Изготвяне на бизнес писмо

Каквато и да е целта на бизнес писмата, те се пишат за постигане на желаната цел в бизнеса. Не всеки служител на организация има необходимата компетентност в областта на бизнес кореспонденцията, с неумел подход съществува риск напълно да разруши репутацията на компанията с едно писмо. Но ако използвате услугата за писане на писмо от нашата агенция, получателят със сигурност ще се заинтересува да работи с вас.

Предназначение на бизнес писмата

Бизнес писмане губят значение при решаването на работни въпроси и маркетингови задачи. Информацията, предоставена в писмен вид, е удобна, защото винаги можете да се върнете към нея или да обжалвате при разрешаване на спорни въпроси. Писменият текст ви позволява да формулирате мисли по-сбито и ясно от устната комуникация. Освен това с някои получатели може да се свържете само чрез изпращане на бизнес писмо. И колкото по-висок е статусът на този адресат, толкова по-професионално трябва да бъде съставен текстът. Видове бизнес писматолкова разнообразна, колкото и сферата на бизнес отношенията. Бизнес кореспонденцията може да бъде търговска (желание за сключване на сделка, иск към страна по сделката) и нетърговска (благодарствено писмо, информация, гаранционно писмо, писма с молби, покани, напомняния и др.) Според тяхната функционалност те разграничават инициативни писма и писма-отговори, както и съобщения, които не изискват отговор.

Как да пишем правилно бизнес писма.

Характеристики на структурата и текста на бизнес писмо

Бизнес писмата имат ясен състав:

Във въведението се посочва целта и причината за писмото и се дава връзка към документа, послужил като отправна точка за това съобщение;

Основната част описва състоянието на нещата, предоставя анализ на ситуацията и аргументация. Естеството на доказателствата зависи от посоката на писмото: например, да убеди да дойде на конференция, да инвестира в проект, да закупи продукт;

В заключение се прави заключение въз основа на горното: оферта, искане, отказ, желание и др.

Преди текста на писмото винаги се поставя учтиво обръщение към адресата (Например „Уважаеми Сергей Михайлович!“) И също така в началото или в края на текста има формула за учтивост, съставена според каноните на бизнес кореспонденция. Формулите за учтивост обикновено започват така: „Изразявам своята благодарност за оказаната помощ... / благодарност за поканата... / надежда за ползотворно сътрудничество...“. При писане на този тип писма се спазва делови стил. Характеристики: сбитост, яснота, недвусмисленост, използване на термини, неутрален тон, стандартизация.

Трудности при писане на бизнес писма

Бъдете добре запознати с адресата и информацията, която той вече има по вашия въпрос;

Познаване на правилата и особеностите на руския език бизнес стил: езикови формули, правила за съставяне на изречения и др.;

Правилно и подходящо използване на терминологията;

Коректност в обръщението към адресата.

Как да пишем правилно бизнес писма.

Речниците и примерите за писане на бизнес писма могат да ви помогнат да се справите сами с тази задача. Но ако няма достатъчно компетентен служител или време за подготовка за писане на бизнес писма, професионална агенция може да предостави тази услуга. Специалистите на комуникационната агенция Comagency ще ви помогнат да разработите бланка, да съберете необходими документиза да направите убедителен аргумент, напишете компетентно и представително бизнес писмо, като по този начин подобрите имиджа на вашата организация.

Бизнес писма се пишат при общуване с партньори по почти всеки повод. Готови примери и правила за изготвяне на такива документи можете да намерите в статията.

Бизнес писмото може да се определи като документ, който се изпраща от името на цялата компания до друга компания, индивидуален предприемач или физическо лице (например инвеститор). По същество всяка фирмена кореспонденция е бизнес писма. Целта им е много различна:

1. относно сътрудничеството.
2. сътрудничество, преговори.
3. Напомняне за необходимостта от изпълнение на задълженията по договора.
4. Обяснение на Вашата позиция, отговор на предварително изпратено писмо и много други.

Документът обикновено се изготвя на фирмена бланка и може да бъде изпратен по пощата или по имейл. Ако обаче партньорът има специално значение, за предпочитане е да го отпечатате на висококачествена плътна хартия и да го доставите лично или с куриер. Структурата на писмото наподобява типичен бизнес документ - можете да го представите схематично по този начин.

На какво да обърнете внимание при изготвянето

Няма конкретни правила или образци за такива писма, така че тяхната структура, обем и дизайн до голяма степен зависят от конкретния случай. Например уведомителното писмо ще бъде доста стегнато (3-4 параграфа), но препоръката на служител или бизнес предложението може да отнеме повече от една страница.

Има обаче няколко общи правила, на които трябва да обърнете внимание, когато изготвяте документ:

1. Самият документ няма никаква правна сила, но е съставен съгласно всички правила за изпълнение. Неговата структура и стил на представяне трябва да отговарят на общоприетите принципи на съвременния документооборот.
2. Изреченията са конструирани логично, в ясна последователност. Липсват пищни, сложни, емоционални и особено разговорни изрази. Тоналността е неутрална.
3. Презентацията винаги се извършва само от 1 лице - или в единствено число, ако текстът е написан директно от управителя, или в множествено число, ако е написан от името на цялата компания.
4. Обсъждат се конкретната цел на изготвянето и очакваните действия на адресата (изпращане на отговор, разглеждане на кандидатурата на служител, съгласие за преговори, изпращане на документ и др.).
5. Документът не отразява индивидуалните интереси на мениджъра или други служители, а целите на компанията като екип. Ако трябва да установите личен контакт, препоръчително е да го направите по различен начин и да не се позиционирате като представител на компанията.

ТОП 5 грешки при писане

Грешките могат да се разделят на 2 големи групи – някои са свързани с писането като текст (нарушаване на логиката, лексиката, други езикови норми), други – с нарушение на самия бизнес етикет:

1. Не се допускат правописни и пунктуационни грешки – текстът на писмото винаги трябва да се проверява поне 1-2 пъти преди изпращане.
2. Нарушаване на бизнес стила на представяне, наличие на емоционални фрази, прекомерна учтивост или, обратно, строгост.
3. Отрицателен тон - дори заплахите трябва да бъдат написани без ненужни думи - например: „Запазваме си правото да се обърнем към съда в рамките на 30 дни от датата на получаване на това писмо.“
4. Твърде голям или, обратно, твърде малък обем. Обикновено целият текст може да се побере в 1-2 страници. Това обаче не означава, че не е нужно да съобщавате всичко на партньора си. важна информация. В приложенията могат да се включват обемни данни, диаграми, формуляри на документи.
5. Лишаване на събеседника от правото на избор. Например, не трябва да пишете: „Моля, прегледайте и одобрете окончателната версия на договора.“

Типични шаблонни фрази

Използването в текста на стандартни фрази, характерни за деловата реч, е напълно нормално и дори желателно. По-долу е даден списък на най-често срещаните клишета, използвани в различни ситуации.

опитвате, пишете, избирате необходимите думи - и всичко е безполезно! Потенциален партньор или инвеститор не отваря вашето бизнес писмо или го преглежда набързо, без дори да си направи труда да отговори. Това позната ситуация ли е? В нашата нова статия ви казваме как да водите правилно бизнес кореспонденция и какво да напишете в писмо, така че да бъде прочетено до края.

За кого е тази статия?

Нека отбележим веднага: говорим за имейли. Ако някой друг използва обикновена поща, уверяваме ви, че правилата са същите. По принцип всички тези правила важат за редовните пощенски пратки, за които вече писахме. Сега говорим за бизнес кореспонденция. Ако вие:

• предприемач, който общува с хора, важни за бизнеса;
• служител, който пише на шеф или бъдещо ръководство;
• човек, който се интересува от основите на интернет етикета и човешката психология -тогава не се колебайте да го прочетете, ще бъде интересно.

Характеристики на бизнес кореспонденцията

• плавно, спокойно изложение – да не се бърка със сухия бюрократичен език;
• комуникацията е строго по същество - да се предаде определена информация на адресата;
• малък обем - лист А4 е повече от достатъчен;
• уважение към подчинението, без фамилиарничене. В специални случаи, когато се развиват неформални, неработещи отношения с адресата на бизнес писмо, разбира се, това правило може да бъде пренебрегнато. Но това вече няма да е съвсем делово писмо, а приятелско, ще се съгласите ли?
• Особена достоверност дава писмо, изписано на фирмената бланка. Той трябва да съдържа лого и име, подробности и информация за контакт и адрес на уебсайт.

Видове бизнес писма

1. Информация. Такива писма не изискват отговор - пишете ги, за да кажете на получателя някаква информация. Например притежавате онлайн магазин и обявявате, че утре е последният ден на намаленията. Или че цените се променят. Има много видове информационни писма: те могат да заявяват намерения, да напомнят за важно събитие, потвърждаване на доставка и получаване на стоки и т.н.

2. Молби. Колко често предприемачите, особено начинаещите, трябва да ги пишат! Това са призиви към инвеститори с молба да спонсорират вашия страхотен проект, безброй предложения за сътрудничество, различни видове молби да разберат, например, определена информация.

3. Пощенски писма – нещо, което понякога трябва да се напише след среща с адресата. В това писмо припомнете основната тема на вашата среща, изразете отношението си към нея, подчертайте, че искате да продължите сътрудничеството и предложете своя вариант за време и място на следващата среща.

4. Гаранция. Ако вече сте се договорили за сътрудничество, скоро може да има нужда от този тип писма. В тях гарантирате, че ще изпълните задълженията си: ще свършите работата навреме, ще заплатите услугата, ще доставите стоките навреме и т.н.

5. Работните писма са същите, които всяка компания изпраща и получава всеки ден. Това е кореспонденция с партньори и клиенти: сключване на договори, обсъждания и преговори, запознаване с ценовата листа и продуктовия каталог, напомняне за срещи - рутинни работни процеси.

6. Писма с оплаквания – да, така се случва. Те обикновено се пишат, когато едната страна е недоволна от действията на другата. И не просто действия, а отговорности, записани в договора. Например, Вася сключи споразумение с доставчици на стоки и те, такива репички, постоянно забавят сроковете. Или си е купил кола, но тя се е развалила.

7. Неработните писма са съобщения, които не са пряко свързани с вашите дейности. Това са поздравления, благодарности за работата и дори съболезнования - всичко се случва в живота.

1. Заглавие. Създаването на заглавки на имейл е цяла наука. Прочетете повече за тайни техникиговорихме в статията. Накратко, заглавията на бизнес писмата трябва да бъдат възможно най-полезни за адресата.

Провокациите и хуморът едва ли са подходящи тук: ние пишем на сериозни хора, помните ли? Ако опознаете човека по-добре, тогава можете да опитате, но засега е по-добре да не рискувате.

1. Въведение. Подобно на обикновеното писмо, бизнес писмото започва с въведение или преамбюл. В него се поздравяваш и разказваш самата същност, месото. Спестете времето на получателя: кажете му веднага какво имате нужда от него. „Аз, Вася Пупкин, измислих готин стартъп в областта на интернет маркетинга (строителство, красота, индустрия, автомобил - в зависимост от вашата сфера на дейност) и ви моля да се запознаете с него и да го подкрепите финансово. Основната грешка на този етап е да оставите мислите си да блуждаят, да мърморят и да не стигнете до същината на въпроса.
2. Основната част Тук всичко е просто: разказвате подробно каква е идеята ви, представяте факти и аргументи, които могат да заинтересуват адресата. Ако се върнем към Вася и неговия старт, той ще обясни каква е същността му, ползите и ползите за човечеството като цяло и за адресата на писмото в частност. Той ще предостави цифри и факти, мнението на целевата аудитория и мнението на експертите. Вярваме във Вася, той го може!
3. Най-важното. Ако питаш, питай пак. Ако питате, задайте въпроса ясно и конкретно. Ако се надявате на сътрудничество, формулирайте отново ясно предложението си. И всичко това в няколко реда.
4. Заключение. Благодарим Ви за вниманието и изразявате надежда получателят да Ви отговори или да предприеме друго необходимо действие. Използвайте призив за действие като в продаващи текстове или .
5. Моля, посочете вашите данни: пълно име, контакти, име на организацията и нейните данни.
6. Прикачени файлове. Това често се забравя, но напразно. Много хора смятат, че е по-лесно да оценят визуална информация, отколкото просто букви и линии. Приложете снимки към писмото за най-пълна представа за предмета на писмото, приложете необходимите документи, за да уверите адресата във вашата платежоспособност и сериозност на намеренията.

Най-честите грешки в бизнес писмата

1. Не казвай здравей. Да, хиляди учтиви и образовани хораПо някаква причина те забравят да поздравят, започвайки писмо с думите „Скъпи...“ Разбира се, хубаво е да бъдеш уважаван, но никой никога не е отменил обикновен човешки поздрав.
2. Както вече беше казано, да се разпространи мисъл, тоест мисъл, по дървото. Ако прескачате от едно нещо на друго, научете се да формулирате мислите си и ако нямате време, наемете копирайтъри и журналисти - те определено ще помогнат.
3. Говорете с безжизнен, сух език. Оставете всички тези "вземане предвид", "по възможност" на чиновниците - не се изразявате така в реалния живот, така че защо вашият получател трябва? Съжалете човека, пишете максимално просто!
4. В същото време не се подхлъзвайте към познатостта. В бизнес кореспонденцията има два стила: личен и официален. В личен план общувате от първо лице - тоест „Аз, Вася Пупкин, ви предлагам ...“ Във формалните лични местоимения, като правило, се заменят с неутрално-неутралното „Компанията Рога и копита ви предлага. ..” Кой стил е по-близо до вас и до каква степен корелира със сферата на дейност на вашия адресат - зависи от вас. Ако вашият партньор е млад модерен човек, чувствайте се свободни да пишете от първо лице. Ако трябва да общувате с държавни агенции или общински организации, по-добре е да не изкушавате съдбата и да общувате неутрално. Ще ти отговорят - трябва! - но можете да направите негативно впечатление. Бъдете подходящи.
5. Бъдете неоснователни. Можете да кажете сто пъти какво изгодно предложение и готина идея имате, но какъв е смисълът без доказателство? Бизнесмените са свикнали да работят с факти, те не вярват красиви думии снимки. Числа, факти, конкретика – това са основните ви оръжия.
6. Не як, а ковайте. Представете си, че вие ​​сами получавате бизнес писмо от Вася Пупкин. Отваряш, започваш да четеш и там... само хвалби за Вася и неговия продукт. Радвам се за Вася, може да си помислите, но какво значение има това за мен? Но ако Вася ви каже как може да ви помогне, какви ползи ще донесе и колко бързо ще се изплати инвестицията, тогава нещата ще станат интересни.
7. Грешки, правописни грешки, небрежен дизайн (различни шрифтове, липса на интервали) - без забележки.
8. Прекомерна употреба на жаргон. Дори ако вие и вашият получател работите в една и съща област със специален професионален жаргон, използвайте специфични изрази внимателно. По-добре е да ги вмъкнете в текста до минимум, да дешифрирате съкращения, да обясните значението на някои думи. Ами ако вашият събеседник е на 60?
9. Без значение. Все още се надяваме на Вася. Вася е умен, няма да изпраща оферти за стартирането си в автомобилния бизнес на собствениците на салони за красота. Колко пъти Пет и Кол правят такава грешка? Как да създадете база данни с адреси за изпращане на търговски оферти е добре написано в статията.

Как да не и как да. Реален пример

И ето го - най-много основен въпрос, на които колективният разум сега ще отговори. Редакторът Павел Молянов наскоро проведе състезание сред абонатите на своята група във VKontakte.

Предприемачът трябва да води активна кореспонденция и с двамата длъжностни лица(например представители на държавни агенции) и с „полуофициални“ - партньори, изпълнители, специалисти, наети на свободна практика и т.н. Умението за писмена комуникация се развива доста бързо, но в началото можете да направите много грешки и да направите не най-приятното впечатление на вашите получатели. В тази статия ще говорим за характеристиките на писане както на обикновени бизнес писма (на хартия), така и на електронни съобщения.

Форма и дизайн на писмото

Не забравяйте да използвате бланка на вашата компания. Това винаги прави впечатление и повишава лоялността на „събеседниците”. Видът на формулярите, стандартите за попълването им и елементите на дизайна трябва да бъдат посочени в поръчката за организацията (или инструкциите за работа в офиса). Основните изисквания за формуляри на бизнес писма могат да бъдат намерени в GOST 2003 „Изисквания за подготовка на документи“.

Препоръчително е да „изстискате“ основна информация за компанията във формата:

• име (и съкратено наименование);
• действителни и пощенски адреси;
• имейл адрес;
• телефони за връзка;
• адрес на сайта.

Това не е списък с необходимите данни, а само примерен списък. Ако желаете, можете да добавите или изключите нещо.

Общите изисквания за писане на писмо са следните:

• минимален отстъп – 10 mm отдясно и 20 mm отляво, отгоре и отдолу;
• ако писмото е написано на два или повече листа, всеки от тях трябва да бъде номериран по средата в горния край;
• Всяко приложение е номерирано отделно;
• в горния ляв ъгъл е посочен изходящият номер на писмото (не забравяйте да го запишете в дневника за регистрация на документа);
• в горния десен ъгъл се посочва името на организацията, длъжността на адресата и неговото фамилно име с инициали;
• в долния ляв ъгъл - вашата длъжност, фамилия с инициали и подпис;
• Не забравяйте да поставите датата, на която е написано писмото в долната част.

Въпреки това GOST 2003 позволява използването на формуляри не само с ъглово, но и с надлъжно разположение на детайлите (когато са посочени в центъра). Ъгловата подредба изглежда по-позната и е по-лесна за четене, така че е по-добре да изберете тази опция.

Общи правила за писане

Класическата структура на текста на бизнес писмо включва три елемента:

• уводна част (кратко изложение на причините, поради които се пише писмото, неговата цел);
• съдържание (описание на ситуацията, предложение за решения, изложение на заключения и препоръки);
• обобщителната част (кратко резюме с ясно указание какво очаквате от адресата).

Винаги трябва да разбирате целта, с която пишете писмо. Искате ли да предложите сътрудничество? Изложете оплакванията си? Покана за презентация или друго събитие? Пишете само за това и не се разсейвайте с дълги аргументи и предположения, които нямат отношение към въпроса.

Всяко бизнес писмо трябва да има една конкретна цел. Ако засегнете няколко въпроса в него, те трябва да са тясно свързани помежду си. Ако трябва да се свържете с една и съща организация по няколко различни теми, по-добре е да напишете отделно писмо за всяка от тях.

Език на писане

Стилът на бизнес кореспонденцията е „лек“ официален бизнес. Възможно е и е необходимо да се стандартизират фрази, да се използват някои клишета и клишета, но не се препоръчва всичко това да се свежда до суха бюрокрация. „Живият“ език винаги се възприема лесно и благосклонно. Разбира се, бизнес писмен езиктрябва да отговаря на нормите на етикета (които ще бъдат разгледани по-долу), но същността на въпроса трябва да бъде посочена ясно и кратко.

Някои практически съвети:

• използване прости думи: „умните“ термини се възприемат зле и често предизвикват раздразнение у човека, който е принуден да ги чете и дешифрира;
• използвайте по-често глаголи и по-рядко прилагателни;
• не разнасяйте мислите си върху дървото - само конкретика и само в рамките на дадена тема, без много подробности и маловажни подробности;
• избягвайте дълги изказвания, по възможност не използвайте причастни и причастни фрази;
• пишете конкретно: различни „за това“, „те/той/тя“ са неприемливи;
• избягвайте логически несъответствия и резки преходи от един семантичен блок към друг;
• проверявайте всичко, написано на ухо: грешки в речта се срещат в почти всеки нередактиран текст.

Едно от основните правила за писане на бизнес писма е: съобщението трябва да бъде грамотно и стилистично правилно.

Характеристики на обръщение към адресата

По правило адресатът се обръща веднъж, в началото на писмото. Това може да стане по три начина.

1. Ако се обръщате към лице за първи път (или ако между вас и адресата са изградени чисто служебни отношения), трябва да използвате обръщение, което показва определена дистанция. Пример: „Уважаеми г-н Иванов!“
2. Ако се обръщате към човек, с когото отдавна сте установили доверителни бизнес отношения, по-добре е да го наричате по име и бащино име. Пример: „Скъпа Екатерина Леонидовна!“
3. Когато се обръщате към група, използвайте стандартната фраза „уважаеми господа!“

В последната част трябва да използвате така наречената заключителна фраза. Тук има още опции:

• „С уважение“, „Искрено Ваш“;
• „СЪС най-добри пожелания»;
• „С надежда за продължаващо сътрудничество“;
• „Винаги се радваме да ви предоставим услуга“;
• и т.н.

С една дума, изборът на последната фраза е въпрос на вкус.

Етика на бизнес писане

Дори завоалирано пренебрежение в бизнес писмо не остава незабелязано. Разбира се, в този случай вече няма да можете да разчитате на положително или дори равно отношение към себе си. Изводът е очевиден: не се поддавайте на емоциите и дръжте себе си в граници, дори ако получателят наистина ви дразни. Винаги обръщайте внимание на тона на съобщението.

Трябва да сте особено внимателни, когато изготвяте писмо, съдържащо отказ. Изключително неразумно е да започнете такова съобщение с категорично „не“ под една или друга форма - това ще създаде у човека усещането, че просто е изпратен. Опитайте се първо да предоставите убедителни (не крехки) обяснения. След като накратко очертахме причините за отказа, трябва плавно да преминем към неговото изявление. В този случай можете да използвате следните формулировки:

• „За съжаление, не виждаме начин да удовлетворим вашата заявка“;
• „Искането ви не може да бъде удовлетворено поради следните причини...“;
• „Дълбоко съжаляваме, но сме принудени да отхвърлим предложението ви.“

В идеалния случай, дори преди да обосновете отказа - в самото начало на писмото - трябва накратко да повторите искането на адресата. Той ще разбере, че сте прочели внимателно молбата или предложението му и вероятно ще го оцени. Може би в бъдеще отново ще работите заедно - защо веднага да излъчвате негатива и да плашите човека с прекомерна грубост?

Никога не отивайте в другата крайност. Ласкателства и многобройни уверения в искрена привързаност са очевидни признацинеискреност. Неискреността винаги предизвиква отхвърляне.

Съставяне на имейли

Съобщенията на хартия вече са остарели. Разбира се, „хартиената“ кореспонденция никога няма да изчезне напълно, но след няколко години писмата, написани на класическа бланка, ще станат рядкост. Преговорите все повече се водят по електронен път. Един съвременен предприемач сега изпраща много повече писма по имейл, отколкото по обикновената поща.

Бизнес писмата, изпратени по имейл, се пишат с помощта на същото общи правила. Изисквания за език, стил и тон, спазване на стандартите на етикета - всички тези задължителни елементи не се променят. Електронните съобщения обаче имат и свои специфични особености.

1. Уверете се, че вашето влизане изглежда солидно или поне адекватно. [имейл защитен]- Добре, [имейл защитен]- Лошо.
2. Много е важно винаги да попълвате полето Тема. Именно този ред определя дали човек ще отвори входящото съобщение. Ако пишете на някой, когото не познавате, трябва да се опитате да измислите интересно заглавие. Но не прекалявайте – теми като „Спешно!!! Уникална оферта, отвори веднага!“ Те само ви карат да искате бързо да щракнете върху иконата на кошчето в горната част. Заглавието трябва да се състои от 3-5 думи и да отразява съдържанието на съобщението.
3. Ако не сте запознати с адресата, опишете накратко кой сте и как сте разбрали за него. Без това необходимо въведение съобщението може да се счита за спам и незабавно да бъде изтрито.
4. Не деактивирайте цитирането в настройките - нека предишната кореспонденция се показва отдолу, под изрязването.
5. Четенето от екран е съмнително удоволствие. Хартиеното писмо може да бъде взето и само поради тази причина то се възприема по-сериозно на несъзнателно ниво от електронното. Вземете предвид това.
6. Колкото по-кратко е имейл съобщението, толкова по-бързо ще бъде отговорено.
7. Използвайте само стандартни шрифтове.
8. Не прекалявайте с подчертаването на текст - най-много важни точкиМожете да използвате „удебелен“, но използването на различни цветове е неприемливо.
9. Без капачки. Никога. Дори в подзаглавията. Същото важи и за дублиращите се препинателни знаци.
10. Разделете текста си на параграфи с интервал между тях (просто оставете празен ред).
11. Можете да прикачите изображения или текстови файлове към имейла. Допълнителни материали и разяснения, коментари, разг подробни описания– всичко това трябва да е в прикачени файлове, но не и в тялото на писмото.
12. В бизнес кореспонденция с хора, с които сте установили доверителна връзка(говорим за доверени партньори, надеждни изпълнители) можете от време на време да използвате емотикони. Това ще "съживи" комуникацията - емотиконите на екрана (дори в бизнес съобщение) се възприемат доста положително. Разбира се, те не могат да се използват в „хартиени“ писма.
13. Не пропускайте да подпишете. В имейлите обикновено се състои от 3-6 реда и включва името и фамилията на подателя, неговата позиция, име на фирма, адрес на уебсайт и телефонен номер за връзка.

Пример за подпис:

С уважение,

Иван Иванов

[имейл защитен]

http://site.com.

Предлагаме Ви примерно бизнес писмо.

Обобщавайки

Въпреки че всичко е съвсем просто, примерите за правилно написани бизнес писма не са толкова много. Предприемачите редовно се объркват в дизайна, използват не съвсем правилни адреси и забравят за важни нюанси.

Нека изброим основните характеристики на добрите бизнес съобщения:

• обективност;
• краткост (препоръчително е писмото да заема не повече от една страница);
• неутрален тон на представяне;
• липса на мотиви, разказ, прекомерна подробност;
• липса на емоционални оценки;
• ясна логическа връзка между части от текста и отделни фрази.

Това е един вид контролен списък, с който можете да проверите в началото. След като стотици бизнес съобщения са събрани и изпратени, няма да има нужда от него. Не пренебрегвайте правилата, посочени по-горе, и помнете: „напомпаните“ умения за бизнес кореспонденция значително подобряват вашата репутация и съответно имиджа на компанията.

Как да напишем бизнес писмо, което няма да се изгуби в „информационния боклук“ и ще бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който да не използва думи в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в кореспондентски. С помощта на писма - електронни или традиционни - се осъществява комуникацията с клиентите, бизнес партньори, работодатели. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не трябва да продължавате връзка.

Един професионалист трябва да може да пише

• Ясно е
• ефективно
• сериозно
• интересно

И никога не е късно да научите това. Нека започнем с основите: разберете разликата между бизнес и обикновено писане.

Как служебното писмо се различава от обикновеното писмо? Специфика на бизнес писмото

писмо - кратък текстедна или две страници, чиято цел е да предаде информация за нещо на адресата.

Естеството на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

• бизнес (официален)
• личен (неформален)

Бизнес писмото се характеризира с:

• краткост
• точност
• разсъждение и логика
• информационно съдържание
• оценъчна и емоционална неутралност
• стандартизация:
• се използват официални формуляри
• използват се устойчиви фигури на речта, специални канцеларски термини и конструкции
• брой теми - 1-2
• насочване
• ясно дефинирана командна верига (ако е необходимо)

Какви видове бизнес писма има?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на написването му

Търговски цели

• Искате да сключите сделка и да предложите нейните конкретни условия - съставете писмо с оферта (оферта) за адресата

• Ако не сте решили приемливите за вас условия на сделката, изпратете писмо с искане
• Искате ли да информирате своя получател за нарушение на договорни задължения от негова страна? Напишете искова молба (жалба)

С нестопанска цел

• Благодарете в благодарствено писмо
• Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо и вашето съгласие с писмо за потвърждение
• Пишете бюлетини, ако смятате, че вашата информация ще представлява интерес за получателя
• Напомняйте за важни споразумения, задължения, неустойки с напомнителни писма
• Поздравете в поздравителни писма, попитайте в молби, съболезнувайте в съболезнователни писма
• Ако трябва да изпратите важни документи или материални активи, не забравяйте да подготвите мотивационно писмо за вашия товар

2. Получател

Ако адресирате писмо до няколко получатели наведнъж, тогава пишете циркулярно писмо

Вашето писмо може да засяга няколко теми едновременно, което автоматично го прави многостранно

4. Структура

Регулираните писма включват съставяне на текстовата част на писмото според определен модел, докато нерегулираните писма имат свободна форма на представяне

5. Форма на заминаване

• в плик
• в електронен вид
• по факс

Структура на бизнес писмо: въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писмо изисква по-внимателно разглеждане.

Правилно форматираната буква трябва да съответства на следната схема:

Нека разгледаме по-отблизо някои точки от схемата:

1. Заглавие

Обикновено това е кратко резюме на темата на писмото.

Важно: Напишете заглавието правилно, ако искате получателят да прочете вашето писмо.

Липсата на заглавия в бизнес кореспонденцията е типична за начинаещи, които нямат основни умения за водене на бизнес кореспонденция.

2. Обжалване

• има традиционната форма "скъпи"
• с главни букви в средата на реда

Важно: Използването на съкращения е забранено!

3. Преамбюл

• въвежда адресата в основната идея на писмото
• подготвя адресата за правилното възприемане на последващата информация, съдържаща се в писмото

4. Основната част на текста обосновава ключовата идея, заложена в преамбюла

В тази част на писмото

• ясно посочвате същността на предложението/жалбата
• дават аргументи: факти, цифри, друга конкретика по темата на писмото. експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За по-лесно обосноваване можете да използвате следната диаграма:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, указваща конкретна стъпка или очакван резултат и насърчаваща адресата да предприеме действия

5. В заключение:

6. В прозореца „Подпис“ трябва да се посочи информация за адресата:

• длъжност

Как да не направите грешка при избора на стил на писане?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресата. Колко сухо, официално или, обратно, колко живо, топло и човешко трябва да бъде вашето послание?

• Личният стил в деловата кореспонденция подчертава индивидуалните качества на лицето, което пише писмото
• При използване официален стилизлагат се факти и въз основа на тях се правят подходящи изводи
• Личният стил включва комуникация между автора на писмото и адресата при равни условия
• Официалният стил демонстрира ясна командна верига и сила, с която читателят на писмото е принуден да се съобразява.

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете за:

• в какви тегловни категории сте вие ​​и вашият получател?
• искате да преговаряте приятелски или да упражните натиск от позиция на силата

Как да се придържате към избрания стил?

Личен стил

• Наличие на лични местоимения: аз, ние, ти
  Например: Извинявам ви се и искрено се надявам подобни грешки да не се повтарят.
• Преки призиви и искания
  Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
• Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

Официален стил

• Замяна на личните местоимения с абстрактни съществителни
  Например: Администрацията на киното се извинява искрено за промяната на графика на вечерните представления
• Замяна на лични жалби и молби с изявления
  Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
• Използване на обикновена бюрокрация: Предлагам на вашето внимание, поради факта, че

Официалният стил абсолютно не е подходящ, ако пишете благодарствено писмо или съболезнователно писмо, тоест тези бизнес писма, в които трябва да изразите чувства. В ситуация, в която пишете писмо с молба или писмо с оферта, също е по-добре да се придържате към личен стил.

Какво е оплакване и как се пише? С какво се различава от другите видове писма?

Важно: Когато съставяте писмо, фокусирайте вниманието на адресата върху това какви действия очаквате от него. Посочете и конкретни срокове за изпълнение на поставените от вас задачи.

Шаблонът за писмо за оплакване ще ви помогне да го съставите правилно:

Какво е писмо с отговор и как се пише?

Има два вида съвети:

• писмо за отказ
• писмо с положителен отговор

Изготвянето на двата вида писма има две общи правила (при условие, че инициативното писмо е съставено правилно):
1. Писмото-отговор запазва лексиката и говорните модели на инициативното писмо
2. Текстът на писмото за отговор не трябва да съдържа информация за

• дата на съставяне на инициативното писмо
• неговия регистрационен номер

Пример за приятелско и правилно писмо за отказ е даден по-долу:

Отказът обаче не винаги трябва да бъде мек. Има ситуации, когато е необходим твърд и строг стил на общуване. По-долу е даден шаблон на писма за отказ за всички случаи, от твърди до меки:

Информационно писмо: разликата му от писмата с отговори и писмата с оплаквания

Информационното писмо е многофункционално:

• отчети (например за промени в цените в ценови листи)
• уведомява (за преизбиране на членове на съвета на директорите)
• уведомява (за изпращането на стоки)
• заявява (намерения)
• потвърждава (получаване на стоки)
• напомня (за изпълнението на задълженията, поети по договора)
• рекламира и информира (за компанията като цяло, за стоки/услуги в частност)

Може би най-много актуален въпросДнес въпросът е как правилно да съставите рекламно и информационно писмо.

1. Липса на структура
2. Наличие на жаргон или неофициален език в текста на писмото
3. Небрежен дизайн
4. Изобилие от правописни, синтактични, стилистични грешки
5. Липса на достоверни факти и обективна информация в писмото
6. Нарушаване на основните правила за учтивост (особено в писма с оплаквания)
7. Използване на тромави и неясни изречения в текста
8. Липса на логика в поднасянето на материала
9. Липса на обяснения на съкращенията
10. Обща замъгленост на текста, ако е компилиран безцелно

Какво още трябва да знаете за бизнес писмата?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блокова структура за съставяне на текст.
Този метод спестява време и поддържа цялостния стил на цялата бизнес документация. Характерна особеност на метода е отворената пунктуация или липсата на точки / запетаи (например при създаване на списъци)

2. За заглавието на писмото може да се използва безсерифен шрифт (например Arial). Такъв шрифт се възприема на подсъзнателно ниво като стабилен и солиден.

3. В основния текст трябва да се използват серифни шрифтове (Times News Roman). Серифите улесняват очите ви да преминават от буква към буква, което прави четенето по-бързо.

Важно: Има букви, които винаги се пишат само на ръка!
Това са поздравителни писма, съболезнователни писма, благодарствени писма

Голямо количество полезна информацияотносно изготвянето на текстове на бизнес писма можете да намерите във видеото от Саша Карепина.

Видео: Как да пишем мотивационни писма и автобиографии

Видео: „Учене от разказвачи на истории.“ Тайните на продажбата на текстове