Как да напиша правилно бизнес писмо. Примери за благодарствени писма. Правила за водене на бизнес кореспонденция

Вероятно всеки поне веднъж се е сблъсквал с необходимостта да напише бизнес писмо. При съставянето му неволно стигаш до извода, че не е никак лесно. Има много правила и разпоредби за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на изготвяне на документ, предоставя образци на бизнес писма и обсъжда техните видове и дизайн.

Форма

Готовите формуляри ще добавят солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат необходимата информация за организацията, като например:

• Име.
• Адрес.
• Телефони за връзка.
• уебсайт.
• Електронна поща.
• Лого.
• Други данни за контакт.

Няма строги правила по отношение на формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да включи в тях.

Как да пишем правилно бизнес писма? Подготовка

Бизнес писмата се пишат и оформят по определен начин, подчинен на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта авторът обмисля съдържанието в детайли, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбере каква информация адресатът вече знае за предмета на писмото, на какво да се основава и какво ще бъде ново в него. Аргументите зависят от това каква цел преследва авторът. Процесът на изготвяне на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:

• Проучване на проблема.
• Писане на чернова на писмо.
• Неговото одобрение.
• Подписване.
• Регистрация.
• Изпращане до получателя.

Структура на бизнес писма

Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситете с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. IN просто писмоСъдържанието ясно и кратко показва информация, която обикновено не изисква отговор от получателя. Сложният може да се състои от няколко раздела, точки и параграфи. Всеки параграф представя един аспект на информацията. Тези типове образци на бизнес писма обикновено се състоят от уводна част, основна част и заключителна част.

По-долу е даден пример за писане на бизнес писмо - неговата уводна част.

Основната част описва ситуации и събития, дава техния анализ и доказателства. Именно в тази част те убеждават, че трябва да действат по един или друг начин, да доказват как стоят нещата и да информират за необходимостта от участие във всяко събитие, като дават различни аргументи.

Заключението съдържа заключения, които се правят под формата на предложения, искания, напомняния, откази и др.

Пример за писане на бизнес писмо - последната му част - е представен по-долу. Това обобщава изискването, посочено в основното.

Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема.

Всяка буква започва с центриран адрес. Тази малка част е изключително важна. Когато го избира, авторът трябва да вземе предвид:

• Позиция на адресата.
• Естеството на връзката.
• Формалност.
• Етикет.

В края на писмото трябва да има учтива форма. Например: „...изразявам надежда за по-нататъшно сътрудничество (благодаря за поканата)...“ Тези фрази са последвани от подписа на автора.

стил

Всички писма трябва да се съхраняват официално бизнес стил, което означава използването на реч за официални бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:

• Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на чиито ръководители и длъжностни лица се пишат писма.
• Отношенията в организациите са строго регламентирани.
• Предмет на комуникация е дейността на фирмата.
• Управленските документи обикновено имат определен адресат.
• Често в хода на дейността на една организация възникват идентични ситуации.

В тази връзка информацията, съдържаща се в бизнес писмо, трябва да бъде:

• Официален, безличен, подчертаващ дистанцията между участниците в комуникацията.
• Адресиран, предназначен за определен адресат.
• Актуално към момента на писане.
• Надежден и безпристрастен.
• Причинено да подтикне получателя да извърши някакво действие.
• Завършен за вземане на решения.

Изисквания

Бизнес писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

• Речта е стандартизирана на всички нива – лексикално, морфологично и синтактично. Съдържа много изрази, термини и формули.
• Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използването на емоционален и експресивен език.
• Точност и яснота на текста, без логически грешки, яснота и обмисленост на формулировката.
• Лаконичност и краткост – без използване на изрази, носещи допълнителен смисъл.
• Използването на езикови формули, формирани в резултат на повтарящи се ситуации.
• Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални концепции.
• Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (т.е. сложни думи, образувани чрез премахване на букви от части от думи: LLC, GOST и т.н.) и графични (т.е. обозначения на думи в съкратена форма: grn, zh-d, и т.н.).
• Използването на конструкции в родителен и инструментален падеж.
• Фрази с вербални съществителни („осигурете подкрепа“ вместо „подкрепа“).
• Използване на прости общи изречения.

Примерите за бизнес писма по-долу са показани в пълна версия(с основната част). Информацията отговаря на всички изисквания на официалния бизнес стил.

Видове бизнес писма

Най-доброто нещо бизнес писмопишете по всеки конкретен въпрос. Ако е необходимо да се решат няколко проблема наведнъж, се препоръчва да се съставят няколко различни варианта.

Бизнес писмата могат да имат следното съдържание:

• Придружаващ. Такива писма обикновено са необходими, за да ви информират къде да изпратите документи.
  (Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да напишат този тип документ.)

• Гарантирано. Те са написани, за да потвърдят всякакви обещания или условия. Например, може да се гарантира плащане за работа, наем, срокове за доставка и т.н.
• Благодаря. Те започнаха да се използват особено често напоследък. Такива писма показват добър партньорски тон. Те могат да бъдат издадени на обикновена бланка или на цветна хартия с красив печат.
  (Как да напиша бизнес писмо? Примерно благодарствено писмо се съставя в свободна форма в зависимост от задачите, които решава. В в такъв случайписмото изразява същността му в най-кратка форма. Такава проба, направена върху цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в помещенията на компанията на почетно място.)

