วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง ตัวอย่างจดหมายขอบคุณ กฎเกณฑ์ในการเขียนจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

ทุกคนคงเคยต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับในการเขียนจดหมายธุรกิจมากมายที่คุณต้องรู้ บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดกระบวนการร่างเอกสาร จัดเตรียมตัวอย่างจดหมายธุรกิจ และอภิปรายประเภทและการออกแบบ

รูปร่าง

แบบฟอร์มสำเร็จรูปจะช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร เช่น:

• ชื่อ.
• ที่อยู่.
• หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ.
• เว็บไซต์.
• อีเมล.
• โลโก้.
• รายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าจะรวมข้อมูลใดไว้ในนั้น

จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? การตระเตรียม

จดหมายธุรกิจได้รับการเขียนและจัดรูปแบบในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนคิดอย่างละเอียดในเนื้อหาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับหัวเรื่องของจดหมาย สิ่งที่จะใช้เป็นพื้นฐาน และจะมีอะไรใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ผู้เขียนกำลังดำเนินการ กระบวนการจัดทำจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ดังนี้

• กำลังศึกษาประเด็น.
• การเขียนจดหมายร่าง
• การอนุมัติของมัน
• การลงนาม
• การลงทะเบียน
• กำลังส่งถึงผู้รับ.

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องทำให้ข้อมูลครบถ้วนนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น มันอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ใน จดหมายง่ายๆเนื้อหาแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ ส่วนที่ซับซ้อนอาจประกอบด้วยหลายส่วน ประเด็น และย่อหน้า แต่ละย่อหน้านำเสนอข้อมูลด้านเดียว ตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ เนื้อหา และส่วนปิดท้าย

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายสถานการณ์และเหตุการณ์ ให้การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้ทำให้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง พิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรบ้าง และแจ้งให้ทราบถึงความจำเป็นในการมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งต่างๆ

ข้อสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำขึ้นในรูปแบบของข้อเสนอ คำร้องขอ คำเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - มีดังต่อไปนี้ นี่เป็นการสรุปข้อกำหนดที่ระบุไว้ในข้อกำหนดหลัก

ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด

ตัวอักษรแต่ละตัวจะขึ้นต้นด้วยที่อยู่ตรงกลาง ส่วนเล็กๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนจะต้องคำนึงถึง:

• ตำแหน่งผู้รับ
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• พิธีการ
• มารยาท.

ควรมีรูปแบบสุภาพที่ท้ายจดหมาย เช่น “...ข้าพเจ้าหวังว่าจะได้รับความร่วมมือต่อไป (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ)...” วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

จดหมายทั้งหมดจะต้องเก็บไว้อย่างเป็นทางการ สไตล์ธุรกิจซึ่งหมายถึงการใช้คำพูดเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ คุณลักษณะของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือ นิติบุคคลในนามของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่เขียนจดหมาย
• ความสัมพันธ์ในองค์กรได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
• โดยทั่วไปเอกสารการจัดการจะมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในการดำเนินกิจกรรมขององค์กร สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้น

ในการนี้ข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• จ่าหน้าถึง มีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ
• ปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน
• เชื่อถือได้และเป็นกลาง
• มีเหตุจูงใจให้ผู้รับกระทำการใดๆ
• ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจ.

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

• คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - คำศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ ประกอบด้วยสำนวน คำศัพท์ และสูตรมากมาย
• น้ำเสียงในการเขียนมีความเป็นกลาง เข้มงวด และเข้มงวด โดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์หรือแสดงออก
• ความถูกต้องและชัดเจนของข้อความ โดยไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ความชัดเจน และความรอบคอบในการใช้ถ้อยคำ
• ความกระชับและความกระชับ - โดยไม่ต้องใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• การใช้คำศัพท์ ได้แก่ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้คำย่อซึ่งอาจเป็นคำศัพท์ (นั่นคือคำประสมที่เกิดขึ้นโดยการลบตัวอักษรออกจากส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่น ๆ ) และกราฟิก (นั่นคือการกำหนดคำในรูปแบบย่อ: grn, zh-d, ฯลฯ)
• การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามวาจา (“ให้การสนับสนุน” แทน “การสนับสนุน”)
• การใช้ประโยคธรรมดาทั่วไป

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงไว้ด้านล่างนี้ เวอร์ชันเต็ม(พร้อมส่วนหลัก) ข้อมูลนี้ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

สิ่งที่ดีที่สุด จดหมายธุรกิจเขียนเกี่ยวกับประเด็นใดประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะ หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลาย ๆ ปัญหาในคราวเดียว ขอแนะนำให้จัดทำตัวเลือกต่างๆ ขึ้นมา

จดหมายธุรกิจสามารถมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

• ประกอบ. โดยปกติแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร ตัวอย่างจดหมายสมัครงานจะช่วยผู้ที่ต้องการเขียนเอกสารประเภทนี้)

• รับประกัน. เขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใดๆ เช่น สามารถรับประกันการจ่ายเงินค่างาน ค่าเช่า ระยะเวลาในการส่งมอบ ฯลฯ ได้
• ขอบคุณ. พวกมันเริ่มมีการใช้งานบ่อยครั้งโดยเฉพาะเมื่อเร็ว ๆ นี้ จดหมายดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงของการเป็นหุ้นส่วนที่ดี สามารถออกได้บนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่างจดหมายขอบคุณจะรวบรวมในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ไขใน ในกรณีนี้จดหมายแสดงสาระสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุด ตัวอย่างดังกล่าวซึ่งทำด้วยกระดาษสีพร้อมเครื่องประดับสามารถแขวนไว้บนผนังในสถานที่ของบริษัทในสถานที่อันทรงเกียรติ)

• ข้อมูล
• ให้คำแนะนำ
• ยินดีด้วย.
• การโฆษณา.

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอความร่วมมือ สิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา ซึ่งส่งไปยังองค์กรต่างๆ มักมีลักษณะเป็นการโฆษณา เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ค่อนข้างยากคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการเพื่อที่จะได้รับความสนใจและยิ่งไปกว่านั้นเพื่อให้เกิดความสนใจ แต่หากเรียบเรียงตามตัวอย่างด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกประการ

• คำเชิญ พวกเขาถูกส่งไปเชิญชวนให้เข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ โดยปกติจะจ่าหน้าถึงผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ แต่ก็สามารถจ่าหน้าถึงทั้งทีมได้เช่นกัน
• คำขอ
• ประกาศ
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีการเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบต้องเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำคำขอที่ระบุไว้ในตัวอักษรตัวแรก จากนั้นจะแจ้งผลการพิจารณาและแสดงการอนุมัติหรือเหตุผลในการปฏิเสธ จดหมายตอบรับทางธุรกิจอาจมี ทางเลือกอื่นข้อมูลที่คาดหวัง โดยปกติจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งานของลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
• ภาษาเดียวกันหมายถึง.
• ขอบเขตและเนื้อหาที่เปรียบเทียบได้
• การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน

ตกแต่ง

นอกเหนือจากการใช้หัวจดหมายขององค์กรสำหรับจดหมายธุรกิจแล้ว ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ เมื่อออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้คือรายละเอียด กฎเกณฑ์สำหรับตัวย่อ ที่อยู่การเขียน ส่วนหัว ความยาวของข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยให้คุณเขียนได้โดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด ถูกใช้โดยทั้งพนักงานออฟฟิศเริ่มต้นและพนักงานที่มีประสบการณ์ ต้องขอบคุณตัวอย่างเหล่านี้ พวกเขาได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก

ทุกวันนี้เกือบทุกคนใช้อินเทอร์เน็ตอย่างแข็งขัน แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้หยุดมีความเกี่ยวข้องและสำคัญ มันถูกถ่ายโอนไปยังสื่ออื่นเท่านั้น สิ่งพิมพ์จะบอกวิธีการเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

ข้อความทางธุรกิจประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ประการแรก การติดต่อทางธุรกิจเปิดโอกาสให้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะกับพนักงานและคู่ค้าทางธุรกิจ จดหมายอาจมีคำขอ ข้อร้องเรียน และความคิดอื่นๆ เพื่อขจัดความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท โดยทั่วไป การติดต่อทางธุรกิจถือเป็นการติดต่ออย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง

ความแตกต่างจากตัวอักษรอื่นๆ

ความแตกต่างที่สำคัญสามารถสรุปได้ดังนี้

• ลีลาการนำเสนอ
• ความพร้อมใช้งานของสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการ
• คำศัพท์ที่ไม่มีการแสดงออกทางอารมณ์ที่รุนแรง
• ตามกฎแล้วจดหมายจะใช้เวลาไม่เกินหนึ่งหน้า
• แบบอักษรจะเหมือนกันตลอดทั้งข้อความ (ไม่เล็กหรือใหญ่)
• มักจะเขียนบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายที่ต้องตอบ:

• ขอ.
• คำร้อง.
• ความต้องการ.
• เสนอ.
• อุทธรณ์.

