Προετοιμασία επαγγελματικής επιστολής

Όποιος και αν είναι ο σκοπός των επαγγελματικών επιστολών, συντάσσονται για την επίτευξη του επιθυμητού στόχου στην επιχείρηση. Δεν έχει κάθε υπάλληλος ενός οργανισμού την κατάλληλη αρμοδιότητα στον τομέα της επιχειρηματικής αλληλογραφίας με μια ανάρμοστη προσέγγιση, υπάρχει κίνδυνος να καταστραφεί εντελώς η φήμη της εταιρείας με ένα γράμμα. Αλλά εάν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία επιστολής από το πρακτορείο μας, ο παραλήπτης σίγουρα θα ενδιαφέρεται να συνεργαστεί μαζί σας.

Σκοπός των επαγγελματικών επιστολών

Επαγγελματικές επιστολέςμην χάσετε τη συνάφεια στην επίλυση εργασιακών ζητημάτων και εργασιών μάρκετινγκ. Οι πληροφορίες που παρέχονται γραπτώς είναι βολικές επειδή μπορείτε πάντα να επιστρέψετε σε αυτές ή να υποβάλετε ένσταση κατά την επίλυση αμφιλεγόμενων ζητημάτων. Το γραπτό κείμενο σάς επιτρέπει να διατυπώνετε σκέψεις πιο συνοπτικά και καθαρά από την προφορική επικοινωνία. Επιπλέον, μπορείτε να επικοινωνήσετε με ορισμένους παραλήπτες μόνο με την αποστολή επαγγελματικής επιστολής. Και όσο υψηλότερη είναι η κατάσταση αυτού του παραλήπτη, τόσο πιο επαγγελματικό θα πρέπει να συντίθεται το κείμενο. Τύποι επαγγελματικών επιστολώντόσο ποικίλη όσο η σφαίρα των επιχειρηματικών σχέσεων. Η επαγγελματική αλληλογραφία μπορεί να είναι εμπορική (επιθυμία σύναψης συμφωνίας, αξίωση σε ένα μέρος σε μια συναλλαγή) και μη εμπορική (επιστολή ευγνωμοσύνης, πληροφορίες, εγγυητική επιστολή, αιτήσεις, - προσκλήσεις, - υπενθυμίσεις κ.λπ. .) Ως προς τη λειτουργικότητα, διακρίνουν τις επιστολές πρωτοβουλίας και τις επιστολές απάντησης, καθώς και τα μηνύματα που δεν απαιτούν απάντηση.

Πώς να γράφετε σωστά επαγγελματικές επιστολές.

Χαρακτηριστικά της δομής και του κειμένου μιας επαγγελματικής επιστολής

Οι επαγγελματικές επιστολές έχουν σαφή σύνθεση:

Η εισαγωγή υποδεικνύει τον σκοπό και τον λόγο της επιστολής και παρέχει έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο που χρησίμευσε ως αφετηρία για αυτό το μήνυμα.

Το κύριο μέρος περιγράφει την κατάσταση των πραγμάτων, παρέχει ανάλυση της κατάστασης και επιχειρηματολογία. Η φύση των αποδεικτικών στοιχείων εξαρτάται από την κατεύθυνση της επιστολής: για παράδειγμα, να πείσετε να έρθετε σε ένα συνέδριο, να επενδύσετε σε ένα έργο, να αγοράσετε ένα προϊόν.

Συμπερασματικά, εξάγεται συμπέρασμα με βάση τα παραπάνω: προσφορά, αίτημα, άρνηση, επιθυμία κ.λπ.

Πριν από το κείμενο της επιστολής, τοποθετείται πάντα μια ευγενική διεύθυνση προς τον παραλήπτη (Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Σεργκέι Μιχαήλοβιτς!") Και επίσης στην αρχή ή στο τέλος του κειμένου υπάρχει μια φόρμουλα ευγένειας που συντάσσεται σύμφωνα με τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Οι τύποι ευγένειας συνήθως ξεκινούν ως εξής: «Εκφράζω την ευγνωμοσύνη μου για την παρεχόμενη βοήθεια... / ευγνωμοσύνη για την πρόσκληση... / ελπίζω για γόνιμη συνεργασία...». Κατά τη σύνταξη αυτού του τύπου επιστολής, παρατηρείται επιχειρηματικό στυλ. Τα χαρακτηριστικά του: συνοπτικότητα, σαφήνεια, μονοσήμαντη, χρήση όρων, ουδέτερος τόνος, τυποποίηση.

Δυσκολίες στη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών

Να είστε καλά ενημερωμένοι για τον παραλήπτη και τις πληροφορίες που έχει ήδη σχετικά με την ερώτησή σας.

Γνώση κανόνων και ιδιαιτεροτήτων της ρωσικής γλώσσας επιχειρηματικό στυλ: γλωσσικοί τύποι, κανόνες για τη σύνθεση προτάσεων κ.λπ.

Σωστή και κατάλληλη χρήση της ορολογίας.

Ορθότητα στην απευθυνόμενη στον παραλήπτη.

Πώς να γράφετε σωστά επαγγελματικές επιστολές.

Τα λεξικά και τα δείγματα σύνταξης επαγγελματικών επιστολών μπορούν να σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε αυτό το έργο μόνοι σας. Αλλά εάν δεν υπάρχει αρκετός ικανός υπάλληλος ή χρόνος για προετοιμασία για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών, μια επαγγελματική υπηρεσία μπορεί να παρέχει αυτήν την υπηρεσία. Οι ειδικοί του πρακτορείου επικοινωνιών Comagency θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα επιστολόχαρτο, να συλλέξετε απαραίτητα έγγραφαγια να προβάλετε ένα πειστικό επιχείρημα, γράψτε μια ικανή και ευπαρουσίαστη επιχειρηματική επιστολή, βελτιώνοντας έτσι την εικόνα του οργανισμού σας.

Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται όταν επικοινωνείτε με συνεργάτες σχεδόν σε κάθε περίσταση. Έτοιμα παραδείγματα και κανόνες για τη σύνταξη τέτοιων εγγράφων μπορείτε να βρείτε στο άρθρο.

Ως επιχειρηματική επιστολή μπορεί να οριστεί ένα έγγραφο που αποστέλλεται για λογαριασμό ολόκληρης της εταιρείας σε άλλη εταιρεία, μεμονωμένο επιχειρηματία ή άτομο (για παράδειγμα, επενδυτή). Ουσιαστικά, οποιαδήποτε εταιρική αλληλογραφία είναι επαγγελματικές επιστολές. Ο σκοπός τους είναι πολύ διαφορετικός:

1. σχετικά με τη συνεργασία.
2. συνεργασία, διαπραγματεύσεις.
3. Υπενθύμιση της ανάγκης εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση.
4. Μια εξήγηση της θέσης σας, μια απάντηση σε μια προηγουμένως αποσταλεί επιστολή και πολλά άλλα.

Το έγγραφο συνήθως συντάσσεται σε επιστολόχαρτο της εταιρείας και μπορεί να σταλεί με κανονικό ταχυδρομείο ή email. Ωστόσο, εάν ο σύντροφος έχει ιδιαίτερο νόημα, είναι προτιμότερο να το εκτυπώσετε σε υψηλής ποιότητας, χοντρό χαρτί και να το παραδώσετε προσωπικά ή με courier. Η δομή της επιστολής μοιάζει με ένα τυπικό επιχειρηματικό έγγραφο - μπορείτε να το αναπαραστήσετε σχηματικά με αυτόν τον τρόπο.

Τι πρέπει να προσέξετε κατά τη σύνταξη

Δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες ή δείγματα για τέτοια γράμματα, επομένως η δομή, ο όγκος και ο σχεδιασμός τους εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη συγκεκριμένη περίπτωση. Για παράδειγμα, μια επιστολή ειδοποίησης θα είναι αρκετά συνοπτική (3-4 παράγραφοι), αλλά μια σύσταση υπαλλήλου ή μια επιχειρηματική πρόταση μπορεί να διαρκέσει περισσότερες από μία σελίδες.

Ωστόσο, υπάρχουν αρκετοί γενικοί κανόνες που πρέπει να προσέξετε κατά τη σύνταξη ενός χαρτιού:

1. Το ίδιο το έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ, αλλά συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες εκτέλεσης. Η δομή και το στυλ παρουσίασής του πρέπει να συμμορφώνονται με τις γενικά αποδεκτές αρχές της σύγχρονης ροής εγγράφων.
2. Οι προτάσεις κατασκευάζονται λογικά, με σαφή σειρά. Απουσιάζουν περίτεχνες, σύνθετες, συναισθηματικές και κυρίως καθομιλουμένες εκφράσεις. Η τονικότητα είναι ουδέτερη.
3. Η παρουσίαση πραγματοποιείται πάντα μόνο από 1 άτομο - είτε στον ενικό, εάν το κείμενο είναι γραμμένο απευθείας από τον διευθυντή, είτε στον πληθυντικό, εάν είναι γραμμένο για λογαριασμό ολόκληρης της εταιρείας.
4. Ο συγκεκριμένος σκοπός της σύνταξης και οι αναμενόμενες ενέργειες του παραλήπτη διευκρινίζονται (αποστολή απάντησης, εξέταση της υποψηφιότητας ενός υπαλλήλου, συμφωνία για διαπραγματεύσεις, αποστολή εγγράφου κ.λπ.).
5. Το έγγραφο δεν αντικατοπτρίζει τα ατομικά ενδιαφέροντα του διευθυντή ή άλλων εργαζομένων, αλλά τους στόχους της εταιρείας ως ομάδας. Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε προσωπική επαφή, καλό είναι να το κάνετε διαφορετικά και να μην τοποθετηθείτε ως εκπρόσωπος της εταιρείας.

TOP 5 λάθη κατά τη σύνταξη

Τα σφάλματα μπορούν να χωριστούν σε 2 μεγάλες ομάδες - ορισμένα σχετίζονται με τη γραφή ως κείμενο (παραβίαση της λογικής, του λεξιλογίου, άλλων γλωσσικών κανόνων), άλλα - με παραβίαση της ίδιας της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας:

1. Δεν επιτρέπονται ορθογραφικά και λάθη στίξης - το κείμενο της επιστολής θα πρέπει πάντα να ελέγχεται τουλάχιστον 1-2 φορές πριν την αποστολή.
2. Παραβίαση του επιχειρηματικού στυλ παρουσίασης, παρουσία συναισθηματικών φράσεων, υπερβολική ευγένεια ή, αντίθετα, σοβαρότητα.
3. Αρνητικός τόνος - ακόμη και οι απειλές πρέπει να γράφονται χωρίς περιττά λόγια - για παράδειγμα: «Διατηρούμε το δικαίωμα να προσφύγουμε στο δικαστήριο εντός 30 ημερών από την ημερομηνία λήψης αυτής της επιστολής».
4. Πολύ μεγάλος ή, αντίθετα, πολύ μικρός όγκος. Συνήθως ολόκληρο το κείμενο χωράει σε 1-2 σελίδες. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να τα κοινοποιείτε όλα στον σύντροφό σας. σημαντικές πληροφορίες. Στις αιτήσεις μπορούν να συμπεριληφθούν ογκομετρικά δεδομένα, διαγράμματα, έντυπα εγγράφων.
5. Στέρηση του δικαιώματος επιλογής από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να γράψετε: «Σας ζητάμε να ελέγξετε και να εγκρίνετε την τελική έκδοση της σύμβασης».

Τυπικές φράσεις προτύπων

Η χρήση τυπικών φράσεων χαρακτηριστικών του επαγγελματικού λόγου στο κείμενο είναι απολύτως φυσιολογική και ακόμη και επιθυμητή. Παρακάτω είναι μια λίστα με τα πιο κοινά κλισέ που χρησιμοποιούνται σε διάφορες καταστάσεις.

προσπαθείς, γράφεις, επιλέγεις τις απαραίτητες λέξεις - και όλα είναι άχρηστα! Ένας δυνητικός συνεργάτης ή επενδυτής δεν ανοίγει την επιστολή της επιχείρησής σας ή την περιηγείται χωρίς καν να μπει στον κόπο να απαντήσει. Είναι γνωστή αυτή η κατάσταση; Στο νέο μας άρθρο σας λέμε πώς να διεξάγετε σωστά την επαγγελματική αλληλογραφία και τι να γράψετε σε μια επιστολή, ώστε να διαβαστεί μέχρι το τέλος.

Σε ποιον απευθύνεται αυτό το άρθρο;

Ας σημειώσουμε αμέσως: μιλάμε για email. Εάν κάποιος άλλος χρησιμοποιεί snail mail, σας διαβεβαιώνουμε ότι οι κανόνες είναι οι ίδιοι. Καταρχήν, όλοι αυτοί οι κανόνες ισχύουν για τακτικές αποστολές, για τις οποίες έχουμε ήδη γράψει. Τώρα μιλάμε για επαγγελματική αλληλογραφία. Εάν εσείς:

• ένας επιχειρηματίας που επικοινωνεί με ανθρώπους σημαντικούς για την επιχείρηση·
• ένας υπάλληλος που γράφει σε ένα αφεντικό ή μελλοντική διοίκηση·
• ένα άτομο που ενδιαφέρεται για τα βασικά της εθιμοτυπίας του Διαδικτύου και της ανθρώπινης ψυχολογίας -τότε μη διστάσετε να το διαβάσετε, θα είναι ενδιαφέρον.

Χαρακτηριστικά της επαγγελματικής αλληλογραφίας

• ομαλή, ήρεμη παρουσίαση - δεν πρέπει να συγχέεται με στεγνή γραφειοκρατική γλώσσα.
• η επικοινωνία είναι αυστηρά στο σημείο - να μεταφέρει ορισμένες πληροφορίες στον παραλήπτη.
• μικρός όγκος - ένα φύλλο Α4 είναι περισσότερο από αρκετό.
• σεβασμός στην υποταγή, καμία εξοικείωση. Σε ειδικές περιπτώσεις, όταν αναπτύσσεται μια άτυπη, μη εργασιακή σχέση με τον αποδέκτη μιας επαγγελματικής επιστολής, φυσικά, αυτός ο κανόνας μπορεί να παραμεληθεί. Αλλά αυτό δεν θα είναι πλέον μια εντελώς επαγγελματική επιστολή, αλλά μια φιλική, συμφωνείτε;
• Μια επιστολή γραμμένη στο επιστολόχαρτο της εταιρείας προσδίδει ιδιαίτερη αξιοπιστία. Πρέπει να περιέχει ένα λογότυπο και όνομα, στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας και διεύθυνση ιστότοπου.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

1. Πληροφορίες. Τέτοιες επιστολές δεν απαιτούν απάντηση - τις γράφετε για να ενημερώσετε τον παραλήπτη για ορισμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, είστε ιδιοκτήτης ενός ηλεκτρονικού καταστήματος και ανακοινώνετε ότι αύριο είναι η τελευταία μέρα των εκπτώσεων. Ή ότι οι τιμές αλλάζουν. Υπάρχουν πολλοί τύποι ενημερωτικών επιστολών: μπορούν να δηλώσουν προθέσεις, να υπενθυμίσουν σημαντικό γεγονός, επιβεβαιώστε την παράδοση και την παραλαβή των αγαθών και ούτω καθεξής.

2. Επιστολές αιτημάτων. Πόσο συχνά πρέπει να τα γράφουν οι επιχειρηματίες, ειδικά οι αρχάριοι! Πρόκειται για εκκλήσεις προς επενδυτές με αίτημα να χορηγήσουν το δροσερό έργο σας, αμέτρητες προσφορές συνεργασίας, διάφορα είδη αιτημάτων για να μάθετε, για παράδειγμα, ορισμένες πληροφορίες.

3. ταχυδρομικές επιστολές - κάτι που μερικές φορές χρειάζεται να γραφτεί μετά από μια συνάντηση με τον παραλήπτη. Σε αυτή την επιστολή, θυμηθείτε το κύριο θέμα της συνάντησής σας, εκφράστε τη στάση σας απέναντι σε αυτό, τονίστε ότι θέλετε να συνεχίσετε τη συνεργασία και προσφέρετε την επιλογή σας για την ώρα και τον τόπο της επόμενης συνάντησης.

4. Εγγύηση. Εάν έχετε ήδη συμφωνήσει για συνεργασία, μπορεί σύντομα να χρειαστεί να λάβετε τέτοιου είδους επιστολές. Σε αυτά εγγυάστε ότι θα εκπληρώσετε τις υποχρεώσεις σας: θα κάνετε τη δουλειά στην ώρα σας, θα πληρώσετε για την υπηρεσία, θα παραδώσετε τα αγαθά στην ώρα τους και ούτω καθεξής.

5. Οι επιστολές εργασίας είναι οι ίδιες που στέλνει και λαμβάνει κάθε εταιρεία κάθε μέρα. Πρόκειται για αλληλογραφία με συνεργάτες και πελάτες: σύναψη συμβάσεων, συζητήσεις και διαπραγματεύσεις, γνωριμία με τον τιμοκατάλογο και τον κατάλογο προϊόντων, υπενθυμίσεις για συναντήσεις - διαδικασίες ρουτίνας εργασίας.

6. Επιστολές καταγγελίας - ναι, έτσι συμβαίνει. Συνήθως γράφονται όταν το ένα μέρος είναι δυσαρεστημένο με τις ενέργειες του άλλου. Και όχι μόνο πράξεις, αλλά ευθύνες που κατοχυρώνονται στη σύμβαση. Για παράδειγμα, η Vasya συνήψε συμφωνία με προμηθευτές αγαθών και αυτοί, τέτοια ραπανάκια, καθυστερούν συνεχώς τις προθεσμίες. Ή αγόρασε ένα αυτοκίνητο, αλλά χάλασε.

7. Οι μη εργασιακές επιστολές είναι μηνύματα που δεν σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητές σας. Αυτά είναι συγχαρητήρια, ευχαριστώ για τη δουλειά και ακόμη και συλλυπητήρια - όλα συμβαίνουν στη ζωή.

1. Επικεφαλίδα. Η σύνθεση κεφαλίδων email είναι επιστήμη. Διαβάστε περισσότερα για μυστικές τεχνικέςμιλήσαμε στο άρθρο. Εν ολίγοις, οι επικεφαλίδες των επαγγελματικών επιστολών θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο χρήσιμες για τον παραλήπτη.

Οι προκλήσεις και το χιούμορ είναι απίθανο να ταιριάζουν εδώ: γράφουμε σε σοβαρούς ανθρώπους, θυμάστε; Εάν γνωρίσετε καλύτερα το άτομο, τότε μπορείτε να προσπαθήσετε, αλλά προς το παρόν είναι καλύτερα να μην το ρισκάρετε.

1. Εισαγωγή. Όπως μια κανονική επιστολή, μια επαγγελματική επιστολή ξεκινά με μια εισαγωγή ή προοίμιο. Σε αυτό λες ένα γεια και λες την ίδια την ουσία, το κρέας. Εξοικονομήστε χρόνο του παραλήπτη: πείτε του αμέσως τι χρειάζεστε από αυτόν. «Εγώ, η Vasya Pupkin, έχω δημιουργήσει μια δροσερή startup στον τομέα του διαδικτυακού μάρκετινγκ (κατασκευές, ομορφιά, βιομηχανία, αυτοκίνητα - ανάλογα με τον τομέα δραστηριότητάς σας) και σας ζητώ να εξοικειωθείτε μαζί της και να την υποστηρίξετε οικονομικά. Το κύριο λάθος σε αυτό το στάδιο είναι να αφήσετε τις σκέψεις σας να περιπλανηθούν, να μουρμουρίσουν και να μην μπουν στην ουσία του θέματος.
2. Το κύριο μέρος εδώ είναι απλά: λέτε λεπτομερώς ποια είναι η ιδέα σας, παρουσιάζετε γεγονότα και επιχειρήματα που μπορούν να ενδιαφέρουν τον αποδέκτη. Αν επιστρέψουμε στον Vasya και την startup του, θα εξηγήσει ποια είναι η ουσία του, τα οφέλη και τα οφέλη για την ανθρωπότητα γενικά και για τον αποδέκτη της επιστολής ειδικότερα. Θα παρέχει στοιχεία και στοιχεία, τη γνώμη του κοινού-στόχου και τη γνώμη των ειδικών. Πιστεύουμε στον Βάσια, μπορεί να το κάνει!
3. Το πιο σημαντικό. Αν ρωτάς, ξαναρώτα. Αν ρωτάς, κάνε την ερώτηση ξεκάθαρα και συγκεκριμένα. Εάν ελπίζετε σε συνεργασία, διατυπώστε ξανά ξεκάθαρα την πρότασή σας. Και όλα αυτά σε λίγες γραμμές.
4. Σύναψη. Σας ευχαριστούμε για την προσοχή σας και εκφράστε την ελπίδα σας ότι ο παραλήπτης θα σας απαντήσει ή θα προβεί σε άλλη απαραίτητη ενέργεια. Χρησιμοποιήστε μια παρότρυνση για δράση όπως στο πουλώντας κείμενα ή .
5. Δώστε τα στοιχεία σας: πλήρες όνομα, επαφές, όνομα του οργανισμού και τα στοιχεία του.
6. Συνημμένα αρχεία. Αυτό συχνά ξεχνιέται, αλλά μάταια. Πολλοί άνθρωποι βρίσκουν ευκολότερο να αξιολογήσουν οπτικές πληροφορίες παρά μόνο γράμματα και γραμμές. Επισυνάψτε φωτογραφίες στην επιστολή για την πληρέστερη εικόνα του θέματος της επιστολής, επισυνάψτε τα απαραίτητα έγγραφα για να διασφαλίσετε τον παραλήπτη για τη φερεγγυότητα και τη σοβαρότητα των προθέσεων σας.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη στις επαγγελματικές επιστολές

1. Μην πεις γεια. Ναι, χιλιάδες ευγενικοί και μορφωμένους ανθρώπουςΓια κάποιο λόγο, ξεχνούν να πουν ένα γεια, ξεκινώντας ένα γράμμα με τις λέξεις "Αγαπητέ..." Φυσικά, είναι ωραίο να σε σέβονται, αλλά κανείς δεν έχει ακυρώσει ποτέ έναν απλό ανθρώπινο χαιρετισμό.
2. Όπως έχει ήδη ειπωθεί, να διαδώσει μια σκέψη, δηλαδή μια σκέψη, κατά μήκος του δέντρου. Εάν μεταπηδάτε από το ένα πράγμα στο άλλο, μάθετε να διατυπώνετε τις σκέψεις σας και αν δεν έχετε χρόνο, προσλάβετε κειμενογράφους και δημοσιογράφους - σίγουρα θα σας βοηθήσουν.
3. Μιλήστε με μια άψυχη, στεγνή γλώσσα. Αφήστε όλα αυτά «λαμβάνοντας υπόψη», «αν είναι δυνατόν» στους αξιωματούχους - δεν εκφράζεστε έτσι πραγματική ζωή, οπότε γιατί να πρέπει ο παραλήπτης σας; Λυπήσου τον άνθρωπο, γράψε όσο πιο απλά γίνεται!
4. Ταυτόχρονα, μην γλιστρήσετε στην εξοικείωση. Υπάρχουν δύο στυλ στην επαγγελματική αλληλογραφία: προσωπική και επίσημη. Προσωπικά, επικοινωνείτε σε πρώτο πρόσωπο - δηλαδή, "Εγώ, η Vasya Pupkin, σας προσφέρω..." Στις τυπικές προσωπικές αντωνυμίες, κατά κανόνα, αντικαθίστανται από το ουδέτερο-ουδέτερο "Σας προσφέρει η εταιρεία The Horns and Hoofs. .." Ποιο στυλ είναι πιο κοντά σε εσάς και σε ποιο βαθμό συσχετίζεται με το πεδίο δραστηριότητας του παραλήπτη σας - εξαρτάται από εσάς. Εάν ο σύντροφός σας είναι νέος σύγχρονος άνθρωπος, μη διστάσετε να γράψετε σε πρώτο πρόσωπο. Εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με κρατικούς φορείς ή δημοτικούς οργανισμούς, καλύτερα να μην δελεάζετε τη μοίρα και να επικοινωνείτε ουδέτερα. Θα σου απαντήσουν - πρέπει! - αλλά μπορείς να κάνεις αρνητική εντύπωση. Να είστε σχετικοί.
5. Να είσαι αβάσιμος. Μπορείτε να πείτε εκατό φορές τι προσοδοφόρα προσφορά και τι ωραία ιδέα έχετε, αλλά ποιο είναι το νόημα χωρίς απόδειξη; Οι επιχειρηματίες έχουν συνηθίσει να λειτουργούν με γεγονότα που δεν πιστεύουν όμορφα λόγιακαι εικόνες. Αριθμοί, γεγονότα, λεπτομέρειες - αυτά είναι τα κύρια όπλα σας.
6. Μην γελάτε, αλλά σφυρηλατήστε. Φανταστείτε ότι λαμβάνετε μια επαγγελματική επιστολή από τη Vasya Pupkin. Το ανοίγεις, αρχίζεις να διαβάζεις και εκεί... τίποτα άλλο παρά έπαινος για τον Βάσια και το προϊόν του. Είμαι χαρούμενος για τη Βάσια, μπορεί να σκεφτείς, αλλά τι σημασία έχει αυτό για μένα; Αλλά αν ο Βάσια σας πει πώς μπορεί να σας βοηθήσει, ποια οφέλη θα φέρει και πόσο γρήγορα θα αποδώσει η επένδυση, τότε τα πράγματα θα γίνουν ενδιαφέροντα.
7. Λάθη, τυπογραφικά λάθη, ατημέλητος σχεδιασμός (διαφορετικές γραμματοσειρές, έλλειψη κενών) - χωρίς σχόλια.
8. Υπερβολική χρήση αργκό. Ακόμα κι αν εσείς και ο παραλήπτης σας εργάζεστε στον ίδιο τομέα με ειδική επαγγελματική αργκό, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες εκφράσεις προσεκτικά. Είναι καλύτερα να τα εισαγάγετε στο κείμενο στο ελάχιστο, να αποκρυπτογραφήσετε τις συντομογραφίες, να εξηγήσετε τη σημασία ορισμένων λέξεων. Κι αν ο συνομιλητής σας είναι 60;
9. Ασχετοσύνη. Ελπίζουμε ακόμα στον Βάσια. Ο Vasya είναι έξυπνος, δεν θα στείλει προσφορές για την εκκίνηση του στην αυτοκινητοβιομηχανία σε ιδιοκτήτες σαλονιών ομορφιάς. Πόσες φορές ο Pet και ο Kohl κάνουν τέτοιο λάθος; Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με διευθύνσεις για την αποστολή εμπορικών προσφορών είναι καλά γραμμένο στο άρθρο.

Πώς να μην και πώς να. Πραγματικό παράδειγμα

Και εδώ είναι - το πιο κύριο ερώτημα, που θα απαντήσει τώρα το συλλογικό μυαλό. Ο συντάκτης Pavel Molyanov πραγματοποίησε πρόσφατα έναν διαγωνισμό μεταξύ των συνδρομητών της ομάδας του στο VKontakte.

Ένας επιχειρηματίας πρέπει να διεξάγει ενεργή αλληλογραφία και με τους δύο αξιωματούχοι(για παράδειγμα, εκπρόσωποι κυβερνητικών υπηρεσιών), και με «ημι-επίσημους» - εταίρους, εργολάβους, ειδικούς που προσλαμβάνονται σε ανεξάρτητη βάση και ούτω καθεξής. Η δεξιότητα της γραπτής επικοινωνίας αναπτύσσεται αρκετά γρήγορα, αλλά στην αρχή μπορείτε να κάνετε πολλά λάθη και να κάνετε μια όχι την πιο ευχάριστη εντύπωση στους παραλήπτες σας. Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για τα χαρακτηριστικά της σύνταξης τόσο τακτικών επαγγελματικών επιστολών (σε χαρτί) όσο και ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Μορφή επιστολής και σχέδιο

Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας. Αυτό κάνει πάντα εντύπωση και αυξάνει την πίστη των «συνομιλητών». Ο τύπος των εντύπων, τα πρότυπα για τη συμπλήρωσή τους και τα στοιχεία σχεδιασμού πρέπει να προσδιορίζονται στην παραγγελία για τον οργανισμό (ή οδηγίες για εργασίες γραφείου). Οι βασικές απαιτήσεις για τα έντυπα επαγγελματικών επιστολών βρίσκονται στο GOST 2003 "Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων".

Συνιστάται να «συμπιέσετε» βασικές πληροφορίες για την εταιρεία στη φόρμα:

• όνομα (και συντομευμένο όνομα).
• πραγματικές και ταχυδρομικές διευθύνσεις·
• διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου·
• αριθμοί επικοινωνίας?
• διεύθυνση τοποθεσίας.

Αυτή δεν είναι μια λίστα απαιτούμενων δεδομένων, αλλά μόνο μια δειγματοληπτική λίστα. Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε ή να εξαιρέσετε κάτι.

Οι γενικές απαιτήσεις για τη σύνταξη επιστολής είναι οι εξής:

• ελάχιστη εσοχή – 10 mm δεξιά και 20 mm αριστερά, πάνω και κάτω.
• εάν το γράμμα είναι γραμμένο σε δύο ή περισσότερα φύλλα, καθένα από αυτά πρέπει να αριθμηθεί στη μέση στην κορυφή.
• Κάθε αίτηση αριθμείται χωριστά.
• στην επάνω αριστερή γωνία υποδεικνύεται ο εξερχόμενος αριθμός του γράμματος (μην ξεχάσετε να το καταγράψετε στο αρχείο καταγραφής εγγράφων).
• στην επάνω δεξιά γωνία αναγράφεται το όνομα του οργανισμού, η θέση του παραλήπτη και το επώνυμό του με αρχικά.
• στην κάτω αριστερή γωνία - η θέση, το επώνυμό σας με αρχικά και υπογραφή.
• Φροντίστε να βάλετε την ημερομηνία που γράφτηκε το γράμμα στο κάτω μέρος.

Ωστόσο, το GOST 2003 επιτρέπει τη χρήση εντύπων όχι μόνο με γωνιακή, αλλά και με διαμήκη διάταξη λεπτομερειών (όταν υποδεικνύονται στο κέντρο). Η διάταξη των γωνιών φαίνεται πιο οικεία και είναι πιο ευανάγνωστη, επομένως είναι προτιμότερο να επιλέξετε αυτήν την επιλογή.

Γενικοί κανόνες γραφής

Η κλασική δομή του κειμένου μιας επαγγελματικής επιστολής περιλαμβάνει τρία στοιχεία:

• εισαγωγικό μέρος (μια σύντομη δήλωση των λόγων για τους οποίους συντάχθηκε η επιστολή, ο σκοπός της)·
• περιεχόμενο (περιγραφή της κατάστασης, πρόταση λύσεων, δήλωση συμπερασμάτων και συστάσεις)·
• το συνοπτικό μέρος (μια σύντομη περίληψη με σαφή ένδειξη του τι περιμένετε από τον παραλήπτη).

Θα πρέπει πάντα να κατανοείτε τον σκοπό για τον οποίο γράφετε ένα γράμμα. Θέλετε να προσφέρετε συνεργασία; Να δηλώσετε τα παράπονά σας; Πρόσκληση σε παρουσίαση ή άλλη εκδήλωση; Γράψτε μόνο για αυτό και μην παρασυρθείτε από μακροσκελή επιχειρήματα και υποθέσεις που δεν σχετίζονται με το θέμα.

Κάθε επιχειρηματική επιστολή πρέπει να έχει έναν συγκεκριμένο σκοπό. Εάν αντιμετωπίζετε πολλά ζητήματα σε αυτό, θα πρέπει να είναι στενά αλληλένδετα. Εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με τον ίδιο οργανισμό για πολλά διαφορετικά θέματα, είναι προτιμότερο να γράψετε ξεχωριστή επιστολή για καθένα από αυτά.

Γλώσσα γραφής

Το στυλ της επιχειρηματικής αλληλογραφίας είναι «ελαφριά» επίσημη επιχείρηση. Είναι δυνατή και απαραίτητη η τυποποίηση φράσεων, η χρήση κάποιων κλισέ και κλισέ, αλλά δεν συνιστάται να αναγάγουμε όλα αυτά σε ξερή γραφειοκρατία. Η «ζωντανή» γλώσσα γίνεται πάντα αντιληπτή εύκολα και ευνοϊκά. Φυσικά, επιχειρήσεις γραπτή γλώσσαπρέπει να συμμορφώνονται με τους κανόνες εθιμοτυπίας (που θα συζητηθούν παρακάτω), αλλά η ουσία του ζητήματος θα πρέπει να δηλώνεται σαφώς και συνοπτικά.

Μερικές πρακτικές συμβουλές:

• χρήση απλές λέξεις: Οι «έξυπνοι» όροι δεν γίνονται αντιληπτοί και συχνά προκαλούν εκνευρισμό στο άτομο που αναγκάζεται να τους διαβάσει και να τους αποκρυπτογραφήσει.
• χρησιμοποιούν ρήματα πιο συχνά και επίθετα λιγότερο συχνά.
• μην απλώνετε τις σκέψεις σας πάνω από το δέντρο - μόνο λεπτομέρειες και μόνο στο πλαίσιο ενός δεδομένου θέματος, χωρίς πολλές λεπτομέρειες και ασήμαντες λεπτομέρειες.
• Αποφύγετε μεγάλες δηλώσεις, εάν είναι δυνατόν, μην χρησιμοποιείτε συμμετοχικές και συμμετοχικές φράσεις.
• γράψτε συγκεκριμένα: διάφορα «για αυτό», «αυτοί/αυτοί» είναι απαράδεκτα.
• Αποφύγετε λογικές ασυνέπειες και απότομες μεταβάσεις από το ένα σημασιολογικό μπλοκ στο άλλο.
• ελέγξτε όλα όσα έχουν γραφτεί με το αυτί: λάθη ομιλίας συμβαίνουν σχεδόν σε κάθε κείμενο χωρίς επεξεργασία.

Ένας από τους κύριους κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών είναι: το μήνυμα πρέπει να είναι εγγράμματο και στυλιστικά σωστό.

Χαρακτηριστικά της απευθυνόμενης στον παραλήπτη

Κατά κανόνα, ο παραλήπτης απευθύνεται μία φορά, στην αρχή της επιστολής. Αυτό μπορεί να γίνει με τρεις τρόπους.

1. Εάν απευθύνεστε σε ένα άτομο για πρώτη φορά (ή εάν έχει δημιουργηθεί μια καθαρά επίσημη σχέση μεταξύ εσάς και του παραλήπτη), θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση που υποδεικνύει μια συγκεκριμένη απόσταση. Παράδειγμα: "Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ!"
2. Εάν απευθύνεστε σε ένα άτομο με το οποίο έχετε δημιουργήσει εδώ και καιρό μια σχέση εμπιστοσύνης, είναι καλύτερο να τον αποκαλείτε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του. Παράδειγμα: "Αγαπητή Ekaterina Leonidovna!"
3. Όταν απευθύνεστε σε μια ομάδα, χρησιμοποιήστε την τυπική φράση "αγαπητοί κύριοι!"

Στο τελευταίο μέρος πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λεγόμενη φράση κλεισίματος. Υπάρχουν περισσότερες επιλογές εδώ:

• "Με σεβασμό", "Με εκτίμηση"
• "ΜΕ Τις καλύτερες ευχές μου»;
• «Με ελπίδα για συνεχή συνεργασία»·
• «Είμαστε πάντα στην ευχάριστη θέση να σας παρέχουμε μια υπηρεσία»·
• και τα λοιπά.

Με μια λέξη, η επιλογή της τελευταίας φράσης είναι θέμα γούστου.

Ηθική Επιχειρηματικής Γραφής

Ακόμη και η συγκαλυμμένη περιφρόνηση σε μια επαγγελματική επιστολή δεν περνά απαρατήρητη. Φυσικά, σε αυτή την περίπτωση, δεν θα μπορείτε πλέον να υπολογίζετε σε μια θετική ή και ισότιμη στάση απέναντι στον εαυτό σας. Το συμπέρασμα είναι προφανές: μην ενδίδετε στα συναισθήματα και κρατήστε τον εαυτό σας εντός ορίων ακόμα κι αν ο παραλήπτης σας ενοχλεί πραγματικά. Να δίνετε πάντα προσοχή στον τόνο του μηνύματος.

Θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν συντάσσετε μια επιστολή που περιέχει μια άρνηση. Δεν είναι εξαιρετικά σοφό να ξεκινήσετε ένα τέτοιο μήνυμα με ένα κατηγορηματικό «όχι» με τη μία ή την άλλη μορφή - αυτό θα δημιουργήσει στο άτομο την αίσθηση ότι απλά του εστάλη. Προσπαθήστε πρώτα να δώσετε πειστικές (όχι σαθρές) εξηγήσεις. Έχοντας περιγράψει συνοπτικά τους λόγους της άρνησης, θα πρέπει να προχωρήσουμε ομαλά στη δήλωσή της. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα σκευάσματα:

• "Δυστυχώς, δεν βλέπουμε κανέναν τρόπο να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας"
• "Το αίτημά σας δεν μπορεί να γίνει δεκτό για τους ακόλουθους λόγους...";
• «Λυπούμαστε βαθιά, αλλά αναγκαζόμαστε να απορρίψουμε την προσφορά σας».

Στην ιδανική περίπτωση, ακόμη και πριν αιτιολογήσετε την άρνηση - στην αρχή της επιστολής - θα πρέπει να επαναλάβετε εν συντομία το αίτημα του παραλήπτη. Θα καταλάβει ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά το αίτημα ή την πρότασή του και μάλλον θα το εκτιμήσει. Ίσως στο μέλλον να συνεργαστείτε ξανά - γιατί να μεταδώσετε αμέσως το αρνητικό και να τρομάξετε το άτομο με υπερβολική σκληρότητα;

Μην πάτε ποτέ στο άλλο άκρο. Η κολακεία και οι πολυάριθμες διαβεβαιώσεις ειλικρινούς στοργής είναι εμφανή σημάδιαανειλικρίνεια. Η ανειλικρίνεια προκαλεί πάντα απόρριψη.

Σύνταξη email

Τα μηνύματα σε χαρτί έχουν ήδη ξεπεραστεί. Φυσικά, η «χάρτινη» αλληλογραφία δεν θα εξαφανιστεί ποτέ εντελώς, αλλά σε λίγα χρόνια οι επιστολές γραμμένες σε κλασικά επιστολόχαρτα θα γίνουν σπάνια. Οι διαπραγματεύσεις διεξάγονται όλο και περισσότερο ηλεκτρονικά. Ένας σύγχρονος επιχειρηματίας στέλνει πλέον πολύ περισσότερες επιστολές μέσω email παρά με κανονικό ταχυδρομείο.

Οι επαγγελματικές επιστολές που αποστέλλονται μέσω email γράφονται χρησιμοποιώντας το ίδιο γενικούς κανόνες. Απαιτήσεις για γλώσσα, στυλ και τόνο, τήρηση των προτύπων εθιμοτυπίας - όλα αυτά τα υποχρεωτικά στοιχεία δεν αλλάζουν. Ωστόσο, τα ηλεκτρονικά μηνύματα έχουν επίσης τα δικά τους ιδιαίτερα χαρακτηριστικά.

1. Βεβαιωθείτε ότι η σύνδεσή σας φαίνεται σταθερή ή τουλάχιστον επαρκής. [email προστατευμένο]- Ωραία, [email προστατευμένο]- Κακώς.
2. Είναι πολύ σημαντικό να συμπληρώνετε πάντα το πεδίο Θέμα. Είναι αυτή η γραμμή που καθορίζει εάν ένα άτομο θα ανοίξει το εισερχόμενο μήνυμα. Εάν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε, θα πρέπει να προσπαθήσετε να βρείτε έναν ενδιαφέροντα τίτλο. Αλλά μην το παρακάνετε – θέματα όπως «Επείγοντα!!! Μοναδική προσφορά, ανοίξτε τώρα!» Σας κάνουν μόνο να θέλετε να κάνετε γρήγορα κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων στην κορυφή. Ο τίτλος πρέπει να αποτελείται από 3-5 λέξεις και να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενο του μηνύματος.
3. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον παραλήπτη, περιγράψτε εν συντομία ποιος είστε και πώς τον μάθατε. Χωρίς αυτήν την απαραίτητη εισαγωγή, το μήνυμα μπορεί να θεωρηθεί ανεπιθύμητο και να διαγραφεί αμέσως.
4. Μην απενεργοποιήσετε την παράθεση στις ρυθμίσεις - αφήστε την προηγούμενη αντιστοιχία να εμφανίζεται παρακάτω, κάτω από την περικοπή.
5. Η ανάγνωση από την οθόνη είναι αμφίβολη απόλαυση. Ένα χάρτινο γράμμα μπορεί να παραληφθεί, και μόνο για αυτόν τον λόγο γίνεται αντιληπτό πιο σοβαρά σε ασυνείδητο επίπεδο από ένα ηλεκτρονικό. Λάβετε αυτό υπόψη σας.
6. Όσο πιο σύντομο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο πιο γρήγορα θα απαντηθεί.
7. Χρησιμοποιήστε μόνο τυπικές γραμματοσειρές.
8. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά την επισήμανση κειμένου - το περισσότερο σημαντικά σημείαΜπορείτε να χρησιμοποιήσετε "έντονα", αλλά η χρήση διαφορετικών χρωμάτων είναι απαράδεκτη.
9. Χωρίς καπάκια. Ποτέ. Ακόμα και στις υποτίτλους. Το ίδιο ισχύει και για τα διπλά σημεία στίξης.
10. Διαχωρίστε το κείμενό σας σε παραγράφους με κενό διάστημα μεταξύ τους (απλώς αφήστε μια κενή γραμμή).
11. Μπορείτε να επισυνάψετε εικόνες ή αρχεία κειμένου σε ένα email. Πρόσθετα υλικά και διευκρινίσεις, σχόλια, διευρυμένα λεπτομερείς περιγραφές– όλα αυτά πρέπει να βρίσκονται σε συνημμένα αρχεία, αλλά όχι στο σώμα της επιστολής.
12. Σε επαγγελματική αλληλογραφία με άτομα με τα οποία έχετε συνταχθεί σχέση εμπιστοσύνης(μιλάμε για έμπιστους συνεργάτες, αξιόπιστους εργολάβους) μπορείτε περιστασιακά να χρησιμοποιείτε emoticon. Αυτό θα «αναβιώσει» την επικοινωνία – τα emoticon στην οθόνη (ακόμα και σε επαγγελματικό μήνυμα) γίνονται αντιληπτά αρκετά θετικά. Φυσικά, δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν με «χάρτινα» γράμματα.
13. Φροντίστε να υπογράψετε. Στα email, συνήθως αποτελείται από 3-6 γραμμές και περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο του αποστολέα, τη θέση του, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση ιστότοπου και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας.

Παράδειγμα υπογραφής:

Ειλικρινά,

Ιβάν Ιβάνοφ

[email προστατευμένο]

http://site.com.

Σας προσφέρουμε ένα δείγμα επιχειρηματικής επιστολής.

Ανακεφαλαίωση

Αν και όλα είναι αρκετά απλά, τα παραδείγματα σωστά γραμμένων επαγγελματικών επιστολών δεν είναι τόσο πολλά. Οι επιχειρηματίες μπερδεύονται τακτικά στο σχεδιασμό, χρησιμοποιούν όχι εντελώς σωστές διευθύνσεις και ξεχνούν σημαντικές αποχρώσεις.

Ας παραθέσουμε τα κύρια χαρακτηριστικά των καλών επιχειρηματικών μηνυμάτων:

• αντικειμενικότητα;
• συντομία (συνιστάται η επιστολή να μην διαρκεί περισσότερο από μία σελίδα).
• ουδέτερος τόνος παρουσίασης.
• έλλειψη συλλογισμού, αφήγηση, υπερβολική λεπτομέρεια.
• έλλειψη συναισθηματικών αξιολογήσεων.
• μια σαφής λογική σχέση μεταξύ τμημάτων του κειμένου και επιμέρους φράσεων.

Αυτό είναι ένα είδος λίστας ελέγχου με το οποίο μπορείτε να ελέγξετε στην αρχή. Αφού συγκεντρωθούν και αποσταλεί εκατοντάδες επαγγελματικά μηνύματα, δεν θα υπάρχει ανάγκη. Μην αγνοείτε τους κανόνες που αναφέρονται παραπάνω και θυμηθείτε: οι «ανεβασμένες» δεξιότητες επαγγελματικής αλληλογραφίας βελτιώνουν σημαντικά τη φήμη σας και, κατά συνέπεια, την εικόνα της εταιρείας.

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή που δεν θα χαθεί στα «σκουπίδια πληροφοριών» και θα διαβαστεί; Κανόνες, συστάσεις, παραδείγματα

Η λέξη είναι ένα προσβάσιμο επιχειρηματικό εργαλείο. Στον επιχειρηματικό κόσμο, είναι αδύνατο να βρεις άτομο που δεν χρησιμοποιεί λέξεις στη δουλειά του.

Η σύγχρονη επιχείρηση μετατρέπεται σταδιακά σε επιχείρηση αλληλογραφίας. Με χρήση επιστολών - ηλεκτρονικών ή παραδοσιακών - πραγματοποιείται επικοινωνία με τους πελάτες, επιχειρηματικούς εταίρους, εργοδότες. Η επιστολή τοποθετεί τον συγγραφέα είτε ως επαγγελματία είτε ως άτομο με το οποίο δεν πρέπει να συνεχίσετε μια σχέση.

Ένας επαγγελματίας πρέπει να ξέρει να γράφει

• Είναι ξεκάθαρο
• αποτελεσματικά
• ένθερμα
• Ενδιαφέρων

Και ποτέ δεν είναι αργά για να το μάθεις αυτό. Ας ξεκινήσουμε με τα βασικά: κατανοήστε τη διαφορά μεταξύ επαγγελματικής και κανονικής γραφής.

Σε τι διαφέρει μια επιστολή εξυπηρέτησης από μια κανονική επιστολή; Τα χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής

Επιστολή - σύντομο κείμενομία ή δύο σελίδες, σκοπός των οποίων είναι να μεταφέρουν πληροφορίες για κάτι στον παραλήπτη.

Η φύση των πληροφοριών και η σχέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη της επιστολής χωρίζουν την αλληλογραφία σε

• επιχείρηση (επίσημη)
• προσωπική (ανεπίσημη)

Μια επαγγελματική επιστολή χαρακτηρίζεται από:

• συντομία
• ακρίβεια
• συλλογισμός και λογική
• πληροφοριακό περιεχόμενο
• αξιολογική και συναισθηματική ουδετερότητα
• τυποποίηση:
• χρησιμοποιούνται επίσημα έντυπα
• χρησιμοποιούνται σταθερά σχήματα λόγου, ειδικοί γραφικοί όροι και κατασκευές
• αριθμός θεμάτων - 1-2
• στόχευση
• σαφώς καθορισμένη αλυσίδα εντολών (εάν είναι απαραίτητο)

Τι είδους επαγγελματικές επιστολές υπάρχουν;

Το είδος της επιχειρηματικής επιστολής καθορίζει

1. Σκοπός συγγραφής του

Εμπορικούς σκοπούς

• Θέλετε να συνάψετε μια συμφωνία και να προτείνετε τους συγκεκριμένους όρους της - συντάξτε μια επιστολή προσφοράς (προσφορά) για τον παραλήπτη

• Εάν δεν έχετε αποφασίσει για τους αποδεκτούς από εσάς όρους της συναλλαγής, στείλτε μια επιστολή αιτήματος
• Θέλετε να ενημερώσετε τον παραλήπτη σας για παραβίαση συμβατικών υποχρεώσεων εκ μέρους του; Γράψτε μια επιστολή αξίωσης (καταγγελία)

Μη κερδοσκοπικούς σκοπούς

• Δώστε ευχαριστίες σε μια ευχαριστήρια επιστολή
• Επιβεβαιώστε τις υποχρεώσεις σας με εγγυητική επιστολή και τη συγκατάθεσή σας με επιστολή επιβεβαίωσης
• Γράψτε ενημερωτικά δελτία εάν πιστεύετε ότι οι πληροφορίες σας θα ενδιαφέρουν τον παραλήπτη
• Υπενθυμίστε για σημαντικές συμφωνίες, υποχρεώσεις, κυρώσεις με υπενθυμιζόμενες επιστολές
• Συγχαρητήρια με συγχαρητήρια, ρωτήστε με αιτήματα, συλλυπητήρια επιστολές
• Εάν πρέπει να στείλετε σημαντικά έγγραφα ή υλικά περιουσιακά στοιχεία, φροντίστε να ετοιμάσετε μια συνοδευτική επιστολή για το φορτίο σας

2. Παραλήπτης

Εάν απευθύνετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα, τότε γράφετε μια εγκύκλιο

Το γράμμα σας μπορεί να αγγίζει πολλά θέματα ταυτόχρονα, γεγονός που το καθιστά αυτόματα πολύπλευρο

4. Δομή

Τα ρυθμιζόμενα γράμματα περιλαμβάνουν τη σύνταξη του τμήματος κειμένου της επιστολής σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοτίβο, ενώ τα μη ρυθμιζόμενα γράμματα έχουν μια ελεύθερη μορφή παρουσίασης

5. Έντυπο αναχώρησης

• σε ένα φάκελο
• σε ηλεκτρονική μορφή
• με φαξ

Δομή μιας επιχειρηματικής επιστολής: εισαγωγή, σώμα, συμπέρασμα

Η δομή μιας τυπικής επιχειρηματικής επιστολής απαιτεί πιο προσεκτική εξέταση.

Ένα σωστά μορφοποιημένο γράμμα πρέπει να αντιστοιχεί στο ακόλουθο περίγραμμα:

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε ορισμένα σημεία του σχήματος:

1. Επικεφαλίδα

Συνήθως, αυτή είναι μια σύντομη περίληψη του θέματος της επιστολής.

Σημαντικό: Γράψτε σωστά τον τίτλο εάν θέλετε ο παραλήπτης να διαβάσει την επιστολή σας.

Η απουσία επικεφαλίδων στην επαγγελματική αλληλογραφία είναι χαρακτηριστική για αρχάριους που δεν έχουν βασικές δεξιότητες στη διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας.

2. Έφεση

• έχει την παραδοσιακή μορφή "Αγαπητέ"
• με κεφαλαία στη μέση της γραμμής

Σημαντικό: Απαγορεύεται η χρήση συντομογραφιών!

3.Προοίμιο

• εισάγει τον παραλήπτη στην κύρια ιδέα της επιστολής
• προετοιμάζει τον παραλήπτη για τη σωστή αντίληψη των μεταγενέστερων πληροφοριών που περιέχονται στην επιστολή

4. Το κύριο σώμα του κειμένου τεκμηριώνει τη βασική ιδέα που εκτίθεται στο προοίμιο

Σε αυτό το μέρος της επιστολής

• αναφέρετε ξεκάθαρα την ουσία της πρότασης/έκκλησης
• παρέχετε επιχειρήματα: γεγονότα, αριθμούς, άλλες λεπτομέρειες σχετικά με το θέμα της επιστολής. πραγματογνωμοσύνη, δική θετική/αρνητική εμπειρία

Για ευκολία αιτιολόγησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ακόλουθο διάγραμμα:

Σημαντικό: Η τελευταία παράγραφος πρέπει να περιέχει μια φράση που να υποδεικνύει ένα συγκεκριμένο βήμα ή ένα αναμενόμενο αποτέλεσμα και να ενθαρρύνει τον παραλήπτη να αναλάβει δράση

5. Συμπερασματικά:

6. Στο παράθυρο «Υπογραφή», πρέπει να αναφέρονται πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη:

• τίτλος εργασίας

Πώς να μην κάνετε λάθος στην επιλογή στυλ γραφής;

Στην επαγγελματική αλληλογραφία, πρέπει συνεχώς να κάνετε επιλογές σχετικά με το στυλ γραφής και τον τόνο επικοινωνίας με τον παραλήπτη. Πόσο στεγνό, επίσημο ή, αντίθετα, πόσο ζωντανό, ζεστό και ανθρώπινο πρέπει να είναι το μήνυμά σας;

• Το προσωπικό στυλ στην επαγγελματική αλληλογραφία δίνει έμφαση στις ατομικές ιδιότητες του ατόμου που γράφει την επιστολή
• Κατά τη χρήση επίσημο στυλπαρουσιάζονται γεγονότα και με βάση αυτά εξάγονται κατάλληλα συμπεράσματα
• Το προσωπικό στυλ περιλαμβάνει επικοινωνία μεταξύ του συντάκτη της επιστολής και του παραλήπτη επί ίσοις όροις
• Το επίσημο στυλ δείχνει μια σαφή αλυσίδα διοίκησης και μια δύναμη που ο αναγνώστης της επιστολής αναγκάζεται να υπολογίσει.

Για να επιλέξετε το σωστό στυλ επικοινωνίας σε μια επαγγελματική επιστολή, σκεφτείτε:

• σε ποιες κατηγορίες βάρους ανήκετε εσείς και ο παραλήπτης σας;
• Θέλετε να διαπραγματευτείτε φιλικά ή να ασκήσετε πίεση από θέση ισχύος;

Πώς να μείνετε στο επιλεγμένο στυλ;

Προσωπικό στυλ

• Παρουσία προσωπικών αντωνυμιών: εγώ, εμείς, εσείς
  Για παράδειγμα: Σας ζητώ συγγνώμη και ελπίζω ειλικρινά να μην ξανασυμβούν παρόμοια λάθη.
• Άμεσες προσφυγές και αιτήματα
  Για παράδειγμα: Μην αφήνετε προσωπικά αντικείμενα χωρίς επίβλεψη
• Χρήση συναισθηματικών αξιολογικών εκφράσεων: αστερική νεότητα, εκκωφαντική αποτυχία

Επίσημο στυλ

• Αντικατάσταση προσωπικών αντωνυμιών με αφηρημένα ουσιαστικά
  Για παράδειγμα: Η διοίκηση του κινηματογράφου ζητά ειλικρινά συγγνώμη για την αλλαγή του προγράμματος της βραδινής προβολής
• Αντικατάσταση προσωπικών εκκλήσεων και αιτημάτων με δηλώσεις
  Για παράδειγμα: Μην αφήνετε προσωπικά αντικείμενα χωρίς επίβλεψη
• Χρήση του κοινού κληρικαλισμού: Σας υπενθυμίζω, λόγω του ότι

Ένα επίσημο στυλ δεν είναι απολύτως κατάλληλο εάν γράφετε μια επιστολή ευγνωμοσύνης ή μια συλλυπητήρια επιστολή, δηλαδή εκείνες τις επαγγελματικές επιστολές στις οποίες πρέπει να εκφράσετε συναισθήματα. Σε μια κατάσταση όπου γράφετε μια επιστολή αίτησης ή μια επιστολή προσφοράς, είναι επίσης καλύτερο να επιμείνετε σε ένα προσωπικό στυλ.

Τι είναι μια επιστολή καταγγελίας και πώς να τη συντάξετε; Σε τι διαφέρει από άλλους τύπους γραμμάτων;

Σημαντικό: Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής, εστιάστε την προσοχή του παραλήπτη σε ποιες ακριβώς ενέργειες περιμένετε από αυτόν. Υποδείξτε επίσης συγκεκριμένες προθεσμίες για την εκτέλεση των εργασιών σας.

Το πρότυπο επιστολής καταγγελίας θα σας βοηθήσει να το συνθέσετε σωστά:

Τι είναι μια επιστολή απάντησης και πώς να τη γράψετε;

Υπάρχουν δύο τύποι συμβουλευτικών επιστολών:

• επιστολή άρνησης
• επιστολή με θετική απάντηση

Η σύνταξη και των δύο τύπων επιστολών έχει δύο γενικούς κανόνες (υπό την προϋπόθεση ότι η επιστολή πρωτοβουλίας συντάχθηκε σωστά):
1. Η επιστολή απάντησης διατηρεί το λεξιλόγιο και τα μοτίβα ομιλίας της επιστολής πρωτοβουλίας
2. Το κείμενο της απαντητικής επιστολής δεν πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με

• ημερομηνία σύνταξης της επιστολής πρωτοβουλίας
• τον αριθμό μητρώου του

Ένα παράδειγμα φιλικής και σωστής επιστολής άρνησης δίνεται παρακάτω:

Ωστόσο, η άρνηση δεν χρειάζεται πάντα να είναι ήπια. Υπάρχουν περιπτώσεις που είναι απαραίτητο ένα σκληρό και αυστηρό στυλ επικοινωνίας. Παρακάτω είναι ένα πρότυπο επιστολών απόρριψης για όλες τις περιπτώσεις, από σκληρές έως μαλακές:

Ενημερωτική επιστολή: η διαφορά της από τις απαντητικές επιστολές και τις επιστολές καταγγελίας

Η ενημερωτική επιστολή είναι πολυλειτουργική:

• αναφορές (για παράδειγμα, σχετικά με τις αλλαγές τιμών στους τιμοκαταλόγους)
• γνωστοποιεί (επανεκλογή μελών του διοικητικού συμβουλίου)
• ειδοποιεί (σχετικά με την αποστολή εμπορευμάτων)
• δηλώνει (των προθέσεων)
• επιβεβαιώνει (παραλαβή εμπορευμάτων)
• υπενθυμίζει (την εκπλήρωση των υποχρεώσεων που αναλαμβάνονται βάσει της σύμβασης)
• διαφημίζει και ενημερώνει (για την εταιρεία γενικά, για αγαθά/υπηρεσίες ειδικότερα)

Ίσως το πιο πολύ επίκαιρο θέμαΣήμερα το ερώτημα είναι πώς να συντάξετε σωστά μια διαφημιστική και ενημερωτική επιστολή.

1. Έλλειψη δομής
2. Παρουσία αργκό ή άτυπης γλώσσας στο κείμενο της επιστολής
3. Απεριποίητη σχεδίαση
4. Πληθώρα ορθογραφικών, συντακτικών, υφολογικών λαθών
5. Έλλειψη αξιόπιστων στοιχείων και αντικειμενικών πληροφοριών στην επιστολή
6. Παραβίαση βασικών κανόνων ευγένειας (ειδικά σε επιστολές καταγγελίας)
7. Χρήση δυσκίνητων και ασαφών προτάσεων στο κείμενο
8. Έλλειψη λογικής στην παρουσίαση του υλικού
9. Έλλειψη επεξηγήσεων συντομογραφιών
10. Γενική θολούρα του κειμένου εάν συντάσσεται άσκοπα

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζετε για τις επαγγελματικές επιστολές;

1. Για τη σύγχρονη επαγγελματική αλληλογραφία, χρησιμοποιείται η μέθοδος δομής μπλοκ σύνθεσης κειμένου.
Αυτή η μέθοδος εξοικονομεί χρόνο και διατηρεί το συνολικό στυλ όλων των επιχειρηματικών εγγράφων. Χαρακτηριστικό γνώρισμα της μεθόδου είναι τα ανοιχτά σημεία στίξης ή η απουσία τελείων/κομμάτων (για παράδειγμα, κατά τη δημιουργία λιστών)

2. Μια γραμματοσειρά sans-serif (για παράδειγμα, Arial) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον τίτλο της επιστολής. Μια τέτοια γραμματοσειρά γίνεται αντιληπτή σε υποσυνείδητο επίπεδο ως σταθερή και σταθερή.

3. Οι γραμματοσειρές Serif (Times News Roman) θα πρέπει να χρησιμοποιούνται στο κυρίως κείμενο. Τα σερίφ διευκολύνουν τα μάτια σας να μετακινούνται από γράμμα σε γράμμα, κάνοντας την ανάγνωση πιο γρήγορη.

Σημαντικό: Υπάρχουν γράμματα που γράφονται πάντα μόνο με το χέρι!
Πρόκειται για συγχαρητήρια, συλλυπητήρια, γράμματα ευγνωμοσύνης

Μεγάλη ποσότητα χρήσιμες πληροφορίεςσχετικά με τη σύνταξη κειμένων επαγγελματικών επιστολών μπορείτε να βρείτε στο βίντεο από τη Σάσα Καρεπίνα.

Βίντεο: Πώς να γράψετε συνοδευτικές επιστολές και βιογραφικά

Βίντεο: "Μαθαίνω από αφηγητές." Τα μυστικά της πώλησης κειμένων