Pregătirea unei scrisori de afaceri

Oricare ar fi scopul scrisorilor de afaceri, ele sunt scrise pentru a atinge scopul dorit în afaceri. Nu fiecare angajat al unei organizații are competența necesară în domeniul corespondenței de afaceri cu o abordare ineptă, există riscul de a distruge complet reputația companiei cu o singură scrisoare; Dar dacă utilizați serviciul de scriere de scrisori de la agenția noastră, destinatarul va fi cu siguranță interesat să lucreze cu dvs.

Scopul scrisorilor de afaceri

Scrisori de afaceri nu-și pierde relevanța în rezolvarea problemelor de muncă și a sarcinilor de marketing. Informațiile furnizate în scris sunt convenabile, deoarece puteți oricând să reveniți la acestea sau să faceți recurs atunci când rezolvați probleme controversate. Textul scris vă permite să formulați gândurile mai succint și mai clar decât comunicarea orală. În plus, unii destinatari pot fi contactați doar prin trimiterea unei scrisori de afaceri. Și cu cât statutul acestui destinatar este mai înalt, cu atât textul ar trebui să fie mai profesionist. Tipuri de scrisori de afaceri la fel de divers ca şi sfera relaţiilor de afaceri. Corespondența comercială poate fi comercială (dorința de a încheia o afacere, o revendicare față de o parte la o tranzacție) și necomercială (o scrisoare de recunoştinţă, informații, o scrisoare de garanție, scrisori de cerere, -invitații, -mementouri etc.) .) În ceea ce privește funcționalitatea, ele disting între scrisorile de inițiativă și scrisorile de răspuns, precum și mesajele care nu necesită un răspuns.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri.

Caracteristicile structurii și textului unei scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri au o compoziție clară:

Introducerea indică scopul și motivul scrisorii și oferă un link către documentul care a servit ca punct de plecare pentru acest mesaj;

Partea principală descrie starea de fapt, oferă o analiză a situației și argumente. Natura dovezilor depinde de direcția scrisorii: de exemplu, pentru a convinge să vină la o conferință, să investească într-un proiect, să achiziționeze un produs;

În concluzie, se trage o concluzie pe baza celor de mai sus: oferta, cererea, refuzul, dorința etc.

Înainte de textul scrisorii, este întotdeauna plasată o adresă politicoasă către destinatar (De exemplu, „Dragă Serghei Mihailovici!”) Și, de asemenea, la începutul sau la sfârșitul textului există o formulă de politețe întocmită conform canoanelor. a corespondenței de afaceri. Formulele de politețe încep de obicei astfel: „Îmi exprim recunoștința pentru asistența acordată... / recunoștința pentru invitație... / speranța unei cooperări fructuoase...”. La scrierea acestui tip de scrisoare se observă stilul de afaceri. Caracteristicile sale: concizie, claritate, lipsă de ambiguitate, utilizarea termenilor, ton neutru, standardizare.

Dificultăți în scrierea scrisorilor de afaceri

Fiți bine informați despre destinatar și despre informațiile pe care acesta le are deja cu privire la întrebarea dvs.;

Cunoașterea regulilor și particularităților limbii ruse stilul de afaceri: formule de limbaj, reguli de alcătuire a propozițiilor etc.;

Utilizarea corectă și adecvată a terminologiei;

Corectitudinea în adresarea destinatarului.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri.

Dicționarele și mostrele de scris scrisori de afaceri vă pot ajuta să faceți față acestei sarcini pe cont propriu. Dar dacă nu există suficient angajat competent sau timp pentru a se pregăti pentru scrierea scrisorilor de afaceri, o agenție profesională poate oferi acest serviciu. Specialiștii agenției de comunicare Comagency vă vor ajuta să dezvoltați un antet, colectați documentele necesare pentru a face un argument convingător, scrie o scrisoare de afaceri competentă și prezentabilă, îmbunătățind astfel imaginea organizației tale.

Scrisorile de afaceri sunt scrise atunci când comunicați cu partenerii în aproape orice ocazie. Exemple gata făcute și reguli pentru întocmirea unor astfel de documente pot fi găsite în articol.

O scrisoare de afaceri poate fi definită ca un document care este trimis în numele întregii companii unei alte companii, antreprenor individual sau persoană fizică (de exemplu, un investitor). În esență, orice corespondență de companie este scrisori de afaceri. Scopul lor este foarte diferit:

1. despre cooperare.
2. cooperare, negocieri.
3. O reamintire a necesității de a îndeplini obligațiile din contract.
4. O explicație a poziției dvs., un răspuns la o scrisoare trimisă anterior și multe altele.

Documentul este de obicei întocmit pe antetul companiei și poate fi trimis prin poștă obișnuită sau e-mail. Cu toate acestea, dacă partenerul are sens special, este de preferat să îl tipăriți pe hârtie groasă, de calitate superioară și să îl livrați personal sau prin curier. Structura scrisorii seamănă cu un document de afaceri tipic - o puteți reprezenta schematic în acest fel.

La ce să acordați atenție atunci când redactați

Nu există reguli sau mostre specifice pentru astfel de litere, astfel încât structura, volumul și designul acestora depind în mare măsură de cazul specific. De exemplu, o scrisoare de notificare va fi destul de concisă (3-4 paragrafe), dar o recomandare a unui angajat sau o propunere de afaceri poate dura mai mult de o pagină.

Cu toate acestea, există câteva reguli generale la care ar trebui să le acordați atenție atunci când redactați o lucrare:

1. Actul în sine nu are forță juridică, ci este întocmit după toate regulile de executare. Structura și stilul său de prezentare trebuie să respecte principiile general acceptate ale fluxului modern de documente.
2. Propozițiile sunt construite logic, într-o succesiune clară. Expresiile ornamentate, complexe, emoționale și mai ales colocviale lipsesc. Tonalitatea este neutră.
3. Prezentarea se realizează întotdeauna doar de la 1 persoană - fie la singular, dacă textul este scris direct de la manager, fie la plural, dacă este scris în numele întregii companii.
4. Se discută scopul specific al redactării și acțiunile așteptate ale destinatarului (trimiterea unui răspuns, luarea în considerare a candidaturii unui angajat, acceptarea negocierilor, trimiterea unui document etc.).
5. Lucrarea nu reflectă interesele individuale ale managerului sau ale altor angajați, ci obiectivele companiei ca echipă. Dacă trebuie să stabiliți un contact personal, este indicat să o faceți altfel și să nu vă poziționați ca reprezentant al companiei.

TOP 5 greșeli la scriere

Erorile pot fi împărțite în 2 grupuri mari - unele sunt asociate cu scrierea ca text (încălcarea logicii, vocabularului, alte norme lingvistice), altele - cu încălcarea etichetei în afaceri în sine:

1. Greșelile de ortografie și de punctuație nu sunt permise - textul scrisorii trebuie verificat întotdeauna de cel puțin 1-2 ori înainte de trimitere.
2. Încălcarea stilului de prezentare de afaceri, prezența unor fraze emoționale, politețe excesivă sau, dimpotrivă, severitate.
3. Ton negativ - chiar și amenințările trebuie scrise fără cuvinte inutile - de exemplu: „Ne rezervăm dreptul de a merge în instanță în termen de 30 de zile de la data primirii acestei scrisori”.
4. Volum prea mare sau, dimpotrivă, prea mic. De obicei, întregul text poate fi încadrat în 1-2 pagini. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că nu trebuie să îi comunicați totul partenerului. informatii importante. Datele volumetrice, diagramele, formularele de documente pot fi incluse în aplicații.
5. Privarea interlocutorului de dreptul de a alege. De exemplu, nu trebuie să scrieți: „Vă rugăm să examinați și să aprobați versiunea finală a contractului”.

Fraze tip șablon

Utilizarea expresiilor standard tipice vorbirii de afaceri în text este complet normală și chiar de dorit. Mai jos este o listă cu cele mai frecvente clișee folosite în diferite situații.

încerci, scrii, selectezi cuvintele necesare - și totul este inutil! Un potențial partener sau investitor nu deschide scrisoarea dvs. de afaceri sau o răsfoiește fără să se obosească măcar să răspundă. Este aceasta o situație familiară? În noul nostru articol vă spunem cum să conduceți corect corespondența de afaceri și ce să scrieți într-o scrisoare, astfel încât să fie citită până la sfârșit.

Pentru cine este acest articol?

Să observăm imediat: vorbim de e-mailuri. Dacă altcineva folosește poșta melc, vă asigurăm că regulile sunt aceleași. În principiu, toate aceste reguli se aplică și trimiterilor obișnuite, despre care am scris deja. Acum vorbim despre corespondență de afaceri. Daca tu:

• un antreprenor care comunică cu oameni importanți pentru afacere;
• un angajat care scrie unui șef sau viitorului management;
• o persoană care este interesată de elementele de bază ale etichetei pe internet și ale psihologiei umane - atunci nu ezitați să o citiți, va fi interesant.

Caracteristicile corespondenței de afaceri

• prezentare lină, calmă – a nu se confunda cu limbajul birocratic sec;
• comunicarea este strict la obiect - pentru a transmite anumite informatii destinatarului;
• volum mic - o coală A4 este mai mult decât suficientă;
• respect pentru subordonare, fără familiaritate. În cazuri speciale, atunci când se dezvoltă o relație informală, nefuncțională, cu destinatarul unei scrisori de afaceri, desigur, această regulă poate fi neglijată. Dar aceasta nu va mai fi o scrisoare complet de afaceri, ci una prietenoasă, ești de acord?
• O scrisoare scrisă pe antetul companiei oferă o credibilitate deosebită. Trebuie să conțină un logo și un nume, detalii și informații de contact și adresa site-ului web.

Tipuri de scrisori de afaceri

1. Informații. Astfel de scrisori nu necesită un răspuns - le scrii pentru a-i spune destinatarului despre unele informații. De exemplu, deții un magazin online și anunță că mâine este ultima zi de reduceri. Sau că prețurile se schimbă. Există multe tipuri de scrisori de informare: ele pot exprima intenții, pot reaminti eveniment important, confirmați livrarea și primirea mărfurilor și așa mai departe.

2. Scrisori de cerere. Cât de des trebuie să le scrie antreprenorii, în special cei începători! Acestea sunt apeluri către investitori cu o cerere de sponsorizare a proiectului tău cool, nenumărate oferte de cooperare, diverse tipuri de solicitări pentru a afla, de exemplu, anumite informații.

3. Post-scrisori - ceva care uneori trebuie scris după o întâlnire cu destinatarul. În această scrisoare, amintiți-vă subiectul principal al întâlnirii dvs., exprimați-vă atitudinea față de acesta, subliniați că doriți să continuați cooperarea și oferiți opțiunea pentru momentul și locul următoarei întâlniri.

4. Garantie. Dacă ați convenit deja asupra cooperării, poate fi în curând nevoie de acest tip de scrisori. În ele garantezi că îți vei îndeplini obligațiile: vei face munca la timp, vei plăti serviciul, vei livra marfa la timp și așa mai departe.

5. Scrisorile de serviciu sunt aceleași pe care orice companie le trimite și le primește în fiecare zi. Aceasta este corespondența cu partenerii și clienții: încheierea de contracte, discuții și negocieri, familiarizarea cu lista de prețuri și catalogul de produse, memento-uri despre întâlniri - procese de lucru de rutină.

6. Scrisori de reclamație – da, așa se întâmplă. Ele sunt de obicei scrise atunci când o parte este nemulțumită de acțiunile celeilalte. Și nu doar acțiuni, ci și responsabilități consacrate în contract. De exemplu, Vasya a încheiat un acord cu furnizorii de mărfuri, iar ei, astfel de ridichi, întârzie în mod constant termenele limită. Sau și-a cumpărat o mașină, dar s-a stricat.

7. Scrisorile non-muncă sunt mesaje care nu au legătură directă cu activitățile tale. Acestea sunt felicitări, mulțumiri pentru muncă și chiar condoleanțe - totul se întâmplă în viață.

1. Titlu. Alcătuirea antetelor de e-mail este o știință. Citiți mai multe despre tehnici secrete despre care am vorbit în articol. Pe scurt, titlurile scrisorilor de afaceri ar trebui să fie cât mai utile destinatarului.

Provocațiile și umorul sunt puțin probabil să fie potrivite aici: scriem unor oameni serioși, vă amintiți? Dacă ajungeți să cunoașteți persoana mai bine, atunci puteți încerca, dar deocamdată este mai bine să nu riscați.

1. Introducere. La fel ca o scrisoare obișnuită, o scrisoare de afaceri începe cu o introducere sau un preambul. În ea salutați și spuneți însăși esența, carnea. Economisiți timpul destinatarului: spuneți-i imediat ce aveți nevoie de la el. „Eu, Vasya Pupkin, am venit cu un startup cool în domeniul marketingului pe Internet (construcții, frumusețe, industrie, auto – în funcție de domeniul tău de activitate) și vă rog să vă familiarizați cu acesta și să îl susțineți financiar. Principala greșeală în această etapă este să vă lăsați gândurile să rătăcească, să bolborosească și să nu ajungeți la miezul problemei.
2. Partea principală aici totul este simplu: spuneți în detaliu care este ideea dvs., prezentați fapte și argumente care îl pot interesa pe destinatar. Dacă ne întoarcem la Vasya și startup-ul său, el ne va explica care este esența acesteia, beneficiile și beneficiile pentru umanitate în general și pentru destinatarul scrisorii în special. El va oferi cifre și fapte, opinia publicului țintă și opinia experților. Credem în Vasya, el poate face!
3. Cel mai important. Dacă întrebi, întreabă din nou. Dacă întrebi, pune întrebarea clar și specific. Dacă sperați în cooperare, formulați din nou propunerea în mod clar. Și toate acestea în câteva rânduri.
4. Concluzie. Vă mulțumim pentru atenție și exprimați-vă speranța că destinatarul vă va răspunde sau va întreprinde o altă acțiune necesară. Utilizați un îndemn la acțiune ca în vânzarea textelor sau .
5. Furnizați datele dvs.: numele complet, persoanele de contact, numele organizației și detaliile acesteia.
6. Fișiere atașate. Acest lucru este adesea uitat, dar în zadar. Mulți oameni consideră că este mai ușor să evalueze informațiile vizuale decât doar literele și liniile. Atașați la scrisoare fotografii pentru cea mai completă imagine a subiectului scrisorii, atașați documentele necesare pentru a asigura destinatarului solvabilitatea și seriozitatea intențiilor dumneavoastră.

Cele mai frecvente greșeli în scrisorile de afaceri

1. Nu saluta. Da, mii de politicoși și oameni educați Din anumite motive, ei uită să spună bună, începând o scrisoare cu cuvintele „Dragă...” Desigur, este plăcut să fii respectat, dar nimeni nu a anulat vreodată un simplu salut uman.
2. După cum s-a spus deja, a răspândi un gând, adică un gând, de-a lungul copacului. Dacă sari de la un lucru la altul, învață să-ți formulezi gândurile și, dacă nu ai timp, angajează copywriteri și jurnaliști - cu siguranță ei vor ajuta.
3. Vorbește cu o limbă fără viață și uscată. Lăsați toate aceste „luând în considerare”, „dacă este posibil” oficialilor - nu vă exprimați așa în viata reala, deci de ce ar trebui destinatarul dvs.? Ai milă de persoană, scrie cât mai simplu!
4. În același timp, nu aluneca în familiaritate. Există două stiluri în corespondența de afaceri: personală și formală. În personal, comunici la persoana întâi - adică „Eu, Vasya Pupkin, îți ofer...” În pronumele personale formale, de regulă, sunt înlocuite cu neutru-neutru „Compania Horns and Hoofs îți oferă. ..” Ce stil este mai aproape de tine și în ce măsură se corelează cu domeniul de activitate al destinatarului tău - depinde de tine. Dacă partenerul tău este tânăr omul modern, nu ezitați să scrieți la persoana întâi. Dacă trebuie să comunicați cu agențiile guvernamentale sau cu organizațiile municipale, este mai bine să nu tentați soarta și să comunicați neutru. Îți vor răspunde - trebuie! - dar poți face o impresie negativă. Fii relevant.
5. Fii nefondat. Poți spune de o sută de ori ce ofertă profitabilă și idee grozavă ai, dar ce rost are fără dovezi? Oamenii de afaceri sunt obișnuiți să opereze cu fapte pe care nu le cred cuvinte frumoase si poze. Cifre, fapte, detalii - acestea sunt principalele voastre arme.
6. Nu ia, ci forja. Imaginează-ți că tu însuți primești o scrisoare de afaceri de la Vasya Pupkin. Îl deschizi, începi să citești și acolo... nimic altceva decât laude pentru Vasya și produsul lui. Mă bucur pentru Vasya, ați putea crede, dar ce contează asta pentru mine? Dar dacă Vasya vă spune cum vă poate ajuta, ce beneficii va aduce și cât de repede se va amortiza investiția, atunci lucrurile vor deveni interesante.
7. Erori, greșeli de scriere, design neglijent (fonturi diferite, lipsă de spații) - fără comentarii.
8. Utilizarea excesivă a argoului. Chiar dacă tu și destinatarul lucrezi în același domeniu cu un argo profesional special, folosește expresii specifice cu atenție. Este mai bine să le inserați în text la minimum, să descifrați abrevierile, să explicați sensul unor cuvinte. Ce se întâmplă dacă interlocutorul tău are 60 de ani?
9. Irelevanță. Încă sperăm în Vasya. Vasya este deștept, nu va trimite proprietarilor de saloane de înfrumusețare oferte despre startup-ul său în afacerea auto. De câte ori Pet și Kohl fac o asemenea greșeală? Cum se creează o bază de date de adrese pentru trimiterea ofertelor comerciale este bine scris în articol.

Cum să nu și cum să. Exemplu real

Și iată-l - cel mai mult întrebarea principală, la care mintea colectivă va răspunde acum. Editorul Pavel Molyanov a organizat recent o competiție între abonații grupului său pe VKontakte.

Un antreprenor trebuie să conducă corespondență activă cu ambii oficiali(de exemplu, reprezentanți ai agențiilor guvernamentale), și cu cei „semi-oficiali” - parteneri, contractori, specialiști angajați în mod independent și așa mai departe. Abilitatea de a comunica în scris se dezvoltă destul de repede, dar la început poți face o mulțime de greșeli și poți face o impresie nu cea mai plăcută destinatarilor tăi. În acest articol vom vorbi despre caracteristicile scrierii atât a scrisorilor de afaceri obișnuite (pe hârtie), cât și a mesajelor electronice.

Forma și designul scrisorii

Asigurați-vă că utilizați antetul companiei dvs. Acest lucru face întotdeauna o impresie și crește loialitatea „interlocutorilor”. Tipul de formulare, standardele de completare a acestora și elementele de proiectare trebuie specificate în comanda organizației (sau instrucțiuni pentru munca de birou). Cerințele de bază pentru formularele scrisorilor de afaceri pot fi găsite în GOST 2003 „Cerințe pentru pregătirea documentelor”.

Este recomandabil să „strângeți” informațiile de bază despre companie în forma:

• nume (și nume prescurtat);
• adresele reale și poștale;
• Adresa de e-mail;
• numere de contact;
• adresa site-ului.

Aceasta nu este o listă de date necesare, ci doar o listă de mostre. Dacă doriți, puteți adăuga sau exclude ceva.

Cerințele generale pentru scrierea unei scrisori sunt următoarele:

• indentație minimă – 10 mm în dreapta și 20 mm în stânga, sus și jos;
• dacă litera este scrisă pe două sau mai multe coli, fiecare dintre ele trebuie numerotată la mijloc în partea de sus;
• Fiecare cerere este numerotată separat;
• în colțul din stânga sus este indicat numărul de ieșire al scrisorii (nu uitați să îl înregistrați în jurnalul de înregistrare a documentului);
• în colțul din dreapta sus sunt indicate numele organizației, funcția destinatarului și prenumele acestuia cu inițiale;
• în colțul din stânga jos - funcția dvs., numele de familie cu inițiale și semnătura;
• Asigurați-vă că puneți data la care a fost scrisă scrisoarea în partea de jos.

Cu toate acestea, GOST 2003 permite utilizarea formelor nu numai cu unghiular, ci și cu aranjarea longitudinală a detaliilor (când sunt indicate în centru). Aranjamentul colțului arată mai familiar și este mai ușor de citit, așa că este mai bine să alegeți această opțiune.

Reguli generale de scriere

Structura clasică a textului unei scrisori de afaceri include trei elemente:

• partea introductivă (o scurtă expunere a motivelor pentru care se scrie scrisoarea, scopul acesteia);
• conținut (descrierea situației, propunere de soluții, enunț de concluzii și recomandări);
• partea rezumat (un scurt rezumat cu o indicație clară a ceea ce așteptați de la destinatar).

Ar trebui să înțelegeți întotdeauna scopul pentru care scrieți o scrisoare. Vrei să oferi cooperare? Spuneți nemulțumirile dvs.? Invitați la o prezentare sau alt eveniment? Scrieți numai despre asta și nu vă lăsați distras de argumente și presupuneri lungi care nu sunt relevante pentru subiect.

Fiecare scrisoare comercială ar trebui să aibă un scop specific. Dacă atingeți mai multe probleme în ea, acestea ar trebui să fie strâns legate între ele. Dacă trebuie să contactați aceeași organizație pe mai multe subiecte diferite, este mai bine să scrieți o scrisoare separată pentru fiecare dintre ele.

Limbajul scrisului

Stilul corespondenței de afaceri este o afacere oficială „ușoară”. Este posibil și necesar să standardizați fraze, să folosiți unele clișee și clișee, dar nu este recomandat să reduceți toate acestea la birocrație uscată. Limbajul „viu” este întotdeauna perceput ușor și favorabil. Desigur, afaceri limbaj scris trebuie să respecte normele de etichetă (care vor fi discutate mai jos), dar esența problemei ar trebui să fie enunțată clar și concis.

Câteva sfaturi practice:

• utilizare cuvinte simple: termenii „inteligenti” sunt percepuți prost și provoacă adesea iritare pentru persoana care este forțată să-i citească și să-i descifreze;
• folosiți verbele mai des și adjectivele mai rar;
• nu vă răspândiți gândurile peste arbore - doar specific și numai în cadrul unui subiect dat, fără multe detalii și detalii neimportante;
• evitați afirmațiile lungi, dacă este posibil nu folosiți fraze participiale și participiale;
• scrieți în mod specific: diverse „despre asta”, „ele/el/ea” sunt inacceptabile;
• evita inconsecvențele logice și tranzițiile bruște de la un bloc semantic la altul;
• verificați tot ce este scris după ureche: erorile de vorbire apar în aproape fiecare text needitat.

Una dintre regulile principale pentru scrierea scrisorilor de afaceri este: mesajul trebuie să fie alfabetizat și corect din punct de vedere stilistic.

Caracteristici ale adresei destinatarului

De regulă, destinatarului i se adresează o singură dată, la începutul scrisorii. Acest lucru se poate face în trei moduri.

1. Dacă vă adresați unei persoane pentru prima dată (sau dacă s-a stabilit o relație pur oficială între dvs. și destinatar), ar trebui să utilizați o adresă care indică o anumită distanță. Exemplu: „Stimate domnule Ivanov!”
2. Dacă vă adresați unei persoane cu care ați stabilit de mult timp o relație de afaceri de încredere, este mai bine să o numiți după prenumele și patronimul. Exemplu: „Dragă Ekaterina Leonidovna!”
3. Când vă adresați unui grup, utilizați expresia standard „stimați domni!”

În partea finală trebuie să folosiți așa-numita frază de închidere. Există mai multe opțiuni aici:

• „Cu respect”, „Cu stimă”;
• "CU Cele mai bune urări»;
• „Cu speranța unei cooperări continue”;
• „Suntem întotdeauna bucuroși să vă oferim un serviciu”;
• etc.

Într-un cuvânt, alegerea ultimei fraze este o chestiune de gust.

Etica scrisului de afaceri

Chiar și disprețul voalat dintr-o scrisoare de afaceri nu trece neobservat. Desigur, în acest caz, nu vei mai putea conta pe o atitudine pozitivă sau chiar egală față de tine. Concluzia este evidentă: nu cedați în fața emoțiilor și mențineți-vă în limite chiar dacă destinatarul chiar vă enervează. Acordați întotdeauna atenție tonului mesajului.

Ar trebui să fiți deosebit de atenți atunci când redactați o scrisoare care conține un refuz. Este extrem de neînțelept să începeți un astfel de mesaj cu un „nu” categoric într-o formă sau alta - acest lucru va crea în persoană sentimentul că a fost pur și simplu trimis. Încercați să oferiți mai întâi explicații convingătoare (nu fragile). După ce am subliniat pe scurt motivele refuzului, ar trebui să treceți fără probleme la declarația acestuia. În acest caz, puteți utiliza următoarele formulări:

• „Din păcate, nu vedem nicio modalitate de a vă satisface cererea”;
• „Solicitarea dumneavoastră nu poate fi acceptată din următoarele motive...”;
• „Regretăm profund, dar suntem forțați să vă respingem oferta.”

În mod ideal, chiar înainte de a justifica refuzul - chiar la începutul scrisorii - ar trebui să repetați pe scurt cererea destinatarului. Va înțelege că i-ați citit cu atenție cererea sau propunerea și probabil că o va aprecia. Poate că în viitor veți lucra din nou împreună - de ce să difuzați imediat negativul și să speriați persoana cu o duritate excesivă?

Nu merge niciodată la cealaltă extremă. Linguşirea şi numeroasele asigurări de afecţiune sinceră sunt semne evidente nesinceritate. Nesinceritatea provoacă întotdeauna respingere.

Alcătuirea e-mailurilor

Mesajele pe hârtie au devenit deja învechite. Desigur, corespondența „de hârtie” nu va dispărea niciodată complet, dar în câțiva ani scrisorile scrise pe antet clasic vor deveni o raritate. Negocierile se desfășoară din ce în ce mai mult pe cale electronică. Un antreprenor modern trimite acum mult mai multe scrisori prin e-mail decât prin poștă obișnuită.

Scrisorile de afaceri trimise prin e-mail sunt scrise folosind același lucru reguli generale. Cerințe privind limbajul, stilul și tonul, respectarea standardelor de etichetă - toate aceste elemente obligatorii nu se schimbă. Cu toate acestea, mesajele electronice au și propriile lor caracteristici specifice.

1. Asigurați-vă că datele dvs. de conectare arată solide sau cel puțin adecvate. [email protected]- Bine, [email protected]- Prost.
2. Este foarte important să completați întotdeauna câmpul Subiect. Această linie determină dacă o persoană va deschide mesajul primit. Dacă îi scrii cuiva pe care nu-l cunoști, ar trebui să încerci să găsești un titlu interesant. Dar nu exagerați – subiecte precum „Urgent!!! Oferta unica, deschis chiar acum!” Ele vă fac doar să doriți să faceți clic rapid pe pictograma coșului de gunoi din partea de sus. Titlul trebuie să fie format din 3-5 cuvinte și să reflecte conținutul mesajului.
3. Dacă nu sunteți familiarizat cu destinatarul, descrieți pe scurt cine sunteți și cum ați aflat despre el. Fără această introducere necesară, mesajul poate fi considerat spam și șters imediat.
4. Nu dezactivați citarea în setări - lăsați corespondența anterioară să fie afișată mai jos, sub tăietură.
5. A citi de pe un ecran este o plăcere dubioasă. O scrisoare de hârtie poate fi ridicată și numai din acest motiv este percepută mai serios la nivel inconștient decât una electronică. Luați în considerare acest lucru.
6. Cu cât mesajul de e-mail este mai scurt, cu atât se va răspunde mai rapid.
7. Folosiți doar fonturi standard.
8. Nu abuzați de evidențierea textului - cel mai mult puncte importante Puteți folosi „bold”, dar folosirea diferitelor culori este inacceptabilă.
9. Fără majuscule. Nu. Chiar și la subtitluri. Același lucru este valabil și pentru semnele de punctuație duplicate.
10. Împărțiți textul în paragrafe cu spațiu între ele (doar lăsați o linie goală).
11. Puteți atașa imagini sau fișiere text la e-mail. Materiale suplimentare și clarificări, comentarii, extinse descrieri detaliate– toate acestea ar trebui să fie în fișiere atașate, dar nu în corpul scrisorii.
12. În corespondența de afaceri cu persoanele cu care v-ați stabilit relație de încredere(vorbim despre parteneri de încredere, contractori de încredere) puteți folosi ocazional emoticoane. Acest lucru va „reanima” comunicarea – emoticoanele de pe ecran (chiar și într-un mesaj de afaceri) sunt percepute destul de pozitiv. Desigur, ele nu pot fi folosite în litere „de hârtie”.
13. Asigurați-vă că semnați. În e-mailuri, acesta constă de obicei din 3-6 rânduri și include numele și prenumele expeditorului, funcția acestuia, numele companiei, adresa site-ului web și numărul de telefon de contact.

Exemplu de semnătură:

Cu stimă,

Ivan Ivanov

[email protected]

http://site.com.

Vă oferim un exemplu de scrisoare de afaceri.

Rezumând

Deși totul este destul de simplu, exemplele de scrisori de afaceri scrise corect nu sunt atât de numeroase. Antreprenorii devin în mod regulat confuzi în design, folosesc adrese care nu sunt complet corecte și uită de nuanțe importante.

Să enumerăm principalele caracteristici ale mesajelor de afaceri bune:

• obiectivitate;
• concizie (este recomandabil ca scrisoarea să nu ia mai mult de o pagină);
• ton neutru de prezentare;
• lipsă de raționament, narațiune, detalii excesive;
• lipsa evaluărilor emoționale;
• o relație logică clară între părți ale textului și fraze individuale.

Acesta este un fel de listă de verificare pe care o puteți verifica la început. După ce sute de mesaje de afaceri au fost compilate și trimise, nu va mai fi nevoie de ele. Nu ignorați regulile menționate mai sus și amintiți-vă: abilitățile de corespondență de afaceri „puse” îmbunătățesc semnificativ reputația și, în consecință, imaginea companiei.

Cum să scrieți o scrisoare de afaceri care nu se va pierde în „gunoaiele de informații” și va fi citită? Reguli, recomandări, exemple

Cuvântul este un instrument de afaceri accesibil. În lumea afacerilor, este imposibil să găsești o persoană care nu folosește cuvinte în munca sa.

Afacerile moderne se transformă treptat într-o afacere de corespondență. Folosind scrisori - electronice sau tradiționale - are loc comunicarea cu clienții, parteneri de afaceri, angajatorii. Scrisoarea poziționează autorul fie ca profesionist, fie ca persoană cu care nu ar trebui să continuați o relație.

Un profesionist trebuie să fie capabil să scrie

• Este clar
• eficient
• cu seriozitate
• Interesant

Și niciodată nu este prea târziu să înveți asta. Să începem cu elementele de bază: înțelegeți diferența dintre scrisul de afaceri și scrisul obișnuit.

Cum este o scrisoare de notificare diferită de o scrisoare obișnuită? Specificul unei scrisori de afaceri

scrisoare - text scurt una sau două pagini, al căror scop este acela de a transmite informații despre ceva către destinatar.

Natura informațiilor și relația dintre expeditorul și destinatarul scrisorii împart corespondența în

• afaceri (formale)
• personal (informal)

O scrisoare de afaceri se caracterizează prin:

• concizie
• precizie
• raționament și logică
• continutul informativ
• neutralitate evaluativă și emoțională
• standardizare:
• se folosesc formulare oficiale
• se folosesc figuri de stil stabile, termeni și construcții clericale speciali
• număr de subiecte - 1-2
• direcționarea
• lanț de comandă clar definit (dacă este necesar)

Ce tipuri de scrisori comerciale există?

Tipul de scrisoare de afaceri determină

1. Scopul scrierii acestuia

Scopuri comerciale

• Doriți să încheiați o afacere și să propuneți termenii specifici acesteia - întocmește o scrisoare de ofertă (ofertă) pentru destinatar

• Dacă nu v-ați decis asupra condițiilor tranzacției acceptabile pentru dvs., trimiteți o scrisoare de cerere
• Doriți să vă informați destinatarul despre o încălcare a obligațiilor contractuale din partea acestuia? Scrieți o scrisoare de revendicare (reclamație)

Scopuri non-profit

• Mulțumiți într-o scrisoare de mulțumire
• Confirmați-vă obligațiile cu o scrisoare de garanție și acordul dvs. cu o scrisoare de confirmare
• Scrieți buletine informative dacă credeți că informațiile dvs. vor fi de interes pentru destinatar
• Amintiți-vă despre acorduri importante, obligații, penalități cu scrisori de reamintire
• Felicitează în scrisorile de felicitare, cere în scrisori de cerere, condolează în scrisori de condoleanțe
• Dacă trebuie să trimiteți documente importante sau bunuri materiale, asigurați-vă că pregătiți o scrisoare de intenție pentru încărcătura dumneavoastră

2. Destinatar

Dacă adresați o scrisoare mai multor destinatari simultan, atunci scrieți o scrisoare circulară

Scrisoarea ta poate atinge mai multe subiecte în același timp, ceea ce o face automat cu mai multe fațete

4. Structura

Literele reglementate implică compilarea părții de text a scrisorii după un anumit model, în timp ce literele nereglementate au o formă liberă de prezentare

5. Forma de plecare

• într-un plic
• în formă electronică
• prin fax

Structura unei scrisori de afaceri: introducere, corp, concluzie

Structura unei scrisori de afaceri standard necesită o analiză mai atentă.

O scrisoare formatată corect ar trebui să corespundă următorului contur:

Să aruncăm o privire mai atentă la câteva puncte ale schemei:

1. Titlu

De obicei, acesta este un scurt rezumat al subiectului scrisorii.

Important: Scrieți titlul corect dacă doriți ca destinatarul să vă citească scrisoarea.

Absența titlurilor în corespondența de afaceri este tipică pentru începătorii care nu au abilități de bază în conducerea corespondenței de afaceri.

2. Recurs

• are forma tradițională „Dragă”
• cu majuscule la mijlocul liniei

Important: Utilizarea abrevierilor este interzisă!

3.Preambul

• introduce destinatarului ideea principală a scrisorii
• pregăteşte destinatarul pentru perceperea corectă a informaţiilor ulterioare cuprinse în scrisoare

4. Corpul principal al textului fundamentează ideea cheie expusă în preambul

În această parte a scrisorii

• indicați clar esența propunerii/contestației
• furnizați argumente: fapte, cifre, alte precizări pe tema scrisorii. opinia expertului, propria experiență pozitivă/negativă

Pentru ușurința justificării, puteți folosi următoarea diagramă:

Important: ultimul paragraf ar trebui să conțină o expresie care să indice un anumit pas sau rezultatul așteptat și să încurajeze destinatarul să ia măsuri

5. În concluzie:

6. În fereastra „Semnătură”, trebuie indicate informații despre destinatar:

• denumirea funcției

Cum să nu greșești în alegerea unui stil de scriere?

În corespondența de afaceri, trebuie să faci constant alegeri în ceea ce privește stilul de scris și tonul comunicării cu destinatarul. Cât de sec, formal sau, dimpotrivă, cât de viu, cald și uman ar trebui să fie mesajul tău?

• Stilul personal în corespondența de afaceri subliniază calitățile individuale ale persoanei care scrie scrisoarea
• Când se utilizează stil formal sunt prezentate faptele și pe baza acestora se trag concluzii adecvate
• Stilul personal presupune comunicarea între autorul scrisorii și destinatar în condiții egale
• Stilul formal demonstrează un lanț clar de comandă și o forță cu care cititorul scrisorii este forțat să ia în calcul.

Pentru a alege stilul de comunicare potrivit într-o scrisoare de afaceri, luați în considerare:

• în ce categorii de greutate vă aflați tu și destinatarul?
• vrei să negociezi pe cale amiabilă sau să aplici presiune dintr-o poziție de forță

Cum să rămânem la stilul ales?

Stilul personal

• Prezența pronumelor personale: eu, noi, tu
  De exemplu: îmi cer scuze față de dvs. și sper sincer că greșeli similare nu se vor mai repeta.
• Contestații și cereri directe
  De exemplu: Vă rugăm să nu lăsați obiectele personale nesupravegheate
• Utilizarea expresiilor evaluative emoționale: tinerețe vedetă, eșec asurzitor

Stilul formal

• Înlocuirea pronumelor personale cu substantive abstracte
  De exemplu: Administrația cinematografului își cere sincer scuze pentru schimbarea programului spectacolului de seară
• Înlocuirea contestațiilor și solicitărilor personale cu declarații
  De exemplu: Vă rugăm să nu lăsați obiectele personale nesupravegheate
• Utilizarea birocrației comune: Vă aduc la cunoștință, datorită faptului că

Un stil formal nu este absolut potrivit dacă scrii o scrisoare de mulțumire sau o scrisoare de condoleanțe, adică acele scrisori de afaceri în care trebuie să exprimi sentimente. Într-o situație în care scrieți o scrisoare de cerere sau o scrisoare de ofertă, este, de asemenea, mai bine să rămâneți la un stil personal.

Ce este o scrisoare de plângere și cum se scrie? Cum este diferit de alte tipuri de litere?

Important: atunci când compuneți o scrisoare, concentrați atenția destinatarului asupra exact acțiunilor pe care le așteptați de la el. Indicați, de asemenea, termenele limită specifice pentru implementarea sarcinilor pe care le-ați stabilit.

Șablonul de scrisoare de reclamație vă va ajuta să îl compuneți corect:

Ce este o scrisoare de răspuns și cum se scrie?

Există două tipuri de scrisori de sfaturi:

• scrisoare de refuz
• scrisoare cu răspuns pozitiv

Redactarea ambelor tipuri de scrisori are două reguli generale (cu condiția ca scrisoarea de inițiativă să fie redactată corect):
1. Scrisoarea de răspuns păstrează vocabularul și tiparele de vorbire ale scrisorii de inițiativă
2. Textul scrisorii de răspuns nu trebuie să conțină informații despre

• data redactării scrisorii de inițiativă
• numărul său de înregistrare

Un exemplu de scrisoare de refuz prietenoasă și corectă este prezentat mai jos:

Cu toate acestea, refuzul nu trebuie să fie întotdeauna blând. Există situații în care este necesar un stil de comunicare dur și strict. Mai jos este un șablon de scrisori de respingere pentru toate ocaziile, de la greu la moale:

Scrisoare de informare: diferența dintre scrisorile de răspuns și scrisorile de plângere

Scrisoarea de informare este multifuncțională:

• rapoarte (de exemplu, despre modificările de preț în listele de prețuri)
• notifică (despre realegerea membrilor consiliului de administrație)
• notifică (despre expedierea mărfurilor)
• declară (de intenții)
• confirmă (primirea mărfurilor)
• reamintește (de îndeplinirea obligațiilor asumate prin contract)
• face publicitate și informează (despre companie în general, despre bunuri/servicii în special)

Poate cel mai mult problemă de actualitate Astăzi întrebarea este cum să compun corect o scrisoare de publicitate și informare.

1. Lipsa structurii
2. Prezența argoului sau a limbajului informal în textul scrisorii
3. Design neglijent
4. Abundență de greșeli de ortografie, sintactice, stilistice
5. Lipsa faptelor de încredere și a informațiilor obiective din scrisoare
6. Încălcarea regulilor de bază de politețe (în special în scrisorile de plângere)
7. Folosirea de propoziții greoaie și neclare în text
8. Lipsa de logica in prezentarea materialului
9. Lipsa explicațiilor abrevierilor
10. Neclaritatea generală a textului dacă este compilat fără scop

Ce altceva trebuie să știi despre scrisorile de afaceri?

1. Pentru corespondența de afaceri modernă, se utilizează metoda structurii bloc de compunere a textului.
Această metodă economisește timp și menține stilul general al tuturor documentației de afaceri. O trăsătură caracteristică a metodei este punctuația deschisă sau absența punctelor/virgulelor (de exemplu, la crearea listelor)

2. Un font sans-serif (de exemplu, Arial) poate fi folosit pentru titlul scrisorii. Un astfel de font este perceput la nivel subconștient ca fiind stabil și solid.

3. Fonturile serif (Times News Roman) ar trebui să fie folosite în corpul textului. Serifurile facilitează trecerea ochilor de la o literă la alta, făcând citirea mai rapidă.

Important: Există scrisori care sunt întotdeauna scrise doar de mână!
Acestea sunt scrisori de felicitări, scrisori de condoleanțe, scrisori de recunoștință

Cantitate mare informatii utile referitor la redactarea textelor scrisorilor de afaceri pot fi găsite în videoclipul de la Sasha Karepina.

Video: Cum să scrieți scrisori de intenție și CV-uri

Videoclip: „Învățăm de la povestitori.” Secretele vânzării textelor