จดหมายที่ไม่ต้องการคำตอบ:

• ข้อมูล
• การแจ้งเตือน
• ประกอบ.
• การรับประกัน
• คำเตือน.
• คำเตือน

จดหมายที่มีลักษณะทางการค้า โดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้ในช่วงระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของสัญญาหรือเพื่อสรุปข้อตกลง:

• ขอ.
• ตอบสนองต่อการร้องขอ
• คำเตือน
• เรียกร้อง.
• เสนอ. นี่คือข้อเสนอเพื่อทำข้อตกลงหรือทำธุรกรรม
• คำเตือนเกี่ยวกับความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน การยกเลิกข้อตกลง และอื่นๆ

จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์:

• การเชิญ.
• แจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
• การแสดงความรู้สึกขอบคุณ.
• ข้อแนะนำ.
• ขอ.
• คำแนะนำ.
• จดหมายปะหน้า.
• การแสดงความเสียใจ.
• ขอแสดงความยินดีในโอกาสใด ๆ
• หนังสือค้ำประกัน.
• การยืนยันการรับสินค้า การให้บริการ ฯลฯ

การจำแนกจดหมายธุรกิจตามโครงสร้าง:

• เรียบเรียงตามรูปแบบที่เข้มงวด
• เขียนในรูปแบบอิสระ

ประเภทขึ้นอยู่กับผู้รับ:

• สามัญ. ส่งไปยังผู้รับหนึ่งราย
• รวม. ส่งถึงคนๆ เดียว แต่ส่งจากหลายๆ คน
• หนังสือเวียน ส่งไปยังผู้รับหลายคน

รูปแบบของจดหมายมีดังนี้:

• ส่งเป็นซองไปรษณีย์ธรรมดา
• ส่งมอบด้วยตนเอง
• ส่งเป็นแฟกซ์แล้ว
• ส่งทางอีเมลแล้ว

อย่างที่คุณเห็น ข้อความทางธุรกิจสามารถจัดกรอบได้หลายวิธีและมีจุดประสงค์ต่างกัน แต่เป็นที่น่าสังเกตว่าในบางกรณี ด้วยเหตุผลด้านจริยธรรม จะต้องเขียนด้วยมือแทนที่จะพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความยินดีและแสดงความเสียใจ

ส่วนของจดหมาย

จดหมายธุรกิจที่เหมาะสมจะแบ่งออกเป็นหลายส่วนเสมอ สิ่งเหล่านี้เป็นเบื้องต้น หลัก และสุดท้าย ยิ่งไปกว่านั้น พวกมันยังเชื่อมโยงกันในเชิงตรรกะอีกด้วย

ตามกฎแล้วส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่นำไปสู่การเขียนจดหมาย ข้อความหลักคือเนื้อหาซึ่งเป็นแก่นแท้ของข้อความ ส่วนสุดท้ายสรุปผลลัพธ์ ซึ่งสามารถแสดงถึงการปฏิเสธ ข้อตกลง คำร้องขอ และอื่นๆ

หลักการเขียน

ข้อความทางธุรกิจใด ๆ ควรเขียนดังนี้

1. อย่างเป็นกลาง.
2. ที่อยู่ (นั่นคือ มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ)
3. มีเหตุผล
4. เชื่อถือได้.
5. ให้ครบถ้วนที่สุด
6. ข้อมูลทั้งหมดในข้อความจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน

คุณสมบัติโวหาร

กฎในการเขียนจดหมายธุรกิจระบุว่าจำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่เข้มงวด มีความจำเป็นต้องใช้เฉพาะวิธีการพูดที่เป็นแบบอย่างสำหรับเอกสารราชการเท่านั้น นั่นคือรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการน่าจะเหมาะสม ภาษาควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• พิธีการ
• ความแม่นยำในการนำเสนอข้อมูล
• ความเที่ยงธรรม
• มีโครงสร้าง
• ให้ข้อมูลแต่กระชับ

ควรระบุสาระสำคัญของเรื่องเป็นประโยคสั้นๆ ง่ายๆ โดยเน้นที่คำกริยา ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อความที่มีคำคุณศัพท์มากเกินไป หรือใช้คำศัพท์ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักและมีความเชี่ยวชาญสูงซึ่งผู้รับอาจไม่เข้าใจ สิ่งนี้จะทำให้เกิดการปฏิเสธและการปฏิเสธเท่านั้น จะดีกว่าถ้าพยายามอธิบายด้วยคำพูดที่เข้าใจง่าย ข้อเท็จจริงเพิ่มเติมและข้อมูลเฉพาะ รูปแบบธุรกิจไม่อนุญาตให้มีข้อความที่ไม่ให้ข้อมูลและ "น้ำ"

คุณไม่ควรนำไปสู่ส่วนสุดท้ายด้วยรูปแบบคำพูดที่ยาวและไม่จำเป็น นอกจากนี้ ข้อเสนอที่ไร้เหตุผลและไม่สอดคล้องกันจะไม่ได้ผล ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะยกเว้นวลีแบบมีส่วนร่วมและแบบมีส่วนร่วม แต่ละย่อหน้าควรสะท้อนถึงแนวคิดที่เฉพาะเจาะจงเพียงแนวคิดเดียวเท่านั้น หลังจากกรอกข้อความเสร็จแล้วควรตรวจสอบข้อผิดพลาดหลายครั้งโดยอ่านออกเสียงจดหมาย

ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม

ตามกฎของจดหมายธุรกิจ ควรเขียนลงบนหัวจดหมายของบริษัทจะดีกว่า ข้อกำหนดพื้นฐานต่อไปนี้ได้รับการหยิบยกมา

• ในช่วงกลางของแบบฟอร์มคุณจะต้องแทรกตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหากองค์กรนั้นเป็นของรัฐ
• วางจดหมายลงบนแผ่น A4
• ปล่อยให้สนามด้านซ้ายว่าง (อย่างน้อย 3 เซนติเมตร) นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพราะหลังจากผ่านไประยะหนึ่งเอกสารจะถูกยื่นพร้อมกับเอกสารที่เหลือ
• แบบอักษรที่เหมาะสมที่สุดถือเป็นมาตรฐาน "Times New Roman" ขนาด 12 และมีระยะห่างระหว่างบรรทัด 1.5-2 จะเข้าใจดีที่สุดเมื่ออ่าน
• ในส่วนหัวของจดหมาย คุณต้องระบุชื่อขององค์กร ที่อยู่จริงและตามกฎหมาย หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมล

คุณสมบัติการออกแบบ

หากจดหมายธุรกิจต้องใช้เวลาหลายหน้าในการกรอกจดหมายธุรกิจ คุณจะต้องระบุหมายเลขโดยเริ่มจากหน้าที่สอง ขอแนะนำให้ใช้เลขอารบิก ไม่จำเป็นต้องใส่จุดถัดจากตัวเลข

จดหมายจะต้องแบ่งออกเป็นย่อหน้าและหัวข้อย่อยหากจำเป็น ข้อความไม่ควรมีลักษณะต่อเนื่องกันเนื่องจากจะทำให้มองเห็นได้ไม่ดี ย่อหน้าจะแสดงจุดที่ความคิดอื่นๆ สิ้นสุดและเริ่มต้น

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการพิมพ์ผิด การลบออก และการแก้ไขใด ๆ เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ พวกเขาจะบ่งบอกถึงการไม่รู้หนังสือและความเหลื่อมล้ำของคู่ต่อสู้

รายละเอียดที่ใช้

จดหมายมักจะมีข้อมูลต่อไปนี้

1. ชื่อเต็มของบริษัท ไม่ใช่แค่ตัวย่อ
2. หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ บัญชีธนาคาร และอีเมล
3. ผู้รับ นอกจากนี้ควรใช้ชื่อบริษัทในกรณีซ้ำซ้อน หากคุณต้องการระบุนามสกุลและตำแหน่งของคุณแนะนำให้ใช้ตัวพิมพ์เล็ก หากผู้รับมีตำแหน่งหรือวุฒิการศึกษาให้ระบุก่อนชื่อบุคคล

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าแต่ละรายละเอียดควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และด้วย บรรทัดใหม่.

ที่อยู่ในจดหมายธุรกิจ

ข้อความที่เป็นทางการควรอยู่ในกรอบโทนกลางเสมอ ที่อยู่ของผู้รับควรมีแบบฟอร์มเดียวกัน วลีเช่น "สวัสดีตอนบ่าย" จะไม่เหมาะสม หากคุณต้องการทักทาย ควรใช้คำว่า “สวัสดี” แบบเป็นทางการจะดีกว่า แต่ตัวเลือกที่รู้หนังสือมากที่สุดจะถือว่าได้รับการแก้ไขโดยใช้ชื่อและนามสกุล และไม่สำคัญว่าความใกล้ชิดกับผู้รับจะนานแค่ไหน ไม่สามารถใช้ชื่อแบบสั้นในจดหมายได้ (เช่น Petya, Anya เป็นต้น)

การกล่าวถึงผู้ที่มีอายุมากกว่าหรือสูงกว่าจะช่วยรักษาระยะห่างระหว่างบุคคลและแสดงความเคารพต่อบุคคลนั้น อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่า ในทางกลับกัน ในบางบริษัท เป็นเรื่องปกติที่จะต้องใช้ "คุณ" ในการติดต่อสื่อสาร แม้จะเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรก็ตาม

เป็นที่น่าสังเกตว่าที่อยู่ "Dear Sir" ไม่สามารถใช้งานได้โดยไม่ระบุชื่อของบุคคลนั้นในภายหลัง คุณควรหลีกเลี่ยงคำย่อ “นาย” “นางสาว” หากคุณต้องการกล่าวถึงกลุ่มบุคคล คุณไม่สามารถระบุชื่อได้ จากนั้นคุณสามารถเขียนสั้น ๆ ว่า: “ท่านที่รัก!” ตามกฎแล้วคุณควรใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์หลังจากเรียกชื่อใครบางคนเสมอ ตัวอย่างเช่น วลีที่คล้ายกันในจดหมายธุรกิจจะมีลักษณะดังนี้: “ ถึงอเล็กซานเดอร์ Sergeevich!”

ในส่วนสุดท้ายคุณสามารถใช้ ตัวเลือกต่างๆ- "กับ ด้วยความปรารถนาดี, "ด้วยความเคารพ", "ด้วยความหวังในความร่วมมือ" และอื่นๆ ในที่นี้ ข้อความควรเป็นทางการแต่มีน้ำเสียงที่เป็นมิตร

การออกแบบส่วนสุดท้าย

การจบจดหมายให้ถูกต้องก็สำคัญมากเช่นกัน ในส่วนสุดท้ายคุณจะต้องสรุปสิ่งที่กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรยืดข้อสรุปเป็น 10 ประโยค ควรจำไว้ว่าความกระชับและความกะทัดรัดมีคุณค่าในรูปแบบธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลีง่ายๆ ตัวอย่างเช่น จะมีการจัดเตรียมการก่อสร้างหลายอย่างที่เหมาะสมในส่วนสุดท้ายของการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายธุรกิจควรกรอกให้ถูกต้องและสุภาพที่สุด

• ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือหรือความสนใจ “ฉันขอแสดงความขอบคุณสำหรับ...” "ขอบคุณ!"
• มั่นใจผู้รับบางสิ่งบางอย่าง “เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ”
• การแสดงความหวังในอนาคต “เราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็วๆ นี้”
• ขออะไรบางอย่าง. “เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณรายงานผล”
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น “ขออภัยในการชำระเงินล่าช้า”

วิธีบอกลาผู้รับ

แม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นธุรกิจ แต่คุณสามารถบอกลาในจดหมายธุรกิจได้หลายวิธี ในการดำเนินการนี้ คุณควรใช้สิ่งที่เรียกว่าวลีปิดท้าย

ตามตัวอย่าง สามารถกำหนดตัวเลือกต่อไปนี้:

1. ขอแสดงความนับถือ.
2. ขอแสดงความนับถือ.
3. ด้วยความปรารถนาดี.
4. ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จในการทำงานของคุณ
5. เราหวังว่าจะร่วมมือกันต่อไป
6. เรายินดีให้บริการ

อาจมีทางเลือกอื่น การเลือกวลีสุดท้ายในที่นี้เป็นเพียงเรื่องของรสนิยมเท่านั้น

การลงนาม

ผู้ส่งจะต้องใส่ลายเซ็นของเขาที่ด้านล่างสุดของแผ่นงาน แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องทำอย่างถูกต้องเพื่อให้เอกสารมีลักษณะที่เป็นทางการ

คุณต้องระบุตำแหน่ง ชื่อย่อ นามสกุล และลงชื่อตรงข้าม นอกจากนี้ คุณยังสามารถให้ข้อมูลติดต่อ (ที่อยู่อีเมลส่วนตัวหรือหมายเลขโทรศัพท์) สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นถึงความเต็มใจของผู้รับในการสื่อสารและให้ความร่วมมือ

คุณสมบัติความล้มเหลว

สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจหากคุณต้องการปฏิเสธบางสิ่ง ท้ายที่สุดแล้ว แม้กระทั่งการปฏิเสธหรือการปฏิเสธที่ปกปิดไว้ก็จะไม่มีใครสังเกตเห็นและจะนำมาซึ่งผลที่ไม่พึงประสงค์ หลังจากนี้ คุณจะไม่สามารถวางใจในทัศนคติเชิงบวกหรือเป็นกลางต่อตัวเองได้ เมื่อเขียนจดหมายคุณไม่จำเป็นต้องใช้อารมณ์ เป็นการดีกว่าที่จะรักษาตัวเองให้อยู่ในขอบเขต แม้ว่าผู้รับจะน่ารำคาญมากก็ตาม จดหมายปฏิเสธควรอ่านซ้ำหลายครั้งเสมอ ความสนใจเป็นพิเศษให้ความสนใจกับน้ำเสียงของข้อความ

ข้อความไม่ควรขึ้นต้นด้วยคำว่า “ไม่” อย่างเด็ดขาด ไม่ว่าจะแสดงออกด้วยวิธีใดก็ตาม ใน มิฉะนั้นผู้รับจะรู้สึกว่าเขาไม่น่าสนใจและไม่มีความสำคัญ เป็นการดีกว่าที่จะนำเสนอคำอธิบายที่ไม่สร้างสรรค์และน่าเชื่อถือก่อน เมื่อสาเหตุของการปฏิเสธแสดงไว้สั้นๆ คุณสามารถดำเนินการระบุข้อเท็จจริงได้อย่างราบรื่น ในกรณีนี้ตามมารยาทในจดหมายธุรกิจขอแนะนำให้ใช้ถ้อยคำประเภทต่อไปนี้

• ขออภัย เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้
• เราขออภัยอย่างจริงใจ แต่เราถูกบังคับให้ปฏิเสธข้อเสนอของคุณ
• เราเสียใจอย่างสุดซึ้ง แต่เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้

ตามหลักการแล้ว คุณควรระบุคำขอของผู้รับโดยสังเขปในตอนต้นของจดหมาย ด้วยวิธีนี้เขาจะเข้าใจว่าข้อเสนอของเขาได้รับการตรวจสอบแล้วจริงๆ และเขาอาจจะรู้สึกซาบซึ้งใจ

คุณสมบัติของการเขียนอีเมล์

ปัจจุบัน ผู้คนสนใจวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจมากขึ้นหากจำเป็นต้องส่งทางอีเมล สำหรับการโต้ตอบดังกล่าว ให้ใช้กฎเดียวกันกับที่กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม ข้อความทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง

• การเข้าสู่ระบบจะต้องมั่นคงและเพียงพอ ตัวอย่างเช่น, [ป้องกันอีเมล] – ตัวเลือกที่ไม่ดี, ก [ป้องกันอีเมล]- ดี.

• ช่อง “เรื่อง” มีความสำคัญเสมอในการกรอก จะทำให้ชัดเจนว่าข้อความจะเกี่ยวกับอะไร หากจดหมายนี้มีไว้สำหรับบุคคลที่ไม่คุ้นเคย ส่วนหัวก็ควรจะน่าสนใจ แต่สิ่งสำคัญคืออย่าหักโหมจนเกินไป หัวข้อเช่น " ข้อเสนอพิเศษเมื่อกี้นี้” “ด่วน” มีแต่จะทำให้เกิดการปฏิเสธเท่านั้น ชื่อเรื่องควรประกอบด้วยคำ 3-5 คำ โดยมีสาระสำคัญของข้อความ

• หากมีการติดต่อทางจดหมายด้วย คนแปลกหน้าจากนั้น คุณต้องบอกเขาก่อนว่าคุณรู้จักเขาได้อย่างไร และบริษัททำอะไรอยู่ หากไม่มีการแนะนำดังกล่าว ข้อความอาจถือเป็นสแปมและถูกลบทันที

• เป็นการดีกว่าที่จะเน้นจุดสำคัญในข้อความด้วยแบบอักษรตัวหนา ในกรณีนี้ไม่สามารถใช้สีที่ต่างกันได้

• ไม่สามารถใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในจดหมายธุรกิจทางอีเมล แม้แต่หัวเรื่องย่อยและชื่อหัวข้อก็ไม่ควรมีตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เช่นเดียวกับเครื่องหมายวรรคตอนที่ซ้ำกัน

• เป็นการดีกว่าถ้าแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าโดยเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างย่อหน้า

• ยิ่งข้อความสั้นลง พวกเขาจะตอบกลับได้เร็วยิ่งขึ้นเท่านั้น

• จำเป็นต้องมีลายเซ็น ในอีเมลมักจะประกอบด้วยหลายบรรทัดและประกอบด้วยชื่อและตำแหน่งของผู้ส่ง ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่เว็บไซต์

• คุณสามารถแนบไฟล์ข้อความและรูปภาพไปกับจดหมายได้ สะดวกมากเพราะเนื้อหาเพิ่มเติม ความคิดเห็น คำอธิบาย และคำอธิบายโดยละเอียดเบี่ยงเบนความสนใจไปจากสาระสำคัญ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่วางไว้ในเนื้อความของจดหมาย แต่อยู่ในไฟล์ที่แนบมา

• หากการติดต่อทางธุรกิจดำเนินไปอย่างยาวนานและอบอุ่น ความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจจากนั้นจึงอนุญาตให้ใช้อิโมติคอนในอีเมลได้ พวกเขาจะช่วย “เพิ่มรสชาติ” เล็กน้อยและลดการสื่อสาร แต่คุณไม่ควรละเมิดพวกเขาและ ตัวอักษรกระดาษโดยทั่วไปแล้วพวกเขาไม่สามารถยอมรับได้

คำแนะนำในการเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน

1. ก่อนอื่นคุณต้องระบุผู้รับ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องเขียนชื่อย่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้รับที่มุมขวาบนของแบบฟอร์ม หากผู้รับเป็นองค์กร ควรระบุที่อยู่ตามกฎหมาย

2. ที่อยู่ผู้รับ ควรวางไว้ตรงกลางแบบฟอร์มด้านล่าง มีการกล่าวไปแล้วว่าวลีใดที่สามารถใช้ได้ โดยปกติแล้วที่อยู่จะมีลักษณะดังนี้: “เรียน Igor Petrovich!”

3. คำแถลงวัตถุประสงค์ ด้านล่างในบรรทัดใหม่ คุณต้องเขียนความคิดหลัก สาระสำคัญทั้งหมด โดยกล่าวถึงเหตุผลของการอุทธรณ์ หากเรากำลังพูดถึงปัญหาบางอย่างก็คุ้มค่าที่จะเสนอทางเลือกในการแก้ปัญหา หากนี่คือข้อเสนอความร่วมมือ คุณต้องอธิบายว่ามันจะเกิดขึ้นได้อย่างไร หากจดหมายดังกล่าวสะท้อนถึงข้อร้องเรียน ก็ควรขอมาตรการเฉพาะเพื่อดำเนินการ กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้รับจะต้องเข้าใจจากข้อความว่าพวกเขาต้องการอะไรจากเขา

4. ส่วนสุดท้าย. และสุดท้าย คุณต้องแทรกวลีและลายเซ็นสุดท้ายในบรรทัดใหม่

จดหมายขอบคุณ

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าจดหมายขอบคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร อย่างไรก็ตาม มีข้อบกพร่องประการหนึ่งในตัวอย่างนี้ แทนที่จะใช้บรรทัด "ถึงบริษัทแฟลกแมน" คุณสามารถแทรกวลีทักทายและชื่อของผู้ที่ตั้งใจจะเขียนจดหมายถึงได้

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

นี่คือตัวอย่างจดหมายสอบถามทางธุรกิจ ไม่มีข้อบกพร่องในนั้น ปฏิบัติตามกฎทั้งหมดในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ จากข้อความจะชัดเจนว่าปัญหาใดเกิดขึ้นและต้องดำเนินการแก้ไขอย่างไร ข้อความนี้ยังประกอบด้วยข้อมูลการติดต่อ ข้อความต้อนรับ วลีปิดท้าย และลายเซ็นทั้งหมด

ดังนั้นสิ่งพิมพ์จึงสาธิตวิธีการเขียนจดหมายถึงพันธมิตรทางธุรกิจ ควรทำอย่างถูกต้องและมีความสามารถเพื่อไม่ให้เสียหน้า ท้ายที่สุดแล้ว อนาคตของบริษัทขึ้นอยู่กับมัน สิ่งสำคัญคือต้องตอบกลับข้อความทางธุรกิจอย่างทันท่วงที ซึ่งสามารถทำได้ภายในสามถึงเจ็ดวันนับจากวันที่ได้รับจดหมาย

ตาม GOST R 7.0.82013 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ “ผู้รับ” คือรายละเอียดเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเอกสาร (ข้อ 67)

ข้อกำหนด “ผู้รับ” ใช้ในจดหมายธุรกิจและข้อมูลภายในและเอกสารอ้างอิง (รายงานและบันทึกช่วยจำ ใบแจ้งยอด ฯลฯ)

รายละเอียด “ผู้รับ” ประกอบด้วย:

• ชื่อของผู้รับ (ผู้รับจดหมาย);
• ที่อยู่ทางไปรษณีย์หรือหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ ที่อยู่อีเมล

ผู้รับจดหมายอาจเป็น:

• ข้าราชการ/เจ้าหน้าที่หลายคน
• องค์กร;
• หน่วยโครงสร้างขององค์กร
• กลุ่มองค์กร
• รายบุคคล.

ผู้รับมอบอำนาจ - เป็นทางการ

ตาม GOST R 6.30-2003 ชื่อย่อจะถูกเขียนก่อนนามสกุลของเจ้าหน้าที่ ถ้าจดหมายถูกส่งไป ถึงหัวหน้าส่วนราชการจากนั้นชื่อขององค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่งชื่อเต็ม ในกรณีดั้งเดิมให้เขียนชื่อย่อไว้หน้านามสกุล:

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง หัวหน้าองค์กรการค้าจากนั้นตำแหน่งจะรวมถึงชื่อขององค์กรที่ระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมาย (ในรูปแบบเต็มหรือแบบย่อ) ชื่อย่อจะเขียนก่อนนามสกุล:

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง รองหัวหน้าชื่อขององค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่งงาน นามสกุลจะถูกระบุในกรณีถิ่น:

ถ้าเป็นผู้รับเอกสารนั้น หัวหน้าหน่วยโครงสร้างอันดับแรกชื่อขององค์กรจะถูกระบุในกรณีเสนอชื่อจากนั้นในกรณีย่อยชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ระบุหน่วยโครงสร้างเช่น:

ตามข้อ 5.15 ของ GOST ใหม่:

• เมื่อส่งจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ ชื่อย่อจะถูกวางไว้หลังนามสกุล
• นำหน้านามสกุลอนุญาตให้ใช้คำย่อว่า “นาย” หากผู้รับเป็นผู้ชาย หรือ “นางสาว” หากผู้รับเป็นผู้หญิง:

ผู้รับ - องค์กร

หากจดหมายจ่าหน้าถึงองค์กร ชื่อขององค์กร (เต็มหรือตัวย่อ) จะถูกระบุในกรณีเสนอชื่อ:

เมื่อส่งจดหมายถึงองค์กร ให้ระบุชื่อเต็มหรือชื่อย่อ เช่น

การกล่าวถึงองค์กรใช้ในกรณีที่ผู้ส่งไม่ทราบว่าใครเป็นหัวหน้าองค์กร นามสกุล ชื่อย่อของเขา

ผู้รับสาย - ฝ่ายโครงสร้าง

เอกสารสามารถจ่าหน้าถึงหน่วยโครงสร้างขององค์กรได้ ตามกฎแล้ว วิธีการระบุที่อยู่นี้เป็นไปได้หากการพิจารณาประเด็นที่เกี่ยวข้องกับจดหมายนั้นอยู่ในความสามารถของหน่วยโครงสร้าง

เมื่อส่งเอกสารไปยังหน่วยโครงสร้างขององค์กร ชื่อขององค์กรจะถูกระบุในกรณีการเสนอชื่อในข้อกำหนด "ผู้รับ" ด้านล่าง - ชื่อของหน่วยโครงสร้างในกรณีการเสนอชื่อเช่น:

GOST R 7.0.97-2016 เปลี่ยนแปลงอะไรไม่มีอะไร.

ผู้รับ - บุคคล

การลงทะเบียนรายละเอียด "ผู้รับ" เมื่อดำเนินการติดต่อกับ บุคคลมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ขั้นแรก ให้ระบุนามสกุลในกรณีรก จากนั้นตามด้วยชื่อย่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์:

GOST R 7.0.97-2016 เปลี่ยนแปลงอะไรไม่มีอะไร.

ผู้รับ - องค์กรหลายแห่ง
หรือฝ่ายโครงสร้าง

จดหมายธุรกิจสามารถมีผู้รับได้หลายคน GOST R 6.30-2003 กำหนดวิธีการสำหรับการจัดรูปแบบทั่วไปของผู้รับเมื่อส่งจดหมายไปยังองค์กรที่เป็นเนื้อเดียวกันหลายแห่งหรือไปยังแผนกโครงสร้างหลายแห่งขององค์กรเดียว มีสองตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับการออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉาก

ตัวเลือกที่ 1: ระบุผู้รับหลายคนในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ"ตัวเลือกการออกแบบนี้ใช้เมื่อจดหมายจ่าหน้าถึงองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ (ซึ่งเป็นผู้รับหลัก) และสำหรับข้อมูล องค์กรหรือเจ้าหน้าที่อื่นๆ จำนวนหนึ่ง

ที่อยู่จะถูกทำให้เป็นทางการตามปกติที่มุมขวาบนโดยเป็นรายการรายละเอียด "ผู้รับที่อยู่" สำหรับแต่ละองค์กร/องค์กร หรือหน่วยโครงสร้างขององค์กร

ในกรณีนี้จำนวนผู้รับทั้งหมดไม่ควรเกินสี่คน

ผู้รับทั้งหมดจะถูกวาดไว้ในเอกสารนั้น ไม่ได้ระบุคำว่า "สำเนา" ก่อนผู้รับที่ 2, 3 และ 4

ในกรณีนี้ สำเนาจดหมายที่พิมพ์ออกมาทั้งหมดจะลงนามเป็นต้นฉบับ แต่ละสำเนาจะถูกปิดผนึกในซองแยกต่างหากซึ่งมีการเขียนที่อยู่ทางไปรษณีย์ขององค์กรเฉพาะหรือแผนกโครงสร้าง

ตัวเลือกที่ 2: ระบุผู้รับโดยทั่วไปหากเราส่งเอกสารไปยังกลุ่มองค์กร (หัวหน้าองค์กร) ประเภทเดียวกันหรือไปยังแผนกโครงสร้าง (สาขา สำนักงานตัวแทน ฯลฯ) ขององค์กรหนึ่ง:

หากจำนวนผู้รับมากกว่าสี่ราย รายการเพิ่มเติมสำหรับการส่งจดหมาย (รายชื่อผู้รับจดหมาย) จะถูกรวบรวมซึ่งระบุผู้รับเฉพาะและที่อยู่ของพวกเขา หมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งนี้จัดทำขึ้นในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ":

ไม่มีแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย แบบฟอร์มของแผ่นงานสามารถแก้ไขได้ในคำแนะนำการจัดการสำนักงานขององค์กร อันที่จริง แผ่นส่งไปรษณีย์คือแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ที่ถ่ายโอนไปยังแผ่นงานแยกต่างหาก ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาจะต้องสอดคล้องกับคุณลักษณะนี้ รายละเอียด "ผู้รับ" ประกอบด้วยบล็อกข้อมูลสามส่วน: ชื่อองค์กร ตำแหน่ง ชื่อย่อ และนามสกุล ในรายชื่อผู้รับจดหมาย เราทำซ้ำบล็อกข้อมูลเดียวกัน แต่วางไว้ในบรรทัด ไม่ใช่โดย ด้านขวาใบไม้. คุณยังสามารถจัดเรียงข้อมูลในรูปแบบตารางได้ ลำดับของผู้รับสามารถกำหนดเองได้ แต่ควรจัดเรียงตามตัวอักษรจะดีกว่า

ข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขจดหมายขาออกและวันที่จะถูกป้อนหลังจากการลงทะเบียน (ตัวอย่างที่ 1)

จดหมายทั้งหมดที่ส่งถึงกลุ่มผู้รับจะมีหมายเลขลงทะเบียนขาออกเพียงหมายเลขเดียว หมายเลขขาเข้าสำหรับจดหมายทั้งหมดจะแตกต่างกัน

GOST R 7.0.97-2016 เปลี่ยนแปลงอะไรไม่มีอะไร.

การวางรายละเอียด “ผู้รับ” บนแบบฟอร์ม

รายละเอียด “ผู้รับ” อยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร (ในแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดเชิงมุม) หรือทางด้านขวาใต้รายละเอียดแบบฟอร์ม (ในแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดตามยาว) ตำแหน่งของข้อกำหนด "ผู้รับ" แสดงอยู่ในภาคผนวก B ถึง GOST R 6.30-2003:

• บนแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดมุม - ตัวอย่างที่ 2;
• บนแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดเรียงตามยาว - ตัวอย่างที่ 3

GOST R 7.0.97-2016 เปลี่ยนแปลงอะไรไม่มีอะไร. แอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิม

ปัญหาทางเทคนิค

• องค์ประกอบของอุปกรณ์ประกอบฉาก “ผู้รับ” ควรแยกตามช่วงเวลาหรือไม่

รายละเอียด “ผู้รับ” มักจะมีความยาวหลายบรรทัด

ในข้อ 6.1 คำแนะนำด้านระเบียบวิธีเกี่ยวกับการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003 (อนุมัติโดย Rosarkhiv) ว่ากันว่ารายละเอียดของเอกสารที่ประกอบด้วยหลายบรรทัดถูกพิมพ์โดยมีระยะห่างหนึ่งบรรทัด ส่วนประกอบของรายละเอียด “ผู้รับ”, “ตราประทับการอนุมัติเอกสาร”, “เครื่องหมายแสดงตนของแอปพลิเคชัน”, “ตราประทับการอนุมัติเอกสาร” จะถูกแยกออกจากกันด้วยระยะห่างบรรทัด 1.5-2

บรรทัดฐานที่คล้ายกันมีอยู่ใน GOST R 7.0.97-2016 ใหม่ในส่วนที่ 3 ซึ่งกำหนดข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการผลิตเอกสาร: “ รายละเอียดหลายบรรทัดถูกพิมพ์ด้วยระยะห่างบรรทัดเดียว ส่วนประกอบของรายละเอียดจะถูกคั่นด้วยระยะห่างเพิ่มเติม ”:

• จะจัดตำแหน่งแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ได้อย่างไร

คุณลักษณะหลายบรรทัด "ผู้รับ" ได้รับการออกแบบให้ชิดขอบด้านซ้ายของโซนที่แอตทริบิวต์ครอบครอง หรือจัดให้อยู่กึ่งกลางสัมพันธ์กับบรรทัดที่ยาวที่สุด เช่น:

ไม่มีความลับสำหรับทุกคนมานานแล้วว่าคำพูดแบ่งออกเป็นคำสแลงและวรรณกรรม - ถูกต้อง ค่อนข้างสมเหตุสมผลที่คำพูดที่ถูกต้องไม่ควรเป็นเพียงคำพูดเท่านั้น แต่ยังเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย คนฉลาดทุกคนจะต้องเชี่ยวชาญวัฒนธรรมแห่งการเขียนที่มีความสามารถ และยิ่งไปกว่านั้นสำหรับผู้ที่สื่อสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการผ่านจดหมายโต้ตอบ ตัวอักษรเป็นอย่างไร?

มารยาทคืออะไร

ก่อนที่เราจะพูดถึงการเขียนเชิงธุรกิจ เราต้องจำไว้ว่ามารยาทคืออะไรก่อน นี้ คำสั่งที่จัดตั้งขึ้นพฤติกรรมในสังคมชุดของมารยาทและกฎเกณฑ์ของสิ่งที่เรียกว่า มารยาทที่ดีซึ่งผู้มีปัญญาทุกคนจะต้องสังเกต คนที่มีมารยาทดีเพื่อไม่ให้ถูกตราหน้าว่าไม่มีวัฒนธรรม กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในอดีตเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของชีวิตของสังคม

วัฒนธรรมการเขียน: ลักษณะทั่วไป

แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่เพียงแต่ใช้กับจดหมายธุรกิจเท่านั้น การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีหลายประเภทและวิธีการ ล้วนมีความแตกต่างกัน แต่ละคนมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง แต่ก็มีคุณสมบัติทั่วไปเช่นกัน ในหมู่พวกเขามีดังต่อไปนี้:

• การพึ่งพาภาษาหนังสือที่เป็นมาตรฐานพร้อมคำศัพท์ที่ไม่ใช่หนังสือ
• การใช้โครงสร้างวากยสัมพันธ์ที่ซับซ้อน
• ลำดับคำคงที่ในประโยค
• โครงสร้างข้อความที่ชัดเจน
• ความรู้สูง

มารยาทจดหมายธุรกิจ

ในกรณีใดบ้างที่เราจำเป็นต้องเขียนจดหมายธุรกิจ? แน่นอนว่าหากเราดำเนินธุรกิจใดๆ กับองค์กร และ/หรือ บุคคล สิ่งที่เราเขียนถึงหุ้นส่วน เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า วิธีที่เราจัดรูปแบบจดหมายจะกลายเป็นภาพลักษณ์ของบริษัทของเรา และนำเสนอเราในแง่ดีหรือไม่ดีนัก เว้นแต่ว่าเรามีความสามารถในเรื่องมารยาทในการเขียนจดหมายธุรกิจ เพื่อไม่ให้เสียหน้าคุณต้องเรียนรู้ภูมิปัญญาด้านล่าง อย่างไรก็ตาม การมีความรู้ดังกล่าวก็มีประโยชน์เช่นกัน เพราะความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ความคลาดเคลื่อนเล็กน้อยกับกฎเกณฑ์สามารถเปลี่ยนจดหมายธุรกิจให้กลายเป็นจดหมายที่ผิดกฎหมายจากมุมมองทางกฎหมายได้

ลักษณะเฉพาะของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

ก่อนที่จะพูดถึงจดหมายโดยตรง คุณควรทำความเข้าใจว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจโดยทั่วไปแตกต่างกันอย่างไร ลักษณะเฉพาะของความสัมพันธ์ และคุณลักษณะของความสัมพันธ์เหล่านั้นคืออะไร ลักษณะสำคัญของความสัมพันธ์ในที่ทำงานคือการไม่มีร่มเงาส่วนตัว (ไม่ว่าจะสมบูรณ์หรือเกือบสมบูรณ์) ในความสัมพันธ์เหล่านี้ ตามกฎแล้วในที่ทำงานเราแต่ละคนมีการรวบรวมสงบและสุภาพอย่างมาก - ไม่น่าเป็นไปได้ที่ใครก็ตามจะเต้นรำกับแทมบูรีนหรือดำเนินการอื่น ๆ ที่ค่อนข้างสมเหตุสมผลในกลุ่มเพื่อน แต่ค่อนข้างไร้สาระสำหรับ สภาพแวดล้อมการทำงาน อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ใช้ไม่เพียงกับการกระทำเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอารมณ์ด้วย - คุณสามารถปล่อยให้ตัวเองหัวเราะหรือยิ้มหรือแม้แต่แสดงความโกรธเล็กน้อย แต่เสียงหัวเราะแบบโฮเมอร์ริก การตีโพยตีพาย น้ำตาและสิ่งที่คล้ายกันนั้นดูไม่เหมาะสมทีเดียว (ทั้งหมดนี้ เกี่ยวข้องกับอารมณ์ในที่ทำงานเท่านั้น) ในที่ทำงาน เรามักจะสวมหน้ากาก เพื่อแสดงการฝึกฝน ความยับยั้งชั่งใจ และความสงบ

การสื่อสารทางธุรกิจไม่สามารถสิ้นสุดได้เมื่อคุณต้องการ คู่ค้าหรือลูกค้าจะไม่เข้าใจหากอยู่ตรงกลาง การประชุมที่สำคัญจู่ๆ เราก็ลุกขึ้นและเดินออกไปจากผู้ฟัง คุณไม่สามารถเพิกเฉยต่อคู่สนทนาของคุณ คุณไม่สามารถรับสายหรือจดหมายได้ คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ช่วยให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่ามารยาทในการพูดของจดหมายธุรกิจควรเป็นอย่างไร

ข้อกำหนดทั่วไป

สิ่งแรกที่เราใส่ใจเมื่อได้รับจดหมายคือกระดาษ ตามข้อกำหนดของมารยาทในจดหมายธุรกิจกระดาษสำหรับจดหมายควรมีความชัดเจนและไม่มีรอยยับไม่ว่าในกรณีใด ผู้รับข้อความก็จะมี ประสบการณ์ที่ดีที่สุดเกี่ยวกับองค์กรหากจดหมายปรากฏบนหัวจดหมายพร้อมโลโก้บริษัท หน้าแรกไม่มีหมายเลข ส่วนที่เหลือทั้งหมดมีเครื่องหมายอารบิค

มีอีกมาก จุดสำคัญในมารยาทการติดต่อทางธุรกิจ ธุรกิจถือว่ามีความรู้สูงและไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกด ดังนั้นหากคุณมีช่องว่างในความรู้เกี่ยวกับไวยากรณ์ภาษารัสเซียขอแนะนำว่าอย่ารีบเร่งในการส่งจดหมาย แต่ควรตรวจสอบข้อบกพร่องที่เป็นไปได้อีกครั้ง

อีกด้วย คำแนะนำทั่วไปทั้งกระดาษและอีเมล์ ความปรารถนาไม่ใช้ การเขียนโครงสร้างที่ซับซ้อน - เหมาะสำหรับเอกสารทางกฎหมายเท่านั้น ไม่ควรใช้คำย่อ - เฉพาะคำที่ยอมรับโดยทั่วไปเท่านั้น แต่บรรทัดฐานของมารยาททางธุรกิจนั้นรวมถึงถ้อยคำที่เบื่อหูและอาร์โกต์ - ศัพท์เฉพาะทางวิชาชีพ เอกสารทั้งหมดได้รับการดูแลในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ

ประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่งที่สามารถอ่านได้จากจดหมาย: ควรมีความสุภาพและเป็นมิตรมากที่สุด ไม่มีการพูดถึงความไม่มีไหวพริบหรือความหยาบคายใด ๆ นอกจากนี้ จดหมายธุรกิจยังต้องมีความเฉพาะเจาะจงและการนำเสนอความคิดของคุณอย่างชัดเจน

หากผู้รับจดหมายไม่พูดภาษารัสเซีย ข้อความของข้อความควรเขียนเป็นภาษาของเขาหรือเป็นภาษาอังกฤษสากล อย่างไรก็ตามเอกสารดังกล่าวควรเขียนไว้ที่ด้านใดด้านหนึ่งของแผ่นงานส่วนที่สองจะต้องเว้นว่างไว้

ในการเตรียมเอกสารต้องแน่ใจว่าไม่มีการโอน ต้องพิมพ์ข้อความในช่วงหนึ่งถึงครึ่งถึงสองช่วง โดยมีระยะขอบด้านซ้ายกว้าง 2 เซนติเมตร

ความแตกต่าง

จดหมายธุรกิจมีโครงสร้างพิเศษที่ชัดเจน ในขณะเดียวกัน การจัดเตรียมเอกสารกระดาษไม่มีมาตรฐานเดียว: บริษัทต่างๆ อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป พวกเขายึดติดกับองค์ประกอบบางส่วนของจดหมายเท่านั้น: จะต้องมี "ส่วนหัว" คำทักทาย ส่วนหลัก และการอำลาอย่างแน่นอน อย่าลืมลายเซ็นส่วนตัวของคุณที่ท้ายจดหมาย

อย่างไรก็ตามสิ่งที่เรียกว่าเฟรมของข้อความ - วลีเริ่มต้นและวลีสุดท้าย - เรียกว่าเฟรมป้ายกำกับ เธอคือผู้ที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับ ความสัมพันธ์ที่ถูกต้อง- นอกจากนี้กฎมารยาทสำหรับจดหมายธุรกิจและตัวอย่างการเขียนแสดงให้เห็นถึงการใช้คำพูดที่ซ้ำซากจำเจในข้อความ (พวกเขาจะกล่าวถึงด้านล่าง)

สิ่งสำคัญในการเขียนจดหมายธุรกิจคือการใช้ที่อยู่อย่างถูกต้อง ก่อนการปฏิวัติ ในประเทศของเรามีการใช้ที่อยู่ "ท่าน" หรือ "มาดาม" ซึ่งถือเป็นสากล พวกเขาเรียกใครก็ตามแบบนั้น ปัจจุบันไม่มีที่อยู่สากลดังกล่าว แม้ว่าคำว่า "นาย" หรือ "นาง" มักพบในจดหมายธุรกิจ ซึ่งก่อนหน้านี้สูญเสียความนิยมไปแล้ว แต่คำนี้ก็ค่อยๆ กลับมาใช้อีกครั้ง สามารถติดต่อได้ตามนี้ครับ พันธมิตรทางธุรกิจเป็นทางการ แต่ไม่ใช่ต่อลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน

ที่อยู่ที่ใช้กันทั่วไปและเป็นสากลที่สุดในปัจจุบันถือเป็นที่อยู่ "Dear" หรือ "Dear Sir" แต่จริงๆ แล้ว ไม่ใช่ที่อยู่เดียวกัน ในทำนองเดียวกัน คุณไม่สามารถกล่าวถึงสิ่งที่เรียกว่าวีไอพีได้ โดยเฉพาะบุคคลสำคัญซึ่งถือเป็นผู้ว่าการ นายกเทศมนตรี และประธานาธิบดี ในกรณีนี้ คุณจะต้องขึ้นต้นจดหมายด้วยที่อยู่ “Dearly” (อีกตัวเลือกหนึ่งคือ “ขอแสดงความนับถืออย่างสูง”)

หากข้อความส่งถึงคนหลายคนพร้อมกัน และพวกเขาทั้งหมดเป็นตัวแทนของวิชาชีพเดียวกัน ก็เหมาะสมที่จะใช้ที่อยู่ เช่น “เรียนเพื่อนร่วมงาน” (หากผู้รับทั้งหมดเป็นผู้หญิง อนุญาตให้เขียนว่า “เรียนท่านสุภาพสตรี” ”; ถ้าเป็นผู้ชายก็แสดงว่า "สุภาพบุรุษที่รัก") หากจดหมายจ่าหน้าถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ห้ามมิให้ใช้ชื่อหรือนามสกุลโดยเด็ดขาด สิ่งนี้ได้รับอนุญาตเฉพาะในกรณีข้างต้น (เมื่อผู้รับคือกลุ่มบุคคล) หรือเมื่อมีปฏิสัมพันธ์กับนิติบุคคล

ในส่วนท้ายของข้อความ คุณต้องจำไว้ว่า: มันมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าจุดเริ่มต้น ในตอนท้ายของจดหมายแสดงความมั่นใจในการแก้ไขปัญหาที่ประสบความสำเร็จและ/หรืออย่างรวดเร็ว และอื่นๆ ที่คล้ายกัน ในที่นี้ คุณไม่ควรชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในอดีต เช่น ความล่าช้าในการตอบกลับหรือไม่ได้รับเลย วลีเหล่านี้ถือเป็นสัญญาณเชิงลบของมารยาทในจดหมายธุรกิจและถือเป็นการไม่เต็มใจที่จะสานต่อความสัมพันธ์รวมถึงการไม่เคารพคู่สนทนา สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่านี่เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

อีเมล์: มารยาททางธุรกิจ

ที่สอง ตัวแปรที่เป็นไปได้การติดต่อ - ทางอีเมล นอกจากนี้ยังมีลักษณะเฉพาะหลายประการที่นี่ ตัวอย่างเช่น หากผู้รับได้รับข้อความเป็นครั้งแรก ก็จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยการแนะนำบริษัทของคุณ คำอธิบายกิจกรรมของคุณ และงานที่เป็นไปได้ที่คาดว่าจะดำเนินการ ในระหว่างการติดต่อสื่อสารระยะยาว มีความจำเป็นต้องรักษาประวัติของจดหมายในอดีตโดยพิจารณาจากข้อความที่ตามมาแต่ละข้อความ

ตัวอักษรตัวแรกจะต้องมีคำทักทายและที่อยู่อย่างแน่นอน ในกรณีถัดๆ ไป หากจำเป็นต้องตอบกลับอย่างรวดเร็ว ก็สามารถละเว้นการอุทธรณ์ได้ (หากเหมาะสม) ในการสื่อสารออนไลน์ หลายคนไม่คิดว่าจำเป็นต้องใช้เครื่องหมายวรรคตอน และยังเขียนโดยไม่ต้องใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ด้วย สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในมารยาททางอีเมลธุรกิจ

ขนาดของอีเมลไม่ควรใหญ่เกินไป - ตามกฎแล้วจะมีขนาดเพียงครึ่งหนึ่งของขนาดกระดาษ ในกรณีเดียวกัน หากคุณต้องการสื่อสารข้อมูลจำนวนมากไปยังผู้รับ จะต้องระบุเฉพาะข้อความประกอบสั้น ๆ ในส่วนของจดหมายและต้องแนบเนื้อหาเป็นไฟล์แนบใน Word หรือไฟล์อื่น ๆ - สิ่งนี้จำเป็นสำหรับมารยาทของจดหมายธุรกิจทางอีเมล ตัวอย่างของข้อความดังกล่าวอาจเป็น: “สวัสดีตอนบ่ายคุณอิวานอฟที่รัก! เรากำลังส่งตัวอย่างโบรชัวร์โฆษณาของเราไปให้คุณ สามารถดูได้ในไฟล์แนบ…”

ส่วนลายเซ็นก็ต้องอยู่ตรงนั้น คุณสามารถลงนามที่ส่วนท้ายของตัวอักษรแต่ละตัวหรือจะทำลายเซ็นอัตโนมัติซึ่งจะติดไว้โดยอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้มักใช้โดยตัวแทนของบริษัทขนาดใหญ่ ลายเซ็นต้องระบุชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง ข้อมูลติดต่อ, สถานที่ทำงาน. จะต้องจัดรูปแบบให้พอดีกับอักขระเจ็ดสิบตัวและมีความยาวไม่เกินห้าหรือหกบรรทัด

จำเป็นต้องพูดคำสองสามคำเกี่ยวกับการตอบกลับข้อความ มารยาทในการใช้อีเมลทางธุรกิจจำเป็นต้องได้รับการตอบกลับข้อความภายในสองวัน - ไม่มากไปกว่านี้ หากต้องใช้เวลามากกว่านี้ คุณควรแจ้งคู่สนทนาของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ การตอบกลับข้อความทั้งหมดจะรักษาชื่อเสียงของบริษัทหรือผู้ประกอบการ เพื่อให้ทราบว่าจดหมายถึงผู้รับหรือไม่ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันแจ้งเตือนการรับ - การยืนยันการจัดส่งจะถูกส่งโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ห้ามทำการโทรควบคุม

สูตรคำพูดหรือถ้อยคำที่เบื่อหู

ความคิดโบราณ สูตรคำพูด คำพูดโบราณ - ไม่ว่าคุณจะพูดอะไร มันก็จะยังคงเป็นส่วนสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจ จากหลักสูตรของโรงเรียน เราจำได้ว่าความคิดโบราณเรียกว่าชุดสำนวน มีไม่มาก:

• ความเสียใจสามารถแสดงได้โดยใช้วลีต่อไปนี้: “ขออภัย เราไม่สามารถตกลงได้...” “เราเสียใจที่ต้องแจ้ง...” “ขออภัย เราถูกบังคับให้แจ้ง...” และอื่นๆ
• ความกตัญญูกตเวทีแสดงด้วยถ้อยคำโบราณ เช่น: "ขอแสดงความกตัญญูของฉัน...", "ขอบคุณ...", "ให้การสนับสนุน..."
• คุณสามารถเชิญผู้รับเข้าร่วมกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งได้โดยใช้การประทับตรา: “เรารู้สึกเป็นเกียรติที่จะเชิญคุณ…”, “เราหวังว่าคุณจะยินยอม...”, “เรายินดีที่จะเชิญคุณ...”, “เรา จะดีใจที่ได้พบคุณ…” และอะไรทำนองนั้น
• คุณสามารถลงท้ายจดหมายด้วยวลี: “เราหวังว่าจะได้รับแนวคิดใหม่ ๆ จากคุณ...”, “เราหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จ...”, “เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่ประสบผลสำเร็จต่อไป…”

กฎทองของการติดต่อทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการติดต่อทางธุรกิจ

มีสิ่งเล็กๆ น้อยๆ หลายอย่างที่อาจถึงแก่ชีวิตได้ในกรณีของการสื่อสารทางธุรกิจ บ่อยครั้งที่สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้นำไปสู่การยุติความสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน การยุติธุรกรรม และสิ่งไม่พึงประสงค์ที่คล้ายกัน คุณต้องรู้จักศัตรูด้วยสายตา!

1. คุณไม่สามารถเขียน (และโทรติดต่อด้วย!) เกี่ยวกับงานนอกเวลาทำงานได้! บ่อยแค่ไหนที่เราไม่ต้องการรอจนถึงเช้ารบกวนคู่ค้า ลูกค้า เพื่อนร่วมงานของเราตอนเก้าโมง สิบเอ็ดโมง หรือสิบเอ็ดโมงในตอนเย็น สำหรับเราดูเหมือนว่าทุกอย่างจะหายไปในชั่วข้ามคืน ล่มสลาย ล้มเหลว และจะไม่สามารถกอบกู้สถานการณ์ได้อีกต่อไป และบุคคลที่หายากเหล่านั้นที่สามารถอดทนจนถึงเช้าได้ด้วยเหตุผลบางอย่างเชื่อว่าหกโมงเช้าเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการสื่อสาร ท้ายที่สุดถ้าฉันไม่นอนก็ไม่มีใครนอน อนิจจา พฤติกรรมดังกล่าวมีแต่จะทำให้เราหงุดหงิดและต่อต้านตัวเองเท่านั้น
2. สิ่งนี้ได้ถูกกล่าวถึงโดยอ้อมแล้ว แต่ถึงกระนั้นก็ไม่มีความคุ้นเคย! การสื่อสารในที่ทำงานเกิดขึ้นเฉพาะใน “คุณ” เท่านั้น (ด้วยตัว V ใหญ่ ซึ่งหมายถึงความสุภาพและความเคารพ)
3. การแลกเปลี่ยนคำชมเชยที่มากเกินไปอาจทำให้เกิดอันตรายได้เช่นกัน ประการแรก มันต้องใช้เวลาอันมีค่า และประการที่สอง มันดูน่ารำคาญและน่าเบื่อเล็กน้อย ไม่จำเป็นต้องพยายามอย่างหนัก

ปัจจุบันมีวรรณกรรมมากมายจนบางครั้งอาจต้องเบิกตากว้าง นอกจากนี้ยังมีหนังสือเกี่ยวกับวัฒนธรรมการพูดรวมถึงการเขียนอีกมากมาย

ผู้ที่ต้องการได้รับความรู้ในด้านนี้สามารถแนะนำผลงานต่อไปนี้: "มารยาทในจดหมายธุรกิจ" โดย Oleg Davtyan, "วัฒนธรรมการพูดเป็นลายลักษณ์อักษร" โดย Tatyana Degtereva, "มารยาทในจดหมายรัสเซีย" โดย Natalya Formanovskaya และ Alla Akishina, "มารยาททางธุรกิจ" โดย Elena Ber "มารยาทในการพูดภาษารัสเซีย" โดย Natalya Formanovskaya และอีกหลายคน

1. มารยาทในจดหมายธุรกิจต้องใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ส่วนท้ายของที่อยู่เพื่อที่จะให้ ความหมายพิเศษปัญหาหรือบุคคลที่กำหนด
2. การเรียกผู้รับด้วยชื่อบ่งบอกถึงความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดและมั่นคงมายาวนาน ในขณะที่การเรียกผู้รับด้วยชื่อเป็นการเน้นย้ำถึงระยะห่าง
3. มารยาทของจดหมายธุรกิจในรัสเซียนั้นมีลักษณะเฉพาะคือการปรับระดับเพศเนื่องจากอาชีพส่วนใหญ่มักเป็นผู้ชายเท่านั้น

การปฏิบัติตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจนั้นไม่ใช่เรื่องยากเนื่องจากมีไม่มากนัก การจดจำสิ่งเหล่านี้เป็นวิทยาศาสตร์เล็กๆ แต่ในสายตาของคนอื่น คนที่รู้ถึงมารยาทในจดหมายธุรกิจจะมีมารยาทและได้รับการอบรมมาเป็นอย่างดี เป็นคนที่ยินดีทำธุรกิจด้วย