في القضية التي خصصت لها الرسالة يقع ضمن اختصاص الوحدة الهيكلية.

عند توجيه مستند إلى وحدة هيكلية لمنظمة ما، يتم الإشارة إلى اسم المنظمة في الحالة الاسمية في شرط "المرسل إليه"، أدناه - اسم الوحدة الهيكلية في الحالة الاسمية، على سبيل المثال:

ما الذي يتغير GOST R 7.0.97-2016؟لا شئ.

المرسل إليه - فرد

تسجيل تفاصيل "المرسل إليه" عند إجراء المراسلات معه فرادىلها خصائصها الخاصة. أولا، قم بالإشارة إلى اللقب في حالة الجر، ثم الأحرف الأولى ثم العنوان البريدي:

ما الذي يتغير GOST R 7.0.97-2016؟لا شئ.

المرسل إليه - عدة منظمات
أو الأقسام الهيكلية

يمكن أن تحتوي رسالة العمل على عدة عناوين. يحدد GOST R 6.30-2003 طريقة للتنسيق العام للمرسل إليهم عند إرسال رسائل إلى عدة منظمات متجانسة أو إلى عدة أقسام هيكلية لمنظمة واحدة. هناك خياران لتصميم الدعائم هنا.

الخيار 1: الإشارة إلى عدة مرسلين في سمة "المرسل إليه" نفسها.يُستخدم خيار التصميم هذا عندما تكون الرسالة موجهة إلى منظمة أو مسؤول (هذا هو المرسل إليه الرئيسي)، وللعلم، إلى عدد من المنظمات أو المسؤولين الآخرين.

تتم صياغة العنوان كالمعتاد في الزاوية اليمنى العليا كقائمة بتفاصيل "المرسل إليه" لكل هيئة/منظمة أو وحدة هيكلية في المنظمة.

وفي هذه الحالة يجب ألا يزيد العدد الإجمالي للمستلمين عن أربعة.

يتم وضع جميع المرسل إليهم على الوثيقة نفسها؛ ولا تتم الإشارة إلى كلمة "نسخة" قبل المرسل إليهم الثاني والثالث والرابع.

في هذه الحالة، يتم توقيع جميع النسخ المطبوعة من الرسالة كنسخ أصلية. يتم ختم كل نسخة في ظرف منفصل، يُكتب عليه العنوان البريدي لمنظمة معينة أو قسم هيكلي محدد.

الخيار 2: الإشارة إلى المرسل إليه بشكل عام،إذا أرسلنا مستندًا إلى مجموعة من المنظمات (رؤساء المنظمات) من نفس النوع أو إلى الأقسام الهيكلية (الفروع والمكاتب التمثيلية وما إلى ذلك) لمنظمة واحدة:

إذا كان عدد المستلمين أكثر من أربعة، فسيتم تجميع قائمة إضافية لإرسال الرسالة (القائمة البريدية)، والتي تشير إلى مستلمين محددين وعناوينهم. تم تقديم ملاحظة حول هذا الأمر في سمة "المرسل إليه":

لا يوجد نموذج معتمد لقائمة بريد الرسائل. يمكن تثبيت شكل الورقة في تعليمات إدارة مكتب المنظمة. في الواقع، الورقة البريدية هي سمة "المرسل إليه" المنقولة إلى ورقة منفصلة، ​​مما يعني أن محتواها يجب أن يتوافق مع هذه السمة. تحتوي تفاصيل "المرسل إليه" على ثلاث مجموعات معلومات: اسم المنظمة والمنصب والأحرف الأولى واللقب. في القائمة البريدية للرسالة، نعيد إنتاج نفس كتل المعلومات، ولكن نضعها في سطر، وليس في صف واحد الجانب الأيمنورقة. يمكنك أيضًا ترتيب البيانات في شكل جدول. يمكن أن يكون ترتيب المستلمين عشوائيًا، لكن من الأفضل ترتيبهم أبجديًا.

يتم إدخال معلومات حول رقم الخطاب الصادر وتاريخه بعد تسجيله (مثال 1).

تحتوي جميع الرسائل المرسلة إلى مجموعة من المستلمين على رقم تسجيل صادر واحد؛ وسيكون الرقم الوارد لجميع الرسائل مختلفًا.

ما الذي يتغير GOST R 7.0.97-2016؟لا شئ.

وضع تفاصيل "المرسل إليه" في النموذج

توجد تفاصيل "المرسل إليه" في الجزء العلوي الأيمن من المستند (في نموذج يحتوي على تفاصيل زاوية) أو على اليمين أسفل تفاصيل النموذج (في نموذج يحتوي على تفاصيل طولية). يظهر موقع "المرسل إليه" المطلوب في الملحق B لـ GOST R 6.30-2003:

• في نموذج يحتوي على تفاصيل زاوية - مثال 2؛
• في نموذج مع تفاصيل مرتبة طوليا - مثال 3.

ما الذي يتغير GOST R 7.0.97-2016؟لا شئ. تظل سمة "المرسل إليه" في نفس المكان.

مشكلة تقنية

• هل يجب فصل عناصر دعائم "المرسل إليه" بفواصل زمنية؟

عادةً ما تستغرق تفاصيل "المرسل إليه" عدة أسطر.

في البند 6.1 التوصيات المنهجيةفيما يتعلق بتنفيذ GOST R 6.30-2003 (الذي تمت الموافقة عليه من قبل Rosarkiv) يقال أن تفاصيل المستند الذي يتكون من عدة أسطر تتم طباعتها بمسافة سطر واحد. يتم فصل مكونات التفاصيل "المرسل إليه"، "ختم الموافقة على المستند"، "علامة وجود الطلب"، "ختم الموافقة على المستند" عن بعضها البعض بمسافة 1.5-2 سطر.

توجد قاعدة مماثلة في GOST R 7.0.97-2016 الجديد في القسم 3، والذي يحدد المتطلبات العامة لإنتاج المستندات: "تتم طباعة تفاصيل متعددة الأسطر بمسافة سطر واحد، ويتم فصل الأجزاء المكونة للتفاصيل بمسافة إضافية ":

• كيفية محاذاة سمة "المرسل إليه"؟

تم تصميم السمة متعددة الخطوط "المرسل إليه" بشكل محاذاة على طول الحد الأيسر للمنطقة التي تشغلها السمة، أو متمركزة بالنسبة إلى الخط الأطول، على سبيل المثال:

لم يخفى على أحد منذ فترة طويلة أن الكلام ينقسم إلى عامية وأدبية - صحيح. من المنطقي تمامًا ألا يكون الكلام الصحيح شفهيًا فحسب، بل كتابيًا أيضًا. يجب على كل شخص ذكي أن يتقن ثقافة الكتابة المختصة. بل وأكثر من ذلك بالنسبة لأولئك الذين يتواصلون بنشاط في الأمور الرسمية من خلال المراسلات. ما هي الحروف مثل؟

ما هي آداب

قبل أن نتحدث عن الكتابة التجارية، يجب علينا أولاً أن نتذكر ما هو الإتيكيت. هذا النظام المعمول بهالسلوك في المجتمع، مجموعة من الأخلاق والقواعد ما يسمى اخلاق حسنهوالتي يجب على كل عاقل أن يراعيها، شخص حسن الخلق، حتى لا يتم تصنيفهم على أنهم غير مثقفين. هذه القواعد الراسخة تاريخيا هي جزء لا يتجزأ من حياة المجتمع.

ثقافة الكتابة: الخصائص العامة

وبطبيعة الحال، هذا لا ينطبق فقط على الرسائل التجارية. هناك العديد من أنواع وأساليب الاتصال الكتابي. كلهم مختلفون، ولكل منهم خصائصه الخاصة، ولكن هناك أيضًا ميزات مشتركة. من بينها ما يلي:

• الاعتماد على لغة الكتاب الموحدة مع السماح بمفردات غير الكتاب؛
• استخدام الهياكل النحوية المعقدة.
• ترتيب الكلمات ثابت في الجملة؛
• بنية نصية واضحة؛
• معرفة القراءة والكتابة العالية.

آداب خطاب الأعمال

في أي الحالات قد يُطلب منا كتابة خطاب عمل؟ بالطبع، إذا قمنا بأي عمل تجاري مع منظمات و/أو أفراد. إن ما نكتبه لشركائنا وزملائنا وعملائنا، والطريقة التي ننسق بها رسالتنا، سيصبح وجه شركتنا ويقدمنا ​​إما في ضوء مناسب أو في ضوء غير مناسب. إلا إذا كنا بالطبع مختصين بآداب كتابة الرسائل التجارية. لكي لا تفقد ماء وجهك، عليك أن تتعلم الحكمة أدناه. بالمناسبة، من المفيد أيضًا أن يكون لديك مثل هذه المعرفة لأن أدنى خطأ أو تناقض بسيط مع القواعد يمكن أن يحول خطاب العمل إلى خطاب غير قانوني من وجهة نظر قانونية.

تفاصيل العلاقات التجارية

قبل الحديث مباشرة عن الرسائل، عليك أن تفهم كيف تختلف علاقات العمل بشكل عام، وما الذي يميزها، وما هي مميزاتها. السمة الرئيسية لعلاقات العمل هي الغياب (إما الكامل أو شبه الكامل) للمسة الشخصية في هذه العلاقات ذاتها. كقاعدة عامة، في العمل، كل واحد منا متجمع للغاية، هادئ، مهذب - من غير المرجح أن يرقص أي شخص مع الدف، على سبيل المثال، أو يقوم بأفعال أخرى منطقية تمامًا بصحبة الأصدقاء، ولكنها سخيفة إلى حد ما بيئة العمل. هذا، بالمناسبة، لا ينطبق فقط على الأفعال، ولكن أيضًا على العواطف - يمكنك السماح لنفسك بالضحك أو الابتسام، أو حتى مظهر بسيط من مظاهر الغضب، لكن الضحك الهوميري والهستيريا والدموع وما شابه ذلك يبدو غير مناسب تمامًا (كل هذا يتعلق حصريًا بالعواطف في العمل). في العمل، نرتدي عادةً أقنعة، مما يدل على التدريب وضبط النفس ورباطة الجأش.

لا يمكن أن تنتهي الاتصالات التجارية عندما تريد ذلك. لن يفهم الشريك التجاري أو العميل ما إذا كان في المنتصف اجتماع مهمفجأة ننهض ونترك الجمهور. لا يمكنك تجاهل محاورك، ولا يمكنك الرد على المكالمات أو الرسائل. تساعد كل هذه الميزات معًا على فهم أفضل لما يجب أن تكون عليه آداب الكلام في خطاب العمل.

المتطلبات العامة

أول شيء ننتبه إليه عندما نتلقى رسالة هو الورقة. وفقًا لمتطلبات آداب خطاب العمل، يجب أن تكون الورقة الخاصة به دائمًا واضحة تمامًا ولا تتجعد بأي حال من الأحوال. سيكون لدى المرسل إليهم الرسالة أفضل تجربةحول المنظمة، إذا تبين أن الرسالة مكتوبة على ورق يحمل شعار الشركة. الصفحة الأولى غير مرقمة، أما باقي الصفحات فقد تم تمييزها بالأرقام العربية.

هناك آخر جدا نقطة مهمةفي آداب المراسلات التجارية. يتطلب العمل معرفة عالية بالقراءة والكتابة وغياب الأخطاء الإملائية. لذلك، إذا كانت هناك فجوات في معرفتك بقواعد اللغة الروسية، فمن المستحسن عدم التسرع في إرسال المراسلات، ولكن التحقق منها مرة أخرى بحثًا عن أوجه القصور المحتملة.

أيضًا توصية عامةبالنسبة لكل من الورق والبريد الإلكتروني، فإن الرغبة هي عدم الاستخدام كتابةالهياكل المعقدة - وهذا مناسب فقط في الوثائق القانونية. لا ينبغي استخدام الاختصارات - فقط تلك المقبولة بشكل عام. لكن معيار آداب العمل يتضمن العديد من الكليشيهات والمصطلحات المهنية. يتم الاحتفاظ بالوثيقة بأكملها بأسلوب العمل الرسمي.

نقطة أخرى مهمة يمكن قراءتها من الرسالة: يجب أن تكون مهذبة وودودة قدر الإمكان. لا يمكن الحديث عن أي لباقة أو وقاحة. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب رسالة العمل الخصوصية والعرض الواضح لأفكارك.

إذا كان مرسل الرسالة لا يتحدث اللغة الروسية، فيجب كتابة نص الرسالة بلغته، أو باللغة الإنجليزية العالمية. بالمناسبة، يجب كتابة مثل هذا المستند فقط على جانب واحد من الورقة، والثاني يجب أن يظل فارغا.

عند إعداد المستندات، عليك التأكد من عدم وجود تحويلات. يجب كتابة النص نفسه على مسافة فاصلة ونصف إلى فترتين، مع هامش بعرض 2 سم على اليسار.

الفروق الدقيقة

خطاب العمل له هيكله الخاص الواضح. في الوقت نفسه، لا يوجد معيار واحد لإعداد المستندات الورقية: قد يكون لدى الشركات المختلفة اختلافاتها الخاصة. إنهم يلتزمون فقط بتكوين معين لأجزاء الرسالة: يجب أن تحتوي بالتأكيد على "رأس" وتحية والجزء الرئيسي والوداع. لا تنس توقيعك الشخصي في نهاية الرسالة.

بالمناسبة، ما يسمى بإطار الرسالة - العبارات الأولية والنهائية - يسمى إطار التسمية. هي التي تساعد في إقامة علاقات مع المرسل إليه العلاقة الصحيحة. بالإضافة إلى ذلك، توضح قواعد آداب الرسائل التجارية وأمثلة على كتابتها استخدام كليشيهات الكلام المختلفة في الرسائل (سيتم مناقشتها أدناه).

أحد الجوانب المهمة لكتابة خطاب عمل هو الاستخدام الصحيح للعنوان. قبل الثورة، كان عنوان "سيدي" أو "سيدتي" مستخدمًا في بلادنا: كان يعتبر عالميًا، وكانوا يطلقون على أي شخص هذا الاسم. الآن لا يوجد مثل هذا العنوان العالمي، على الرغم من أن كلمة "السيد" أو "السيدة" غالبًا ما توجد في الرسائل التجارية - بعد أن فقدت شعبيتها سابقًا، بدأت تعود للاستخدام تدريجيًا. يمكنك الاتصال بهذه الطريقة شريك تجاري، مسؤول، ولكن ليس لعميل أو زميل.

الأكثر شيوعًا وعالميًا في الوقت الحاضر هو العنوان "عزيزي" أو "سيدي العزيز"، لكنه في الواقع ليس واحدًا أيضًا. وبطريقة مماثلة، على سبيل المثال، لا يمكنك مخاطبة ما يسمى بالشخصيات المهمة - وخاصة الأشخاص المهمين، الذين يعتبرون حكام الولايات ورؤساء البلديات والرؤساء. في هذه الحالة، ستحتاج إلى بدء رسالتك بالعنوان "عزيزي" (الخيار الآخر هو "محترم للغاية").

إذا كانت الرسالة موجهة إلى عدة أشخاص في وقت واحد، وجميعهم ممثلون لنفس المهنة، فمن المناسب استخدام عنوان مثل "الزملاء الأعزاء" (إذا كان جميع المخاطبين من النساء، فيجوز كتابة "سيداتي العزيزات" "؛ إذا كان الرجال، ثم "أيها السادة"). إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص واحد، فيمنع منعا باتا عدم استخدام اسم أو لقب. لا يجوز ذلك إلا في الحالة المذكورة أعلاه (عندما يكون المرسل إليه مجموعة من الأشخاص) أو عند التعامل مع كيان قانوني.

أما بالنسبة لنهاية الرسالة، عليك أن تتذكر: أنها لا تقل أهمية عن البداية. وفي نهاية الرسالة يتم التعبير عن الثقة في التوصل إلى حل ناجح و/أو سريع للمشكلة، وما شابه ذلك. وهنا، لا ينبغي عليك أيضًا الإشارة إلى الصعوبات السابقة - على سبيل المثال، التأخير في الاستجابة أو عدم تلقيها على الإطلاق. تعتبر هذه العبارات من العلامات السلبية لآداب الخطابة التجارية وتعتبر بمثابة عزوف عن مواصلة العلاقة، وكذلك عدم احترام للمحاور. ومن المهم أن نفهم أن هذا غير مقبول.

البريد الإلكتروني: آداب الأعمال

ثانية البديل المحتملالمراسلات - عن طريق البريد الإلكتروني. هناك أيضًا عدد من الخصائص هنا. لذلك، على سبيل المثال، إذا تلقى المرسل إليه الرسالة لأول مرة، فمن الضروري أن تبدأ بمقدمة عن شركتك الخاصة، ووصف لأنشطتك، والمهام المحتملة التي من المتوقع القيام بها. خلال المراسلات طويلة المدى، من الضروري الحفاظ على تاريخ الحروف الماضية، على أساس كل رسالة لاحقة.

يجب أن يحتوي الحرف الأول بالتأكيد على تحية وعنوان. وفي الحالات اللاحقة، إذا كانت الاستجابة السريعة ضرورية، فيمكن حذف الاستئناف (إذا كان ذلك مناسبًا). في التواصل عبر الإنترنت، لا يرى الكثير من الأشخاص أنه من الضروري استخدام علامات الترقيم، وكذلك الكتابة بدون أحرف كبيرة. هذا أمر غير مقبول في آداب البريد الإلكتروني للأعمال.

لا ينبغي أن يكون حجم البريد الإلكتروني كبيرًا جدًا - كقاعدة عامة، يبلغ حجمه نصف حجم نظيره الورقي. في نفس الحالة، إذا كنت بحاجة إلى توصيل كمية كبيرة من المعلومات إلى المرسل إليه، فيجب الإشارة إلى ملاحظة مصاحبة مختصرة فقط في نص الرسالة، ويجب إرفاق المادة نفسها كمرفق في Word أو أي ملف آخر - هذا ما تقتضيه آداب الخطاب التجاري عبر البريد الإلكتروني. مثال على هذه الرسالة يمكن أن يكون: "مساء الخير، عزيزي السيد إيفانوف! " نرسل لك عينات من كتيباتنا الإعلانية. تجدونها في المرفق..."

أما التوقيع فيجب أن يكون هناك. يمكنك التوقيع في نهاية كل حرف، أو يمكنك عمل توقيع تلقائي، والذي سيتم لصقه تلقائيًا. غالبًا ما يستخدم هذا الخيار ممثلو الشركات الكبيرة. يجب أن يشير التوقيع إلى اسمك الأول واسم العائلة والمنصب معلومات الاتصال، مكان العمل. ويجب أن يتم تنسيقه بحيث يتناسب مع سبعين حرفًا ولا يستغرق أكثر من خمسة إلى ستة أسطر.

من الضروري أن نقول بضع كلمات حول الرد على الرسالة. تتطلب آداب البريد الإلكتروني للأعمال تلقي الرد على الرسالة خلال يومين - لا أكثر. إذا كانت هناك حاجة لمزيد من الوقت، فيجب عليك إخطار محاورك بذلك. الرد على كافة الرسائل يحافظ على سمعة الشركة أو رجل الأعمال. من أجل معرفة ما إذا كانت الرسالة قد وصلت إلى المرسل إليه، يمكنك استخدام وظيفة إشعار الاستلام - سيتم إرسال تأكيد التسليم تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك، لا يُمنع إجراء مكالمة تحكم.

صيغ الكلام، أو الكليشيهات

الكليشيهات، صيغ الكلام، الكليشيهات الكلامية - كل ما تقوله، سيظل جزءا لا يتجزأ من المراسلات التجارية. نتذكر من الدورة المدرسية أن الكليشيهات تسمى التعبيرات المحددة. لا يوجد الكثير منهم:

• ويمكن التعبير عن الندم باستخدام العبارات التالية: "للأسف، لا نستطيع أن نتفق..."، "نأسف للإبلاغ..."، "للأسف، نحن مضطرون للإبلاغ..."، وما إلى ذلك.
• تتم الإشارة إلى الامتنان من خلال الكليشيهات مثل: "اسمحوا لي أن أعرب عن امتناني..."، "شكرًا لك..."، "نظرًا لمساهمتك...".
• يمكنك دعوة المستلم إلى حدث معين باستخدام الطوابع: "نتشرف بدعوتك..."، "نأمل موافقتك..."، "يسرنا دعوتك..."، "نحن سأكون سعيدًا برؤيتك..." وما شابه.
• يمكنك إنهاء الرسالة بعبارات: "ننتظر منك أفكارًا جديدة..."، "نتمنى لك التوفيق..."، "نأمل المزيد من التعاون المثمر...".

القواعد الذهبية للمراسلات التجارية

الأخطاء الشائعة في المراسلات التجارية

هناك العديد من الأشياء التي تبدو صغيرة ولكنها مع ذلك يمكن أن تصبح قاتلة في حالة الاتصالات التجارية. غالبًا ما تكون هذه الأشياء الصغيرة هي التي تؤدي إلى إنهاء علاقات المنفعة المتبادلة وإنهاء المعاملات وما شابه ذلك من الأشياء غير السارة. عليك أن تعرف العدو عن طريق البصر!

1. لا يمكنك الكتابة (والاتصال أيضًا!) عن العمل خارج ساعات العمل! كم مرة لا نريد الانتظار حتى الصباح، نزعج شركائنا أو عملائنا أو زملائنا في الساعة التاسعة أو العاشرة أو حتى الحادية عشرة مساءً. يبدو لنا أن كل شيء سيختفي بين عشية وضحاها، وينهار، ويفشل، ولن يكون من الممكن إنقاذ الوضع بعد الآن. وهؤلاء الأفراد النادرون القادرون على الصمود حتى الصباح، لسبب ما، يعتقدون أن السادسة صباحًا هي الوقت المناسب للتواصل. في النهاية، إذا لم أنم، فلن ينام أحد. للأسف، مثل هذا السلوك لا يؤدي إلا إلى إزعاجنا ويقلبنا ضد أنفسنا.
2. وقد سبق ذكر هذا بشكل غير مباشر، ولكن مع ذلك، لا يمكن أن يكون هناك ألفة! يتم التواصل في العمل حصريًا من خلال "أنت" (بحرف V الكبير، وهذا يعني الأدب والاحترام).
3. الإفراط في تبادل المجاملات يمكن أن يسبب الضرر أيضًا. أولاً، يستغرق الأمر وقتًا ثمينًا، وثانيًا، يبدو مزعجًا ومملًا بعض الشيء. لا حاجة للمحاولة بجد.

في أيامنا هذه، يوجد الكثير من الأدب لدرجة أن أعين المرء تتسع أحيانًا. كما أن هناك الكثير من الكتب التي تتحدث عن ثقافة الكلام، بما في ذلك الكتابة.

يمكن لأولئك الذين يرغبون في اكتساب المعرفة في هذا المجال أن يوصوا بالأعمال التالية: "آداب خطاب العمل" لأوليج دافتيان، "ثقافة الخطاب المكتوب" لتاتيانا ديجتريفا، "آداب الخطاب الروسي" لناتاليا فورمانوفسكايا وآلا أكيشينا، "آداب العمل" بقلم إيلينا بير، "آداب الكلام الروسي" بقلم ناتاليا فورمانوفسكايا وغيرها الكثير.

1. تتطلب آداب خطاب العمل استخدام علامة التعجب في نهاية العنوان من أجل العطاء معنى خاصقضية أو شخص معين.
2. تشير مخاطبة المتلقي بالاسم إلى علاقة أوثق وراسخة، بينما مخاطبة المتلقي بالاسم تؤكد المسافة.
3. تتميز آداب الرسائل التجارية في روسيا بالتحييد بين الجنسين، حيث أن معظم المهن غالبًا ما تكون ذكورية فقط.

إن اتباع قواعد المراسلات التجارية ليس بالأمر الصعب، لأنه ليس هناك الكثير منها. تذكرهم هو علم صغير. ولكن في نظر الآخرين، فإن الشخص الذي يعرف آداب التعامل مع الرسائل التجارية سيكون دائمًا حسن الأخلاق ومثقفًا، وهو الشخص الذي يسعده التعامل معه.