औपचारिक व्यावसायिक पत्र. कृपया किसी अन्य कंपनी के लिए भुगतान करें. बैठक आयोजित करने हेतु अनुरोध पत्र

1. पत्र सफेद कागज या हल्के रंग के कागज पर A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप में मुद्रित होता है।

2. शीट में कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:

20 मिमी - बाएँ;

10 मिमी - सही;

20 मिमी - शीर्ष;

20 मिमी - निचला।

पत्र की तारीख वही तारीख है जिस पर हस्ताक्षर किये गये थे। तारीख अरबी अंकों में इस क्रम में लिखी जाती है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक।

4. आउटगोइंग नंबर.

पत्र के पंजीकरण (आउटगोइंग) नंबर में उसका सीरियल नंबर शामिल होता है, जिसे विवेक पर एक सूचकांक के साथ पूरक किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, दिशा के प्रमुख के शुरुआती अक्षर)। दो या दो से अधिक विभागों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित पत्र की पंजीकरण संख्या में इनमें से प्रत्येक विभाग के पत्र की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है।

6. अभिभाषक

प्राप्तकर्ता संगठन, उनके संरचनात्मक प्रभाग, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को पत्र संबोधित करते समय, प्रारंभिक नाम को अंतिम नाम से पहले दर्शाया जाता है। नाममात्र मामले में संगठन और उसकी संरचनात्मक इकाई का नाम दर्शाया गया है।

उदाहरण के लिए:

एलएलसी "कंपनी "नाम"

योजना विभाग

जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया गया है उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:

सीईओ को

एलएलसी "कंपनी "नाम"

ए.ए. इवानोव

एलएलसी "कंपनी "नाम"

योजना विभाग

बी.बी. पेत्रोव

पत्र में चार से अधिक पते वाले नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। यदि प्राप्तकर्ताओं की संख्या अधिक है, तो एक मेलिंग सूची बनाई जाती है।

"पताकर्ता" विशेषता में एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्वों को डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है।

किसी संगठन को पत्र संबोधित करते समय, उसका नाम, फिर डाक पता, इंगित करें। उदाहरण के लिए:

एलएलसी "कंपनी "नाम"

यारोस्लावस्की एवेन्यू, 12, यारोस्लाव, 150001

किसी व्यक्ति को पत्र संबोधित करते समय, प्राप्तकर्ता का उपनाम और प्रारंभिक अक्षर बताएं, फिर डाक पता, उदाहरण के लिए:

सिदोरोव वी.वी.

अनुसूचित जनजाति। स्वोबॉडी, 5, उपयुक्त। 12,

यारोस्लाव, 150000

7. पत्र का पाठ

पत्र का पाठ एक तालिका, सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किया गया है।

तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और पंक्तियों के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्या को अगले पृष्ठों पर मुद्रित किया जाना चाहिए।

एक कनेक्टेड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहला भाग पत्र लिखने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित करता है, दूसरा (अंतिम) - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, प्रस्ताव, सिफारिशें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध)।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए पत्र के पाठ में, उनका विवरण दर्शाया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, शीर्षक टेक्स्ट।

पत्र में प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:

प्रथम व्यक्ति बहुवचन ( "कृपया भेजें", "विचारार्थ भेजें");

प्रथम व्यक्ति एकवचन ( "मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "कृपया उजागर करें");

अन्य पुरुष एकवचन ( "समाज आपत्ति नहीं करता", "नाम" एलएलसी इसे संभव मानता है").

8. आवेदन

पत्र के पाठ में नामित अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट जारी किया जाता है इस अनुसार:

आवेदन: 5 एल के लिए. 2 प्रतियों में.

यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई आवेदन हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 1. 5 लीटर के लिए पट्टा समझौता। 2 प्रतियों में.

2. 1 लीटर के लिए स्थानांतरण एवं स्वीकृति प्रमाण पत्र। 2 प्रतियों में.

यदि आवेदन पत्र बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की गई है।

यदि पत्र के साथ कोई अन्य दस्तावेज़ संलग्न है, जिसमें एक अनुलग्नक भी है, तो अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट जारी किया जाता है इस अनुसार:

परिशिष्ट: रूसी संघ के आंतरिक मामलों के मंत्रालय का पत्र दिनांक 05.05.2007 एन 02-6/172 और इसका एक परिशिष्ट, केवल 3 पृष्ठ।

यदि आवेदन दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सभी पतों पर नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपलब्धता का संकेत देने वाला एक नोट जारी किया जाता है इस अनुसार:

आवेदन: 3 एल के लिए. 5 प्रतियों में. केवल पहले पते पर.

9. हस्ताक्षर

"हस्ताक्षर" विवरण में शामिल हैं: पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (यदि पत्र लेटरहेड पर तैयार नहीं किया गया है, और लेटरहेड पर तैयार किए गए पत्र के लिए संक्षिप्त है) और हस्ताक्षर की एक प्रतिलिपि ( आद्याक्षर, उपनाम), उदाहरण के लिए:

जब किसी पत्र पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

किसी दस्तावेज़ पर समान पद के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

10. प्रिंट करें

मुहर की छाप वित्तीय निधियों से संबंधित तथ्यों को दर्ज करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों के साथ-साथ प्रामाणिक हस्ताक्षर का प्रमाणीकरण प्रदान करने वाले अन्य दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है।

11. कलाकार

निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक के प्रारंभिक नाम और उपनाम और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे निचले बाएँ कोने में कलाकार के बारे में एक निशान लगाया जाता है, उदाहरण के लिए:

पत्र अनादि काल से लिखे जाते रहे हैं और आज भी लिखे जा रहे हैं। वे लोगों के बीच संचार के लिए एक उपकरण के रूप में काम करते हैं, वार्ताकार को सार को स्पष्ट रूप से बताने में मदद करते हैं, जो इसे लिखने का कारण था। इस लेख में हम कई प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार को देखेंगे और सीखेंगे कि व्यावसायिक पत्रों को सही ढंग से कैसे लिखा जाए।

किसी भी व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको उसके सार को स्पष्ट रूप से बताने और उसकी सही संरचना करने में सक्षम होना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार आपके अपने लोगो और पते के साथ कंपनी-अनुमोदित लेटरहेड पर किया जाता है। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता कंपनी के प्रमुख की स्थिति और नाम वाला एक हेडर भरें। हेडर के अंत में प्रेषक के बारे में संक्षिप्त जानकारी लिखी होती है। पत्र लिखने का अगला चरण अपील लिखना है। यह प्राप्तकर्ता के साथ परिचितता की डिग्री के आधार पर भिन्न लग सकता है। यदि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उन्हें इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय सर्गेई यूरीविच!" यदि अभिभाषक अजनबी, पता इस तरह दिख सकता है: "प्रिय श्री इवानोव!" यह ध्यान में रखना चाहिए कि इन मामलों में श्रीमान शब्द को संक्षिप्त करना या अंतिम नाम और प्रथम नाम के स्थान पर प्रारंभिक अक्षर लगाना अस्वीकार्य है। पत्र के सार को संक्षिप्त रूप में व्यक्त करना प्रस्तावना का कार्य है। प्रायः इसमें एक अनुच्छेद होता है। प्रस्तावना पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पहले से ही पत्र की सामग्री की संक्षिप्त समझ होनी चाहिए। इसके बाद, मुख्य पाठ शुरू होता है, जिसमें कई पैराग्राफ होते हैं। पाठ को स्थिति के बारे में आपके विचार संक्षेप में व्यक्त करने चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि मुख्य पाठ चार पैराग्राफ से अधिक न हो। पत्र को एक निष्कर्ष के साथ समाप्त होना चाहिए, जो पत्र के परिणामों को संक्षेप में बताता है, प्रेषक के नाम और स्थिति को इंगित करने वाली तारीख और हस्ताक्षर डालता है। अपील लिखने के कारण के आधार पर, कभी-कभी इसे इन शब्दों के साथ समाप्त करना उचित होता है: "ईमानदारी से आपका!", "आगे सहयोग की आशा के साथ," आदि। सामान्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में से एक गारंटी पत्र है। अपने मुख्य पाठ में, लेखक एक या दूसरे वादे की पूर्ति की गारंटी देता है, गारंटी की पूर्ति की अंतिम तिथि की घोषणा करता है और जुर्माने की राशि स्थापित करता है जो उसे वारंटी दायित्वों के उल्लंघन के मामले में भुगतान करना होगा।

यहां से डाउनलोड किया जा सकता है.

