1. La lettre est imprimée sur du papier blanc ou de couleur claire au format A4 (210 x 297 mm) ou A5 (148 x 210 mm).
2. La feuille doit comporter des champs d'au moins :
20 mm - à gauche ;
10 mm - à droite ;
20 mm - dessus ;
20 mm - inférieur.
La date de la lettre est la date à laquelle elle a été signée. La date est écrite en chiffres arabes dans l'ordre : jour du mois, mois, année. Le jour du mois et le mois sont écrits en deux paires de chiffres arabes séparés par un point ; année - quatre chiffres arabes.
4. Numéro sortant.
Le numéro d'enregistrement (sortant) de la lettre est constitué de son numéro d'ordre, qui peut être complété à votre discrétion par un index (par exemple, les initiales du chef de direction). Le numéro d'enregistrement d'une lettre établi conjointement par deux ou plusieurs départements est constitué des numéros d'enregistrement de la lettre de chacun de ces départements, séparés par une barre oblique.
6. Destinataire
Les destinataires peuvent être des organisations, leurs divisions structurelles, des fonctionnaires ou des individus. Lorsqu'on adresse une lettre à un fonctionnaire, les initiales sont indiquées AVANT le nom de famille. Le nom de l'organisation et de son unité structurelle est indiqué dans le cas nominatif.
Par exemple:
LLC "Nom de la société"
Département de la planification
La position de la personne à qui la lettre est adressée est indiquée au datif, Par exemple:
au PDG
LLC "Nom de la société"
Les AA Ivanov
LLC "Nom de la société"
Département de la planification
B.B. Petrov
La lettre ne doit pas contenir plus de quatre destinataires. Le mot « Copie » n'est pas indiqué devant les deuxième, troisième et quatrième destinataires. Si le nombre de destinataires est plus important, une liste de diffusion est créée.
L'attribut « Destinataire » peut inclure une adresse postale. Les éléments de l'adresse postale sont indiqués dans l'ordre établi par les règles de fourniture des services postaux.
Lorsque vous adressez une lettre à un organisme, indiquez son nom, puis l'adresse postale, Par exemple:
LLC "Nom de la société"
Avenue Yaroslavsky, 12, Iaroslavl, 150001
Lorsque vous adressez une lettre à un particulier, indiquez le nom et les initiales du destinataire, puis l'adresse postale, Par exemple:
Sidorov V.V.
St. Svobody, 5 ans, app. 12,
Iaroslavl, 150 000
7. Texte de la lettre
Le texte de la lettre est rédigé sous la forme d'un tableau, d'un texte cohérent ou d'une combinaison de ces structures.
Les colonnes et les lignes du tableau doivent avoir des titres exprimés par un nom au cas nominatif. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être cohérents avec les titres. Si le tableau est imprimé sur plus d'une page, les colonnes du tableau doivent être numérotées et seuls les numéros de ces colonnes doivent être imprimés sur les pages suivantes.
Un texte connecté se compose généralement de deux parties. La première partie indique les raisons, les motifs, les objectifs de la rédaction de la lettre, la seconde (finale) - les décisions, conclusions, demandes, propositions, recommandations. Le texte peut contenir une dernière partie (par exemple, une demande sans explication).
Dans le texte d'une lettre préparée sur la base de documents d'autres organisations, leurs coordonnées sont indiquées : nom du document, nom de l'organisation - l'auteur du document, date du document, numéro d'enregistrement du document, titre de le texte.
Les formes de présentation suivantes sont utilisées dans la lettre :
Première personne du pluriel ( « veuillez envoyer », « envoyer pour examen »);
Première personne du singulier ( «Je considère que c'est nécessaire», «veuillez souligner»);
Troisième personne du singulier ( "La société ne s'y oppose pas", "Name" LLC considère que c'est possible").
8. Demande
Une note indiquant la présence de la pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est émise de la manière suivante :
Utilisation : pour 5 l. en 2 exemplaires.
Si la lettre comporte une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre d'exemplaires ; s'il y a plusieurs candidatures, elles sont numérotées, Par exemple:
Annexe : 1. Contrat de location de 5 l. en 2 exemplaires.
2. Certificat de transfert et de réception pour 1 litre. en 2 exemplaires.
Si les candidatures sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.
Si un autre document est joint à la lettre, qui comporte également une pièce jointe, une note indiquant la présence de la pièce jointe est émise de la manière suivante :
Annexe : lettre du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie du 05.05.2007 N 02-6/172 et une annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Si la candidature n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, alors une note indiquant sa disponibilité est émise de la manière suivante :
Utilisation : pour 3 l. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse.
9. Signature
Le détail « Signature » comprend : le titre du poste de la personne qui a signé la lettre (complet si la lettre n'est pas rédigée sur papier à en-tête, et abrégé pour une lettre rédigée sur papier à en-tête) et une transcription de la signature ( initiales, nom), Par exemple:
Lorsqu'une lettre est signée par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont placées l'une au-dessous de l'autre dans l'ordre correspondant à la fonction occupée, Par exemple:
Lors de la signature d'un document par plusieurs personnes de position égale, leurs signatures sont placées au même niveau, Par exemple:
10. Imprimer
L'empreinte du sceau certifie l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire sur les documents certifiant les droits des personnes enregistrant les faits liés aux fonds FINANCIERS, ainsi que sur d'autres documents FOURNISSANT la certification d'une signature authentique.
11. Interprète
La marque concernant l'exécuteur comprend les initiales et le nom de l'exécuteur du document ainsi que son numéro de téléphone. Une marque concernant l'interprète est placée au recto ou au verso de la dernière feuille du document dans le coin inférieur gauche, Par exemple:
Des lettres ont été écrites depuis des temps immémoriaux et continuent de l’être aujourd’hui. Ils servent d'outil de communication entre les personnes, aidant à transmettre clairement à l'interlocuteur l'essence de la raison pour laquelle il a été écrit. Dans cet article, nous examinerons plusieurs types de correspondance commerciale et apprendrons à rédiger correctement des lettres commerciales.
Pour rédiger correctement une lettre commerciale, vous devez être capable d'en énoncer clairement l'essence et de la structurer correctement. La correspondance commerciale est effectuée sur du papier à en-tête approuvé par l'entreprise avec votre propre logo et votre propre adresse. Dans le coin supérieur droit, remplissez un en-tête composé du poste et du nom du chef de l'entreprise destinataire. À la fin de l'en-tête se trouvent de brèves informations sur l'expéditeur. La prochaine étape de la rédaction d'une lettre consiste à rédiger un appel. Cela peut sembler différent selon le degré de familiarité avec le destinataire. Si vous le connaissez personnellement, vous pouvez lui parler ainsi : « Cher Sergey Yuryevich ! Si le destinataire étranger, l'adresse peut ressembler à ceci : « Cher M. Ivanov ! Il faut garder à l'esprit que dans ces cas, il est inacceptable d'abréger le mot Monsieur ou de mettre des initiales à la place du nom et du prénom. Transmettre l'essence de la lettre sous une forme concise est la tâche du préambule. Le plus souvent, il se compose d'un seul paragraphe. Après avoir lu le préambule, le destinataire devrait déjà avoir une brève compréhension du contenu de la lettre. Après cela commence le texte principal, contenant plusieurs paragraphes. Le texte doit exprimer succinctement vos réflexions sur la situation. Il est conseillé que le texte principal ne dépasse pas quatre paragraphes. La lettre doit se terminer par une conclusion, qui résume brièvement les résultats de la lettre, met une date et une signature indiquant le nom et la fonction de l'expéditeur. Selon la raison pour laquelle l'appel a été rédigé, il convient parfois de le terminer par les mots : « Cordialement vôtre ! », « Dans l'espoir d'une coopération ultérieure », etc. L’un des types courants de lettres commerciales est la lettre de garantie. Dans son texte principal, l'auteur garantit le respect de l'une ou l'autre promesse, annonce la date de fin d'exécution des garanties et fixe le montant de la pénalité qu'il devra payer en cas de violation des obligations de garantie.Peut être téléchargé ici.
Les lettres de gratitude sont aussi un type d'entreprise, mais déjà de la catégorie personnelle. Ils peuvent être émis sur papier à en-tête de l'entreprise ou carte de voeux. Le texte principal doit inclure des félicitations au destinataire, en indiquant l'événement qui a donné lieu à la lettre et en énumérant les réalisations exceptionnelles du destinataire.Sur notre site Internet.
Télécharger ici.
Dans cet article, vous trouverez des informations sur la façon de travailler avec des lettres difficiles que l'on retrouve souvent dans les interactions commerciales, ainsi que des exemples de lettres commerciales. Il s'agit de lettres dont la nécessité d'écrire surgit dans une situation de violation des intérêts commerciaux : une lettre de demande et une lettre de réclamation.
Étant donné que la situation en elle-même est assez difficile, écrire une lettre dans une telle situation est une question très importante, dans laquelle il est important que l'auteur soit compétent, poli, correct et en même temps capable de défendre fermement son entreprise. intérêts.
Aide à résoudre avec succès les complexités des lettres « difficiles » :
- Attitude compétente dans l'interaction : une attitude ferme mais correcte envers le partenariat
- Choisir le style d'écriture approprié (affaires formelle ou affaires confidentielles)
- Traitement compétent et logique des faits
Exemples de lettres commerciales.
(attitude – partenariat, style – affaires officielles, traitement convaincant des faits)
Chers collègues!
Afin de prendre des mesures pour assurer la qualité et la fiabilité du dispositif KIP-12 dans les conditions de fonctionnement, produit par l'Institut d'Optique depuis 1992, nous vous adressons la demande suivante : envisager la possibilité de fournir à l'Institut d'Optique des informations sur le fonctionnement paramètres de l'appareil dans conditions réelles opération (détails en pièce jointe). Les données que vous envoyez permettront à l'institut de collecter les informations nécessaires à l'analyse, d'effectuer une surveillance et contribueront à une solution plus rapide aux problèmes d'amélioration de la qualité et de la fiabilité de l'appareil KIP-12.
Veuillez nous informer dans votre lettre de réponse de votre décision de nous aider. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires pour prendre une décision, veuillez également l’indiquer dans votre lettre de réponse.
Sincèrement,
Équipe du Bureau Technique
Institut d'Optique
Lettre d'affaires. Exemple de lettre de demande(attitude – partenariat, style – confidentiel et pragmatique, traitement convaincant des faits)
Chers collègues!
Nous sommes très intéressés par l'amélioration de la qualité et de la fiabilité de l'appareil KIP-12, que nous produisons depuis 1992 et utilisé depuis 1995. application durable dans le travail de votre entreprise. C'est pourquoi nous nous tournons vers vous avec cette demande.
Pour améliorer la qualité et la fiabilité de l'appareil KIP-12, nous avons besoin de données détaillées sur le fonctionnement de cet appareil dans les conditions de fonctionnement. Dans la mise en œuvre de cette tâche, nous comptons vraiment sur votre aide et votre participation directe. Compte tenu de la coopération positive et à long terme de nos entreprises, nous nous tournons vers vous avec une demande - une offre : pour nous aider à collecter et à fournir information statistique sur le fonctionnement de l'appareil. Nous vous serions reconnaissants si vous trouvez l'opportunité de collecter pour nous des statistiques sur les paramètres spécifiés (détails dans l'application). Cela nous permettra de surveiller l'efficacité de l'appareil et de prendre rapidement des mesures pour améliorer la qualité et la fiabilité de son fonctionnement.
Veuillez nous faire savoir si vous êtes prêt à nous aider en principe. Si vous avez besoin de commentaires supplémentaires ou si vous avez des questions pour prendre une décision, nous sommes prêts à y répondre.
Nous vous serons reconnaissants de votre réponse.
Sincèrement,
Ivan Ivanov
Chef du Bureau Technique
Institut d'Optique
Lettre d'affaires. Modèle de lettre de demande et modèle de lettre de réclamation.
|
Lettre - demande (attitude – partenariat ; style – confidentiel et pragmatique ; traitement convaincant des faits) |
Lettre - plainte (attitude – partenariat ; style – affaires officielles ; traitement convaincant des faits) |
| Cher Andreï Ivanovitch ! Nous faisons appel à vous pour vous demander de résoudre la situation avec la mise en œuvre du projet ABS. Jusqu'à présent, nous n'avons rencontré aucun problème dans nos interactions avec votre entreprise ; tous les accords spécifiés dans le Contrat ont été respectés. Nous sommes convaincus que la situation actuelle peut encore être corrigée. Le succès du projet ABS est extrêmement important pour notre entreprise. Nous vous demandons donc jusqu'au 08/06/2010. fournir des informations sur l’envoi d’échantillons de contrôle. Nous espérons que votre réponse clarifiera la situation et atténuera nos inquiétudes quant à la réussite du projet. Sincèrement, |
Cher Andreï Ivanovitch ! Au nom de la direction de Rosstans OJSC, je vous écris dans le cadre de la nécessité de résoudre la situation survenue lors de la mise en œuvre du projet ABS. Je suis obligé de signaler que cette situation nous préoccupe extrêmement. Selon les termes du contrat n°A-122 du 02/07/2010. article 4.3. 60 jours avant le début de la livraison prévue des produits, Star LLC doit envoyer des échantillons de contrôle des produits à Rosstance OJSC, informant Rosstance OJSC du fait de l'expédition. Selon le planning (Avenant n°1 du 03/11/2010 au Contrat n°A-122 du 02/07/2010), la date de début de la fourniture prévue des produits est le 10/01/2010. La date limite d'envoi des échantillons de contrôle est au plus tard le 02/08/2010. Aujourd'hui – 04/08/2010. Pour le moment, nous n'avons reçu aucune information concernant l'envoi d'échantillons de contrôle. Dans cette situation, la capacité de Star LLC à remplir ses obligations suscite de sérieuses inquiétudes pour Rosstance OJSC et l'oblige à réfléchir à l'application des sanctions prévues à l'article 7.2. Contrat n°A-122 du 08/07/2010. Pour éviter cela, nous vous proposons jusqu'au 06/08/2010. informez-nous de la situation concernant l'envoi d'échantillons de contrôle de produits. Sincèrement, |
Prenez note de nos informations et nous sommes sûrs que la question de la rédaction des « lettres difficiles » sera beaucoup moins laborieuse pour vous.
Tamara Vorotyntseva
Consultez nos programmes de formation pour correspondance commerciale :
Selon GOST R 7.0.82013 « Système de normes pour l'information, la bibliothèque et l'édition. Tenue de dossiers et archivage. Termes et définitions « destinataire » est un détail de document contenant des informations sur le destinataire du document (article 67).
La mention « Destinataire » est utilisée dans les lettres commerciales et les documents internes d'information et de référence (rapports et notes, déclarations, etc.).
Les détails du « Destinataire » comprennent :
- nom du destinataire (destinataire de la lettre) ;
- adresse postale ou numéro de téléphone, numéro de fax, adresse email.
Le destinataire de la lettre peut être :
- fonctionnaire/plusieurs fonctionnaires ;
- organisation;
- unité structurelle de l'organisation;
- groupe d'organisations;
- individuel.
DESTINATAIRE - OFFICIEL
Selon GOST R 6.30-2003, les initiales sont écrites avant le nom de famille de tout fonctionnaire. Si la lettre est envoyée au chef d'un organisme gouvernemental, alors le nom de l'organisation est inclus dans le poste, nom complet. sont indiqués au datif, les initiales sont écrites avant le nom :
Si la lettre est adressée chef d'une organisation commerciale, puis le nom de l'organisation est inclus dans le poste, indiquant la forme organisationnelle et juridique (sous forme complète ou abrégée), les initiales sont écrites avant le nom :
Si la lettre est adressée chef adjoint, le nom de l'organisation est inclus dans le titre du poste. Le nom de famille est indiqué au datif :
Si le destinataire du document est chef d'une unité structurelle, puis d'abord le nom de l'organisation est indiqué au nominatif, puis au datif le nom du poste de la personne indiquant l'unité structurelle, par exemple :
Selon la clause 5.15 du nouveau GOST :
- lorsqu'on adresse une lettre à un fonctionnaire, les initiales sont placées après le nom de famille ;
- avant le nom de famille, il est permis d'utiliser l'abréviation « M. » (M.) si le destinataire est un homme, ou « Mme (Mme) si le destinataire est une femme :
DESTINATAIRE - ORGANISATION
Si la lettre est adressée à un organisme, alors son nom (complet ou abrégé) est indiqué au cas nominatif :
Lorsque vous adressez une lettre à un organisme, indiquez son nom complet ou abrégé, par exemple :
L'adressage à une organisation est utilisé dans les cas où l'expéditeur ne sait pas qui est le chef de l'organisation, son nom de famille, ses initiales.
DESTINATAIRE - DIVISION STRUCTURELLE
Le document peut être adressé à une unité structurelle de l'organisation. En règle générale, cette méthode d'adressage est possible si l'examen de la question à laquelle la lettre est consacrée relève de la compétence de l'unité structurelle.
Lors de l'adressage d'un document à une unité structurelle d'une organisation, le nom de l'organisation est indiqué au nominatif dans la condition « Destinataire », ci-dessous - le nom de l'unité structurelle au cas nominatif, par exemple :
Que change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien.
DESTINATAIRE - PARTICULIER
Enregistrement des coordonnées du « destinataire » lors de la correspondance avec personnes a ses propres caractéristiques. Indiquez d’abord le nom de famille au datif, puis les initiales puis l’adresse postale :
Que change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien.
DESTINATAIRE - PLUSIEURS ORGANISATIONS
OU DIVISIONS STRUCTURELLES
Une lettre commerciale peut avoir plusieurs destinataires. GOST R 6.30-2003 établit une méthode de formatage généralisé des destinataires lors de l'envoi de lettres à plusieurs organisations homogènes ou à plusieurs divisions structurelles d'une même organisation. Il existe ici deux options pour concevoir des accessoires.
Option 1 : indiquer plusieurs destinataires dans l'attribut « Destinataire » lui-même. Cette option de conception est utilisée lorsque la lettre est adressée à une organisation ou à un fonctionnaire (il s'agit du destinataire principal) et, à titre d'information, à un certain nombre d'autres organisations ou fonctionnaires.
L'adressage est formalisé comme d'habitude dans le coin supérieur droit sous la forme d'une liste des coordonnées du « destinataire » pour chaque organisme/organisation ou unité structurelle de l'organisation.
Dans ce cas, le nombre total de destinataires ne doit pas dépasser quatre.
Tous les destinataires sont inscrits sur le document lui-même ; le mot « Copie » n'est pas indiqué avant les 2ème, 3ème et 4ème destinataires.
Dans ce cas, toutes les copies imprimées de la lettre sont signées comme des originaux. Chaque exemplaire est scellé dans une enveloppe séparée, sur laquelle est inscrite l'adresse postale d'une organisation ou d'une subdivision structurelle spécifique.
Option 2 : indiquer le destinataire en général, si nous envoyons un document à un groupe d'organisations (chefs d'organisations) du même type ou à des divisions structurelles (succursales, bureaux de représentation, etc.) d'une organisation :
Si le nombre de destinataires est supérieur à quatre, une liste supplémentaire d'envoi de la lettre (liste de diffusion) est établie, qui indique les destinataires spécifiques et leurs adresses. Une note à ce sujet est faite dans l'attribut « Destinataire » :
Il n’existe aucun formulaire approuvé pour la liste de diffusion des lettres. La forme de la fiche peut être fixée dans les instructions de gestion du bureau de l’organisation. En effet, la feuille de mailing est l'attribut « Destinataire » transféré sur une feuille séparée, ce qui signifie que son contenu doit correspondre à cet attribut. Le détail « Destinataire » contient trois blocs d'informations : nom de l'organisation, fonction, initiales et nom de famille. Dans la liste de diffusion de la lettre, nous reproduisons les mêmes blocs d'informations, mais les plaçons en ligne, et non par côté droit feuille. Vous pouvez également organiser les données sous forme de tableau. L'ordre des destinataires peut être arbitraire, mais il est préférable de les classer par ordre alphabétique.
Les informations sur le numéro et la date de la lettre sortante sont saisies après son enregistrement (exemple 1).
Toutes les lettres envoyées à un groupe de destinataires ont un numéro d'enregistrement sortant ; le numéro entrant pour toutes les lettres sera différent.
Que change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien.
PLACEMENT DES COORDONNÉES DU « DESTINATAIRE » SUR LE FORMULAIRE
Le détail « Destinataire » se trouve dans la partie supérieure droite du document (sur un formulaire avec des détails angulaires) ou à droite sous les détails du formulaire (sur un formulaire avec des détails longitudinaux). L'emplacement du « Destinataire » requis est indiqué dans l'annexe B de GOST R 6.30-2003 :
- sur un formulaire avec des détails de coin - Exemple 2 ;
- sur un formulaire avec les détails disposés longitudinalement - Exemple 3.
Que change GOST R 7.0.97-2016 ? Rien. L'attribut « Destinataire » reste au même endroit.
PROBLÈMES TECHNIQUES
- Les éléments des accessoires « Destinataire » doivent-ils être séparés par des intervalles ?
Le détail « Destinataire » occupe généralement plusieurs lignes.
À l'article 6.1 Recommandations méthodologiques sur la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 (approuvé par Rosarkhiv), il est dit que les détails d'un document composé de plusieurs lignes sont imprimés avec un interligne. Les composants des détails « Destinataire », « Cachet d'approbation du document », « Marque de présence d'une demande », « Cachet d'approbation du document » sont séparés les uns des autres par un interligne de 1,5 à 2.
Une norme similaire est contenue dans le nouveau GOST R 7.0.97-2016 dans la section 3, établissant Exigences générales pour la réalisation de documents : « Les détails multilignes sont imprimés avec un interligne, les éléments constitutifs des détails sont séparés par un espacement supplémentaire » :
- Comment aligner l'attribut « Destinataire » ?
L'attribut multiligne « Destinataire » est conçu aligné le long du bord gauche de la zone occupée par l'attribut, ou centré par rapport à la ligne la plus longue, par exemple :
