Επίσημη επαγγελματική επιστολή. Παρακαλώ πληρώστε για άλλη εταιρεία. Επιστολή αίτησης για οργάνωση συνάντησης

1. Το γράμμα εκτυπώνεται σε λευκό χαρτί ή ανοιχτόχρωμο χαρτί σε μορφή A4 (210 x 297 mm) ή A5 (148 x 210 mm).

2. Το φύλλο πρέπει να έχει πεδία τουλάχιστον:

20 mm - αριστερά.

10 mm - δεξιά.

20 mm - πάνω?

20 mm - χαμηλότερα.

Η ημερομηνία της επιστολής είναι η ημερομηνία υπογραφής της. Η ημερομηνία γράφεται με αραβικούς αριθμούς με τη σειρά: ημέρα του μήνα, μήνας, έτος. Η ημέρα του μήνα και ο μήνας γράφονται σε δύο ζεύγη αραβικών αριθμών που χωρίζονται με μια τελεία. έτος - τέσσερις αραβικοί αριθμοί.

4. Εξερχόμενος αριθμός.

Ο αριθμός εγγραφής (εξερχόμενος) του γράμματος αποτελείται από τον αύξοντα αριθμό του, ο οποίος μπορεί να συμπληρωθεί κατά την κρίση του με ένα ευρετήριο (για παράδειγμα, τα αρχικά της κεφαλής της κατεύθυνσης). Ο αριθμός εγγραφής μιας επιστολής που συντάσσεται από κοινού από δύο ή περισσότερα τμήματα αποτελείται από τους αριθμούς εγγραφής του γράμματος καθενός από αυτά τα τμήματα, χωρισμένους με κάθετο.

6. Αποδέκτης

Ο αποδέκτης μπορεί να είναι οργανισμοί, τα δομικά τους τμήματα, υπάλληλοι ή άτομα. Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν υπάλληλο, τα αρχικά αναγράφονται ΠΡΙΝ από το επίθετο. Το όνομα του οργανισμού και η δομική του μονάδα αναγράφεται στην ονομαστική περίπτωση.

Για παράδειγμα:

LLC "Εταιρεία "Όνομα"

Τμήμα προγραμματισμού

Η θέση του ατόμου στο οποίο απευθύνεται η επιστολή υποδεικνύεται στη δοτική περίπτωση, Για παράδειγμα:

Γενικός Διευθυντής

LLC "Εταιρεία "Όνομα"

Α.Α. Ιβάνοφ

LLC "Εταιρεία "Όνομα"

Τμήμα προγραμματισμού

ΒΒ. Πετρόφ

Η επιστολή δεν πρέπει να περιέχει περισσότερους από τέσσερις αποδέκτες. Η λέξη «Αντιγραφή» δεν αναγράφεται πριν από τον δεύτερο, τρίτο, τέταρτο παραλήπτη. Εάν ο αριθμός των παραληπτών είναι μεγαλύτερος, δημιουργείται μια λίστα αλληλογραφίας.

Το χαρακτηριστικό "Addressee" μπορεί να περιλαμβάνει μια ταχυδρομική διεύθυνση. Τα στοιχεία της ταχυδρομικής διεύθυνσης υποδεικνύονται με τη σειρά που καθορίζεται από τους κανόνες για την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών.

Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν οργανισμό, αναφέρετε το όνομά του και, στη συνέχεια, την ταχυδρομική διεύθυνση, Για παράδειγμα:

LLC "Εταιρεία "Όνομα"

Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001

Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε ένα άτομο, αναφέρετε το επώνυμο και τα αρχικά του παραλήπτη και, στη συνέχεια, την ταχυδρομική διεύθυνση, Για παράδειγμα:

Sidorov V.V.

αγ. Svobody, 5, apt. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Κείμενο της επιστολής

Το κείμενο της επιστολής συντάσσεται με τη μορφή πίνακα, συνεκτικού κειμένου ή συνδυασμού αυτών των δομών.

Οι στήλες και οι σειρές του πίνακα πρέπει να έχουν επικεφαλίδες που εκφράζονται με ένα ουσιαστικό στην ονομαστική πτώση. Οι υπότιτλοι των στηλών και των γραμμών πρέπει να είναι συνεπείς με τις επικεφαλίδες. Εάν ο πίνακας εκτυπώνεται σε περισσότερες από μία σελίδες, οι στήλες του πίνακα πρέπει να είναι αριθμημένες και μόνο οι αριθμοί αυτών των στηλών πρέπει να εκτυπώνονται στις επόμενες σελίδες.