कृतज्ञता पत्र भी एक प्रकार का व्यवसाय है, लेकिन पहले से ही व्यक्तिगत श्रेणी से। उन्हें कंपनी के लेटरहेड या पर जारी किया जा सकता है शुभकामना कार्ड. मुख्य पाठ में प्राप्तकर्ता को बधाई, उस घटना को इंगित करना जिसने पत्र को जन्म दिया और प्राप्तकर्ता की उत्कृष्ट उपलब्धियों को सूचीबद्ध करना शामिल होना चाहिए।

हमारी वेबसाइट पर।

अनुशंसा पत्र अक्सर प्रबंधक की ओर से किसी उद्यम के कर्मचारी के लिए लिखे जाते हैं। उनमें इनके बारे में जानकारी होती है सर्वोत्तम गुणकर्मचारी, उसकी योग्यताएँ और उपलब्धियाँ। आमतौर पर, ऐसे पत्रों में, पिछला नियोक्ता अपने कर्मचारी के लिए भविष्य के नियोक्ता को गारंटी देने के लिए तैयार होता है।

यहाँ डाउनलोड करें।

न केवल संगठनों को व्यावसायिक पत्राचार करना होता है। नौकरी की तलाश करते समय आपको व्यावसायिक शिष्टाचार का भी पालन करना होगा। आवेदक को एक बायोडाटा और एक कवर लेटर सही ढंग से लिखने में सक्षम होना चाहिए, जिसमें नियोक्ता को एक संक्षिप्त पता लिखा हो, जिसमें वांछित रिक्ति, आवेदक का नाम और उसके टेलीफोन नंबर के बारे में जानकारी का स्रोत दर्शाया गया हो।

इस लेख में आपको कठिन पत्रों के साथ काम करने की जानकारी मिलेगी जो अक्सर व्यावसायिक बातचीत में पाए जाते हैं, और आप व्यावसायिक पत्रों के नमूने भी देखेंगे। ये वे पत्र हैं, जिन्हें लिखने की आवश्यकता व्यावसायिक हितों के उल्लंघन की स्थिति में उत्पन्न होती है: अनुरोध पत्र और दावा पत्र।

चूँकि स्थिति अपने आप में काफी कठिन है, ऐसी स्थिति में पत्र लिखना एक बहुत ही महत्वपूर्ण मुद्दा है, जिसमें लेखक का सक्षम, विनम्र, सही होना और साथ ही अपने व्यवसाय का दृढ़ता से बचाव करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। रूचियाँ।

"कठिन" अक्षरों की जटिलताओं को सफलतापूर्वक हल करने में सहायता:

• बातचीत में सक्षम रवैया: साझेदारी के प्रति दृढ़ लेकिन सही रवैया
• उपयुक्त लेखन शैली (औपचारिक व्यवसाय या गोपनीय व्यवसाय) चुनना
• तथ्यों का सक्षम एवं तार्किक संचालन

व्यावसायिक पत्रों के नमूने.

(रवैया - साझेदारी, शैली - आधिकारिक व्यवसाय, तथ्यों का ठोस प्रबंधन)

प्रिय साथियों!

1992 से ऑप्टिक्स इंस्टीट्यूट द्वारा निर्मित परिचालन स्थितियों के तहत केआईपी-12 डिवाइस की गुणवत्ता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए उपाय करने के लिए, हम आपसे निम्नलिखित अनुरोध करते हैं: ऑप्टिक्स इंस्टीट्यूट को ऑपरेटिंग पर जानकारी प्रदान करने की संभावना पर विचार करें डिवाइस के पैरामीटर वास्तविक स्थितियाँऑपरेशन (संलग्नक में विवरण)। आपके द्वारा भेजा गया डेटा संस्थान को विश्लेषण के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करने, निगरानी करने की अनुमति देगा, और KIP-12 डिवाइस की गुणवत्ता और विश्वसनीयता में सुधार के मुद्दों के अधिक त्वरित समाधान में योगदान देगा।