• Информационен.
• Поучително.
• Честито.
• реклама.

Има и букви:

• Предложения за сътрудничество. Доста често срещани в последно време, изпратени до организации, често са с рекламен характер, например като тази проба. Доста е трудно да пишете търговски писма, трябва да вземете предвид много нюанси, за да привлечете внимание и още повече да се заинтересувате. Но ако го съставите според примера по-долу, той има всички шансове за успех.

• Покани. Те се изпращат, като ги канят да участват в различни събития. Обикновено са адресирани до мениджър или служител, но могат да бъдат адресирани и до цял екип.
• Заявки.
• Забележки.
• Заявки и много други.

Как да напиша отговор на писмо. Пример

Отговорът трябва да започне с повтаряне на искането, посочено в първото писмо. След това се дават резултатите от разглеждането му и се изразява одобрение или причина за отказ. Писмото с бизнес отговор може да съдържа алтернативно решениеочаквана информация. Обикновено отговаря на следните принципи:

• Наличие на връзка към първата буква и нейното съдържание.
• Идентични езикови средства.
• Сравними аспекти на обхвата и съдържанието.
• Спазване на определена последователност.

Декор

В допълнение към използването на корпоративни бланки за бизнес писма, е необходимо да се вземат предвид и други тънкости при проектирането им. Това са подробности, правила за съкращения, писане на адреси, заглавия, дължина на текста, ширини на полетата и др.

Примери за бизнес писмо ви помагат да го съставите, като вземете предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи офис служители, така и от опитни служители. Благодарение на образците те се научават как да пишат правилно букви и спестяват много време.

Днес почти всички активно използват интернет. Но бизнес кореспонденцията не е престанала да бъде актуална и важна. Просто беше пренесено в други медии. Публикацията ще ви каже как правилно да съставите и форматирате бизнес писмо.

Какво може да съдържа едно бизнес съобщение?

На първо място, бизнес кореспонденцията дава възможност за обмен на всякакви мнения и предложения със служители и бизнес партньори. Писмото може да съдържа искания, оплаквания и други мисли за премахване на недоразуменията между компаниите. Като цяло бизнес кореспонденцията е вид официална кореспонденция.

Разлики от другите букви

Основните разлики могат да бъдат обобщени, както следва.

• Стилистика на изложението.
• Наличие на официална командна верига.
• Речник без силно изразяване на емоции.
• По правило писмото отнема не повече от една страница.
• Шрифтът е един и същ в целия текст (нито малък, нито голям).
• Обикновено се изготвя на официалната бланка на организацията.

Видове бизнес писма

Писма, на които трябва да се отговори:

• Заявка.
• Петиция.
• Изискване.
• Оферта.
• Обжалване.

Писма, които не изискват отговор:

• Информационен.
• Уведомление.
• Придружаващ.
• Гаранция.
• Внимание.
• Напомняне.

Писма с търговски характер. Те обикновено са необходими по време на срока на действие на договора или за сключване на споразумение:

• Заявка.
• Отговор на искане.
• Напомняне.
• Иск.
• Оферта. Това е предложение за сключване на споразумение или извършване на сделка.
• Предупреждение за необходимостта от изпълнение на задължения, за прекратяване на споразумения и т.н.

Некомерсиални писма:

• Покана.
• Информиране за нещо.
• Израз на благодарност.
• Препоръки.
• Заявка.
• Инструкции.
• Мотивационно писмо.
• Изразяване на съболезнования.
• Поздравления по всякакъв повод.
• Гаранция.
• Потвърждение за получаване на стоки, предоставяне на услуги и др.

Класификация на бизнес писма по структура:

• Съставен по строг модел.
• Написано в свободна форма.

Видове в зависимост от получателя:

• Обикновен. Изпратено до един адресат.
• Колектив. Изпратено на един човек, но от няколко лица.
• Циркуляр. Изпратено до множество получатели.

Формата на писмото е следната:

• Изпраща се в обикновени пощенски пликове.
• Връчено лично.
• Изпратено като факс.
• Изпратено по имейл.

Както можете да видите, едно бизнес съобщение може да бъде оформено по различни начини и с различни намерения. Но си струва да се отбележи, че в някои случаи по етични причини трябва да се напише на ръка, а не да се въведе на компютър. Това важи за поздравленията и съболезнованията.

Части от писмо

Правилното бизнес писмо винаги е разделено на няколко части. Това са уводни, основни и заключителни. Освен това те са логически свързани помежду си.

По правило уводната част съдържа информация за обстоятелствата, довели до написването на писмото. Основният текст е самото съдържание, същността на посланието. Последната част обобщава резултатите, които могат да изразяват отказ, съгласие, искане и т.н.

Принципи на писане

Всяко бизнес съобщение трябва да бъде написано по следния начин.

1. Безпристрастно.
2. Адресиран (т.е. предназначен за конкретно лице).
3. Аргументирано.
4. Надежден.
5. Възможно най-пълно.
6. Цялата информация в текста трябва да е актуална към момента на писане.

Стилистични характеристики

Правилата за писане на бизнес писмо гласят, че е необходимо да се спазва строг стил. Необходимо е да се използват само тези речеви средства, които са характерни за официалните документи. Тоест официалният бизнес стил би бил подходящ. Езикът трябва да има следните характеристики.

• Формалност.
• Точност на представянето на информацията.
• Обективност.
• Структуриран.
• Съдържателно, но стегнато.

Същността на въпроса трябва да бъде изложена в прости кратки изречения, като се фокусира върху глаголите. Няма нужда да претоварвате текста с прилагателни или да използвате малко познати и силно специализирани термини, които получателят може да не разбере. Това само ще предизвика негативизъм и отхвърляне. По-добре е да се опитате да обясните с прости, разбираеми думи, повече фактии специфики. Бизнес стилът не позволява наличието на неинформативни и „воднисти“ текстове.

Не бива да водите до финалната част с ненужни и дълги речеви модели. Освен това нелогичните и непоследователни предложения няма да работят. Ето защо е по-добре да изключите причастни и причастни фрази. Всеки параграф трябва да отразява само една конкретна идея. След като завършите текста, по-добре е да го проверите за грешки няколко пъти, като прочетете писмото на глас.

Изисквания към формата

Според правилата на бизнес писмо е по-добре да го напишете на бланката на компанията. Към нея се предявяват следните основни изисквания.

• В средата на формуляра трябва да поставите герба на Руската федерация, ако предприятието е държавно.
• Поставете писмото върху лист А4.
• Оставете полето отляво празно (поне 3 сантиметра). Това е необходимо, тъй като след известно време материалите ще бъдат заведени с останалите документи.
• За най-оптимален шрифт се счита стандартният „Times New Roman“, размер 12 и междуредие 1,5-2. Най-добре се разбира, когато се чете.
• В заглавната част на писмото трябва да посочите името на организацията, нейния действителен и юридически адрес, телефонен номер и имейл.

Характеристики на дизайна

Ако завършването на бизнес писмо отне няколко страници, тогава трябва да го номерирате, като започнете от втората. За това се препоръчва използването на арабски цифри. Няма нужда да поставяте точки до числата.

Писмото трябва да бъде разделено на параграфи и, ако е необходимо, подзаглавия. Текстът не трябва да изглежда като непрекъснат поток, тъй като ще бъде лошо възприет. Параграфите ще покажат къде свършват и започват други мисли.

Важно е да се отбележи, че печатни грешки, изтривания и всякакви корекции са неприемливи за бизнес кореспонденция. Те ще покажат неграмотността и лекомислието на противника.

Използвани детайли

Писмото обикновено включва следната информация.

1. Пълното име на фирмата, а не само съкращение.
2. Телефонен номер, номер на факс, банкова сметка и имейл.
3. Адресат. Освен това името на фирмата трябва да се използва в дателен падеж. Ако трябва да посочите вашето фамилно име и длъжност, препоръчително е да използвате дателен падеж. Ако получателят има звание или научна степен, това трябва да се посочи преди името на лицето.

Важно е да се отбележи, че всеки детайл трябва да се изписва с главна буква и с нова линия.

Обръщения в бизнес писмо

Официалното съобщение винаги трябва да бъде оформено в неутрален тон. Обръщенията към адресата трябва да имат същата форма. Фрази като „Добър ден“ ще бъдат неподходящи. Ако искате да поздравите, по-добре е да използвате официално „Здравей“. Но най-грамотният вариант се счита за адресиран по име и бащино име. И няма значение колко дълго ще продължи познанството с получателя. Кратката форма на името не може да се използва в писмото (например Петя, Аня и т.н.).

Обръщането към някой по-възрастен или с по-високо положение ще помогне да се поддържа междуличностна дистанция и ще покаже уважение към даден човек. Заслужава обаче да се отбележи, че в някои компании, напротив, е обичайно да се използва „вие“, когато общувате, дори и в писмен вид.

Струва си да се отбележи, че обръщението „Уважаеми господине“ не може да се използва без последващо посочване на името на това лице. Също така трябва да избягвате съкращенията „г-н“, „г-жа“. Ако трябва да се обърнете към група хора, може да не посочвате имена. След това можете накратко да напишете: „Уважаеми господа!“ Според правилата винаги трябва да поставяте удивителен знак, след като наречете някого по име. Например подобна фраза в бизнес писмо би изглеждала така: „Скъпи Александър Сергеевич!“

Във финалната част можете да използвате различни опции. „СЪС Най-добри пожелания“, „С уважение“, „С надежда за сътрудничество“ и др. Тук съобщенията трябва да са официални, но приятелски настроени.

Дизайн на крайната част

Правилното завършване на писмото също е много важно. В последната част трябва да обобщите казаното по-рано. Не бива обаче да разтягате заключенията си до 10 изречения. Трябва да се помни, че в бизнес стила се оценяват сбитостта и краткостта. По-добре е да се ограничите до прости фрази. Като пример ще бъдат дадени няколко конструкции, които са подходящи в заключителната част на бизнес кореспонденцията. Бизнес писмата трябва да бъдат попълнени възможно най-правилно и учтиво.

• Благодарност за помощ или внимание. „Позволете ми да изразя своята благодарност за...“ "Благодаря ти!"
• Уверяване на получателя в нещо. „Ще се радваме да си сътрудничим с вас.“
• Изразяване на надежди за бъдещето. „Надяваме се да се чуем скоро.“
• Молба за нещо. „Ще бъдем благодарни, ако докладвате резултатите.“
• Извиняваме се за причиненото неудобство. „Извиняваме се за забавянето на плащането.“

Как да се сбогуваме с получателя

Въпреки факта, че кореспонденцията е бизнес, можете да кажете сбогом в бизнес писмо по различни начини. За да направите това, трябва да използвате така наречените затварящи фрази.

Като пример могат да се дадат следните опции:

1. Искрено Ваш.
2. На Ваше разположение.
3. Най-добри пожелания.
4. Желая ви успех в работата.
5. Надяваме се да продължим сътрудничеството.
6. С удоволствие предоставихме услугата.

Може да има и други варианти. Тук изборът на финалната фраза е чисто въпрос на вкус.

Подписване

Подателят трябва да постави своя подпис в най-долната част на листа. Но е изключително важно да го направите правилно, за да има документът официален вид.

Необходимо е да посочите позицията си, инициали, фамилия и знак отсреща. Освен това можете да предоставите информация за контакт (личен имейл адрес или телефонен номер). Това ще демонстрира желанието на получателя за комуникация и сътрудничество.

Характеристики на повреда

Също така е важно да знаете как да напишете бизнес писмо, ако трябва да откажете нещо. В крайна сметка дори завоалиран негатив или отказ няма да остане незабелязан и ще доведе до неприятни последици. След това не можете да разчитате на положително или дори неутрално отношение към себе си. Когато съставяте писмо, не е нужно да се поддавате на емоциите. По-добре е да се държите в граници, дори ако получателят е много досаден. Писмата за отказ винаги трябва да се препрочитат няколко пъти. Специално вниманиеобръщайки внимание на тона на съобщението.

Съобщението не трябва да започва с категорично „не“, независимо как е изразено. IN в противен случайполучателят ще остане с впечатлението, че е безинтересен и без значение. По-добре е първо да представите неизмислени, убедителни обяснения. Когато причините за отказа са изброени накратко, можете плавно да преминете към посочване на факта. В този случай, според етикета на бизнес писмото, се препоръчва използването на следния тип формулировка.

• За съжаление не можем да изпълним заявката ви.
• Искрено съжаляваме, но сме принудени да откажем предложението ви.
• Дълбоко съжаляваме, но не можем да удовлетворим молбата ви поради следните причини.

В идеалния случай в началото на писмото трябва да посочите накратко искането на адресата. Така той ще разбере, че предложението му наистина е прегледано и вероятно ще го оцени.

Характеристики на съставяне на имейл

Днес хората все повече се интересуват как да напишат бизнес писмо, ако то трябва да бъде изпратено по имейл. За такава кореспонденция се прилагат същите правила, както споменахме по-рано. Електронните бизнес съобщения обаче имат свои собствени характеристики.

• Входът трябва да е солиден и адекватен. Например, [имейл защитен] – лош вариант, А [имейл защитен]- добре.

• Полето „Тема“ винаги е важно да се попълни. Ще стане ясно за какво ще бъде съобщението. Ако писмото е предназначено за непознат човек, тогава заглавието трябва да е интересно. Но е важно да не прекалявате. Теми като " Специална офертатоку-що”, „Спешно” ще предизвика само отхвърляне. Заглавието трябва да е съставено от 3-5 думи, съдържащи същността на посланието.

• Ако кореспонденцията е с непознат, тогава първо трябва да му кажете как сте разбрали за него и какво прави компанията. Без такова въведение съобщението може да се счита за спам и незабавно да бъде изтрито.

• По-добре е да подчертаете важни моменти в текста с удебелен шрифт. В този случай е неприемливо да се използват различни цветове.

• Главни букви не могат да се използват в имейл бизнес писмо. Дори подзаглавията и заглавието на темата не трябва да съдържат само главни букви. Същото важи и за дублиращите се препинателни знаци.

• По-добре е да разделите текста на абзаци, оставяйки празен ред между тях.

• Колкото по-кратко е съобщението, толкова по-бързо ще отговорят на него.

• Изисква се подпис. В имейлите обикновено се състои от няколко реда и включва името и позицията на изпращача, името на фирмата, телефонния номер и адреса на уебсайта.

• Можете да прикачите текстови файлове и изображения към писмото. Това е много удобно, защото допълнителни материали, коментари, обяснения и подробни описания отвличат вниманието от същността. Затова е по-добре да ги поставите не в тялото на писмото, а в прикачени файлове.

• Ако бизнес кореспонденцията е продължила дълго и топло доверителна връзка, тогава използването на емотикони в имейла е разрешено. Те ще помогнат малко да „подправите“ и да обезвредите комуникацията. Но не трябва да злоупотребявате с тях и хартиени писмакато цяло са неприемливи.

Инструкции за писане на писмо

Писането на бизнес писмо може да бъде разделено на няколко етапа.

1. Първо трябва да посочите адресата. За да направите това, в горния десен ъгъл на формуляра трябва да напишете инициалите, фамилията и длъжността на получателя. Ако адресатът е организация, тогава трябва да се посочи нейният юридически адрес.

2. Обръщение към получателя. Трябва да се постави по-ниско в средата на формата. Вече беше казано кои фрази могат да се използват. Обикновено адресът изглежда така: „Уважаеми Игор Петрович!“

3. Декларация на целта. По-долу, на нов ред, трябва да напишете основните мисли, цялата същност, като посочите причините за обжалването. Ако говорим за някои проблеми, тогава си струва да предложим варианти за решаването им. Ако това е предложение за сътрудничество, тогава трябва да обясните как ще се случи. Ако писмото отразява оплакване, тогава си струва да поискате конкретни мерки. С една дума, получателят трябва да разбере от текста какво точно искат от него.

4. Заключителна част. И накрая, на нов ред трябва да вмъкнете последната фраза и подпис.

Благодарствено писмо

Този пример показва как може да изглежда едно благодарствено писмо. В този пример обаче има един недостатък. Вместо реда „До компанията Флагман“ можете да вмъкнете поздравителна фраза и имената на тези, до които е предназначено писмото.

Запитване

Това е примерно писмо с бизнес запитване. Няма никакви недостатъци в него. Спазени са всички правила за писане на официално писмо. От текста става ясно какъв проблем е възникнал и какво трябва да се направи за разрешаването му. Съобщението също така съдържа цялата информация за контакт, приветствено съобщение, заключителна фраза и подпис.

И така, публикацията демонстрира как се пишат писма, предназначени за бизнес партньори. Това трябва да се направи правилно и компетентно, за да не загубите лицето си. В крайна сметка от това зависи бъдещето на компанията. Също така е важно да отговаряте своевременно на служебните съобщения. Това може да стане в рамките на три до седем дни от датата на получаване на писмото.

Съгласно GOST R 7.0.82013 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Деловодство и архивиране. Термини и определения „адресат“ е детайл на документа, съдържащ информация за получателя на документа (клауза 67).

Реквизитът „Адресат“ се използва в бизнес писма и вътрешни информационни и справочни документи (доклади и бележки, отчети и др.).

Данните за „Адресат“ включват:

• име на адресата (получателя на писмото);
• пощенски адрес или телефонен номер, номер на факс, имейл адрес.

Получателят на писмото може да бъде:

• длъжностно лице/няколко длъжностни лица;
• организация;
• структурна единица на организацията;
• група от организации;
• индивидуален.

АДРЕСАТ - ОФИЦИАЛЕН

Съгласно GOST R 6.30-2003 инициалите се изписват преди фамилното име на всяко длъжностно лице. Ако писмото е изпратено до шефа на държавна агенция, тогава името на организацията е включено в позицията, пълно име. са посочени в дателен падеж, инициалите се изписват пред фамилното име:

Ако писмото е адресирано ръководител на търговска организация, тогава позицията включва името на организацията, посочващо организационната и правна форма (в пълна или съкратена форма), инициалите се изписват преди фамилното име:

Ако писмото е адресирано зам.-гл, името на организацията е включено в длъжността. Фамилното име е посочено в дателен падеж:

Ако адресатът на документа е ръководител на структурно звено, тогава първо се посочва името на организацията в именителния падеж, след това в дателния падеж името на длъжността на лицето, посочващо структурното звено, например:

Съгласно клауза 5.15 от новия GOST:

• при адресиране на писмо до длъжностно лице инициалите се поставят след фамилията;
• пред фамилното име е позволено да се използва съкращението "г-н", ако адресатът е мъж, или "г-жа", ако адресатът е жена:

АДРЕСАТ - ОРГАНИЗАЦИЯ

Ако писмото е адресирано до организация, тогава нейното име (пълно или съкратено) се посочва в именителен падеж:

Когато адресирате писмо до организация, посочете нейното пълно или съкратено име, например:

Обръщането към организация се използва в случаите, когато подателят не знае кой е ръководителят на организацията, неговото фамилно име, инициали.

АДРЕСАТ - СТРУКТУРНО ОТДЕЛЕНИЕ

Документът може да бъде адресиран до структурно звено на организацията. По правило този метод на адресиране е възможен, ако разглеждането на въпроса, на който е посветено писмото, е от компетентността на структурното звено.

Когато адресирате документ до структурна единица на организация, името на организацията се посочва в именителен падеж в реквизита „Адресат“, по-долу - името на структурното звено в именителен падеж, например:

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо.

АДРЕСАТ - ФИЗИЧЕСКО ЛИЦЕ

Регистриране на данните за „Адресат“ при водене на кореспонденция с лицаима свои собствени характеристики. Първо посочете фамилното име в дателен падеж, след това инициалите и след това пощенския адрес:

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо.

АДРЕСАТ - НЯКОЛКО ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ СТРУКТУРНИ ОТДЕЛЕНИЯ

Бизнес писмото може да има няколко адресата. GOST R 6.30-2003 установява метод за обобщено форматиране на адресатите при изпращане на писма до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация. Има два възможни варианта за проектиране на реквизита.

Вариант 1: посочете няколко адресата в самия атрибут „Адресат“.Тази опция за дизайн се използва, когато писмото е адресирано до организация или длъжностно лице (това е основният адресат) и за информация до редица други организации или длъжностни лица.

Адресирането е формализирано както обикновено в горния десен ъгъл като списък с подробности за „Адресат“ за всеки орган/организация или структурна единица на организацията.

В този случай общият брой на получателите не трябва да бъде повече от четирима.

Всички адресати се изписват на самия документ, думата „Копие” не се посочва пред 2-ри, 3-ти и 4-ти адресат.

В този случай всички разпечатани копия на писмото се подписват като оригинали. Всеки екземпляр се запечатва в отделен плик, върху който е изписан пощенският адрес на конкретна организация или структурно подразделение.

Вариант 2: посочете адресата общо,ако изпратим документ до група организации (ръководители на организации) от един и същи вид или до структурни подразделения (клонове, представителства и др.) на една организация:

Ако броят на получателите е повече от четирима, се съставя допълнителен списък за изпращане на писмото (пощенски списък), в който се посочват конкретни получатели и техните адреси. Забележка за това се прави в атрибута „Адресат“:

Няма одобрен формуляр за списъка за изпращане на писма. Формата на листа може да бъде фиксирана в инструкциите за управление на офиса на организацията. Всъщност листът за изпращане е атрибутът „Адресат“, прехвърлен на отделен лист, което означава, че съдържанието му трябва да съответства на този атрибут. Детайлът „Адресат“ съдържа три информационни блока: име на организацията, длъжност, инициали и фамилия. В пощенския списък за писмото възпроизвеждаме същите информационни блокове, но ги поставяме в ред, а не по правилната страналисто. Можете също да подредите данните в таблична форма. Редът на получателите може да бъде произволен, но е по-добре да ги подредите по азбучен ред.

Информация за номера и датата на изходящото писмо се въвежда след регистрацията му (Пример 1).

Всички писма, изпратени до група получатели, имат един изходящ регистрационен номер; входящият номер за всички писма ще бъде различен.

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо.

ПОСТАВЯНЕ НА ДАННИ ЗА „АДРЕСАТА“ ВЪРХУ ФОРМУЛЯРА

Детайлът „Адресат“ се намира в горната дясна част на документа (на формуляр с ъглови детайли) или вдясно под детайлите на формуляра (на формуляр с надлъжни детайли). Местоположението на реквизита „Адресат“ е показано в Приложение Б към GOST R 6.30-2003:

• на форма с ъглови детайли - Пример 2;
• на формуляр с надлъжно подредени детайли - Пример 3.

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо. Атрибутът „Адресат” остава на същото място.

ТЕХНИЧЕСКИ ВЪПРОСИ

• Трябва ли елементите на реквизита „Адресат“ да бъдат разделени с интервали?

Детайлът „Адресат“ обикновено заема няколко реда.

В клауза 6.1 Методически препоръкиотносно прилагането на GOST R 6.30-2003 (одобрен от Росархив) се казва, че подробностите на документ, състоящ се от няколко реда, се отпечатват с един интервал между редовете. Компонентите на детайлите „Адресат“, „Печат за одобрение на документа“, „Марк за наличие на заявление“, „Печат за одобрение на документа“ са разделени един от друг с разстояние 1,5-2 реда.

Подобна норма се съдържа в новия GOST R 7.0.97-2016 в раздел 3, който установява общи изисквания за изготвяне на документи: „Многоредовите детайли се отпечатват с един интервал между редовете, съставните части на детайлите са разделени с допълнителен интервал ”:

• Как да подравним атрибута „Адресат“?

Многоредовият атрибут „Адресат“ е проектиран подравнен по лявата граница на зоната, заета от атрибута, или центриран спрямо най-дългия ред, например:

Отдавна не е тайна за никого, че речта е разделена на жаргон и литературно - правилно. Съвсем логично е правилната реч да бъде не само устна, но и писмена. Всеки интелигентен човек трябва да владее културата на грамотно писане. И още повече за тези, които активно комуникират по официални дела чрез кореспонденция. Какви са буквите?

Какво е етикет

Преди да говорим за бизнес писане, първо трябва да си припомним какво е етикет. Това установен редповедение в обществото, съвкупност от нрави и правила на т.нар добри обноскикоито всеки интелигентен човек трябва да спазва, добре възпитан човек, за да не бъдат заклеймени като некултурни. Тези исторически установени правила са неразделна част от живота на обществото.

Култура на писане: обща характеристика

Разбира се, това се отнася не само за бизнес писмата. Има много видове и методи за писмена комуникация. Всички те са различни, всеки има свои собствени характеристики, но има и общи черти. Сред тях са следните:

• разчитане на стандартизиран книжен език с допускане на некнижна лексика;
• използване на сложни синтактични структури;
• фиксиран словоред в изречението;
• ясна структура на текста;
• висока грамотност.

Етикет за бизнес писма

В какви случаи може да се наложи да напишем бизнес писмо? Разбира се, ако извършваме бизнес с организации и/или лица. Това, което пишем на нашите партньори, колеги, клиенти, начинът, по който оформяме писмото си, ще се превърне в лицето на нашата компания и ще ни представи в добра или не толкова добра светлина. Освен ако, разбира се, не сме компетентни в етикета за писане на бизнес писма. За да не загубите лицето си, трябва да научите мъдростта по-долу. Между другото, също така е полезно да имате такива знания, защото най-малката грешка, малко несъответствие с правилата може да превърне бизнес писмото в незаконно от правна гледна точка.

Специфика на бизнес отношенията

Преди да говорите директно за писмата, трябва да разберете как обикновено се различават бизнес отношенията, какво ги характеризира и какви са техните характеристики. Основната характеристика на взаимоотношенията на работното място е липсата (пълна или почти пълна) на лична сянка в самите тези взаимоотношения. Като правило, на работа всеки от нас е изключително събран, спокоен, учтив - малко вероятно е някой да танцува с тамбура, например, или да извършва други действия, които са съвсем логични в компанията на приятели, но по-скоро нелепо за работна среда. Това се отнася, между другото, не само за действията, но и за емоциите - можете да си позволите да се смеете или да се усмихнете, или дори лека проява на гняв, но хомиричният смях, истерията, сълзите и други подобни изглеждат доста неподходящи (всичко това засяга изключително емоциите на работното място). На работа обикновено носим маски, демонстрирайки обучение, сдържаност и спокойствие.

Деловото общуване не може да приключи, когато го поискате. Бизнес партньор или клиент няма да разбере, ако е по средата важна срещавнезапно ставаме и напускаме публиката. Не можете да игнорирате събеседника си, не можете да не отговаряте на обаждания или писма. Всички тези функции заедно помагат да се разбере по-добре какъв трябва да бъде речевият етикет на едно бизнес писмо.

Общи изисквания

Първото нещо, на което обръщаме внимание, когато получим писмо, е хартията. Според изискванията на етикета на бизнес писмото, хартията за него винаги трябва да бъде кристално чиста и в никакъв случай набръчкана. Получателите на съобщението ще имат най-доброто изживяванеза организацията, ако писмото се окаже написано на бланка с логото на компанията. Първата страница не е номерирана, всички останали са маркирани с арабски цифри.

Има още един много важен моментв етикета на бизнес кореспонденцията. Бизнесът предполага висока грамотност и липса на правописни грешки. Ето защо, ако има пропуски в познанията ви за руската граматика, препоръчваме да не бързате с изпращането на кореспонденция, а да я проверите отново за възможни недостатъци.

Също обща препоръкакакто за хартия, така и за електронна поща, желанието е да не се използва писанесложни структури - това е подходящо само в правни документи. Не трябва да се използват съкращения - само общоприети. Но нормата на бизнес етикета включва различни клишета и арго - професионален жаргон. Целият документ е издържан в официално делови стил.

Друг важен момент, който може да се прочете от писмото: то трябва да бъде възможно най-учтиво и приятелско. Не може да става дума за никаква нетактичност или грубост. Освен това бизнес писмото изисква конкретност и ясно представяне на вашите мисли.

Ако адресатът на писмото не говори руски, текстът на съобщението трябва да бъде написан на неговия език или на международен английски. Между другото, такъв документ трябва да бъде написан само от едната страна на листа, втората трябва да остане празна.

Когато подготвяте документи, трябва да сте сигурни, че няма трансфери. Самият текст трябва да бъде въведен на един и половина до два интервала, с ширина на полето от два сантиметра отляво.

Нюанси

Бизнес писмото има своя ясна, специална структура. В същото време няма единен стандарт за подготовка на хартиени документи: различните компании могат да имат свои собствени вариации. Те се придържат само към определен състав на частите на писмото: те със сигурност трябва да съдържат „заглавка“, поздрав, основна част и сбогом. Не забравяйте личния си подпис в края на писмото.

Между другото, така наречената рамка на съобщението - началната и крайната фраза - се нарича етикетна рамка. Именно тя помага да се установят отношения с адресата правилната връзка. В допълнение, правилата на етикета за бизнес писма и примерите за тяхното писане демонстрират използването на различни речеви клишета в съобщенията (те ще бъдат обсъдени по-долу).

Важен аспект при писането на бизнес писмо е правилното използване на адреса. Преди революцията у нас се използваше обръщението „господине“ или „госпожо“: смяташе се за универсално, така наричаха всеки. Сега няма такова универсално обръщение, въпреки че думата "г-н" или "г-жа" често се среща в бизнес писма - след като преди това е загубила своята популярност, тя постепенно се връща в употреба. Можете да се свържете по този начин бизнес партньор, длъжностно лице, но не и на клиент или колега.

За най-разпространено и универсално в момента се смята обръщението „Уважаеми“ или „Уважаеми господине“, но всъщност и то не е такова. По подобен начин, например, не можете да се обърнете към така наречените ВИП персони - особено важни лица, които се смятат за губернатори, кметове и президенти. В този случай ще трябва да започнете писмото си с адреса „Скъпи“ (друга опция е „Много уважавани“).

Ако съобщението е адресирано до няколко души едновременно и всички те са представители на една и съща професия, би било подходящо да се използва обръщение като „Уважаеми колеги“ (ако всички адресати са жени, е допустимо да се напише „Уважаеми дами“ ”; ако мъже, тогава „Уважаеми господа”). Ако писмото е адресирано до едно лице, е строго забранено да не се използва име или фамилия. Това е допустимо само в горния случай (когато адресатът е група лица) или при взаимодействие с юридическо лице.

Що се отнася до края на съобщението, трябва да запомните: той е не по-малко значим от началото. В края на писмото се изразява увереност в успешно и/или бързо разрешаване на проблема и др. Тук също не трябва да посочвате затруднения, които са възникнали в миналото - например забавяне на отговора или неполучаване на такъв. Тези фрази се считат за отрицателни признаци на етикета на бизнес писмото и се считат за нежелание за продължаване на връзката, както и за неуважение към събеседника. Важно е да се разбере, че това е недопустимо.

Имейл: Бизнес етикет

Второ възможен варианткореспонденция - по имейл. Тук също има редица особености. Така например, ако адресатът получи съобщението за първи път, тогава е необходимо да го започнете с представяне на вашата собствена компания, описание на вашите дейности и възможни задачи, които се очаква да бъдат изпълнени. По време на дългосрочна кореспонденция е необходимо да се запази историята на минали писма, въз основа на които се основава всяко следващо съобщение.

Първото писмо със сигурност трябва да съдържа поздрав и адрес. В следващите, ако е необходим бърз отговор, обжалването може да бъде пропуснато (ако е подходящо). В онлайн комуникацията много хора не смятат за необходимо да използват препинателни знаци и пишат без главни букви. Това е недопустимо в етикета на бизнес имейла.

Размерът на имейла не трябва да е твърде голям - като правило той е наполовина по-малък от своя хартиен аналог. В същия случай, ако трябва да съобщите голямо количество информация на адресата, трябва да посочите само кратка придружаваща бележка в тялото на писмото, а самият материал трябва да бъде прикачен като прикачен файл в Word или друг файл - това се изисква от етикета на бизнес писмо по имейл. Пример за такова съобщение може да бъде: „Добър ден, уважаеми г-н Иванов! Изпращаме Ви мостри на нашите рекламни брошури. Можете да ги видите в прикачения файл...”

Колкото до подписа, трябва да го има. Можете да се подпишете в края на всяко писмо или да направите автоматичен подпис, който ще се постави автоматично. Тази опция често се използва от представители на големи компании. В подписа трябва да посочите вашето име, фамилия, длъжност, Информация за връзка, месторабота. Трябва да бъде форматиран по такъв начин, че да се побира в седемдесет знака и да заема не повече от пет до шест реда.

Необходимо е да кажете няколко думи за отговора на съобщението. Етикетът за бизнес имейл изисква получаване на отговор на съобщение в рамките на два дни – не повече. Ако е необходимо повече време, трябва да уведомите събеседника си за това. Отговорът на всички съобщения поддържа репутацията на компанията или предприемача. За да знаете със сигурност дали писмото е достигнало до адресата, можете да използвате функцията за известяване за получаване - потвърждението за доставка ще бъде изпратено автоматично. Освен това не е забранено да се извършва контролно обаждане.

Речеви формули или клишета

Клишета, речеви формули, речеви клишета – каквото и да кажете, то все ще бъде неразделна част от деловата кореспонденция. От училищния курс си спомняме, че клишетата се наричат ​​установени изрази. Няма толкова много от тях:

• Съжалението може да се изрази с помощта на следните фрази: „За съжаление, не можем да се съгласим...“, „Съжаляваме, че информираме...“, „За наше съжаление, трябва да информираме...“ и т.н.
• Благодарността се обозначава с такива клишета като: „Позволете ми да изразя благодарността си...“, „Благодаря ви...“, „Предвид вашия принос...“.
• Можете да поканите получателя на конкретно събитие, като използвате печати: „Имаме честта да ви поканим...“, „Надяваме се на вашето съгласие...“, „Имаме удоволствието да ви поканим...“, „Ние ще се радвам да те видя...” и други подобни.
• Можете да завършите писмото с фрази: „Очакваме нови идеи от вас...“, „Желаем ви успех...“, „Надяваме се на по-нататъшно ползотворно сътрудничество...“.

Златни правила на бизнес кореспонденция

Често срещани грешки в бизнес кореспонденцията

Има няколко на пръв поглед дребни неща, които все пак могат да се окажат фатални в деловото общуване. Често именно тези малки неща водят до прекратяване на взаимноизгодни отношения, прекратяване на сделки и подобни неприятни неща. Трябва да познавате врага по очите!

1. Не можете да пишете (а също и да звъните!) за работа извън работно време! Колко често, без да чакаме до сутринта, безпокоим нашите партньори, клиенти, колеги в девет, десет или дори единадесет вечерта. Струва ни се, че всичко ще изчезне за една нощ, ще се срине, ще се провали и вече няма да е възможно да спасим ситуацията. И онези редки хора, които могат да издържат до сутринта, по някаква причина вярват, че шест сутринта е най-доброто време за комуникация. В крайна сметка, ако аз не спя, значи никой не спи. Уви, подобно поведение само ни дразни и настройва срещу самите нас.
2. Това вече беше споменато индиректно, но въпреки това не може да има фамилиарност! Комуникацията на работното място се осъществява изключително на „ти“ (с главно V, това означава учтивост и уважение).
3. Прекомерната размяна на любезности също може да причини вреда. Първо, отнема ценно време и второ, изглежда малко досадно и скучно. Няма нужда да се стараете.

В днешно време има толкова много литература, че понякога очите му се разпръскват. Има и много книги за културата на речта, включително писането.

Тези, които желаят да придобият знания в тази област, могат да препоръчат следните произведения: „Етикет на делови писма” на Олег Давтян, „Култура на писмената реч” на Татяна Дегтерева, „Етикет на руските писма” на Наталия Формановская и Алла Акишина, „Бизнес етикет” на Елена Бер, „Етикет на руската реч“ от Наталия Формановская и много други.

1. Етикетът на бизнес писма изисква използването на удивителен знак в края на адреса, за да се даде специално значениедаден проблем или човек.
2. Обръщането към адресата по име показва по-близки и отдавна установени отношения, докато обръщението към адресата по име подчертава дистанцията.
3. Етикетът на бизнес писмата в Русия се характеризира с равенство между половете, тъй като повечето професии често са само мъжки.

Спазването на правилата на бизнес кореспонденцията не е толкова трудно, защото няма толкова много от тях. Помненето им е малка наука. Но в очите на другите човек, който познава етикета на бизнес писмата, винаги ще бъде добре възпитан и културен, човек, с когото е приятно да се прави бизнес.