Ένα συνδεδεμένο κείμενο αποτελείται συνήθως από δύο μέρη. Το πρώτο μέρος υποδεικνύει τους λόγους, τους λόγους, τους στόχους της σύνταξης της επιστολής, το δεύτερο (τελικό) - αποφάσεις, συμπεράσματα, αιτήματα, προτάσεις, συστάσεις. Το κείμενο μπορεί να περιέχει ένα τελευταίο μέρος (για παράδειγμα, ένα αίτημα χωρίς εξήγηση).

Στο κείμενο μιας επιστολής που συντάχθηκε με βάση έγγραφα άλλων οργανισμών, αναφέρονται τα στοιχεία τους: όνομα του εγγράφου, όνομα του οργανισμού - ο συντάκτης του εγγράφου, ημερομηνία του εγγράφου, αριθμός εγγραφής του εγγράφου, τίτλος το κείμενο.

Στην επιστολή χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες μορφές παρουσίασης:

α' πληθυντικό πρόσωπο ( "παρακαλώ στείλτε", "στείλτε για εξέταση");

Α' ενικό πρόσωπο ( "Το θεωρώ απαραίτητο", "παρακαλώ τονίστε");

γ' ενικό πρόσωπο ( «Η κοινωνία δεν έχει αντίρρηση», η «Name» LLC το θεωρεί πιθανό»).

8. Εφαρμογή

Εκδίδεται σημείωμα που δηλώνει την παρουσία του συνημμένου που αναφέρεται στο κείμενο της επιστολής ως εξής:

Εφαρμογή: για 5 l. σε 2 αντίτυπα.

Εάν το γράμμα έχει συνημμένο που δεν αναφέρεται στο κείμενο, τότε αναφέρετε το όνομά του, τον αριθμό των φύλλων και τον αριθμό των αντιγράφων. εάν υπάρχουν πολλές αιτήσεις, είναι αριθμημένες, Για παράδειγμα:

Παράρτημα: 1. Μίσθωση 5 λτ. σε 2 αντίτυπα.

2. Πιστοποιητικό μεταφοράς και παραλαβής για 1 λίτρο. σε 2 αντίτυπα.

Εάν οι αιτήσεις είναι δεμένες, τότε ο αριθμός των φύλλων δεν αναφέρεται.

Εάν στην επιστολή επισυνάπτεται άλλο έγγραφο, το οποίο έχει επίσης συνημμένο, εκδίδεται σημείωμα που δηλώνει την παρουσία του συνημμένου ως εξής:

Παράρτημα: επιστολή του Υπουργείου Εσωτερικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 05.05.2007 N 02-6/172 και ένα παράρτημα σε αυτήν, μόνο 3 σελίδες.

Εάν η αίτηση δεν αποσταλεί σε όλες τις διευθύνσεις που καθορίζονται στο έγγραφο, τότε εκδίδεται σημείωση που υποδεικνύει τη διαθεσιμότητά της ως εξής:

Εφαρμογή: για 3 l. σε 5 αντίτυπα. μόνο στην πρώτη διεύθυνση.

9. Υπογραφή

Η λεπτομέρεια "Υπογραφή" περιλαμβάνει: τον τίτλο της θέσης του ατόμου που υπέγραψε την επιστολή (πλήρης εάν η επιστολή δεν έχει συνταχθεί σε επιστολόχαρτο και συντομογραφία για μια επιστολή που συντάσσεται σε επιστολόχαρτο) και ένα αντίγραφο της υπογραφής ( αρχικά, επώνυμο), Για παράδειγμα:

Όταν μια επιστολή υπογράφεται από πολλούς υπαλλήλους, οι υπογραφές τους τοποθετούνται η μία κάτω από την άλλη με τη σειρά που αντιστοιχεί στη θέση που κατέχουν, Για παράδειγμα:

Κατά την υπογραφή ενός εγγράφου από πολλά άτομα ίσων θέσεων, οι υπογραφές τους τοποθετούνται στο ίδιο επίπεδο, Για παράδειγμα:

10. Εκτύπωση

Το αποτύπωμα της σφραγίδας πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής υπαλλήλου σε έγγραφα που πιστοποιούν τα δικαιώματα προσώπων που καταγράφουν γεγονότα που σχετίζονται με ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ Κεφάλαια, καθώς και σε άλλα έγγραφα ΠΟΥ ΠΑΡΕΧΟΥΝ πιστοποίηση γνήσιου υπογραφής.