कृपया हमें अपने प्रतिक्रिया पत्र में हमारी सहायता करने के अपने निर्णय के बारे में सूचित करें। यदि आपको निर्णय लेने के लिए अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है, तो कृपया इसे अपने प्रतिक्रिया पत्र में भी इंगित करें।

ईमानदारी से,

तकनीकी ब्यूरो टीम

प्रकाशिकी संस्थान

व्यावसायिक पत्र। अनुरोध पत्र का नमूना(रवैया - साझेदारी, शैली - गोपनीय और व्यवसायिक, तथ्यों का ठोस प्रबंधन)

प्रिय साथियों!

हम KIP-12 डिवाइस की गुणवत्ता और विश्वसनीयता में सुधार करने में बहुत रुचि रखते हैं, जिसका हम 1992 से उत्पादन कर रहे हैं और जिसका उपयोग 1995 से किया जा रहा है। टिकाऊ अनुप्रयोगआपकी कंपनी के काम में. इसलिए, हम इस अनुरोध के साथ आपके पास आते हैं।

KIP-12 डिवाइस की गुणवत्ता और विश्वसनीयता में सुधार के लिए, हमें ऑपरेटिंग परिस्थितियों में इस डिवाइस के संचालन पर विस्तृत डेटा की आवश्यकता है। इस कार्य को लागू करने में, हम वास्तव में आपकी सहायता और प्रत्यक्ष भागीदारी पर भरोसा करते हैं। हमारी कंपनियों के दीर्घकालिक और सकारात्मक सहयोग को ध्यान में रखते हुए, हम आपके पास एक अनुरोध - एक प्रस्ताव लेकर आते हैं: हमें इकट्ठा करने और प्रदान करने में मदद करने के लिए सांख्यिकीय जानकारीडिवाइस के संचालन पर. यदि आपको निर्दिष्ट मापदंडों (आवेदन में विवरण) पर हमारे लिए आंकड़े एकत्र करने का अवसर मिलता है तो हम आभारी होंगे। यह हमें डिवाइस की दक्षता की निगरानी करने और इसके संचालन की गुणवत्ता और विश्वसनीयता में सुधार के लिए तुरंत उपाय करने की अनुमति देगा।

कृपया हमें बताएं कि क्या आप सैद्धांतिक रूप से हमारी सहायता करने के लिए तैयार हैं। यदि आपको अतिरिक्त टिप्पणियों की आवश्यकता है या निर्णय लेने के लिए आपके पास प्रश्न हैं, तो हम उनका उत्तर देने के लिए तैयार हैं।

हम आपकी प्रतिक्रिया के लिए आभारी होंगे.

ईमानदारी से,

इवान इवानोव

तकनीकी ब्यूरो के प्रमुख

प्रकाशिकी संस्थान

व्यावसायिक पत्र। अनुरोध पत्र का नमूना और दावे का नमूना पत्र।

पत्र- निवेदन (रवैया - साझेदारी; शैली - गोपनीय और व्यवसायिक; तथ्यों का ठोस प्रबंधन)

पत्र - दावा (रवैया - साझेदारी; शैली - आधिकारिक व्यवसाय; तथ्यों का ठोस प्रबंधन)

प्रिय एंड्री इवानोविच! हम आपसे एबीएस परियोजना के कार्यान्वयन के साथ उत्पन्न हुई स्थिति को हल करने के अनुरोध के साथ अपील करते हैं। अब तक, हमें आपकी कंपनी के साथ बातचीत करने में कोई समस्या नहीं हुई है; अनुबंध में निर्दिष्ट सभी समझौतों का पालन किया गया है। हमें विश्वास है कि वर्तमान स्थिति को अभी भी ठीक किया जा सकता है। एबीएस प्रोजेक्ट की सफलता हमारी कंपनी के लिए बेहद महत्वपूर्ण है। इसलिए, हम आपसे 08/06/2010 तक का समय पूछते हैं। नियंत्रण नमूने भेजने के बारे में जानकारी प्रदान करें। हमें उम्मीद है कि आपकी प्रतिक्रिया से स्थिति स्पष्ट होगी और परियोजना की सफलता के संबंध में हमारी चिंताएं कम होंगी। ईमानदारी से,

प्रिय एंड्री इवानोविच! रोसस्टैन्स ओजेएससी के प्रबंधन की ओर से, मैं एबीएस परियोजना के कार्यान्वयन के साथ उत्पन्न हुई स्थिति को हल करने की आवश्यकता के संबंध में आपको लिख रहा हूं। मुझे यह रिपोर्ट करने के लिए मजबूर होना पड़ा कि यह स्थिति हमारे लिए अत्यधिक चिंता का विषय है। अनुबंध संख्या ए-122 दिनांक 02/07/2010 की शर्तों के अनुसार। खंड 4.3. उत्पादों की नियोजित डिलीवरी शुरू होने से 60 दिन पहले, स्टार एलएलसी को रोसस्टेंस ओजेएससी को शिपमेंट के तथ्य के बारे में सूचित करते हुए उत्पादों के नियंत्रण नमूने भेजने होंगे। अनुसूची के अनुसार (अतिरिक्त समझौता संख्या 1 दिनांक 03/11/2010 से अनुबंध संख्या ए-122 दिनांक 02/07/2010), उत्पादों की नियोजित आपूर्ति की प्रारंभ तिथि 10/01/2010 है। नियंत्रण नमूने भेजने की अंतिम तिथि 08/02/2010 से पहले नहीं है। आज - 08/04/2010. फिलहाल हमें कंट्रोल सैंपल भेजने की जानकारी नहीं मिली है. इस स्थिति में, स्टार एलएलसी की अपने दायित्वों को पूरा करने की क्षमता रोसस्टेंस ओजेएससी के लिए गंभीर चिंताएं पैदा करती है और उसे खंड 7.2 में दिए गए दंड को लागू करने के बारे में सोचने के लिए मजबूर करती है। अनुबंध संख्या ए-122 दिनांक 08/07/2010। इसे रोकने के लिए, हम आपको 08/06/2010 तक की पेशकश करते हैं। उत्पादों के नियंत्रण नमूने भेजने की स्थिति के बारे में हमें सूचित करें। ईमानदारी से,

हमारी जानकारी पर ध्यान दें और हमें यकीन है कि "कठिन पत्र" लिखने का मुद्दा आपके लिए बहुत कम श्रम-गहन होगा।

तमारा वोरोटिनत्सेवा

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GOST R 7.0.82013 के अनुसार “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। रिकार्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ "पता एक दस्तावेज़ विवरण है जिसमें दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता (खंड 67) के बारे में जानकारी होती है।

अपेक्षित "पता प्राप्तकर्ता" का उपयोग व्यावसायिक पत्रों और आंतरिक जानकारी और संदर्भ दस्तावेजों (रिपोर्ट और मेमो, बयान, आदि) में किया जाता है।

"पताकर्ता" विवरण में शामिल हैं:

• प्राप्तकर्ता का नाम (पत्र प्राप्तकर्ता);
• डाक पता या टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर, ईमेल पता।

पत्र का प्राप्तकर्ता हो सकता है:

• आधिकारिक/कई अधिकारी;
• संगठन;
• संगठन की संरचनात्मक इकाई;
• संगठनों का समूह;
• व्यक्तिगत।

पताकर्ता - आधिकारिक

GOST R 6.30-2003 के अनुसार, किसी भी अधिकारी के उपनाम से पहले आद्याक्षर लिखे जाते हैं। यदि पत्र भेजा गया है एक सरकारी एजेंसी के प्रमुख को, तो पद में संगठन का नाम, पूरा नाम शामिल होता है। मूल मामले में संकेत दिया गया है, प्रारंभिक उपनाम से पहले लिखे गए हैं:

यदि पत्र संबोधित है एक वाणिज्यिक संगठन का प्रमुख, तो स्थिति में संगठन का नाम शामिल है जो संगठनात्मक और कानूनी रूप (पूर्ण या संक्षिप्त रूप में) दर्शाता है, प्रारंभिक नाम उपनाम से पहले लिखे गए हैं:

यदि पत्र संबोधित है उप प्रधान, संगठन का नाम नौकरी के शीर्षक में शामिल है। उपनाम मूल मामले में दर्शाया गया है:

यदि दस्तावेज़ का पता प्राप्तकर्ता है एक संरचनात्मक इकाई का प्रमुख, फिर पहले संगठन का नाम नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, फिर मूल मामले में व्यक्ति की स्थिति का नाम संरचनात्मक इकाई को दर्शाता है, उदाहरण के लिए:

नए GOST के खंड 5.15 के अनुसार:

• किसी अधिकारी को पत्र संबोधित करते समय, प्रारंभिक अक्षर उपनाम के बाद रखे जाते हैं;
• उपनाम से पहले संक्षिप्त नाम "श्री" (श्री) का उपयोग करने की अनुमति है यदि पता प्राप्तकर्ता एक पुरुष है, या "सुश्री" (श्रीमती) यदि पता प्राप्तकर्ता एक महिला है:

पताकर्ता - संगठन

यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित है, तो उसका नाम (पूर्ण या संक्षिप्त) नाममात्र मामले में दर्शाया गया है:

किसी संगठन को पत्र संबोधित करते समय, उसका पूरा या संक्षिप्त नाम इंगित करें, उदाहरण के लिए:

किसी संगठन को संबोधित करने का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां प्रेषक को यह नहीं पता होता है कि संगठन का प्रमुख कौन है, उसका अंतिम नाम, प्रारंभिक अक्षर क्या है।

पताकर्ता - संरचनात्मक प्रभाग

दस्तावेज़ को संगठन की संरचनात्मक इकाई को संबोधित किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, संबोधित करने की यह विधि संभव है यदि जिस मुद्दे पर पत्र समर्पित है उस पर विचार करना संरचनात्मक इकाई की क्षमता के भीतर है।

किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, संगठन का नाम अपेक्षित "पताकर्ता" में नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, नीचे - नाममात्र मामले में संरचनात्मक इकाई का नाम, उदाहरण के लिए:

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं।

पताकर्ता - व्यक्तिगत

पत्राचार करते समय "पताकर्ता" विवरण का पंजीकरण व्यक्तियोंकी अपनी विशेषताएँ हैं। सबसे पहले, मूल मामले में उपनाम, फिर प्रारंभिक और फिर डाक पता इंगित करें:

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं।

पताकर्ता - कई संगठन
या संरचनात्मक प्रभाग

एक व्यावसायिक पत्र में कई पते वाले हो सकते हैं। GOST R 6.30-2003 कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को पत्र भेजते समय पते के सामान्य स्वरूपण के लिए एक विधि स्थापित करता है। यहां प्रॉप्स डिजाइन करने के दो विकल्प हैं।

विकल्प 1: "पता प्राप्तकर्ता" विशेषता में ही कई पते वालों को इंगित करें।इस डिज़ाइन विकल्प का उपयोग तब किया जाता है जब पत्र किसी संगठन या अधिकारी को संबोधित किया जाता है (यह मुख्य पताकर्ता है) और, जानकारी के लिए, कई अन्य संगठनों या अधिकारियों को।

संबोधन को हमेशा की तरह ऊपरी दाएं कोने में प्रत्येक निकाय/संगठन या संगठन की संरचनात्मक इकाई के लिए "पता प्राप्तकर्ता" विवरण की सूची के रूप में औपचारिक रूप दिया गया है।

इस स्थिति में, प्राप्तकर्ताओं की कुल संख्या चार से अधिक नहीं होनी चाहिए।

सभी पते दस्तावेज़ पर ही तैयार किए गए हैं; दूसरे, तीसरे और चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है।

इस मामले में, पत्र की सभी मुद्रित प्रतियों पर मूल के रूप में हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रत्येक प्रति को एक अलग लिफाफे में सील कर दिया जाता है, जिस पर किसी विशिष्ट संगठन या संरचनात्मक उपखंड का डाक पता लिखा होता है।

विकल्प 2: सामान्य रूप से पता बताने वाले को इंगित करें,यदि हम एक ही प्रकार के संगठनों के समूह (संगठनों के प्रमुखों) को या एक संगठन के संरचनात्मक प्रभागों (शाखाओं, प्रतिनिधि कार्यालयों, आदि) को एक दस्तावेज़ भेजते हैं:

यदि प्राप्तकर्ताओं की संख्या चार से अधिक है, तो पत्र भेजने के लिए एक अतिरिक्त सूची (मेलिंग सूची) संकलित की जाती है, जो विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं और उनके पते को इंगित करती है। इसके बारे में एक नोट "पताकर्ता" विशेषता में बनाया गया है:

पत्र मेलिंग सूची के लिए कोई अनुमोदित प्रपत्र नहीं है। शीट का स्वरूप संगठन के कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में तय किया जा सकता है। वास्तव में, मेलिंग शीट एक अलग शीट में स्थानांतरित की गई "एड्रेसी" विशेषता है, जिसका अर्थ है कि इसकी सामग्री इस विशेषता के अनुरूप होनी चाहिए। "पताकर्ता" विवरण में तीन सूचना ब्लॉक शामिल हैं: संगठन का नाम, स्थिति, प्रारंभिक और उपनाम। पत्र के लिए मेलिंग सूची में, हम समान सूचना ब्लॉकों को पुन: प्रस्तुत करते हैं, लेकिन उन्हें एक पंक्ति में रखते हैं, न कि एक पंक्ति में दाहिनी ओरपत्ता। आप डेटा को तालिका के रूप में भी व्यवस्थित कर सकते हैं। प्राप्तकर्ताओं का क्रम मनमाना हो सकता है, लेकिन उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना बेहतर है।

आउटगोइंग पत्र संख्या और तारीख के बारे में जानकारी उसके पंजीकरण के बाद दर्ज की जाती है (उदाहरण 1)।

प्राप्तकर्ताओं के समूह को भेजे गए सभी पत्रों में एक आउटगोइंग पंजीकरण संख्या होती है; सभी पत्रों के लिए आने वाली संख्या अलग-अलग होगी।

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं।

फॉर्म पर "पताकर्ता" का विवरण दर्ज करना

"पता प्राप्तकर्ता" विवरण दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ भाग में (कोणीय विवरण वाले प्रपत्र पर) या प्रपत्र विवरण के नीचे दाईं ओर (अनुदैर्ध्य विवरण वाले प्रपत्र पर) स्थित होता है। अपेक्षित "पता प्राप्तकर्ता" का स्थान GOST R 6.30-2003 के परिशिष्ट बी में दिखाया गया है:

• कोने के विवरण वाले फॉर्म पर - उदाहरण 2;
• एक फॉर्म पर विवरण अनुदैर्ध्य रूप से व्यवस्थित - उदाहरण 3।

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं। "पताकर्ता" विशेषता उसी स्थान पर बनी रहती है।

तकनीकी मुद्दें

• क्या "एड्रेसी" प्रॉप्स के तत्वों को अंतराल से अलग किया जाना चाहिए?

"पताकर्ता" विशेषता आमतौर पर कई पंक्तियाँ लेती है।

खंड 6.1 में पद्धति संबंधी सिफ़ारिशें GOST R 6.30-2003 (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित) के कार्यान्वयन पर कहा गया है कि कई पंक्तियों वाले दस्तावेज़ का विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है। विवरण के घटक "पताकर्ता", "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट", "आवेदन की उपस्थिति का चिह्न", "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट" 1.5-2 लाइन रिक्ति द्वारा एक दूसरे से अलग किए जाते हैं।

एक समान मानदंड नए GOST R 7.0.97-2016 में धारा 3 में स्थापित किया गया है सामान्य आवश्यकताएँदस्तावेज़ों के उत्पादन के लिए: "मल्टीलाइन विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं, विवरण के घटक भागों को एक अतिरिक्त रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है":

• "पताकर्ता" विशेषता को कैसे संरेखित करें?

मल्टी-लाइन विशेषता "एड्रेसी" को विशेषता के कब्जे वाले क्षेत्र की बाईं सीमा के साथ संरेखित किया गया है, या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष केंद्रित किया गया है, उदाहरण के लिए: