Mungkin setiap orang setidaknya pernah menghadapi kebutuhan untuk menulis surat bisnis. Saat mengkompilasinya, Anda tanpa sadar sampai pada kesimpulan bahwa itu sama sekali tidak mudah. Ada banyak aturan dan ketentuan penulisan surat bisnis yang perlu Anda ketahui. Artikel ini menjelaskan secara rinci proses pembuatan dokumen, memberikan contoh surat bisnis, dan membahas jenis dan desainnya.
Membentuk
Formulir yang sudah jadi akan menambah soliditas dan menunjukkan keandalan perusahaan. Mereka berisi informasi yang diperlukan tentang organisasi, seperti:
- Nama.
- Alamat.
- Hubungi nomor telepon.
- Situs web.
- Surel.
- Logo.
- Detail kontak lainnya.
Tidak ada aturan ketat mengenai formulir. Oleh karena itu, setiap organisasi secara mandiri memutuskan informasi apa yang akan dimasukkan ke dalamnya.
Bagaimana cara menulis surat bisnis yang benar? Persiapan
Surat bisnis ditulis dan diformat dengan cara tertentu, sesuai dengan aturan dan persyaratan bawaannya. Tergantung pada tujuannya, penulis memikirkan isinya secara detail untuk mendapatkan hasil yang dihitungnya. Ia harus memahami dengan jelas informasi apa yang sudah diketahui penerima surat tentang pokok surat, apa yang menjadi dasar surat itu, dan apa saja yang baru di dalamnya. Argumennya bergantung pada tujuan yang ingin dicapai penulis. Proses pembuatan surat bisnis dapat dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
- Mempelajari masalahnya.
- Menulis draf surat.
- Persetujuannya.
- Penandatanganan.
- Registrasi.
- Mengirim ke penerima.
Struktur surat bisnis
Saat menulis surat, perlu untuk memenuhinya dengan informasi, yaitu meletakkan semua informasi yang diperlukan di sana. Ini bisa sederhana atau kompleks. DI DALAM surat sederhana Isinya secara jelas dan ringkas menampilkan informasi yang umumnya tidak memerlukan tanggapan dari penerimanya. Kompleks dapat terdiri dari beberapa bagian, poin, dan paragraf. Setiap paragraf menyajikan satu aspek informasi. Jenis contoh surat bisnis ini biasanya terdiri dari bagian pendahuluan, isi, dan penutup.
Di bawah ini adalah contoh penulisan surat bisnis - bagian pendahuluannya.
Bagian utama menggambarkan situasi dan peristiwa, memberikan analisis dan buktinya. Di bagian inilah mereka meyakinkan bahwa mereka perlu bertindak dengan satu atau lain cara, membuktikan bagaimana keadaannya dan menginformasikan tentang perlunya berpartisipasi dalam acara apa pun, dengan memberikan berbagai argumen.
Kesimpulan berisi kesimpulan yang dibuat dalam bentuk saran, permintaan, pengingat, penolakan, dan sebagainya.
Contoh penulisan surat bisnis – bagian terakhirnya – disajikan di bawah ini. Ini merangkum persyaratan yang dinyatakan dalam persyaratan utama.
Semua informasi yang diberikan harus konsisten dan dapat dipahami secara optimal.
Setiap huruf dimulai dengan alamat terpusat. Bagian kecil ini sangatlah penting. Saat memilihnya, penulis harus mempertimbangkan:
- Posisi penerima.
- Sifat hubungan.
- Formalitas.
- Etiket.
Harus ada bentuk sopan di akhir surat. Misalnya: “…Saya menyampaikan harapan untuk kerjasama lebih lanjut (terima kasih atas undangannya)…” Frasa ini diikuti dengan tanda tangan penulis.
Gaya
Semua surat harus disimpan secara resmi gaya bisnis, yang artinya penggunaan ucapan untuk hubungan bisnis resmi. Ciri-ciri bahasa tersebut terbentuk dalam keadaan berikut:
- Peserta utama dalam hubungan bisnis adalah badan hukum, atas nama pimpinan dan pejabatnya dibuat surat-surat.
- Hubungan dalam organisasi diatur secara ketat.
- Subyek komunikasi adalah kegiatan perusahaan.
- Dokumen manajemen umumnya memiliki penerima tertentu.
- Seringkali, dalam kegiatan suatu organisasi, situasi yang sama terjadi.
Sehubungan dengan itu, informasi yang terkandung dalam surat bisnis harus:
- Resmi, impersonal, menekankan jarak antar peserta komunikasi.
- Ditujukan, ditujukan untuk penerima tertentu.
- Terkini pada saat penulisan.
- Dapat diandalkan dan tidak memihak.
- Beralasan untuk membujuk penerima untuk melakukan tindakan apa pun.
- Lengkap untuk pengambilan keputusan.
Persyaratan
Surat bisnis harus memenuhi persyaratan berikut:
- Pidato distandarisasi di semua tingkatan - leksikal, morfologis, dan sintaksis. Ini berisi banyak ekspresi, istilah dan rumus.
- Nada penulisannya netral, terkendali dan tegas, tanpa menggunakan bahasa yang emosional dan ekspresif.
- Keakuratan dan kejelasan teks, tanpa kesalahan logika, kejelasan dan ketelitian kata-kata.
- Ringkas dan singkatnya - tanpa menggunakan ekspresi yang membawa makna tambahan.
- Penggunaan rumus-rumus bahasa yang terbentuk akibat situasi yang berulang-ulang.
- Penggunaan istilah, yaitu kata atau ungkapan yang mempunyai konsep khusus.
- Penggunaan singkatan yang dapat bersifat leksikal (yaitu kata majemuk yang dibentuk dengan menghilangkan huruf dari bagian kata: LLC, Gost, dan sebagainya) dan grafis (yaitu sebutan kata dalam bentuk singkatan: grn, zh-d, dll.).
- Penggunaan konstruksi dalam kasus genitif dan instrumental.
- Frasa dengan kata benda verbal (“memberikan dukungan” bukan “mendukung”).
- Menggunakan kalimat umum yang sederhana.
Contoh surat bisnis di atas ditunjukkan di bawah ini versi lengkap(dengan bagian utama). Informasi tersebut memenuhi semua persyaratan gaya bisnis resmi.
Jenis surat bisnis
Hal terbaik surat Bisnis menulis tentang satu masalah tertentu. Jika perlu menyelesaikan beberapa masalah sekaligus, disarankan untuk membuat beberapa opsi berbeda.
Surat bisnis dapat memiliki konten berikut:
- Menemani. Surat seperti itu biasanya diperlukan untuk memberi tahu Anda ke mana harus mengirim dokumen.
(Bagaimana cara menulis surat bisnis? Contoh surat lamaran akan membantu mereka yang perlu menulis dokumen jenis ini.)
- Terjamin. Mereka ditulis untuk mengkonfirmasi janji atau ketentuan apa pun. Misalnya, pembayaran pekerjaan, sewa, waktu pengiriman, dll dapat dijamin.
- Terima kasih. Mereka mulai sering digunakan terutama akhir-akhir ini. Surat-surat seperti itu menunjukkan nada kemitraan yang baik. Mereka dapat diterbitkan dengan kop surat biasa atau di atas kertas berwarna dengan cetakan yang indah.
(Bagaimana cara menulis surat bisnis? Contoh surat terima kasih dibuat dalam bentuk bebas, tergantung pada tugas yang diselesaikannya. In pada kasus ini surat itu mengungkapkan esensinya dalam bentuk yang paling singkat. Contoh seperti itu, dibuat di atas kertas berwarna dengan hiasan, dapat digantung di dinding gedung perusahaan di tempat terhormat.)
- Informasional.
- Edukatif.
- Selamat.
- Periklanan.
Ada juga surat:
- Proposal kerjasama. Cukup umum akhir-akhir ini, dikirim ke organisasi, sering kali bersifat periklanan, misalnya seperti contoh ini. Menulis surat komersial cukup sulit; Anda perlu mempertimbangkan banyak nuansa untuk mendapatkan perhatian, dan terlebih lagi, untuk menjadi tertarik. Namun jika Anda menyusunnya sesuai dengan contoh di bawah ini, peluang suksesnya besar.
- Undangan. Mereka diutus, mengundang mereka untuk berpartisipasi dalam berbagai acara. Biasanya ditujukan kepada manajer atau pejabat, namun bisa juga ditujukan kepada seluruh tim.
- Permintaan.
- Pemberitahuan.
- Permintaan dan banyak lainnya.
Cara menulis tanggapan terhadap surat. Contoh
Jawabannya harus dimulai dengan mengulangi permintaan yang disebutkan pada huruf pertama. Kemudian diberikan hasil pertimbangannya dan dikemukakan persetujuan atau alasan penolakannya. Surat tanggapan bisnis mungkin berisi solusi alternatif informasi yang diharapkan. Biasanya memenuhi prinsip-prinsip berikut:
- Tersedianya link ke huruf pertama dan isinya.
- Arti bahasanya identik.
- Cakupan dan aspek konten yang sebanding.
- Kesesuaian dengan urutan tertentu.
Dekorasi
Selain menggunakan kop surat perusahaan untuk surat bisnis, seluk-beluk lain juga perlu diperhatikan saat mendesainnya. Ini adalah rincian, aturan singkatan, penulisan alamat, judul, panjang teks, lebar bidang, dan banyak lagi.
Contoh surat bisnis membantu Anda menyusunnya, dengan mempertimbangkan semua seluk-beluk dan nuansa. Mereka digunakan oleh pekerja kantoran pemula dan pekerja berpengalaman. Berkat sampelnya, mereka belajar cara menulis surat dengan benar dan menghemat banyak waktu.
Saat ini, hampir semua orang aktif menggunakan Internet. Namun korespondensi bisnis tetap relevan dan penting. Itu hanya ditransfer ke media lain. Publikasi ini akan memberi tahu Anda cara menulis dan memformat surat bisnis dengan benar.
Apa isi pesan bisnis?
Pertama-tama, korespondensi bisnis memberikan kesempatan untuk bertukar pendapat atau saran dengan karyawan dan mitra bisnis. Surat tersebut dapat berisi permintaan, keluhan dan pemikiran lain untuk menghilangkan kesalahpahaman antar perusahaan. Secara umum korespondensi bisnis merupakan salah satu jenis korespondensi resmi.
Perbedaan dari surat lainnya
Perbedaan utamanya dapat diringkas sebagai berikut.
- Gaya presentasi.
- Ketersediaan rantai komando resmi.
- Kosakata tanpa ekspresi emosi yang kuat.
- Biasanya, surat itu tidak lebih dari satu halaman.
- Fontnya sama di seluruh teks (tidak kecil atau besar).
- Biasanya dibuat pada kop surat resmi organisasi.
Jenis surat bisnis
Surat yang harus dijawab:
- Meminta.
- Permohonan.
- Persyaratan.
- Menawarkan.
- Menarik.
Surat yang tidak memerlukan tanggapan:
- Informasional.
- Pemberitahuan.
- Menemani.
- Jaminan.
- Peringatan.
- Pengingat.
Surat yang bersifat komersial. Mereka biasanya diperlukan selama masa berlaku kontrak atau untuk membuat perjanjian:
- Meminta.
- Respon terhadap permintaan.
- Pengingat.
- Mengeklaim.
- Menawarkan. Ini adalah tawaran untuk mengadakan perjanjian atau melakukan transaksi.
- Peringatan tentang perlunya memenuhi kewajiban, tentang pemutusan perjanjian, dan sebagainya.
Surat non-komersial:
- Undangan.
- Menginformasikan tentang sesuatu.
- Ekspresi rasa terima kasih.
- Rekomendasi.
- Meminta.
- instruksi.
- Surat pengantar.
- Ekspresi belasungkawa.
- Selamat pada kesempatan apa pun.
- Surat jaminan.
- Konfirmasi penerimaan barang, pemberian jasa, dll.
Klasifikasi surat bisnis berdasarkan struktur:
- Disusun menurut pola yang ketat.
- Ditulis dalam bentuk bebas.
Jenis tergantung penerimanya:
- Biasa. Dikirim ke satu penerima.
- Kolektif. Dikirim ke satu orang, tapi dari beberapa orang.
- Bundar. Dikirim ke beberapa penerima.
Bentuk suratnya adalah sebagai berikut:
- Dikirim dalam amplop pos biasa.
- Diserahkan secara langsung.
- Dikirim sebagai faks.
- Dikirim melalui email.
Seperti yang Anda lihat, pesan bisnis dapat dibingkai dengan cara berbeda dan dengan maksud berbeda. Namun perlu dicatat bahwa dalam beberapa kasus, karena alasan etis, dokumen tersebut harus ditulis dengan tangan dan bukan diketik di komputer. Hal ini berlaku untuk ucapan selamat dan belasungkawa.
Bagian dari surat
Surat bisnis yang baik selalu dibagi menjadi beberapa bagian. Ini adalah pendahuluan, utama dan final. Selain itu, mereka terhubung secara logis satu sama lain.
Biasanya, bagian pendahuluan berisi informasi tentang keadaan yang menyebabkan penulisan surat itu. Teks utama adalah isi pesan itu sendiri, inti pesan. Bagian akhir merangkum hasil yang dapat menyatakan penolakan, persetujuan, permintaan, dan sebagainya.
Prinsip menulis
Pesan bisnis apa pun harus ditulis sebagai berikut.
- Tidak memihak.
- Ditujukan (yaitu, ditujukan untuk orang tertentu).
- Beralasan.
- Dapat diandalkan.
- Selengkap mungkin.
- Semua informasi dalam teks harus terkini pada saat penulisan.
Fitur gaya
Aturan untuk menulis surat bisnis menyatakan bahwa gaya yang ketat harus dipatuhi. Penting untuk hanya menggunakan alat bicara yang khas untuk dokumen resmi. Artinya, gaya bisnis formal akan sesuai. Bahasa tersebut harus memiliki ciri-ciri berikut.
- Formalitas.
- Keakuratan penyajian informasi.
- Objektivitas.
- Tersusun.
- Informatif namun ringkas.
Inti permasalahan harus dinyatakan dalam kalimat pendek sederhana, dengan fokus pada kata kerja. Tidak perlu membebani teks dengan kata sifat, atau menggunakan istilah yang kurang dikenal dan sangat terspesialisasi yang mungkin tidak dipahami oleh penerimanya. Ini hanya akan menimbulkan hal negatif dan penolakan. Sebaiknya coba jelaskan dengan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti, lebih banyak fakta dan spesifik. Gaya bisnis tidak memungkinkan adanya teks yang tidak informatif dan “berair”.
Anda tidak boleh melanjutkan ke bagian akhir dengan pola bicara yang tidak perlu dan panjang. Selain itu, proposal yang tidak logis dan tidak konsisten tidak akan berhasil. Oleh karena itu, lebih baik untuk mengecualikan frase partisipatif dan partisipatif. Setiap paragraf harus mencerminkan hanya satu gagasan spesifik. Setelah menyelesaikan teks, lebih baik memeriksa kesalahannya beberapa kali dengan membaca surat itu keras-keras.
Persyaratan formulir
Sesuai aturan surat bisnis, sebaiknya ditulis di kop surat perusahaan. Persyaratan dasar berikut diajukan untuk itu.
- Di tengah formulir Anda harus memasukkan Lambang Federasi Rusia jika perusahaan itu milik negara.
- Tempatkan surat itu pada lembar A4.
- Biarkan bidang di sebelah kiri kosong (minimal 3 sentimeter). Hal ini diperlukan karena setelah beberapa waktu bahan-bahan tersebut akan diarsipkan bersama dengan dokumen-dokumen lainnya.
- Font yang paling optimal dianggap standar “Times New Roman”, ukuran 12 dan dengan spasi baris 1,5-2. Ini paling baik dipahami saat membaca.
- Di header surat Anda harus mencantumkan nama organisasi, alamat sebenarnya dan sah, nomor telepon dan email.
Fitur desain
Jika diperlukan beberapa halaman untuk menyelesaikan surat bisnis, maka Anda perlu memberi nomor mulai dari halaman kedua. Untuk ini, disarankan menggunakan angka Arab. Tidak perlu memberi titik di samping angka.
Surat itu harus dibagi menjadi beberapa paragraf dan, jika perlu, subjudul. Teks tidak boleh terlihat seperti aliran yang berkesinambungan, karena akan dianggap buruk. Paragraf akan menunjukkan di mana pemikiran lain berakhir dan dimulai.
Penting untuk dicatat bahwa kesalahan ketik, penghapusan, dan koreksi apa pun tidak dapat diterima untuk korespondensi bisnis. Mereka akan menunjukkan buta huruf dan kesembronoan lawannya.
Detail yang digunakan
Surat itu biasanya memuat informasi berikut.
- Nama lengkap perusahaan, bukan sekedar singkatan.
- Nomor telepon, nomor fax, rekening bank dan email.
- Penerima. Selain itu, nama perusahaan harus digunakan dalam kasus datif. Jika Anda perlu menunjukkan nama belakang dan posisi Anda, disarankan untuk menggunakan kasus datif. Jika penerima mempunyai gelar atau gelar akademis, hal ini harus dicantumkan sebelum nama orang tersebut.
Penting untuk dicatat bahwa setiap detail harus ditulis dengan huruf kapital dan dengan garis baru.
Alamat dalam surat bisnis
Pesan formal harus selalu dibingkai dengan nada netral. Alamat ke penerima harus memiliki bentuk yang sama. Ungkapan seperti “Selamat siang” tidak pantas. Jika ingin menyapa, lebih baik menggunakan sapaan formal “Halo”. Tetapi pilihan yang paling melek huruf dianggap ditangani dengan nama depan dan patronimik. Dan tidak masalah berapa lama perkenalan dengan penerimanya berlangsung. Nama bentuk pendek tidak boleh digunakan dalam huruf (misalnya Petya, Anya, dan sebagainya).
Memanggil seseorang yang lebih tua atau lebih tinggi posisinya akan membantu menjaga jarak antarpribadi dan menunjukkan rasa hormat kepada seseorang. Namun, perlu dicatat bahwa di beberapa perusahaan, sebaliknya, merupakan kebiasaan untuk menggunakan “Anda” saat berkomunikasi, bahkan secara tertulis.
Perlu dicatat bahwa alamat “Yang Terhormat” tidak dapat digunakan tanpa menyebutkan nama orang tersebut. Anda juga harus menghindari singkatan “Mr.,” “Ms.” Jika Anda perlu menyapa sekelompok orang, Anda tidak boleh menyebutkan nama. Kemudian Anda dapat menulis secara singkat: “Tuan-tuan yang terhormat!” Sesuai aturan, Anda harus selalu memberi tanda seru setelah memanggil nama seseorang. Misalnya, frasa serupa dalam surat bisnis akan terlihat seperti ini: “Alexander Sergeevich yang terhormat!”
Di bagian terakhir Anda dapat menggunakan berbagai pilihan. "DENGAN Semoga sukses", "Dengan hormat", "Dengan harapan kerjasama" dan seterusnya. Di sini, pesan harus formal namun bernada ramah.
Desain bagian akhir
Menyelesaikan surat dengan benar juga sangat penting. Pada bagian terakhir, Anda perlu merangkum apa yang telah dikatakan sebelumnya. Namun, Anda sebaiknya tidak meregangkan kesimpulan Anda menjadi 10 kalimat. Harus diingat bahwa keringkasan dan singkatnya dihargai dalam gaya bisnis. Lebih baik batasi diri Anda pada frasa sederhana. Sebagai contoh, akan diberikan beberapa konstruksi yang sesuai pada bagian akhir korespondensi bisnis. Surat bisnis harus diselesaikan dengan benar dan sesopan mungkin.
- Terima kasih atas bantuan atau perhatiannya. “Izinkan saya mengucapkan terima kasih atas...” "Terima kasih!"
- Meyakinkan penerima akan sesuatu. “Kami akan senang bekerja sama dengan Anda.”
- Mengekspresikan harapan untuk masa depan. “Kami berharap dapat mendengar kabar dari Anda segera.”
- Permintaan sesuatu. “Kami akan berterima kasih jika Anda melaporkan hasilnya.”
- Mohon maaf atas segala ketidaknyamanan. “Kami mohon maaf atas keterlambatan pembayaran.”
Bagaimana mengucapkan selamat tinggal kepada penerimanya
Terlepas dari kenyataan bahwa korespondensi adalah bisnis, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal dalam surat bisnis dengan cara yang berbeda. Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan apa yang disebut frase penutup.
Sebagai contoh, opsi berikut dapat diberikan:
- Dengan hormat.
- Sungguh-sungguh.
- Semoga sukses.
- Saya berharap Anda sukses dalam pekerjaan Anda.
- Kami berharap dapat melanjutkan kerja sama.
- Kami dengan senang hati memberikan layanan tersebut.
Mungkin ada pilihan lain. Di sini pilihan kalimat terakhir adalah murni masalah selera.
Penandatanganan
Pengirim harus membubuhkan tanda tangannya di bagian paling bawah lembaran. Namun sangat penting untuk melakukannya dengan benar agar dokumen tersebut memiliki tampilan resmi.
Anda perlu menunjukkan posisi Anda, inisial, nama belakang, dan tanda sebaliknya. Selain itu, Anda dapat memberikan informasi kontak (alamat email pribadi atau nomor telepon). Hal ini akan menunjukkan kesediaan penerima untuk berkomunikasi dan bekerja sama.
Fitur Kegagalan
Penting juga untuk mengetahui cara menulis surat bisnis jika Anda perlu menolak sesuatu. Lagi pula, bahkan penolakan atau penolakan terselubung tidak akan luput dari perhatian dan akan menimbulkan konsekuensi yang tidak menyenangkan. Setelah itu, Anda tidak dapat mengandalkan sikap positif atau bahkan netral terhadap diri sendiri. Saat menulis surat, Anda tidak perlu menyerah pada emosi. Lebih baik batasi diri Anda, meskipun penerimanya sangat mengganggu. Surat penolakan harus selalu dibaca ulang beberapa kali. Perhatian khusus memperhatikan nada pesannya.
Pesan tersebut tidak boleh dimulai dengan kata “tidak” yang pasti, tidak peduli bagaimana hal itu diungkapkan. DI DALAM jika tidak penerimanya akan mendapat kesan bahwa dirinya tidak menarik dan tidak penting. Sebaiknya berikan penjelasan yang tidak dibuat-buat dan meyakinkan terlebih dahulu. Ketika alasan penolakan dicantumkan secara singkat, Anda dapat dengan lancar melanjutkan ke pernyataan fakta. Dalam hal ini, menurut etiket surat bisnis, disarankan untuk menggunakan jenis kata berikut.
- Sayangnya, kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda.
- Kami dengan tulus meminta maaf, tetapi kami terpaksa menolak tawaran Anda.
- Kami sangat menyesal, namun kami tidak dapat mengakomodasi permintaan Anda karena alasan berikut.
Idealnya, di awal surat Anda harus menyatakan secara singkat permintaan penerima. Dengan cara ini dia akan memahami bahwa proposalnya benar-benar telah ditinjau, dan dia mungkin akan menghargainya.
Fitur menulis email
Saat ini, masyarakat semakin tertarik dengan cara menulis surat bisnis jika perlu dikirim melalui email. Untuk korespondensi semacam itu, berlaku aturan yang sama seperti yang disebutkan sebelumnya. Namun pesan bisnis elektronik memiliki ciri khas tersendiri.
- Login harus solid dan memadai. Misalnya, [dilindungi email] – pilihan yang buruk, A [dilindungi email]- Bagus.
- Bidang “subjek” selalu penting untuk diisi. Ini akan memperjelas isi pesannya. Jika surat itu ditujukan untuk orang asing, maka judulnya harus menarik. Namun penting untuk tidak berlebihan. Topik seperti " Penawaran istimewa barusan”, “Mendesak” hanya akan menimbulkan penolakan. Judul sebaiknya terdiri dari 3-5 kata, mengandung inti pesan.
- Jika korespondensi dengan lebih aneh, maka pertama-tama Anda perlu memberi tahu dia bagaimana Anda mengetahui tentang dia dan apa yang dilakukan perusahaan. Tanpa perkenalan seperti itu, pesan tersebut mungkin dianggap spam dan segera dihapus.
- Lebih baik menyorot poin-poin penting dalam teks dengan huruf tebal. Dalam hal ini, penggunaan warna yang berbeda tidak dapat diterima.
- Caps tidak dapat digunakan dalam surat bisnis email. Bahkan subjudul dan judul topik tidak boleh menggunakan huruf kapital semua. Hal yang sama berlaku untuk tanda baca duplikat.
- Lebih baik membagi teks menjadi beberapa paragraf, meninggalkan baris kosong di antara mereka.
- Semakin pendek pesannya, semakin cepat mereka meresponsnya.
- Diperlukan tanda tangan. Dalam email biasanya terdiri dari beberapa baris dan mencantumkan nama dan jabatan pengirim, nama perusahaan, nomor telepon, dan alamat website.
- Anda dapat melampirkan file teks dan gambar ke surat itu. Ini sangat mudah, karena materi tambahan, komentar, penjelasan dan deskripsi rinci mengalihkan perhatian dari esensi. Oleh karena itu, sebaiknya ditempatkan bukan pada badan surat, melainkan pada file lampiran.
- Jika korespondensi bisnis sudah berlangsung lama dan hangat hubungan saling percaya, maka penggunaan emoticon pada email diperbolehkan. Mereka akan membantu untuk "membumbui" sedikit dan meredakan komunikasi. Tapi Anda tidak boleh menyalahgunakannya, dan surat kertas hal ini umumnya tidak dapat diterima.
Petunjuk untuk menulis surat
Menulis surat bisnis dapat dibagi menjadi beberapa tahap.
1. Pertama, Anda perlu menentukan penerima. Untuk melakukan ini, di sudut kanan atas formulir Anda perlu menulis inisial, nama keluarga dan posisi penerima. Jika penerima adalah sebuah organisasi, maka alamat resminya harus dicantumkan.
2. Alamat kepada penerima. Itu harus ditempatkan lebih rendah di tengah-tengah formulir. Telah dikatakan frasa mana yang bisa digunakan. Biasanya alamatnya terlihat seperti: “Dear Igor Petrovich!”
3. Pernyataan tujuan. Di bawah, pada baris baru, Anda perlu menulis pemikiran utama, keseluruhan esensi, menyebutkan alasan banding. Jika kita berbicara tentang beberapa masalah, maka ada baiknya menawarkan opsi untuk menyelesaikannya. Jika ini usulan kerja sama, maka perlu dijelaskan bagaimana hal itu akan terjadi. Jika surat tersebut mencerminkan adanya keluhan, maka ada baiknya meminta tindakan khusus yang harus diambil. Singkatnya, penerima harus memahami dari teks apa sebenarnya yang mereka inginkan darinya.
4. Bagian terakhir. Dan terakhir, pada baris baru Anda perlu memasukkan frasa terakhir dan tanda tangan.
Surat ucapan terima kasih
Contoh ini menunjukkan seperti apa bentuk surat terima kasih. Namun, ada satu kekurangan dalam contoh ini. Alih-alih baris “Kepada perusahaan Flagman”, Anda dapat menyisipkan frasa ucapan selamat dan nama orang yang menjadi tujuan surat tersebut.
Sebuah pertanyaan
Ini adalah contoh surat permintaan bisnis. Tidak ada kekurangan di dalamnya. Semua aturan untuk menulis surat resmi dipatuhi. Dari teks tersebut menjadi jelas masalah apa yang muncul dan apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikannya. Pesan tersebut juga berisi semua informasi kontak, pesan selamat datang, kalimat penutup dan tanda tangan.
Jadi, publikasi tersebut mendemonstrasikan cara menulis surat yang ditujukan untuk mitra bisnis. Hal ini harus dilakukan dengan benar dan kompeten agar tidak kehilangan muka. Bagaimanapun, masa depan perusahaan bergantung padanya. Penting juga untuk menanggapi pesan bisnis secara tepat waktu. Hal ini dapat dilakukan dalam waktu tiga sampai tujuh hari sejak tanggal diterimanya surat.
Menurut GOST R 7.0.82013 “Sistem standar informasi, perpustakaan dan penerbitan. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan definisi “penerima” adalah rincian dokumen yang memuat informasi tentang penerima dokumen (klausul 67).
Persyaratan "Penerima" digunakan dalam surat bisnis dan informasi internal serta dokumen referensi (laporan dan memo, pernyataan, dll.).
Detail “Penerima” meliputi:
- nama penerima (penerima surat);
- alamat pos atau nomor telepon, nomor faks, alamat email.
Penerima surat dapat berupa:
- pejabat/beberapa pejabat;
- organisasi;
- unit struktural organisasi;
- sekelompok organisasi;
- individu.
PENERIMA ALAMAT - RESMI
Menurut GOST R 6.30-2003, inisial ditulis sebelum nama keluarga pejabat mana pun. Jika surat itu dikirim kepada pimpinan suatu instansi pemerintah, maka dalam jabatannya dicantumkan nama organisasi, nama lengkap. ditunjukkan dalam kasus datif, inisial ditulis sebelum nama belakang:
Jika surat itu ditujukan kepala organisasi komersial, kemudian jabatan mencantumkan nama organisasi yang menunjukkan bentuk organisasi dan hukum (lengkap atau disingkat), inisial ditulis sebelum nama belakang:
Jika surat itu ditujukan Wakil Kepala, nama organisasi dicantumkan dalam jabatan. Nama keluarga ditunjukkan dalam kasus datif:
Jika penerima dokumen tersebut adalah kepala unit struktural, maka terlebih dahulu nama organisasi dicantumkan dalam kasus nominatif, kemudian dalam kasus datif nama jabatan orang yang menunjukkan unit struktural, misalnya:
Menurut klausul 5.15 dari Gost baru:
- ketika menyampaikan surat kepada pejabat, inisialnya dibubuhkan setelah nama belakangnya;
- sebelum nama keluarga diperbolehkan menggunakan singkatan “Tuan” (Tuan) jika yang dituju adalah laki-laki, atau “Ibu” jika yang dituju adalah perempuan:
PENERIMA ALAMAT - ORGANISASI
Jika surat itu ditujukan kepada suatu organisasi, maka namanya (lengkap atau disingkat) dicantumkan dalam kasus nominatif:
Saat menyampaikan surat kepada suatu organisasi, sebutkan nama lengkap atau singkatannya, misalnya:
Mengatasi suatu organisasi digunakan dalam kasus di mana pengirim tidak mengetahui siapa pimpinan organisasi, nama belakangnya, inisialnya.
PENERIMA ALAMAT - DIVISI STRUKTURAL
Dokumen tersebut dapat ditujukan kepada unit struktural organisasi. Biasanya, cara penanganan ini dimungkinkan jika pertimbangan masalah yang menjadi tujuan surat itu berada dalam kompetensi unit struktural.
Saat mengalamatkan dokumen ke unit struktural suatu organisasi, nama organisasi ditunjukkan dalam kasus nominatif dalam persyaratan "Penerima", di bawah - nama unit struktural dalam kasus nominatif, misalnya:
Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.
PENERIMA ALAMAT - INDIVIDU
Pendaftaran rincian "Penerima" saat melakukan korespondensi dengan individu mempunyai ciri khas tersendiri. Pertama, sebutkan nama keluarga dalam huruf datif, lalu inisial, lalu alamat pos:
Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.
PENERIMA ALAMAT - BEBERAPA ORGANISASI
ATAU DIVISI STRUKTURAL
Surat bisnis dapat memiliki beberapa penerima. GOST R 6.30-2003 menetapkan metode pemformatan umum penerima saat mengirim surat ke beberapa organisasi homogen atau ke beberapa divisi struktural dari satu organisasi. Ada dua opsi untuk mendesain alat peraga di sini.
Opsi 1: tunjukkan beberapa penerima dalam atribut “Penerima” itu sendiri. Pilihan desain ini digunakan ketika surat ditujukan kepada suatu organisasi atau pejabat (ini adalah penerima utama) dan, sebagai informasi, kepada sejumlah organisasi atau pejabat lain.
Pengalamatan diformalkan seperti biasa di pojok kanan atas sebagai daftar rincian “Penerima” untuk setiap badan/organisasi atau unit struktural organisasi.
Dalam hal ini, jumlah penerima tidak boleh lebih dari empat.
Semua penerima dibuat pada dokumen itu sendiri; kata "Salinan" tidak dicantumkan sebelum penerima ke-2, ke-3 dan ke-4.
Dalam hal ini, semua salinan cetak surat tersebut ditandatangani seperti aslinya. Setiap salinan disegel dalam amplop terpisah, di mana alamat pos organisasi atau subdivisi struktural tertentu ditulis.
Opsi 2: tunjukkan penerima secara umum, jika kami mengirimkan dokumen ke sekelompok organisasi (kepala organisasi) dari jenis yang sama atau ke divisi struktural (cabang, kantor perwakilan, dll.) dari satu organisasi:
Jika jumlah penerima lebih dari empat, dibuat daftar tambahan untuk pengiriman surat (mailing list), yang menunjukkan penerima tertentu dan alamatnya. Catatan tentang ini dibuat di atribut “Penerima”:
Tidak ada formulir yang disetujui untuk milis surat. Bentuk lembarnya dapat diperbaiki dalam instruksi manajemen kantor organisasi. Faktanya, lembar surat adalah atribut “Penerima” yang ditransfer ke lembar terpisah, yang berarti isinya harus sesuai dengan atribut ini. Detail “Penerima” berisi tiga blok informasi: nama organisasi, posisi, inisial dan nama keluarga. Di milis surat tersebut, kami mereproduksi blok informasi yang sama, tetapi menempatkannya dalam satu baris, dan bukan berdasarkan sisi kanan daun. Anda juga dapat menyusun datanya dalam bentuk tabel. Urutan penerimanya bisa sembarangan, tetapi lebih baik disusun berdasarkan abjad.
Keterangan nomor dan tanggal surat keluar dimasukkan setelah pendaftarannya (Contoh 1).
Semua surat yang dikirim ke sekelompok penerima mempunyai satu nomor registrasi keluar; nomor masuk untuk semua surat akan berbeda.
Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.
MENEMPATKAN RINCIAN “PENERIMA ALAMAT” PADA FORMULIR
Detail “Penerima” terletak di bagian kanan atas dokumen (pada formulir dengan detail sudut) atau di kanan bawah detail formulir (pada formulir dengan detail memanjang). Lokasi persyaratan "Penerima" ditunjukkan dalam Lampiran B pada GOST R 6.30-2003:
- pada formulir dengan detail sudut - Contoh 2;
- pada formulir yang rinciannya disusun memanjang - Contoh 3.
Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa. Atribut “Penerima Alamat” tetap di tempat yang sama.
MASALAH TEKNIS
- Haruskah elemen dari alat peraga “Penerima” dipisahkan dengan interval?
Detail “Penerima” biasanya memakan beberapa baris.
Dalam pasal 6.1 Rekomendasi metodologis tentang penerapan GOST R 6.30-2003 (disetujui oleh Rosarkhiv) dikatakan bahwa rincian dokumen yang terdiri dari beberapa baris dicetak dengan spasi satu baris. Komponen rincian “Penerima”, “Cap persetujuan dokumen”, “Tanda adanya permohonan”, “Cap persetujuan dokumen” dipisahkan satu sama lain dengan spasi 1,5-2 baris.
Norma serupa terkandung dalam GOST R 7.0.97-2016 baru di bagian 3, yang menetapkan persyaratan umum untuk produksi dokumen: “Detail multiline dicetak dengan spasi satu baris, bagian komponen dari detail dipisahkan dengan spasi tambahan ”:
- Bagaimana cara menyelaraskan atribut “Penerima”?
Atribut multi-baris "Penerima" dirancang sejajar di sepanjang batas kiri zona yang ditempati oleh atribut, atau dipusatkan relatif terhadap garis terpanjang, misalnya:
Sudah bukan rahasia lagi bagi siapa pun bahwa pidato dibagi menjadi bahasa gaul dan sastra - benar. Cukup logis bahwa ucapan yang benar tidak hanya lisan, tetapi juga tulisan. Setiap orang yang cerdas harus menguasai budaya menulis yang kompeten. Terlebih lagi bagi mereka yang aktif berkomunikasi dalam urusan resmi melalui korespondensi. Seperti apa hurufnya?
Apa itu etiket
Sebelum kita berbicara tentang penulisan bisnis, kita harus mengingat terlebih dahulu apa itu etiket. Ini tatanan yang telah ditetapkan perilaku dalam masyarakat, seperangkat tata krama dan aturan yang disebut kesantunan yang harus diperhatikan oleh setiap orang berakal, orang yang santun, agar tidak dicap tidak berbudaya. Aturan-aturan yang ditetapkan secara historis ini merupakan bagian integral dari kehidupan masyarakat.
Budaya menulis: ciri-ciri umum
Tentu saja hal ini tidak hanya berlaku untuk surat bisnis. Ada banyak jenis dan metode komunikasi tertulis. Semuanya berbeda-beda, masing-masing memiliki ciri khasnya masing-masing, tetapi ada juga ciri-ciri yang sama. Diantaranya adalah sebagai berikut:
- ketergantungan pada bahasa buku standar dengan mempertimbangkan kosakata non-buku;
- penggunaan struktur sintaksis yang kompleks;
- memperbaiki urutan kata dalam sebuah kalimat;
- struktur teks yang jelas;
- literasi yang tinggi.
Etiket Surat Bisnis
Dalam hal apa kita diminta untuk menulis surat bisnis? Tentu saja, jika kita menjalankan bisnis apa pun dengan organisasi dan/atau individu. Apa yang kita tulis kepada mitra, kolega, klien, cara kita memformat surat kita akan menjadi wajah perusahaan kita dan menampilkan kita dalam sudut pandang yang menguntungkan atau tidak. Kecuali, tentu saja, kita kompeten dalam etika menulis surat bisnis. Agar tidak kehilangan muka, Anda perlu mempelajari hikmahnya di bawah ini. Omong-omong, pengetahuan seperti itu juga berguna karena kesalahan sekecil apa pun, sedikit perbedaan dengan aturan dapat mengubah surat bisnis menjadi ilegal dari sudut pandang hukum.
Kekhususan hubungan bisnis
Sebelum berbicara langsung tentang surat, ada baiknya Anda memahami perbedaan hubungan bisnis secara umum, apa yang menjadi ciri khasnya, dan apa saja ciri-cirinya. Ciri utama hubungan di tempat kerja adalah tidak adanya (baik lengkap atau hampir lengkap) konotasi pribadi dalam hubungan ini. Biasanya, di tempat kerja, kita masing-masing sangat tenang, tenang, sopan - kecil kemungkinannya ada orang yang akan menari dengan rebana, misalnya, atau melakukan tindakan lain yang cukup logis bersama teman, tetapi agak konyol bagi kita. sebuah lingkungan kerja. Omong-omong, ini berlaku tidak hanya pada tindakan, tetapi juga pada emosi - Anda dapat membiarkan diri Anda tertawa atau tersenyum, atau bahkan sedikit manifestasi kemarahan, tetapi tawa homer, histeris, air mata, dan sejenisnya terlihat sangat tidak pantas (semua ini hanya menyangkut emosi di tempat kerja). Di tempat kerja, kami biasanya memakai topeng, menunjukkan pelatihan, pengendalian diri, dan ketenangan.
Komunikasi bisnis tidak bisa berakhir saat Anda menginginkannya. Mitra bisnis atau klien tidak akan mengerti jika berada di tengah-tengah pertemuan penting kami tiba-tiba bangun dan meninggalkan penonton. Anda tidak bisa mengabaikan lawan bicara Anda, Anda tidak bisa tidak menjawab panggilan atau surat. Semua fitur ini bersama-sama membantu untuk lebih memahami seperti apa seharusnya etika bicara dalam surat bisnis.
Ketentuan Umum
Hal pertama yang kita perhatikan saat menerima surat adalah kertasnya. Menurut persyaratan etiket surat bisnis, kertas untuk itu harus selalu jernih dan tidak kusut. Penerima pesan akan memilikinya pengalaman terbaik tentang organisasi, jika surat itu ternyata ditulis di atas kop surat yang berlogo perusahaan. Halaman pertama tidak diberi nomor; sisanya ditandai dengan angka Arab.
Ada satu lagi yang sangat poin penting dalam etiket korespondensi bisnis. Bisnis mengandaikan literasi yang tinggi dan tidak adanya kesalahan ejaan. Oleh karena itu, jika ada kesenjangan dalam pengetahuan Anda tentang tata bahasa Rusia, disarankan untuk tidak terburu-buru mengirimkan korespondensi, tetapi untuk memeriksa ulang kemungkinan kekurangannya.
Juga rekomendasi umum baik untuk kertas maupun email, keinginannya tidak digunakan menulis struktur yang kompleks - ini hanya sesuai dalam dokumen hukum. Singkatan tidak boleh digunakan - hanya singkatan yang diterima secara umum. Namun norma etiket bisnis mencakup berbagai klise dan jargon profesional. Seluruh dokumen disimpan dalam gaya bisnis resmi.
Poin penting lainnya yang bisa dibaca dari surat itu: harus sesopan dan seramah mungkin. Tidak ada pembicaraan tentang ketidakbijaksanaan atau kekasaran. Selain itu, surat bisnis memerlukan kekhususan dan penyajian pemikiran Anda yang jelas.
Jika penerima surat tidak bisa berbahasa Rusia, teks pesan harus ditulis dalam bahasanya, atau dalam bahasa Inggris internasional. Ngomong-ngomong, dokumen seperti itu harus ditulis hanya di satu sisi lembaran, sisi kedua harus tetap kosong.
Saat menyiapkan dokumen, Anda perlu memastikan tidak ada transfer. Teksnya sendiri harus diketik dengan interval satu setengah hingga dua, dengan lebar margin dua sentimeter di sebelah kiri.
Nuansa
Surat bisnis memiliki struktur khusus yang jelas. Pada saat yang sama, tidak ada standar tunggal untuk persiapan dokumen kertas: perusahaan yang berbeda mungkin memiliki variasinya sendiri. Mereka hanya menganut komposisi tertentu dari bagian-bagian surat: tentu harus memuat “tajuk”, salam, bagian utama dan perpisahan. Jangan lupakan tanda tangan pribadi Anda di akhir surat.
Omong-omong, apa yang disebut bingkai pesan - frasa awal dan akhir - disebut bingkai label. Dialah yang membantu menjalin hubungan dengan penerima hubungan yang tepat. Selain itu, aturan etiket surat bisnis dan contoh penulisannya menunjukkan penggunaan berbagai klise ucapan dalam pesan (akan dibahas di bawah).
Aspek penting dalam menulis surat bisnis adalah penggunaan alamat yang benar. Sebelum revolusi, sapaan “Tuan” atau “Nyonya” digunakan di negara kita: dianggap universal, siapa pun dipanggil seperti itu. Sekarang tidak ada alamat universal seperti itu, meskipun kata “Tuan” atau “Nyonya” sering ditemukan dalam surat bisnis - setelah sebelumnya kehilangan popularitas, kata ini secara bertahap mulai digunakan kembali. Anda dapat menghubungi melalui cara ini mitra bisnis, seorang pejabat, tetapi tidak kepada klien atau kolega.
Yang paling umum dan universal saat ini dianggap sebagai sapaan “Yang Terhormat” atau “Yang Terhormat”, namun nyatanya itu juga bukan salah satunya. Dengan cara serupa, misalnya, Anda tidak bisa menyapa mereka yang disebut sebagai orang-orang penting – khususnya orang-orang penting, yang dianggap sebagai gubernur, wali kota, dan presiden. Dalam hal ini, Anda harus memulai surat Anda dengan alamat “Yang Terhormat” (pilihan lainnya adalah “Sangat dihormati”).
Jika pesan ditujukan kepada beberapa orang sekaligus, dan mereka semua adalah perwakilan dari profesi yang sama, maka sebaiknya menggunakan sapaan seperti “Rekan-rekan yang terhormat” (jika semua yang dituju adalah perempuan, boleh menulis “Dear ladies. ”; jika laki-laki, maka “Tuan-tuan yang terhormat”). Apabila surat ditujukan kepada satu orang, dilarang keras untuk tidak menggunakan nama atau nama keluarga. Hal ini hanya diperbolehkan dalam kasus di atas (ketika penerimanya adalah sekelompok orang) atau ketika berinteraksi dengan badan hukum.
Mengenai akhir pesan, perlu Anda ingat: tidak kalah pentingnya dengan awal. Di bagian akhir surat terdapat pernyataan keyakinan akan penyelesaian masalah yang berhasil dan/atau cepat, dan sejenisnya. Di sini Anda juga tidak boleh menunjukkan kesulitan apa pun yang pernah terjadi di masa lalu - misalnya, keterlambatan dalam merespons atau tidak menerima kesulitan sama sekali. Ungkapan-ungkapan ini dianggap sebagai tanda negatif dari etiket surat bisnis dan dianggap sebagai keengganan untuk melanjutkan hubungan, serta tidak menghormati lawan bicara. Penting untuk dipahami bahwa hal ini tidak dapat diterima.
Email: Etiket Bisnis
Kedua varian yang mungkin korespondensi - melalui email. Ada juga sejumlah keanehan di sini. Jadi, misalnya, jika penerima menerima pesan untuk pertama kalinya, maka pesan tersebut harus dimulai dengan perkenalan dengan perusahaan Anda sendiri, deskripsi aktivitas Anda, dan kemungkinan tugas yang diharapkan dapat dilakukan. Selama korespondensi jangka panjang, perlu untuk melestarikan sejarah surat-surat masa lalu, yang menjadi dasar setiap pesan berikutnya.
Huruf pertama tentunya harus berisi salam dan alamat. Dalam kasus berikutnya, jika diperlukan tanggapan cepat, pengajuan banding dapat diabaikan (jika diperlukan). Dalam komunikasi online, banyak orang yang menganggap tidak perlu menggunakan tanda baca, dan juga menulis tanpa huruf kapital. Hal ini tidak dapat diterima dalam etika email bisnis.
Ukuran email tidak boleh terlalu besar - biasanya, ukurannya setengah dari ukuran kertasnya. Dalam kasus yang sama, jika Anda perlu menyampaikan sejumlah besar informasi kepada penerima, hanya catatan singkat yang menyertainya yang harus dicantumkan di badan surat, dan materi itu sendiri harus dilampirkan sebagai lampiran di Word atau file lainnya. - ini diwajibkan oleh etiket surat bisnis melalui email. Contoh pesan semacam itu adalah: “Selamat siang, Tuan Ivanov yang terhormat! Kami mengirimkan kepada Anda contoh brosur periklanan kami. Anda dapat melihatnya di lampiran…”
Kalau tanda tangannya harus ada. Anda dapat menandatangani di akhir setiap surat, atau Anda dapat membuat tanda tangan otomatis yang akan dibubuhkan secara otomatis. Opsi ini sering digunakan oleh perwakilan perusahaan besar. Tanda tangan harus menunjukkan nama depan, nama belakang, posisi, kontak informasi, tempat kerja. Itu harus diformat sedemikian rupa sehingga sesuai dengan tujuh puluh karakter dan tidak lebih dari lima hingga enam baris.
Penting untuk mengatakan beberapa kata tentang tanggapan terhadap pesan tersebut. Etiket email bisnis mengharuskan menerima tanggapan terhadap pesan dalam waktu dua hari - tidak lebih. Jika diperlukan lebih banyak waktu, Anda harus memberi tahu lawan bicara Anda tentang hal ini. Tanggapan terhadap semua pesan menjaga reputasi perusahaan atau pengusaha. Untuk mengetahui secara pasti apakah surat sudah sampai ke penerima, Anda dapat menggunakan fungsi notifikasi tanda terima - konfirmasi pengiriman akan terkirim secara otomatis. Selain itu, tidak dilarang melakukan panggilan kontrol.
Rumus ucapan, atau klise
Klise, rumusan pidato, klise ucapan - apapun yang Anda katakan, itu akan tetap menjadi bagian integral dari korespondensi bisnis. Dari pelajaran sekolah kita ingat bahwa klise disebut ekspresi himpunan. Jumlahnya tidak banyak:
- Penyesalan dapat diungkapkan dengan kalimat berikut: “Sayangnya, kami tidak dapat mencapai kesepakatan…”, “Dengan menyesal kami menginformasikan…”, “Dengan menyesal, kami terpaksa menginformasikan…” dan seterusnya.
- Rasa syukur ditunjukkan dengan kata-kata klise seperti: “Izinkan saya mengungkapkan rasa terima kasih saya…”, “Terima kasih…”, “Mengingat kontribusi Anda…”.
- Anda dapat mengundang penerima ke acara tertentu dengan menggunakan stempel: “Kami mendapat kehormatan untuk mengundang Anda…”, “Kami mengharapkan persetujuan Anda…”, “Kami dengan senang hati mengundang Anda…”, “Kami akan senang melihatmu…” dan sejenisnya.
- Anda dapat mengakhiri surat dengan kalimat: “Kami menantikan ide-ide baru dari Anda…”, “Semoga Anda sukses…”, “Kami berharap kerjasama yang bermanfaat lebih lanjut…”.
Aturan emas korespondensi bisnis
Kesalahan umum dalam korespondensi bisnis
Ada beberapa hal yang kelihatannya kecil namun bisa berakibat fatal dalam komunikasi bisnis. Seringkali hal-hal kecil inilah yang berujung pada berakhirnya hubungan yang saling menguntungkan, terhentinya transaksi dan hal-hal tidak menyenangkan serupa. Anda perlu mengetahui musuh secara langsung!
- Anda tidak dapat menulis (dan menelepon juga!) tentang pekerjaan di luar jam kerja! Seberapa sering kita, karena tidak ingin menunggu hingga pagi hari, mengganggu pasangan, klien, kolega kita pada jam sembilan, sepuluh, atau bahkan sebelas malam. Tampaknya bagi kita bahwa semuanya akan hilang dalam semalam, runtuh, gagal, dan tidak mungkin lagi menyelamatkan situasi. Dan jarang ada orang yang mampu bertahan hingga pagi hari, entah kenapa, percaya bahwa jam enam pagi adalah waktu terbaik untuk berkomunikasi. Lagi pula, jika saya tidak tidur, maka tidak ada yang tidur. Sayangnya, perilaku seperti itu hanya membuat kita jengkel dan membuat kita menentang diri kita sendiri.
- Ini telah disebutkan secara tidak langsung, namun demikian, tidak ada keakraban! Komunikasi di tempat kerja hanya terjadi pada “Anda” (dengan huruf kapital V, ini berarti kesopanan dan rasa hormat).
- Berbasa-basi secara berlebihan juga bisa menimbulkan kerugian. Pertama, ini menyita waktu yang berharga, dan kedua, terlihat sedikit mengganggu dan membosankan. Tidak perlu berusaha keras.
Saat ini ada begitu banyak literatur yang terkadang membuat mata terbelalak. Ada juga banyak buku tentang budaya berbicara, termasuk menulis.
Mereka yang ingin menimba ilmu di bidang ini dapat merekomendasikan karya-karya berikut: “Business Letter Etiquette” oleh Oleg Davtyan, “Culture of Written Speech” oleh Tatyana Degtereva, “Rusia Letter Etiquette” oleh Natalya Formanovskaya dan Alla Akishina, “Business Etiquette” oleh Elena Ber, “Etiket Pidato Rusia” oleh Natalya Formanovskaya dan banyak lainnya.
- Etiket surat bisnis mengharuskan penggunaan tanda seru di akhir alamat untuk memberi arti khusus masalah atau orang tertentu.
- Memanggil lawan bicara dengan nama menunjukkan hubungan yang lebih dekat dan telah lama terjalin, sedangkan menyapa lawan bicara dengan nama menekankan jarak.
- Etiket surat bisnis di Rusia ditandai dengan kesetaraan gender, karena sebagian besar profesi seringkali hanya bersifat maskulin.
Mengikuti aturan korespondensi bisnis tidak begitu sulit, karena jumlahnya tidak banyak. Mengingat mereka adalah ilmu kecil. Namun di mata orang lain, orang yang mengetahui tata krama surat bisnis akan selalu berakhlak baik dan berbudaya, seseorang yang menyenangkan untuk berbisnis.