11. Ερμηνευτής

Το σήμα σχετικά με τον εκτελεστή περιλαμβάνει τα αρχικά και το επώνυμο του εκτελεστή του εγγράφου και τον αριθμό τηλεφώνου του. Ένα σημάδι για τον εκτελεστή τοποθετείται στην μπροστινή ή πίσω πλευρά του τελευταίου φύλλου του εγγράφου στην κάτω αριστερή γωνία, Για παράδειγμα:

Γράμματα γράφτηκαν από αμνημονεύτων χρόνων και συνεχίζουν να γράφονται μέχρι σήμερα. Λειτουργούν ως εργαλείο επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων, βοηθώντας να μεταφερθεί ξεκάθαρα η ουσία στον συνομιλητή, που ήταν και ο λόγος για τη συγγραφή του. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε διάφορους τύπους επαγγελματικής αλληλογραφίας και θα μάθουμε πώς να συνθέτουμε σωστά επαγγελματικές επιστολές.

Για να συνθέσετε σωστά οποιαδήποτε επιχειρηματική επιστολή, πρέπει να είστε σε θέση να δηλώσετε με σαφήνεια την ουσία της και να τη δομήσετε σωστά. Η επαγγελματική αλληλογραφία πραγματοποιείται σε επιστολόχαρτο εγκεκριμένο από την εταιρεία με το δικό σας λογότυπο και διεύθυνση. Στην επάνω δεξιά γωνία, συμπληρώστε μια κεφαλίδα που αποτελείται από τη θέση και το όνομα του επικεφαλής της εταιρείας παραλήπτη. Στο τέλος της κεφαλίδας αναγράφονται σύντομες πληροφορίες για τον αποστολέα. Το επόμενο στάδιο της σύνταξης μιας επιστολής είναι η σύνταξη μιας έκκλησης. Μπορεί να ακούγεται διαφορετικό ανάλογα με τον βαθμό εξοικείωσης με τον παραλήπτη. Εάν τον γνωρίζετε προσωπικά, τότε μπορείτε να του απευθυνθείτε ως εξής: "Αγαπητέ Σεργκέι Γιούριεβιτς!" Εάν ο παραλήπτης, η διεύθυνση μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ!" Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι σε αυτές τις περιπτώσεις είναι απαράδεκτη η συντομογραφία της λέξης κ. ή η τοποθέτηση αρχικών αντί για το επίθετο και το όνομα.

Η μεταφορά της ουσίας της επιστολής σε συνοπτική μορφή είναι καθήκον του προοιμίου. Τις περισσότερες φορές αποτελείται από μία παράγραφο. Μετά την ανάγνωση του προοιμίου, ο παραλήπτης θα πρέπει να έχει ήδη μια σύντομη κατανόηση του περιεχομένου της επιστολής. Μετά από αυτό, ξεκινά το κύριο κείμενο, που περιέχει πολλές παραγράφους. Το κείμενο πρέπει να εκφράζει συνοπτικά τις σκέψεις σας για την κατάσταση. Συνιστάται το κυρίως κείμενο να μην υπερβαίνει τις τέσσερις παραγράφους. Η επιστολή θα πρέπει να τελειώνει με ένα συμπέρασμα, το οποίο συνοψίζει εν συντομία τα αποτελέσματα της επιστολής, θέτει μια ημερομηνία και μια υπογραφή που θα αναφέρει το όνομα και τη θέση του αποστολέα. Ανάλογα με τον λόγο για τη σύνταξη της έκκλησης, μερικές φορές είναι σκόπιμο να τελειώσει με τις λέξεις: «Με εκτίμηση!», «Με ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία» κ.λπ.

Ένας από τους συνηθισμένους τύπους επαγγελματικών επιστολών είναι η εγγυητική επιστολή. Στο κύριο κείμενό του, ο συγγραφέας εγγυάται την εκπλήρωση της μιας ή της άλλης υπόσχεσης, ανακοινώνει την ημερομηνία λήξης για την εκπλήρωση των εγγυήσεων και καθορίζει το ποσό της ποινής που θα πρέπει να πληρώσει σε περίπτωση παραβίασης των υποχρεώσεων εγγύησης. Μπορείτε να το κατεβάσετε εδώ.Οι επιστολές ευγνωμοσύνης είναι επίσης ένα είδος επιχείρησης, αλλά ήδη από την κατηγορία των προσωπικών. Μπορούν να εκδοθούν σε επιστολόχαρτο της εταιρείας ή

ευχετήρια κάρτα

. Το κύριο κείμενο πρέπει να περιλαμβάνει συγχαρητήρια στον παραλήπτη, αναφέροντας το γεγονός που οδήγησε στην έκδοση της επιστολής και απαριθμώντας τα εξαιρετικά επιτεύγματα του παραλήπτη. Στην ιστοσελίδα μας.Συστατικές επιστολές συντάσσονται συχνότερα για έναν υπάλληλο μιας επιχείρησης για λογαριασμό του διευθυντή. Περιέχουν πληροφορίες για

καλύτερες ιδιότητες

εργαζόμενος, τα προσόντα και τα επιτεύγματά του. Συνήθως, σε τέτοιες επιστολές, ο προηγούμενος εργοδότης είναι έτοιμος να εγγυηθεί για τον υπάλληλο του στον μελλοντικό εργοδότη.

Κατεβάστε εδώ.

Δεδομένου ότι η κατάσταση από μόνη της είναι αρκετά δύσκολη, η σύνταξη μιας επιστολής σε μια τέτοια κατάσταση είναι ένα πολύ σημαντικό ζήτημα, στο οποίο είναι σημαντικό για τον συγγραφέα να είναι ικανός, ευγενικός, σωστός και ταυτόχρονα, ικανός να υπερασπιστεί σθεναρά την επιχείρησή του συμφέροντα.

Βοηθήστε στην επιτυχή επίλυση της πολυπλοκότητας των «δύσκολων» γραμμάτων:

• Ικανή στάση στην αλληλεπίδραση: μια σταθερή αλλά σωστή στάση απέναντι στη συνεργασία
• Επιλογή του κατάλληλου στυλ γραφής (επίσημη επιχείρηση ή εμπιστευτική επιχείρηση
• Ικανός και λογικός χειρισμός γεγονότων

Δείγματα επαγγελματικών επιστολών.

(στάση – εταιρική σχέση, στυλ – επίσημη επιχείρηση, πειστικός χειρισμός γεγονότων)

Αγαπητοί συνάδελφοι!

Προκειμένου να ληφθούν μέτρα για τη διασφάλιση της ποιότητας και της αξιοπιστίας της συσκευής KIP-12 υπό συνθήκες λειτουργίας, η οποία παράγεται από το Optics Institute από το 1992, σας απευθύνουμε το ακόλουθο αίτημα: εξετάστε τη δυνατότητα παροχής στο Optics Institute με πληροφορίες σχετικά με τη λειτουργία παραμέτρους της συσκευής σε πραγματικές συνθήκεςλειτουργία (λεπτομέρειες στο συνημμένο). Τα δεδομένα που στέλνετε θα επιτρέψουν στο ινστιτούτο να συλλέξει τις απαραίτητες πληροφορίες για την ανάλυση, να διεξάγει παρακολούθηση και θα συμβάλει σε μια πιο γρήγορη λύση σε ζητήματα βελτίωσης της ποιότητας και της αξιοπιστίας της συσκευής KIP-12.

Παρακαλούμε ενημερώστε μας στην απάντησή σας για την απόφασή σας να μας βοηθήσετε. Εάν χρειάζεστε πρόσθετες πληροφορίες για να λάβετε μια απόφαση, αναφέρετέ τις επίσης στην επιστολή απάντησής σας.

Ειλικρινά,

Ομάδα Τεχνικού Γραφείου

Ινστιτούτο Οπτικής

Επαγγελματική επιστολή. Δείγμα επιστολής αίτησης(στάση – συνεργασία, στυλ – εμπιστευτικό και επιχειρηματικό, πειστικός χειρισμός γεγονότων)

Αγαπητοί συνάδελφοι!

Μας ενδιαφέρει πολύ να βελτιώσουμε την ποιότητα και την αξιοπιστία της συσκευής KIP-12, την οποία παράγουμε από το 1992 και η οποία χρησιμοποιείται από το 1995 ανθεκτική εφαρμογήστο έργο της εταιρείας σας. Ως εκ τούτου, απευθυνόμαστε σε εσάς με αυτό το αίτημα.

Για να βελτιώσουμε την ποιότητα και την αξιοπιστία της συσκευής KIP-12, χρειαζόμαστε λεπτομερή δεδομένα για τη λειτουργία αυτής της συσκευής υπό συνθήκες λειτουργίας. Βασιζόμαστε πραγματικά στη βοήθειά σας και την άμεση συμμετοχή σας στην υλοποίηση αυτής της αποστολής. Λαμβάνοντας υπόψη τη μακροχρόνια και θετική συνεργασία των εταιρειών μας, απευθυνόμαστε σε εσάς με ένα αίτημα - προσφορά: να μας βοηθήσετε να συλλέξουμε και να παρέχουμε στατιστικές πληροφορίεςσχετικά με τη λειτουργία της συσκευής. Θα είμαστε ευγνώμονες εάν βρείτε την ευκαιρία να συλλέξετε στατιστικά στοιχεία για εμάς σχετικά με τις καθορισμένες παραμέτρους (λεπτομέρειες στην εφαρμογή). Αυτό θα μας επιτρέψει να παρακολουθούμε την αποτελεσματικότητα της συσκευής και να λαμβάνουμε γρήγορα μέτρα για τη βελτίωση της ποιότητας και της αξιοπιστίας της λειτουργίας της.

Παρακαλούμε ενημερώστε μας εάν είστε έτοιμοι να μας βοηθήσετε κατ' αρχήν. Εάν χρειάζεστε επιπλέον σχόλια ή έχετε ερωτήσεις για να λάβετε μια απόφαση, είμαστε έτοιμοι να τις απαντήσουμε.

Θα είμαστε ευγνώμονες για την απάντησή σας.

Ειλικρινά,

Ιβάν Ιβάνοφ

Επικεφαλής του Τεχνικού Γραφείου

Ινστιτούτο Οπτικής

Επαγγελματική επιστολή. Δείγμα επιστολής αίτησης και δείγμα επιστολής αξίωσης.

Επιστολή - αίτημα (στάση – συνεργασία, στυλ – εμπιστευτικό και επιχειρηματικό, πειστικός χειρισμός γεγονότων)

Επιστολή – αξίωση (στάση – εταιρική σχέση, στυλ – επίσημη επιχείρηση, πειστικός χειρισμός γεγονότων)

Αγαπητέ Andrey Ivanovich! Σας απευθύνουμε έκκληση με αίτημα να επιλύσετε την κατάσταση που έχει προκύψει με την υλοποίηση του έργου ABS. Μέχρι τώρα, δεν είχαμε κανένα πρόβλημα στην αλληλεπίδραση με την εταιρεία σας, όλες οι συμφωνίες που καθορίζονται στη Σύμβαση. Είμαστε βέβαιοι ότι η τρέχουσα κατάσταση μπορεί ακόμα να διορθωθεί. Η επιτυχία του έργου ABS είναι εξαιρετικά σημαντική για την εταιρεία μας. Ως εκ τούτου, σας παρακαλούμε μέχρι 08/06/2010. παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την αποστολή δειγμάτων ελέγχου. Ελπίζουμε ότι η απάντησή σας θα ξεκαθαρίσει την κατάσταση και θα μετριάσει τις ανησυχίες μας σχετικά με την επιτυχία του έργου. Ειλικρινά,

Αγαπητέ Andrey Ivanovich! Εκ μέρους της διοίκησης της Rosstans OJSC, σας γράφω σε σχέση με την ανάγκη επίλυσης της κατάστασης που προέκυψε με την υλοποίηση του έργου ABS. Αναγκάζομαι να αναφέρω ότι αυτή η κατάσταση μας προκαλεί μεγάλη ανησυχία. Σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης αριθ. Α-122 της 02/07/2010. ρήτρα 4.3. 60 ημέρες πριν από την έναρξη της προγραμματισμένης παράδοσης των προϊόντων, η Star LLC πρέπει να στείλει δείγματα ελέγχου προϊόντων στην Rosstance OJSC, ενημερώνοντας την Rosstance OJSC για το γεγονός της αποστολής. Σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα (Πρόσθετη Συμφωνία Νο 1 με ημερομηνία 03/11/2010 στην Σύμβαση Αρ. Α-122 με ημερομηνία 02/07/2010), η ημερομηνία έναρξης της προγραμματισμένης προμήθειας προϊόντων είναι η 10/01/2010. Η προθεσμία αποστολής δειγμάτων ελέγχου είναι το αργότερο έως τις 02/08/2010. Σήμερα – 04/08/2010. Προς το παρόν, δεν έχουμε λάβει πληροφορίες σχετικά με την αποστολή δειγμάτων ελέγχου. Σε αυτήν την περίπτωση, η ικανότητα της Star LLC να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις της εγείρει σοβαρές ανησυχίες για την Rosstance OJSC και την αναγκάζει να σκεφτεί την εφαρμογή κυρώσεων που προβλέπονται στην παράγραφο 7.2. Σύμβαση Α-122 με ημερομηνία 08/07/2010. Για να αποφευχθεί αυτό, σας προσφέρουμε μέχρι τις 06/08/2010. ενημερώστε μας για την κατάσταση με την αποστολή δειγμάτων ελέγχου προϊόντων. Ειλικρινά,

Λάβετε υπόψη τις πληροφορίες μας και είμαστε σίγουροι ότι το θέμα της σύνταξης «δύσκολων γραμμάτων» θα είναι πολύ λιγότερο απαιτητικό για εσάς.

Tamara Vorotyntseva

Ρίξτε μια ματιά στα εκπαιδευτικά μας προγράμματα για επαγγελματική αλληλογραφία :

Σύμφωνα με το GOST R 7.0.82013 «Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθήκη και εκδόσεις. Τήρηση αρχείων και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί Ο "παραλήπτης" είναι μια λεπτομέρεια εγγράφου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη του εγγράφου (ρήτρα 67).

Η απαίτηση «Αποδέκτης» χρησιμοποιείται σε επαγγελματικές επιστολές και εσωτερικές πληροφορίες και έγγραφα αναφοράς (εκθέσεις και σημειώσεις, δηλώσεις κ.λπ.).

Τα στοιχεία «Αποδέκτης» περιλαμβάνουν:

• όνομα του παραλήπτη (παραλήπτης της επιστολής)·
• ταχυδρομική διεύθυνση ή αριθμός τηλεφώνου, αριθμός φαξ, διεύθυνση email.

Ο παραλήπτης της επιστολής μπορεί να είναι:

• επίσημος/πολλοί αξιωματούχοι·
• οργάνωση;
• δομική μονάδα του οργανισμού·
• ομάδα οργανισμών·
• άτομο.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ - ΕΠΙΣΗΜ

Σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, τα αρχικά γράφονται πριν από το επώνυμο οποιουδήποτε υπαλλήλου. Εάν η επιστολή αποσταλεί στον επικεφαλής μιας κρατικής υπηρεσίας, τότε στη θέση περιλαμβάνεται το όνομα του οργανισμού, ονοματεπώνυμο. υποδεικνύονται στη δοτική περίπτωση, τα αρχικά γράφονται πριν από το επώνυμο:

Εάν η επιστολή απευθύνεται επικεφαλής εμπορικού οργανισμού, τότε το όνομα του οργανισμού περιλαμβάνεται στη θέση, υποδεικνύοντας την οργανωτική και νομική μορφή (σε πλήρη ή συντομευμένη μορφή), τα αρχικά γράφονται πριν από το επώνυμο:

Εάν η επιστολή απευθύνεται αναπληρωτής επικεφαλής, το όνομα του οργανισμού περιλαμβάνεται στον τίτλο εργασίας. Το επώνυμο δηλώνεται στη δοτική περίπτωση:

Εάν ο παραλήπτης του εγγράφου είναι επικεφαλής δομικής μονάδας, τότε πρώτα το όνομα του οργανισμού υποδεικνύεται στην ονομαστική περίπτωση, στη συνέχεια στη δοτική το όνομα της θέσης του ατόμου που υποδεικνύει τη δομική μονάδα, για παράδειγμα:

Σύμφωνα με την ρήτρα 5.15 του νέου GOST:

• όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν υπάλληλο, τα αρχικά τοποθετούνται μετά το επώνυμο.
• Πριν από το επίθετο επιτρέπεται η χρήση της συντομογραφίας "κ.) εάν ο παραλήπτης είναι άνδρας, ή "κυρία" εάν ο παραλήπτης είναι γυναίκα.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ – ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε έναν οργανισμό, τότε το όνομά του (πλήρες ή συντομευμένο) αναφέρεται στην ονομαστική περίπτωση:

Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν οργανισμό, αναφέρετε το πλήρες ή συντομευμένο όνομά του, για παράδειγμα:

Η απεύθυνση σε έναν οργανισμό χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου ο αποστολέας δεν γνωρίζει ποιος είναι ο επικεφαλής του οργανισμού, το επώνυμό του, τα αρχικά του.

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ - ΔΟΜΙΚΟ ΤΜΗΜΑ

Το έγγραφο μπορεί να απευθύνεται σε μια δομική μονάδα του οργανισμού. Κατά κανόνα, αυτή η μέθοδος αντιμετώπισης είναι δυνατή εάν η εξέταση του θέματος στο οποίο είναι αφιερωμένη η επιστολή εμπίπτει στην αρμοδιότητα της δομικής μονάδας.

Όταν απευθύνεται ένα έγγραφο σε μια δομική μονάδα ενός οργανισμού, το όνομα του οργανισμού υποδεικνύεται στην ονομαστική περίπτωση στην απαίτηση «Αποδέκτης», παρακάτω - το όνομα της δομικής μονάδας στην ονομαστική περίπτωση, για παράδειγμα:

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ – ΑΤΟΜΟΣ

Καταχώριση των στοιχείων του «Αποδέκτη» κατά τη διεξαγωγή αλληλογραφίας με άτομαέχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Πρώτα, αναφέρετε το επώνυμο στη δοτική κεφαλαία, μετά τα αρχικά και μετά την ταχυδρομική διεύθυνση:

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα.

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ - ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ
Ή ΔΟΜΙΚΕΣ ΤΜΗΜΑΤΑ

Μια επαγγελματική επιστολή μπορεί να έχει πολλούς αποδέκτες. Το GOST R 6.30-2003 καθιερώνει μια μέθοδο για τη γενικευμένη μορφοποίηση των παραληπτών κατά την αποστολή επιστολών σε πολλούς ομοιογενείς οργανισμούς ή σε πολλά δομικά τμήματα ενός οργανισμού. Υπάρχουν δύο επιλογές για το σχεδιασμό των στηρίξεων εδώ.

Επιλογή 1: υποδείξτε πολλούς αποδέκτες στο ίδιο το χαρακτηριστικό "Addressee".Αυτή η επιλογή σχεδιασμού χρησιμοποιείται όταν η επιστολή απευθύνεται σε έναν οργανισμό ή έναν υπάλληλο (αυτός είναι ο κύριος παραλήπτης) και, για ενημέρωση, σε έναν αριθμό άλλων οργανισμών ή αξιωματούχων.

Η προσφώνηση επισημοποιείται ως συνήθως στην επάνω δεξιά γωνία ως μια λίστα με τα στοιχεία του «Αποδέκτη» για κάθε φορέα/οργανισμό ή δομική μονάδα του οργανισμού.

Στην περίπτωση αυτή, ο συνολικός αριθμός των παραληπτών δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερος από τέσσερις.

Όλοι οι αποδέκτες συντάσσονται στο ίδιο το έγγραφο η λέξη "Αντιγραφή" δεν αναφέρεται πριν από τον 2ο, τον 3ο και τον 4ο παραλήπτη.

Στην περίπτωση αυτή, όλα τα τυπωμένα αντίγραφα της επιστολής υπογράφονται ως πρωτότυπα. Κάθε αντίγραφο σφραγίζεται σε ξεχωριστό φάκελο, στον οποίο αναγράφεται η ταχυδρομική διεύθυνση συγκεκριμένου οργανισμού ή δομικής υποδιεύθυνσης.

Επιλογή 2: αναφέρετε τον παραλήπτη γενικά,εάν στείλουμε ένα έγγραφο σε ομάδα οργανισμών (επικεφαλής οργανισμών) ίδιου τύπου ή σε διαρθρωτικά τμήματα (υποκαταστήματα, γραφεία αντιπροσωπείας κ.λπ.) ενός οργανισμού:

Εάν ο αριθμός των παραληπτών είναι περισσότεροι από τέσσερις, συντάσσεται μια πρόσθετη λίστα για την ταχυδρομική αποστολή της επιστολής (mailing list), η οποία υποδεικνύει συγκεκριμένους παραλήπτες και τις διευθύνσεις τους. Μια σημείωση σχετικά με αυτό γίνεται στο χαρακτηριστικό "Addressee":

Δεν υπάρχει εγκεκριμένο έντυπο για τη λίστα αλληλογραφίας επιστολών. Η μορφή του φύλλου μπορεί να καθοριστεί στις οδηγίες διαχείρισης γραφείου του οργανισμού. Στην πραγματικότητα, το ταχυδρομικό φύλλο είναι το χαρακτηριστικό «Addressee» που μεταφέρεται σε ξεχωριστό φύλλο, πράγμα που σημαίνει ότι το περιεχόμενό του πρέπει να αντιστοιχεί σε αυτό το χαρακτηριστικό. Η λεπτομέρεια «Αποδέκτης» περιέχει τρία μπλοκ πληροφοριών: όνομα του οργανισμού, θέση, αρχικά και επώνυμο. Στη λίστα αλληλογραφίας για την επιστολή, αναπαράγουμε τα ίδια μπλοκ πληροφοριών, αλλά τα τοποθετούμε σε μια γραμμή και όχι με δεξιά πλευράφύλλο. Μπορείτε επίσης να τακτοποιήσετε τα δεδομένα σε μορφή πίνακα. Η σειρά των παραληπτών μπορεί να είναι αυθαίρετη, αλλά είναι καλύτερα να τα ταξινομήσετε αλφαβητικά.

Πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό και την ημερομηνία της εξερχόμενης επιστολής εισάγονται μετά την καταχώρισή της (Παράδειγμα 1).

Όλες οι επιστολές που αποστέλλονται σε μια ομάδα παραληπτών έχουν έναν εξερχόμενο αριθμό εγγραφής, ο εισερχόμενος αριθμός για όλες τις επιστολές θα είναι διαφορετικός.

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα.

ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ «ΑΠΕΥΘΥΝΤΗ» ΣΤΗ ΦΟΡΜΑ

Η λεπτομέρεια «Αποδέκτης» βρίσκεται στο επάνω δεξιό μέρος του εγγράφου (σε μια φόρμα με γωνιακές λεπτομέρειες) ή στα δεξιά κάτω από τα στοιχεία της φόρμας (σε μια φόρμα με διαμήκεις λεπτομέρειες). Η θέση της απαίτησης «Αποδέκτης» εμφανίζεται στο Παράρτημα Β του GOST R 6.30-2003:

• σε μια φόρμα με γωνιακές λεπτομέρειες - Παράδειγμα 2.
• σε ένα έντυπο με τις λεπτομέρειες διατεταγμένες κατά μήκος - Παράδειγμα 3.

Τι αλλάζει το GOST R 7.0.97-2016;Τίποτα. Το χαρακτηριστικό "Addressee" παραμένει στην ίδια θέση.

ΤΕΧΝΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

• Πρέπει τα στοιχεία των στηρίξεων «Addressee» να διαχωρίζονται κατά διαστήματα;

Η λεπτομέρεια «Αποδέκτης» συνήθως καταλαμβάνει πολλές γραμμές.

Στην ενότητα 6.1 Μεθοδολογικές συστάσειςσχετικά με την εφαρμογή του GOST R 6.30-2003 (εγκεκριμένο από τον Rosarkhiv) λέγεται ότι οι λεπτομέρειες ενός εγγράφου που αποτελείται από πολλές γραμμές εκτυπώνονται με απόσταση μίας γραμμής. Τα στοιχεία των στοιχείων «Αποδέκτης», «Σφραγίδα έγκρισης εγγράφου», «Σήμα παρουσίας αίτησης», «Σφραγίδα έγκρισης εγγράφου» χωρίζονται μεταξύ τους με απόσταση 1,5-2 γραμμών.

Παρόμοιος κανόνας περιέχεται στο νέο GOST R 7.0.97-2016 στην ενότητα 3, που ορίζει γενικές απαιτήσειςγια την παραγωγή εγγράφων: «Τα στοιχεία πολλαπλών γραμμών εκτυπώνονται με ένα διάστιχο, τα συστατικά μέρη των λεπτομερειών διαχωρίζονται με πρόσθετο διάστημα»:

• Πώς να ευθυγραμμίσετε το χαρακτηριστικό "Addressee";

Το χαρακτηριστικό πολλών γραμμών "Addressee" έχει σχεδιαστεί στοιχισμένο κατά μήκος του αριστερού περιγράμματος της ζώνης που καταλαμβάνει το χαρακτηριστικό ή κεντραρισμένο σε σχέση με τη μεγαλύτερη γραμμή, για παράδειγμα: