एक व्यावसायिक पत्र तैयार करना

व्यावसायिक पत्रों का उद्देश्य जो भी हो, वे व्यवसाय में वांछित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए लिखे जाते हैं। किसी संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के पास व्यावसायिक पत्राचार के क्षेत्र में उचित योग्यता नहीं होती है; अयोग्य दृष्टिकोण के साथ, एक पत्र से कंपनी की प्रतिष्ठा पूरी तरह से बर्बाद होने का जोखिम होता है। लेकिन यदि आप हमारी एजेंसी से पत्र लेखन सेवा का उपयोग करते हैं, तो प्राप्तकर्ता निश्चित रूप से आपके साथ काम करने में रुचि रखेगा।

व्यावसायिक पत्रों का उद्देश्य

व्यावसायिक पत्रकार्य संबंधी मुद्दों और विपणन कार्यों को सुलझाने में प्रासंगिकता न खोएं। लिखित रूप में प्रदान की गई जानकारी सुविधाजनक है क्योंकि विवादास्पद मुद्दों को हल करते समय आप हमेशा इस पर वापस लौट सकते हैं या अपील कर सकते हैं। लिखित पाठ आपको मौखिक संचार की तुलना में विचारों को अधिक संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से तैयार करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, कुछ प्राप्तकर्ताओं से केवल व्यावसायिक पत्र भेजकर ही संपर्क किया जा सकता है। और इस अभिभाषक की स्थिति जितनी ऊंची होगी, पाठ उतना ही अधिक पेशेवर ढंग से लिखा जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्रों के प्रकारव्यापार संबंधों के क्षेत्र जितना ही विविध। व्यावसायिक पत्राचार वाणिज्यिक हो सकता है (किसी सौदे को समाप्त करने की इच्छा, लेन-देन के लिए किसी पक्ष का दावा) और गैर-व्यावसायिक (आभार पत्र, सूचना, गारंटी पत्र, अनुरोध पत्र, -निमंत्रण, -अनुस्मारक, आदि) .) कार्यक्षमता के संदर्भ में, वे पहल पत्रों और प्रतिक्रिया पत्रों के साथ-साथ उन संदेशों के बीच अंतर करते हैं जिन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है।

बिजनेस लेटर सही तरीके से कैसे लिखें.

व्यावसायिक पत्र की संरचना और पाठ की विशेषताएं

व्यावसायिक पत्रों की एक स्पष्ट संरचना होती है:

परिचय पत्र के उद्देश्य और कारण को इंगित करता है, और उस दस्तावेज़ का लिंक प्रदान करता है जो इस संदेश के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में कार्य करता है;

मुख्य भाग मामलों की स्थिति का वर्णन करता है, स्थिति का विश्लेषण और तर्क प्रदान करता है। साक्ष्य की प्रकृति पत्र की दिशा पर निर्भर करती है: उदाहरण के लिए, किसी सम्मेलन में आने के लिए राजी करना, किसी परियोजना में निवेश करना, कोई उत्पाद खरीदना;

निष्कर्ष में, उपरोक्त के आधार पर एक निष्कर्ष निकाला जाता है: प्रस्ताव, अनुरोध, इनकार, इच्छा, आदि।

पत्र के पाठ से पहले, प्राप्तकर्ता के लिए एक विनम्र संबोधन हमेशा रखा जाता है (उदाहरण के लिए, "प्रिय सर्गेई मिखाइलोविच!") और पाठ के आरंभ या अंत में भी सिद्धांतों के अनुसार तैयार किया गया एक विनम्रता सूत्र होता है। व्यावसायिक पत्राचार का. विनम्रता के सूत्र आमतौर पर इस तरह शुरू होते हैं: "मैं प्रदान की गई सहायता के लिए अपना आभार व्यक्त करता हूं... / निमंत्रण के लिए आभार... / फलदायी सहयोग की आशा करता हूं..."। इस प्रकार का पत्र लिखते समय व्यवसायिक शैली का ध्यान रखा जाता है। इसकी विशेषताएं: संक्षिप्तता, स्पष्टता, अस्पष्टता, शब्दों का उपयोग, तटस्थ स्वर, मानकीकरण।

व्यावसायिक पत्र लिखने में कठिनाइयाँ

प्राप्तकर्ता और आपके प्रश्न पर उसके पास पहले से मौजूद जानकारी से अच्छी तरह अवगत रहें;

रूसी भाषा के नियमों और विशिष्टताओं का ज्ञान व्यापार शैली: भाषा सूत्र, वाक्य रचना के नियम, आदि;

शब्दावली का सही और उचित उपयोग;

अभिभाषक को संबोधित करने में शुद्धता।

बिजनेस लेटर सही तरीके से कैसे लिखें.

व्यावसायिक पत्र लिखने के शब्दकोश और नमूने आपको इस कार्य से स्वयं निपटने में मदद कर सकते हैं। लेकिन यदि व्यावसायिक पत्र लिखने की तैयारी के लिए पर्याप्त सक्षम कर्मचारी या समय नहीं है, तो एक पेशेवर एजेंसी यह सेवा प्रदान कर सकती है। संचार एजेंसी कॉमजेंसी के विशेषज्ञ आपको लेटरहेड विकसित करने, संग्रह करने में मदद करेंगे आवश्यक दस्तावेजएक ठोस तर्क देने के लिए, एक सक्षम और प्रस्तुत करने योग्य व्यावसायिक पत्र लिखें, जिससे आपके संगठन की छवि में सुधार होगा।

व्यावसायिक पत्र लगभग किसी भी अवसर पर भागीदारों के साथ संवाद करते समय लिखे जाते हैं। ऐसे दस्तावेज़ तैयार करने के लिए तैयार उदाहरण और नियम लेख में पाए जा सकते हैं।

एक व्यावसायिक पत्र को एक दस्तावेज़ के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो पूरी कंपनी की ओर से किसी अन्य कंपनी, व्यक्तिगत उद्यमी या व्यक्ति (उदाहरण के लिए, एक निवेशक) को भेजा जाता है। मूलतः, कोई भी कंपनी पत्राचार व्यावसायिक पत्र होता है। उनका उद्देश्य बहुत अलग है:

1. सहयोग के बारे में.
2. सहयोग, बातचीत.
3. अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता का अनुस्मारक।
4. आपकी स्थिति का स्पष्टीकरण, पहले भेजे गए पत्र का जवाब और भी बहुत कुछ।

दस्तावेज़ आमतौर पर कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया जाता है और इसे नियमित मेल या ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है। हालाँकि, अगर पार्टनर के पास है विशेष अर्थ, इसे उच्च गुणवत्ता वाले, मोटे कागज पर मुद्रित करना और व्यक्तिगत रूप से या कूरियर द्वारा वितरित करना बेहतर है। पत्र की संरचना एक विशिष्ट व्यावसायिक दस्तावेज़ जैसी होती है - आप इसे योजनाबद्ध रूप से इस तरह प्रस्तुत कर सकते हैं।

चित्र बनाते समय किन बातों का ध्यान रखें?

ऐसे पत्रों के लिए कोई विशिष्ट नियम या नमूने नहीं हैं, इसलिए उनकी संरचना, मात्रा और डिज़ाइन काफी हद तक विशिष्ट मामले पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, एक अधिसूचना पत्र काफी संक्षिप्त (3-4 पैराग्राफ) होगा, लेकिन किसी कर्मचारी की सिफारिश या व्यावसायिक प्रस्ताव में एक से अधिक पृष्ठ लग सकते हैं।

हालाँकि, ऐसे कई सामान्य नियम हैं जिन पर आपको पेपर बनाते समय ध्यान देना चाहिए:

1. दस्तावेज़ में स्वयं कोई कानूनी बल नहीं है, लेकिन निष्पादन के सभी नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। इसकी संरचना और प्रस्तुति की शैली को आधुनिक दस्तावेज़ प्रवाह के आम तौर पर स्वीकृत सिद्धांतों का पालन करना चाहिए।
2. वाक्यों का निर्माण तार्किक ढंग से, स्पष्ट क्रम में किया जाता है। अलंकृत, जटिल, भावनात्मक और विशेषकर बोलचाल की अभिव्यक्तियाँ अनुपस्थित हैं। स्वर तटस्थ है.
3. प्रेजेंटेशन हमेशा केवल 1 व्यक्ति की ओर से किया जाता है - या तो एकवचन में, यदि पाठ सीधे प्रबंधक की ओर से लिखा गया हो, या बहुवचन में, यदि यह पूरी कंपनी की ओर से लिखा गया हो।
4. प्रारूपण के विशिष्ट उद्देश्य और अभिभाषक की अपेक्षित कार्रवाइयों का वर्णन किया गया है (प्रतिक्रिया भेजें, किसी कर्मचारी की उम्मीदवारी पर विचार करें, बातचीत के लिए सहमत हों, दस्तावेज़ भेजें, आदि)।
5. यह पेपर प्रबंधक या अन्य कर्मचारियों के व्यक्तिगत हितों को नहीं, बल्कि एक टीम के रूप में कंपनी के लक्ष्यों को दर्शाता है। यदि आपको व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने की आवश्यकता है, तो सलाह दी जाती है कि इसे अलग तरीके से करें और खुद को कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में न रखें।

लिखते समय शीर्ष 5 गलतियाँ

त्रुटियों को 2 बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है - कुछ एक पाठ के रूप में लिखने से जुड़े हैं (तर्क, शब्दावली, अन्य भाषा मानदंडों का उल्लंघन), अन्य - व्यावसायिक शिष्टाचार के उल्लंघन के साथ:

1. वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियों की अनुमति नहीं है - भेजने से पहले पत्र का पाठ हमेशा कम से कम 1-2 बार जांचा जाना चाहिए।
2. प्रस्तुति की व्यावसायिक शैली का उल्लंघन, भावनात्मक वाक्यांशों की उपस्थिति, अत्यधिक विनम्रता या, इसके विपरीत, गंभीरता।
3. नकारात्मक स्वर - यहाँ तक कि धमकियाँ भी अनावश्यक शब्दों के बिना लिखी जानी चाहिए - उदाहरण के लिए: "हम इस पत्र की प्राप्ति की तारीख से 30 दिनों के भीतर अदालत जाने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं।"
4. बहुत बड़ी या, इसके विपरीत, बहुत छोटी मात्रा। आमतौर पर संपूर्ण पाठ 1-2 पृष्ठों में समाया जा सकता है। हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने पार्टनर को हर बात बताने की ज़रूरत नहीं है। महत्वपूर्ण सूचना. अनुप्रयोगों में वॉल्यूमेट्रिक डेटा, आरेख, दस्तावेज़ प्रपत्र शामिल किए जा सकते हैं।
5. वार्ताकार को चुनने के अधिकार से वंचित करना। उदाहरण के लिए, आपको यह नहीं लिखना चाहिए: "हम आपसे अनुबंध के अंतिम संस्करण की समीक्षा और अनुमोदन करने के लिए कहते हैं।"

विशिष्ट टेम्पलेट वाक्यांश

पाठ में व्यावसायिक भाषण के विशिष्ट मानक वाक्यांशों का उपयोग पूरी तरह से सामान्य और वांछनीय भी है। नीचे विभिन्न स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम क्लिच की एक सूची दी गई है।

आप कोशिश करते हैं, लिखते हैं, आवश्यक शब्द चुनते हैं - और सब कुछ बेकार है! कोई संभावित भागीदार या निवेशक आपके व्यावसायिक पत्र को नहीं खोलता है या प्रतिक्रिया देने की जहमत उठाए बिना उसे सरसरी तौर पर नहीं देखता है। सामान्य स्थिति? हमारे नए लेख में हम आपको बताते हैं कि व्यावसायिक पत्राचार को सही तरीके से कैसे संचालित किया जाए और पत्र में क्या लिखा जाए ताकि वह अंत तक पढ़ा जाए।

यह लेख किसके लिए है?

आइए तुरंत ध्यान दें: हम ईमेल के बारे में बात कर रहे हैं। यदि कोई अन्य व्यक्ति नियमित मेल का उपयोग करता है, तो हम आपको आश्वस्त करते हैं कि नियम समान हैं। सिद्धांत रूप में, ये सभी नियम नियमित मेलिंग पर लागू होते हैं, जिनके बारे में हम पहले ही लिख चुके हैं। अब हम बात कर रहे हैं व्यावसायिक पत्राचार. अगर आप:

• एक उद्यमी जो व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण लोगों के साथ संचार करता है;
• एक कर्मचारी जो बॉस या भावी प्रबंधन को लिखता है;
• एक व्यक्ति जो इंटरनेट शिष्टाचार और मानव मनोविज्ञान की बुनियादी बातों में रुचि रखता है -तो बेझिझक इसे पढ़ें, यह दिलचस्प होगा।

व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताएं

• सहज, शांत प्रस्तुति - शुष्क नौकरशाही भाषा से भ्रमित न हों;
• संचार पूरी तरह से मुद्दे पर है - प्राप्तकर्ता को कुछ जानकारी देने के लिए;
• छोटी मात्रा - एक A4 शीट पर्याप्त से अधिक है;
• अधीनता का सम्मान, कोई परिचय नहीं। विशेष मामलों में, जब किसी व्यावसायिक पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ एक अनौपचारिक, गैर-कार्यशील संबंध विकसित होता है, तो निश्चित रूप से इस नियम की उपेक्षा की जा सकती है। लेकिन यह अब पूरी तरह से व्यावसायिक पत्र नहीं होगा, बल्कि एक मित्रतापूर्ण पत्र होगा, क्या आप सहमत होंगे?
• कंपनी के लेटरहेड पर लिखा गया पत्र विशेष विश्वसनीयता प्रदान करता है। इसमें एक लोगो और नाम, विवरण और संपर्क जानकारी और वेबसाइट का पता होना चाहिए।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

1. सूचना. ऐसे पत्रों को प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती - आप उन्हें प्राप्तकर्ता को कुछ जानकारी बताने के लिए लिखते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक ऑनलाइन स्टोर के मालिक हैं और घोषणा करते हैं कि कल छूट का आखिरी दिन है। या कि कीमतें बदल जाती हैं. सूचना पत्र कई प्रकार के होते हैं: वे इरादे बता सकते हैं, याद दिला सकते हैं महत्वपूर्ण घटना, माल की डिलीवरी और प्राप्ति की पुष्टि करें इत्यादि।

2. अनुरोध पत्र. उद्यमियों, विशेषकर शुरुआती लोगों को कितनी बार इन्हें लिखना पड़ता है! ये आपके शानदार प्रोजेक्ट को प्रायोजित करने के अनुरोध के साथ निवेशकों से अपील, सहयोग के अनगिनत प्रस्ताव, उदाहरण के लिए, कुछ जानकारी जानने के लिए विभिन्न प्रकार के अनुरोध हैं।

3. डाक-पत्र - कुछ ऐसा जिसे कभी-कभी प्राप्तकर्ता के साथ बैठक के बाद लिखने की आवश्यकता होती है। इस पत्र में, अपनी बैठक के मुख्य विषय को याद करें, उसके प्रति अपना दृष्टिकोण व्यक्त करें, इस बात पर जोर दें कि आप सहयोग जारी रखना चाहते हैं और अगली बैठक के समय और स्थान के लिए अपना विकल्प पेश करें।

4. वारंटी. यदि आप पहले ही सहयोग पर सहमत हो चुके हैं, तो जल्द ही इस प्रकार के पत्रों की आवश्यकता हो सकती है। उनमें आप गारंटी देते हैं कि आप अपने दायित्वों को पूरा करेंगे: आप समय पर काम करेंगे, सेवा के लिए भुगतान करेंगे, समय पर सामान वितरित करेंगे, इत्यादि।

5. कार्य पत्र वही होते हैं जो कोई भी कंपनी प्रतिदिन भेजती और प्राप्त करती है। यह भागीदारों और ग्राहकों के साथ पत्राचार है: अनुबंधों का समापन, चर्चा और बातचीत, मूल्य सूची और उत्पाद सूची से परिचित होना, बैठकों के बारे में अनुस्मारक - नियमित कार्य प्रक्रियाएं।

6. शिकायती पत्र - हाँ, ऐसा ही होता है। वे आमतौर पर तब लिखे जाते हैं जब एक पक्ष दूसरे के कार्यों से असंतुष्ट होता है। और न केवल कार्य, बल्कि अनुबंध में निहित जिम्मेदारियाँ भी। उदाहरण के लिए, वास्या ने माल के आपूर्तिकर्ताओं के साथ एक समझौता किया, और वे, ऐसे मूली, लगातार समय सीमा में देरी करते हैं। या उसने एक कार खरीदी, लेकिन वह खराब हो गई।

7. गैर-कार्यात्मक पत्र वे संदेश होते हैं जिनका आपकी गतिविधियों से सीधा संबंध नहीं होता है। ये बधाई हैं, काम के लिए धन्यवाद और यहां तक ​​कि संवेदना भी - जीवन में सब कुछ होता है।

1. शीर्षक. ईमेल हेडर लिखना एक विज्ञान है. पर और अधिक पढ़ें गुप्त तकनीकेंहमने लेख में बात की. संक्षेप में, व्यावसायिक पत्रों के शीर्षक प्राप्तकर्ता के लिए यथासंभव उपयोगी होने चाहिए।

उत्तेजना और हास्य यहाँ उपयुक्त होने की संभावना नहीं है: हम गंभीर लोगों को लिख रहे हैं, याद है? यदि आप उस व्यक्ति को बेहतर तरीके से जानते हैं, तो आप कोशिश कर सकते हैं, लेकिन अभी जोखिम न उठाना ही बेहतर है।

1. परिचय। एक नियमित पत्र की तरह, एक व्यावसायिक पत्र एक परिचय, या प्रस्तावना से शुरू होता है। इसमें आप नमस्ते कहते हैं और सार, मांस बताते हैं। प्राप्तकर्ता का समय बचाएं: उन्हें तुरंत बताएं कि आपको उनसे क्या चाहिए। "मैं, वास्या पुपकिन, इंटरनेट मार्केटिंग (निर्माण, सौंदर्य, उद्योग, ऑटो - आपकी गतिविधि के क्षेत्र के आधार पर) के क्षेत्र में एक अच्छा स्टार्टअप लेकर आया हूं और मैं आपसे खुद को इससे परिचित कराने और इसे वित्तीय रूप से समर्थन देने के लिए कहता हूं। इस स्तर पर मुख्य गलती यह है कि अपने विचारों को भटकने दें, बड़बड़ाने दें और मामले की तह तक न पहुँचें।
2. मुख्य भाग। यहां सब कुछ सरल है: आप विस्तार से बताएं कि आपका विचार क्या है, ऐसे तथ्य और तर्क प्रस्तुत करें जो प्राप्तकर्ता को रुचिकर लगे। यदि हम वास्या और उसके स्टार्टअप पर लौटते हैं, तो वह बताएगा कि इसका सार क्या है, सामान्य रूप से मानवता के लिए और विशेष रूप से पत्र के प्राप्तकर्ता के लिए लाभ और लाभ। वह आंकड़े और तथ्य, लक्षित दर्शकों की राय और विशेषज्ञों की राय प्रदान करेगा। हमें वास्या पर विश्वास है, वह यह कर सकता है!
3. सबसे महत्वपूर्ण। अगर आप पूछें तो दोबारा पूछें. यदि आप पूछें, तो प्रश्न स्पष्ट रूप से और विशिष्ट रूप से पूछें। यदि आप सहयोग की आशा रखते हैं तो स्पष्ट रूप से अपना प्रस्ताव दोबारा तैयार करें। और ये सब चंद पंक्तियों में.
4. निष्कर्ष। आपके ध्यान के लिए धन्यवाद और आशा व्यक्त करें कि प्राप्तकर्ता आपको उत्तर देगा या कोई अन्य आवश्यक कार्रवाई करेगा। जैसे कॉल टू एक्शन का उपयोग करें पाठ बेचना या ।
5. अपना विवरण प्रदान करें: पूरा नाम, संपर्क, संगठन का नाम और उसका विवरण।
6. संलग्न फाइल। इसे अक्सर भुला दिया जाता है, लेकिन व्यर्थ। बहुत से लोगों को केवल अक्षरों और पंक्तियों की तुलना में दृश्य जानकारी का मूल्यांकन करना आसान लगता है। पत्र के विषय की सबसे संपूर्ण तस्वीर के लिए पत्र के साथ तस्वीरें संलग्न करें, प्राप्तकर्ता को आपकी समाधानक्षमता और इरादों की गंभीरता के बारे में आश्वस्त करने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ संलग्न करें।

व्यावसायिक पत्रों में सबसे आम गलतियाँ

1. नमस्ते मत कहो. हाँ, हजारों विनम्र और पढ़े - लिखे लोगकिसी कारण से, वे नमस्ते कहना भूल जाते हैं, पत्र की शुरुआत "प्रिय..." शब्दों से करते हैं, बेशक, सम्मान पाना अच्छा है, लेकिन किसी ने भी कभी भी एक साधारण मानवीय अभिवादन को रद्द नहीं किया है।
2. जैसा कि पहले ही कहा जा चुका है, एक विचार यानी एक विचार को पेड़ के किनारे फैलाना। यदि आप एक चीज़ से दूसरी चीज़ पर जाते हैं, अपने विचारों को तैयार करना सीखते हैं, और यदि आपके पास समय नहीं है, तो कॉपीराइटर और पत्रकारों को काम पर रखें - वे निश्चित रूप से मदद करेंगे।
3. बेजान, सूखी जीभ से बोलो. इन सभी को "ध्यान में रखना", "यदि संभव हो तो" अधिकारियों पर छोड़ दें - आप अपने आप को इस तरह व्यक्त नहीं करते हैं वास्तविक जीवन, तो आपका प्राप्तकर्ता क्यों होना चाहिए? उस व्यक्ति पर दया करो, यथासंभव सरलता से लिखो!
4. साथ ही, परिचितता में न पड़ें। व्यावसायिक पत्राचार की दो शैलियाँ हैं: व्यक्तिगत और औपचारिक। व्यक्तिगत रूप से, आप पहले व्यक्ति में संवाद करते हैं - यानी, "मैं, वास्या पुपकिन, आपको ऑफर करता हूं..." औपचारिक व्यक्तिगत सर्वनामों में, एक नियम के रूप में, तटस्थ-तटस्थ "हॉर्न्स एंड हूफ्स कंपनी आपको ऑफर करती है" द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। .." कौन सी शैली आपके करीब है और यह आपके प्राप्तकर्ता की गतिविधि के क्षेत्र से किस हद तक संबंधित है - यह आप पर निर्भर है। अगर आपका पार्टनर जवान है आधुनिक आदमी, पहले व्यक्ति में लिखने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। यदि आपको सरकारी एजेंसियों या नगरपालिका संगठनों के साथ संवाद करने की आवश्यकता है, तो बेहतर है कि भाग्य को न लुभाएं और तटस्थता से संवाद करें। वे आपको उत्तर देंगे - अवश्य ही! - लेकिन आप नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं। प्रासंगिक रहो।
5. निराधार हो. आप सौ बार कह सकते हैं कि आपके पास कितना आकर्षक प्रस्ताव और अच्छा विचार है, लेकिन सबूत के बिना इसका क्या मतलब है? व्यवसायी लोग उन तथ्यों के साथ काम करने के आदी हैं जिन पर वे विश्वास नहीं करते हैं; सुंदर शब्दऔर तस्वीरें. संख्याएँ, तथ्य, विशिष्टताएँ - ये आपके मुख्य हथियार हैं।
6. याक मत करो, लेकिन बनाओ। कल्पना कीजिए कि आप स्वयं वास्या पुपकिन से एक व्यावसायिक पत्र प्राप्त करते हैं। आप इसे खोलें, पढ़ना शुरू करें और वहां...वास्या और उसके उत्पाद की प्रशंसा के अलावा कुछ नहीं। आप सोच सकते हैं कि मैं वास्या के लिए खुश हूं, लेकिन इससे मुझे क्या फर्क पड़ता है? लेकिन अगर वास्या आपको बताए कि वह आपकी कैसे मदद कर सकता है, वह क्या लाभ लाएगा और निवेश कितनी जल्दी भुगतान करेगा, तो चीजें दिलचस्प हो जाएंगी।
7. त्रुटियाँ, टाइपो त्रुटियाँ, ख़राब डिज़ाइन (विभिन्न फ़ॉन्ट, रिक्त स्थान की कमी) - कोई टिप्पणी नहीं।
8. अपशब्दों का अत्यधिक प्रयोग. भले ही आप और आपका प्राप्तकर्ता विशेष पेशेवर कठबोली के साथ एक ही क्षेत्र में काम करते हों, विशिष्ट अभिव्यक्तियों का उपयोग सावधानी से करें। उन्हें पाठ में कम से कम सम्मिलित करना, संक्षिप्ताक्षरों को समझना, कुछ शब्दों के अर्थ समझाना बेहतर है। यदि आपका वार्ताकार 60 वर्ष का है तो क्या होगा?
9. अप्रासंगिकता. हम अब भी वास्या के लिए आशा करते हैं। वास्या चतुर है, वह ऑटो व्यवसाय में अपने स्टार्टअप के बारे में ब्यूटी सैलून मालिकों को प्रस्ताव नहीं भेजेगा। पेट और कोहल कितनी बार ऐसी गलती करते हैं? व्यावसायिक ऑफ़र भेजने के लिए पतों का डेटाबेस कैसे बनाया जाए, यह लेख में अच्छी तरह से लिखा गया है।

कैसे नहीं और कैसे करें. वास्तविक उदाहरण

और यहाँ वह है - सबसे अधिक मुख्य प्रश्न, जिसका सामूहिक मन अब उत्तर देगा। संपादक पावेल मोल्यानोव ने हाल ही में VKontakte पर अपने समूह के ग्राहकों के बीच एक प्रतियोगिता आयोजित की।

एक उद्यमी को दोनों के साथ सक्रिय पत्राचार करना होता है अधिकारियों(उदाहरण के लिए, सरकारी एजेंसियों के प्रतिनिधि), और "अर्ध-आधिकारिक" लोगों के साथ - भागीदार, ठेकेदार, फ्रीलांस आधार पर नियुक्त विशेषज्ञ, इत्यादि। लिखित संचार का कौशल बहुत तेजी से विकसित होता है, लेकिन शुरुआत में आप कई गलतियाँ कर सकते हैं और अपने प्राप्तकर्ताओं पर सबसे सुखद प्रभाव नहीं डाल सकते हैं। इस लेख में हम नियमित व्यावसायिक पत्र (कागज पर) और इलेक्ट्रॉनिक संदेश दोनों लिखने की विशेषताओं के बारे में बात करेंगे।

पत्र का स्वरूप एवं डिज़ाइन

अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यह हमेशा एक प्रभाव डालता है और "वार्ताकारों" की वफादारी बढ़ाता है। प्रपत्रों के प्रकार, उन्हें भरने के मानक और डिज़ाइन तत्वों को संगठन के आदेश (या कार्यालय कार्य के लिए निर्देश) में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्र प्रपत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ GOST 2003 "दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" में पाई जा सकती हैं।

कंपनी के बारे में बुनियादी जानकारी को फॉर्म में "निचोड़ने" की सलाह दी जाती है:

• नाम (और संक्षिप्त नाम);
• वास्तविक और डाक पते;
• मेल पता;
• संपर्क फ़ोन नंबर;
• वेबसाइट का पता।

यह आवश्यक डेटा की सूची नहीं है, बल्कि केवल एक नमूना सूची है। अगर चाहें तो आप कुछ जोड़ या हटा सकते हैं।

पत्र लिखने की सामान्य आवश्यकताएँ इस प्रकार हैं:

• न्यूनतम इंडेंटेशन - दाईं ओर 10 मिमी और बाईं ओर, ऊपर और नीचे 20 मिमी;
• यदि पत्र दो या दो से अधिक शीटों पर लिखा गया है, तो उनमें से प्रत्येक को शीर्ष पर बीच में क्रमांकित किया जाना चाहिए;
• प्रत्येक आवेदन को अलग से क्रमांकित किया गया है;
• ऊपरी बाएँ कोने में पत्र की आउटगोइंग संख्या इंगित की गई है (दस्तावेज़ पंजीकरण लॉग में इसे दर्ज करना न भूलें);
• ऊपरी दाएं कोने में संगठन का नाम, प्राप्तकर्ता की स्थिति और आद्याक्षर के साथ उसका उपनाम दर्शाया गया है;
• निचले बाएँ कोने में - आपकी स्थिति, आद्याक्षर और हस्ताक्षर के साथ उपनाम;
• नीचे पत्र लिखे जाने की तारीख अवश्य लिखें।

हालाँकि, GOST 2003 न केवल कोणीय, बल्कि विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था (जब वे केंद्र में इंगित किए जाते हैं) के साथ रूपों के उपयोग की अनुमति देता है। कोने की व्यवस्था अधिक परिचित लगती है और पढ़ने में आसान है, इसलिए इस विकल्प को चुनना बेहतर है।

सामान्य लेखन नियम

व्यावसायिक पत्र के पाठ की क्लासिक संरचना में तीन तत्व शामिल होते हैं:

• परिचयात्मक भाग (पत्र क्यों लिखा जा रहा है, इसके कारणों का संक्षिप्त विवरण, इसका उद्देश्य);
• सामग्री (स्थिति का विवरण, समाधान का प्रस्ताव, निष्कर्ष और सिफारिशों का विवरण);
• सारांश भाग (एक संक्षिप्त सारांश जिसमें स्पष्ट संकेत हो कि आप प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा करते हैं)।

आपको हमेशा यह समझना चाहिए कि आप पत्र किस उद्देश्य से लिख रहे हैं। क्या आप सहयोग की पेशकश करना चाहते हैं? अपनी शिकायतें बताएं? किसी प्रस्तुतिकरण या अन्य कार्यक्रम में आमंत्रित करें? केवल इसके बारे में लिखें और लंबे तर्कों और धारणाओं से विचलित न हों जो मामले से प्रासंगिक नहीं हैं।

प्रत्येक व्यावसायिक पत्र का एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए। यदि आप इसमें कई मुद्दों को संबोधित करते हैं, तो उनका आपस में घनिष्ठ संबंध होना चाहिए। यदि आपको कई अलग-अलग विषयों पर एक ही संगठन से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए एक अलग पत्र लिखना बेहतर है।

भाषा लिखें

व्यावसायिक पत्राचार की शैली "हल्के" आधिकारिक व्यवसाय की है। वाक्यांशों को मानकीकृत करना, कुछ घिसी-पिटी बातों का उपयोग करना संभव और आवश्यक है, लेकिन नौकरशाही को शुष्क करने के लिए यह सब कम करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। "जीवित" भाषा हमेशा आसानी से और अनुकूल रूप से समझी जाती है। बेशक, व्यापार लिखित भाषाशिष्टाचार के मानदंडों का पालन करना चाहिए (जिस पर नीचे चर्चा की जाएगी), लेकिन मुद्दे का सार स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए।

कुछ व्यावहारिक सुझाव:

• उपयोग आसान शब्द: "स्मार्ट" शब्दों को खराब तरीके से समझा जाता है और अक्सर उस व्यक्ति के लिए जलन पैदा करता है जिसे उन्हें पढ़ने और समझने के लिए मजबूर किया जाता है;
• क्रियाओं का अधिक और विशेषणों का कम प्रयोग करें;
• अपने विचारों को पेड़ पर न फैलाएं - केवल विशिष्ट बातें और केवल किसी दिए गए विषय के ढांचे के भीतर, बिना कई विवरणों और महत्वहीन विवरणों के;
• लंबे वक्तव्यों से बचें, यदि संभव हो तो सहभागी और सहभागी वाक्यांशों का प्रयोग न करें;
• विशेष रूप से लिखें: विभिन्न "इसके बारे में", "वे/वह/वह" अस्वीकार्य हैं;
• तार्किक विसंगतियों और एक सिमेंटिक ब्लॉक से दूसरे सिमेंटिक ब्लॉक में अचानक बदलाव से बचें;
• लिखी गई हर चीज़ को कान से जांचें: लगभग हर असंपादित पाठ में वाक् त्रुटियाँ होती हैं।

व्यावसायिक पत्र लिखने के मुख्य नियमों में से एक है: संदेश साक्षर और शैलीगत रूप से सही होना चाहिए।

अभिभाषक को संबोधित करने की विशेषताएं

एक नियम के रूप में, पत्र की शुरुआत में, प्राप्तकर्ता को एक बार संबोधित किया जाता है। यह तीन तरीकों से किया जा सकता है.

1. यदि आप किसी व्यक्ति को पहली बार संबोधित कर रहे हैं (या यदि आपके और प्राप्तकर्ता के बीच पूरी तरह से आधिकारिक संबंध स्थापित हो गया है), तो आपको ऐसे पते का उपयोग करना चाहिए जो एक निश्चित दूरी को इंगित करता हो। उदाहरण: "प्रिय श्री इवानोव!"
2. यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं जिसके साथ आपने लंबे समय से एक भरोसेमंद व्यावसायिक संबंध स्थापित किया है, तो उसे उसके पहले नाम और संरक्षक नाम से बुलाना बेहतर है। उदाहरण: "प्रिय एकातेरिना लियोनिदोवना!"
3. किसी समूह को संबोधित करते समय, मानक वाक्यांश "प्रिय महोदय!" का उपयोग करें।

अंतिम भाग में आपको तथाकथित समापन वाक्यांश का उपयोग करने की आवश्यकता है। यहां और भी विकल्प हैं:

• "सम्मान सहित," "ईमानदारी से आपका";
• "साथ शुभकामनाएं»;
• "निरंतर सहयोग की आशा के साथ";
• "हम आपको सेवा प्रदान करने में हमेशा प्रसन्न होते हैं";
• वगैरह।

एक शब्द में, अंतिम वाक्यांश का चुनाव स्वाद का मामला है।

व्यवसाय लेखन नैतिकता

यहां तक ​​कि व्यावसायिक पत्र में छिपा हुआ तिरस्कार भी किसी का ध्यान नहीं जाता। बेशक, इस मामले में, आप अब अपने प्रति सकारात्मक या समान रवैये पर भरोसा नहीं कर पाएंगे। निष्कर्ष स्पष्ट है: भावनाओं के आगे न झुकें और अपने आप को सीमा के भीतर रखें, भले ही प्राप्तकर्ता वास्तव में आपको परेशान करता हो। हमेशा संदेश के लहजे पर ध्यान दें.

किसी इनकार वाले पत्र का मसौदा तैयार करते समय आपको विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए। इस तरह के संदेश को किसी न किसी रूप में स्पष्ट "नहीं" के साथ शुरू करना बेहद नासमझी है - इससे व्यक्ति में यह भावना पैदा होगी कि उसे बस भेजा गया था। पहले ठोस (अस्थिर नहीं) स्पष्टीकरण देने का प्रयास करें। इनकार के कारणों को संक्षेप में रेखांकित करने के बाद, किसी को आसानी से अपने बयान पर आगे बढ़ना चाहिए। इस मामले में, आप निम्नलिखित फॉर्मूलेशन का उपयोग कर सकते हैं:

• "दुर्भाग्य से, हमें आपके अनुरोध को पूरा करने का कोई रास्ता नहीं दिख रहा है";
• "आपका अनुरोध निम्नलिखित कारणों से स्वीकार नहीं किया जा सकता...";
• "हमें गहरा अफसोस है, लेकिन हम आपके प्रस्ताव को अस्वीकार करने के लिए मजबूर हैं।"

आदर्श रूप से, इनकार को उचित ठहराने से पहले भी - पत्र की शुरुआत में - आपको प्राप्तकर्ता के अनुरोध को संक्षेप में दोहराना चाहिए। वह समझ जाएगा कि आपने उसके अनुरोध या प्रस्ताव को ध्यान से पढ़ा है, और वह संभवतः इसकी सराहना करेगा। शायद भविष्य में आप फिर से एक साथ काम करेंगे - नकारात्मकता को तुरंत प्रसारित क्यों करें और अत्यधिक कठोरता से व्यक्ति को डराएं?

कभी भी दूसरी अति पर न जाएं. चापलूसी और सच्चे स्नेह के असंख्य आश्वासन हैं स्पष्ट संकेतनिष्ठाहीनता. निष्ठाहीनता हमेशा अस्वीकृति का कारण बनती है।

ईमेल लिखना

कागज पर संदेश पहले ही अप्रचलित हो चुके हैं। बेशक, "कागजी" पत्राचार कभी भी पूरी तरह से गायब नहीं होगा, लेकिन कुछ वर्षों में क्लासिक लेटरहेड पर लिखे गए पत्र दुर्लभ हो जाएंगे। बातचीत तेजी से इलेक्ट्रॉनिक रूप से आयोजित की जा रही है। एक आधुनिक उद्यमी अब नियमित मेल की तुलना में ईमेल द्वारा बहुत अधिक पत्र भेजता है।

ईमेल द्वारा भेजे गए व्यावसायिक पत्र उसी का उपयोग करके लिखे जाते हैं सामान्य नियम. भाषा, शैली और लहजे की आवश्यकताएं, शिष्टाचार मानकों का पालन - ये सभी अनिवार्य तत्व नहीं बदलते हैं। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक संदेशों की भी अपनी विशिष्ट विशेषताएं होती हैं।

1. सुनिश्चित करें कि आपका लॉगिन ठोस या कम से कम पर्याप्त दिखे। [ईमेल सुरक्षित]- अच्छा, [ईमेल सुरक्षित]- बुरी तरह।
2. विषय फ़ील्ड को हमेशा भरना बहुत महत्वपूर्ण है। यह वह रेखा है जो यह निर्धारित करती है कि कोई व्यक्ति आने वाले संदेश को खोलेगा या नहीं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप नहीं जानते हैं, तो आपको एक दिलचस्प शीर्षक के साथ प्रयास करना चाहिए। लेकिन इसे ज़्यादा मत करो - "तत्काल!!!" जैसे विषय। विशेष पेशकश, अभी खोलो!” वे आपको केवल शीर्ष पर कूड़ेदान आइकन पर तुरंत क्लिक करने के लिए प्रेरित करते हैं। शीर्षक में 3-5 शब्द होने चाहिए और संदेश की सामग्री प्रतिबिंबित होनी चाहिए।
3. यदि आप प्राप्तकर्ता से परिचित नहीं हैं, तो संक्षेप में बताएं कि आप कौन हैं और आपको उसके बारे में कैसे पता चला। इस आवश्यक परिचय के बिना, संदेश को स्पैम माना जा सकता है और तुरंत हटा दिया जा सकता है।
4. सेटिंग्स में उद्धरण अक्षम न करें - पिछले पत्राचार को कट के नीचे प्रदर्शित होने दें।
5. स्क्रीन से पढ़ना एक संदिग्ध आनंद है। एक कागजी पत्र उठाया जा सकता है, और केवल इसी कारण से इसे इलेक्ट्रॉनिक पत्र की तुलना में अचेतन स्तर पर अधिक गंभीरता से माना जाता है। इसे ध्यान में रखें।
6. ईमेल संदेश जितना छोटा होगा, उसका उत्तर उतनी ही तेजी से दिया जाएगा।
7. केवल मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें.
8. टेक्स्ट हाइलाइटिंग का अति प्रयोग न करें - सबसे अधिक महत्वपूर्ण बिंदुआप "बोल्ड" का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन विभिन्न रंगों का उपयोग अस्वीकार्य है।
9. कोई सीमाएँ नहीं। कभी नहीं। उपशीर्षकों में भी. यही बात डुप्लिकेट विराम चिह्नों पर भी लागू होती है।
10. अपने टेक्स्ट को पैराग्राफों में विभाजित करें और उनके बीच में जगह छोड़ें (बस एक खाली लाइन छोड़ें)।
11. आप किसी ईमेल में छवियाँ या टेक्स्ट फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं। अतिरिक्त सामग्री और स्पष्टीकरण, टिप्पणियाँ, विस्तारित विस्तृत विवरण- यह सब संलग्न फाइलों में होना चाहिए, लेकिन पत्र के मुख्य भाग में नहीं।
12. उन लोगों के साथ व्यावसायिक पत्राचार में जिनके साथ आपने संपर्क स्थापित किया है भरोसेमंद रिश्ता(हम विश्वसनीय साझेदारों, विश्वसनीय ठेकेदारों के बारे में बात कर रहे हैं) आप कभी-कभी इमोटिकॉन्स का उपयोग कर सकते हैं। यह संचार को "पुनर्जीवित" करेगा - स्क्रीन पर इमोटिकॉन्स (यहां तक ​​कि एक व्यावसायिक संदेश में भी) काफी सकारात्मक रूप से देखे जाते हैं। बेशक, उनका उपयोग "कागजी" अक्षरों में नहीं किया जा सकता है।
13. हस्ताक्षर अवश्य करें. ईमेल में, इसमें आमतौर पर 3-6 पंक्तियाँ होती हैं और इसमें प्रेषक का पहला और अंतिम नाम, उसकी स्थिति, कंपनी का नाम, वेबसाइट का पता और संपर्क फ़ोन नंबर शामिल होता है।

हस्ताक्षर उदाहरण:

ईमानदारी से,

इवान इवानोव

[ईमेल सुरक्षित]

http://site.com.

हम आपको एक नमूना व्यावसायिक पत्र प्रदान करते हैं।

उपसंहार

हालाँकि सब कुछ काफी सरल है, सही ढंग से लिखे गए व्यावसायिक पत्रों के उदाहरण इतने अधिक नहीं हैं। उद्यमी नियमित रूप से डिज़ाइन में भ्रमित हो जाते हैं, पूरी तरह से सही पते का उपयोग नहीं करते हैं और महत्वपूर्ण बारीकियों के बारे में भूल जाते हैं।

आइए अच्छे व्यावसायिक संदेशों की मुख्य विशेषताएं सूचीबद्ध करें:

• निष्पक्षता;
• संक्षिप्तता (यह सलाह दी जाती है कि पत्र एक पृष्ठ से अधिक न हो);
• प्रस्तुति का तटस्थ स्वर;
• तर्क, कथन की कमी, अत्यधिक विवरण;
• भावनात्मक मूल्यांकन की कमी;
• पाठ के कुछ हिस्सों और व्यक्तिगत वाक्यांशों के बीच एक स्पष्ट तार्किक संबंध।

यह एक प्रकार की चेकलिस्ट है जिसे आप सबसे पहले जांच सकते हैं। सैकड़ों व्यावसायिक संदेश संकलित और भेजे जाने के बाद इसकी कोई आवश्यकता नहीं होगी। ऊपर बताए गए नियमों को नज़रअंदाज न करें और याद रखें: "उत्साहित" व्यावसायिक पत्राचार कौशल आपकी प्रतिष्ठा और तदनुसार, कंपनी की छवि में काफी सुधार करते हैं।

एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें जो "सूचना कचरे" में खो न जाए और पढ़ा जा सके? नियम, सिफ़ारिशें, उदाहरण

यह शब्द एक सुलभ व्यावसायिक उपकरण है। व्यवसाय जगत में ऐसा व्यक्ति मिलना असंभव है जो अपने काम में शब्दों का प्रयोग न करता हो।

आधुनिक व्यवसाय धीरे-धीरे पत्राचार व्यवसाय में बदलता जा रहा है। पत्रों का उपयोग करना - इलेक्ट्रॉनिक या पारंपरिक - ग्राहकों के साथ संचार होता है, व्यावसायिक साझेदार, नियोक्ता। पत्र में लेखक को या तो एक पेशेवर या एक ऐसे व्यक्ति के रूप में दर्शाया गया है जिसके साथ आपको संबंध जारी नहीं रखना चाहिए।

एक पेशेवर को लिखने में सक्षम होना चाहिए

• यह स्पष्ट है
• प्रभावी रूप से
• ज़ोर देकर
• दिलचस्प

और यह सीखने में कभी देर नहीं होती। आइए बुनियादी बातों से शुरू करें: व्यवसाय और नियमित लेखन के बीच अंतर को समझें।

एक सेवा पत्र एक नियमित पत्र से किस प्रकार भिन्न है? व्यावसायिक पत्र की विशिष्टताएँ

पत्र - छोटा लेखएक या दो पेज लंबा, जिसका उद्देश्य किसी बात के बारे में जानकारी प्राप्तकर्ता तक पहुंचाना होता है।

सूचना की प्रकृति और प्रेषक और पत्र के प्राप्तकर्ता के बीच संबंध पत्राचार को विभाजित करते हैं

• व्यवसाय (औपचारिक)
• व्यक्तिगत (अनौपचारिक)

एक व्यावसायिक पत्र की विशेषता है:

• संक्षिप्तता
• शुद्धता
• तर्क और तर्क
• जानकारी सामग्री
• मूल्यांकनात्मक और भावनात्मक तटस्थता
• मानकीकरण:
• आधिकारिक प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है
• भाषण के स्थिर अलंकारों, विशेष लिपिकीय शब्दों और निर्माणों का उपयोग किया जाता है
• विषयों की संख्या - 1-2
• को लक्षित
• आदेश की स्पष्ट रूप से परिभाषित श्रृंखला (यदि आवश्यक हो)

व्यावसायिक पत्र किस प्रकार के होते हैं?

व्यावसायिक पत्र का प्रकार निर्धारित होता है

1. इसे लिखने का उद्देश्य

वाणिज्यिक प्रयोजनों

• आप एक सौदा समाप्त करना चाहते हैं और उसकी विशिष्ट शर्तों का प्रस्ताव करना चाहते हैं - प्राप्तकर्ता के लिए एक प्रस्ताव पत्र (प्रस्ताव) तैयार करें

• यदि आपने लेनदेन की स्वीकार्य शर्तों पर निर्णय नहीं लिया है, तो अनुरोध पत्र भेजें
• क्या आप अपने प्राप्तकर्ता को उसकी ओर से संविदात्मक दायित्वों के उल्लंघन के बारे में सूचित करना चाहते हैं? दावा पत्र लिखें (शिकायत)

गैर-लाभकारी उद्देश्य

• धन्यवाद पत्र में धन्यवाद दें
• गारंटी पत्र के साथ अपने दायित्वों की पुष्टि करें और पुष्टि पत्र के साथ अपनी सहमति की पुष्टि करें
• यदि आपको लगता है कि आपकी जानकारी प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर होगी तो सूचना पत्र लिखें
• अनुस्मारक पत्रों के साथ महत्वपूर्ण समझौतों, दायित्वों, दंडों के बारे में याद दिलाएँ
• बधाई पत्रों में बधाई दें, अनुरोध पत्रों में पूछें, संवेदना पत्रों में शोक व्यक्त करें
• यदि आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज़ या भौतिक संपत्ति भेजने की आवश्यकता है, तो अपने कार्गो के लिए एक कवर लेटर तैयार करना सुनिश्चित करें

2. प्राप्तकर्ता

यदि आप किसी पत्र को एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करते हैं, तो आप एक वृत्ताकार पत्र लिख रहे हैं

आपका पत्र एक ही समय में कई विषयों को छू सकता है, जो स्वचालित रूप से इसे बहुआयामी बनाता है

4. संरचना

विनियमित पत्रों में एक निश्चित पैटर्न के अनुसार पत्र के पाठ भाग को संकलित करना शामिल होता है, जबकि अनियमित पत्रों में प्रस्तुति का एक स्वतंत्र रूप होता है

5. प्रस्थान का स्वरूप

• एक लिफाफे में
• इलेक्ट्रोनिक
• फैक्स द्वारा

व्यावसायिक पत्र की संरचना: परिचय, मुख्य भाग, निष्कर्ष

एक मानक व्यावसायिक पत्र की संरचना पर अधिक सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होती है।

एक सही ढंग से प्रारूपित पत्र निम्नलिखित रूपरेखा के अनुरूप होना चाहिए:

आइए योजना के कुछ बिंदुओं पर करीब से नज़र डालें:

1. शीर्षक

आमतौर पर, यह पत्र के विषय का संक्षिप्त सारांश है।

महत्वपूर्ण: यदि आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपका पत्र पढ़े तो शीर्षक सही लिखें।

व्यावसायिक पत्राचार में शीर्षकों की अनुपस्थिति उन शुरुआती लोगों के लिए विशिष्ट है जिनके पास व्यावसायिक पत्राचार करने में बुनियादी कौशल नहीं है।

2. अपील

• पारंपरिक रूप है "प्रिय"
• पंक्ति के मध्य में बड़े अक्षर से लिखें

महत्वपूर्ण: संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग निषिद्ध है!

3.प्रस्तावना

• प्राप्तकर्ता को पत्र के मुख्य विचार से परिचित कराता है
• पत्र में निहित बाद की जानकारी की सही धारणा के लिए प्राप्तकर्ता को तैयार करता है

4. पाठ का मुख्य भाग प्रस्तावना में निर्धारित मुख्य विचार की पुष्टि करता है

पत्र के इस भाग में

• आप प्रस्ताव/अपील का सार स्पष्ट रूप से बताएं
• तर्क प्रदान करें: पत्र के विषय पर तथ्य, आंकड़े, अन्य विशिष्टताएँ। विशेषज्ञ की राय, अपना सकारात्मक/नकारात्मक अनुभव

औचित्य में आसानी के लिए, आप निम्नलिखित चित्र का उपयोग कर सकते हैं:

महत्वपूर्ण: अंतिम पैराग्राफ में एक वाक्यांश होना चाहिए जो एक विशिष्ट कदम या अपेक्षित परिणाम का संकेत देता हो और प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करता हो

5. निष्कर्ष में:

6. "हस्ताक्षर" विंडो में, प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी अवश्य दर्शाई जानी चाहिए:

• नौकरी का नाम

लेखन शैली चुनने में गलती कैसे न करें?

व्यावसायिक पत्राचार में, आपको लगातार लिखने की शैली और प्राप्तकर्ता के साथ संचार के लहजे के संबंध में चुनाव करना पड़ता है। आपका संदेश कितना शुष्क, औपचारिक या, इसके विपरीत, कितना जीवंत, गर्मजोशी भरा और मानवीय होना चाहिए?

• व्यावसायिक पत्राचार में व्यक्तिगत शैली पत्र लिखने वाले व्यक्ति के व्यक्तिगत गुणों पर जोर देती है
• का उपयोग करते हुए औपचारिक शैलीतथ्य प्रस्तुत किये जाते हैं और उनके आधार पर उचित निष्कर्ष निकाले जाते हैं
• व्यक्तिगत शैली में पत्र के लेखक और प्राप्तकर्ता के बीच समान शर्तों पर संचार शामिल होता है
• औपचारिक शैली आदेश की एक स्पष्ट श्रृंखला और एक शक्ति को प्रदर्शित करती है जिसे पत्र के पाठक मानने के लिए मजबूर हो जाते हैं।

व्यावसायिक पत्र में सही संचार शैली चुनने के लिए, इस पर विचार करें:

• आप और आपका प्राप्तकर्ता किस भार वर्ग में हैं?
• आप सौहार्दपूर्ण ढंग से बातचीत करना चाहते हैं या मजबूत स्थिति से दबाव डालना चाहते हैं

चुनी हुई शैली से कैसे जुड़े रहें?

व्यक्तिगत शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों की उपस्थिति: मैं, हम, आप
  उदाहरण के लिए: मैं आपसे माफी मांगता हूं और पूरी उम्मीद करता हूं कि ऐसी गलतियां दोबारा नहीं होंगी।
• सीधी अपील और अनुरोध
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• भावनात्मक मूल्यांकनात्मक अभिव्यक्तियों का उपयोग: सितारा यौवन, बहरा कर देने वाली विफलता

औपचारिक शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों को अमूर्त संज्ञाओं से बदलना
  उदाहरण के लिए: शाम के शो का शेड्यूल बदलने के लिए सिनेमा प्रशासन ईमानदारी से माफी मांगता है
• व्यक्तिगत अपीलों और अनुरोधों को बयानों से बदलना
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• सामान्य नौकरशाही का उपयोग: मैं आपका ध्यान इस तथ्य की ओर दिलाता हूं

यदि आप कृतज्ञता पत्र या शोक पत्र लिख रहे हैं, यानी वे व्यावसायिक पत्र जिनमें आपको भावनाओं को व्यक्त करने की आवश्यकता है, तो औपचारिक शैली बिल्कुल उपयुक्त नहीं है। ऐसी स्थिति में जहां आप अनुरोध पत्र या प्रस्ताव पत्र लिख रहे हों, व्यक्तिगत शैली पर कायम रहना भी बेहतर है।

शिकायत पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें? यह अन्य प्रकार के पत्रों से किस प्रकार भिन्न है?

महत्वपूर्ण: पत्र लिखते समय, प्राप्तकर्ता का ध्यान इस बात पर केंद्रित करें कि आप उससे किन कार्यों की अपेक्षा करते हैं। आपके द्वारा निर्धारित कार्यों के कार्यान्वयन के लिए विशिष्ट समय सीमा भी बताएं।

शिकायत पत्र टेम्पलेट आपको इसे सही ढंग से लिखने में मदद करेगा:

प्रतिक्रिया पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें?

सलाह पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• इनकार का पत्र
• सकारात्मक प्रतिक्रिया वाला पत्र

दोनों प्रकार के पत्रों के प्रारूपण में दो सामान्य नियम हैं (बशर्ते कि पहल पत्र सही ढंग से तैयार किया गया हो):
1. प्रतिक्रिया पत्र पहल पत्र की शब्दावली और भाषण पैटर्न को बरकरार रखता है
2. प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में इसके बारे में जानकारी नहीं होनी चाहिए

• पहल पत्र तैयार करने की तिथि
• इसका रजिस्ट्रेशन नंबर

मैत्रीपूर्ण और सही इनकार पत्र का एक उदाहरण नीचे दिया गया है:

हालाँकि, इनकार का हमेशा नरम होना ज़रूरी नहीं है। ऐसी परिस्थितियाँ होती हैं जब एक सख्त और कठोर संचार शैली आवश्यक होती है। कठोर से नरम तक, सभी अवसरों के लिए अस्वीकृति पत्रों का एक टेम्पलेट नीचे दिया गया है:

सूचना पत्र : प्रतिक्रिया पत्र एवं शिकायत पत्र से इसका अंतर

सूचना पत्र बहुक्रियाशील है:

• रिपोर्ट (उदाहरण के लिए, मूल्य सूची में मूल्य परिवर्तन के बारे में)
• सूचित करता है (निदेशक मंडल के सदस्यों के पुनः चुनाव की)
• सूचित करता है (माल के शिपमेंट के बारे में)
• (इरादों की) घोषणा करता है
• पुष्टि करता है (माल की प्राप्ति)
• याद दिलाता है (अनुबंध के तहत ग्रहण किए गए दायित्वों की पूर्ति के बारे में)
• विज्ञापन और सूचना देता है (सामान्यतः कंपनी के बारे में, विशेष रूप से वस्तुओं/सेवाओं के बारे में)

शायद सबसे ज्यादा सामयिक मुद्दाआज सवाल यह है कि विज्ञापन और सूचना पत्र को सही ढंग से कैसे लिखा जाए।

1. संरचना का अभाव
2. पत्र के पाठ में कठबोली भाषा या अनौपचारिक भाषा की उपस्थिति
3. मैला डिजाइन
4. वर्तनी, वाक्यविन्यास, शैलीगत त्रुटियों की प्रचुरता
5. पत्र में विश्वसनीय तथ्यों एवं वस्तुनिष्ठ जानकारी का अभाव
6. विनम्रता के बुनियादी नियमों का उल्लंघन (विशेषकर शिकायत पत्रों में)
7. पाठ में बोझिल एवं अस्पष्ट वाक्यों का प्रयोग
8. सामग्री के प्रस्तुतीकरण में तर्क का अभाव
9. संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या का अभाव
10. यदि पाठ को लक्ष्यहीन ढंग से संकलित किया गया है तो उसका सामान्य धुंधलापन

व्यावसायिक पत्रों के बारे में आपको और क्या जानने की आवश्यकता है?

1. आधुनिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए पाठ रचना की ब्लॉक संरचना विधि का उपयोग किया जाता है।
यह विधि समय बचाती है और सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ों की समग्र शैली को बनाए रखती है। विधि की एक विशिष्ट विशेषता खुला विराम चिह्न या अवधि/अल्पविराम की अनुपस्थिति है (उदाहरण के लिए, सूचियाँ बनाते समय)

2. पत्र के शीर्षक के लिए एक सेन्स-सेरिफ़ फ़ॉन्ट (उदाहरण के लिए, एरियल) का उपयोग किया जा सकता है। ऐसे फ़ॉन्ट को अवचेतन स्तर पर स्थिर और ठोस माना जाता है।

3. बॉडी टेक्स्ट में सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स (टाइम्स न्यूज़ रोमन) का उपयोग किया जाना चाहिए। सेरिफ़ आपकी आंखों के लिए एक अक्षर से दूसरे अक्षर पर जाना आसान बनाते हैं, जिससे पढ़ना तेज़ हो जाता है।

महत्वपूर्ण: कुछ ऐसे पत्र भी होते हैं जो हमेशा हाथ से ही लिखे जाते हैं!
ये बधाई के पत्र हैं, संवेदना के पत्र हैं, कृतज्ञता के पत्र हैं

एक बड़ी संख्या की उपयोगी जानकारीव्यावसायिक पत्रों के प्रारूपण पाठ के संबंध में साशा करेपिना के वीडियो में पाया जा सकता है।

वीडियो: कवर लेटर और बायोडाटा कैसे लिखें

वीडियो: "कहानीकारों से सीखना।" ग्रंथ बेचने का रहस्य