Mempersiapkan surat bisnis

Apapun tujuan surat bisnis, surat itu ditulis untuk mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Tidak setiap karyawan suatu organisasi memiliki kompetensi yang memadai di bidang korespondensi bisnis; dengan pendekatan yang tidak tepat, terdapat risiko merusak reputasi perusahaan sepenuhnya hanya dengan satu surat. Namun jika Anda menggunakan jasa penulisan surat dari agensi kami, penerimanya pasti akan tertarik untuk bekerja sama dengan Anda.

Tujuan surat bisnis

Surat bisnis tidak kehilangan relevansinya dalam memecahkan masalah pekerjaan dan tugas pemasaran. Informasi yang diberikan secara tertulis berguna karena Anda selalu dapat kembali ke informasi tersebut atau mengajukan banding ketika menyelesaikan masalah kontroversial. Teks tertulis memungkinkan Anda merumuskan pemikiran lebih ringkas dan jelas dibandingkan komunikasi lisan. Selain itu, beberapa penerima hanya bisa dihubungi dengan mengirimkan surat bisnis. Dan semakin tinggi status penerima ini, semakin profesional teks tersebut harus disusun. Jenis surat bisnis beragam seperti bidang hubungan bisnis. Korespondensi bisnis dapat bersifat komersial (keinginan untuk membuat kesepakatan, tuntutan kepada salah satu pihak dalam suatu transaksi) dan non-komersial (surat ucapan terima kasih, informasi, surat jaminan, surat permintaan, -undangan, -pengingat, dll. .) Dari segi fungsinya, mereka membedakan antara surat inisiatif dan surat tanggapan, serta pesan yang tidak memerlukan tanggapan.

Cara menulis surat bisnis yang benar.

Fitur struktur dan teks surat bisnis

Surat bisnis memiliki komposisi yang jelas:

Pendahuluan menunjukkan tujuan dan alasan surat tersebut, dan memberikan tautan ke dokumen yang menjadi titik awal pesan ini;

Bagian utama menggambarkan keadaan, memberikan analisis situasi, dan argumentasi. Sifat bukti bergantung pada arah suratnya: misalnya, untuk membujuk agar datang ke konferensi, untuk berinvestasi dalam suatu proyek, untuk membeli suatu produk;

Kesimpulannya, ditarik kesimpulan berdasarkan hal di atas: penawaran, permintaan, penolakan, keinginan, dll.

Sebelum teks surat selalu dicantumkan sapaan sopan kepada penerima (Misalnya, “Dear Sergei Mikhailovich!”) Dan juga di awal atau di akhir teks terdapat rumusan kesantunan yang disusun menurut kanon. korespondensi bisnis. Rumusan kesantunan biasanya diawali seperti ini: “Saya mengucapkan terima kasih atas bantuan yang diberikan… / terima kasih atas undangannya… / harapan kerjasama yang bermanfaat…”. Saat menulis surat jenis ini, gaya bisnis diperhatikan. Ciri-cirinya: keringkasan, kejelasan, ketidakjelasan, penggunaan istilah, nada netral, standardisasi.

Kesulitan dalam menulis surat bisnis

Waspadai penerima dan informasi yang dia miliki tentang pertanyaan Anda;

Pengetahuan tentang aturan dan kekhasan bahasa Rusia gaya bisnis: rumus bahasa, aturan menyusun kalimat, dan lain-lain;

Penggunaan terminologi yang benar dan tepat;

Kebenaran dalam menyapa penerima.

Cara menulis surat bisnis yang benar.

Kamus dan contoh penulisan surat bisnis dapat membantu Anda mengatasi tugas ini sendiri. Namun jika karyawan yang kompeten atau waktu untuk mempersiapkan penulisan surat bisnis tidak mencukupi, agen profesional dapat menyediakan layanan ini. Spesialis dari agen komunikasi Comagency akan membantu Anda mengembangkan kop surat, mengumpulkannya dokumen yang diperlukan untuk membuat argumen yang meyakinkan, tulislah surat bisnis yang kompeten dan rapi, sehingga meningkatkan citra organisasi Anda.

Surat bisnis ditulis ketika berkomunikasi dengan mitra di hampir semua kesempatan. Contoh dan aturan siap pakai untuk menyusun dokumen tersebut dapat ditemukan di artikel.

Surat bisnis dapat diartikan sebagai dokumen yang dikirimkan atas nama seluruh perusahaan kepada perusahaan lain, pengusaha perorangan, atau perorangan (misalnya investor). Pada dasarnya, setiap korespondensi perusahaan adalah surat bisnis. Tujuan mereka sangat berbeda:

1. tentang kerjasama.
2. kerjasama, negosiasi.
3. Pengingat akan perlunya memenuhi kewajiban berdasarkan kontrak.
4. Penjelasan posisi Anda, tanggapan atas surat yang dikirimkan sebelumnya dan masih banyak lagi.

Dokumen tersebut biasanya dibuat dengan kop surat perusahaan dan dapat dikirim melalui surat biasa atau email. Namun, jika pasangannya punya arti khusus, sebaiknya dicetak pada kertas tebal berkualitas tinggi dan dikirimkan secara langsung atau melalui kurir. Struktur suratnya menyerupai dokumen bisnis pada umumnya - Anda dapat merepresentasikannya secara skematis seperti ini.

Apa yang harus diperhatikan saat menggambar

Tidak ada aturan atau contoh khusus untuk surat-surat tersebut, sehingga struktur, volume, dan desainnya sangat bergantung pada kasus tertentu. Misalnya, surat pemberitahuan akan cukup ringkas (3-4 paragraf), namun rekomendasi karyawan atau proposal bisnis mungkin memakan waktu lebih dari satu halaman.

Namun, ada beberapa aturan umum yang harus Anda perhatikan saat menulis makalah:

1. Dokumen itu sendiri tidak mempunyai kekuatan hukum apa pun, tetapi dibuat sesuai dengan semua aturan pelaksanaan. Struktur dan gaya penyajiannya harus sesuai dengan prinsip aliran dokumen modern yang diterima secara umum.
2. Kalimat disusun secara logis, dalam urutan yang jelas. Ekspresi yang penuh hiasan, kompleks, emosional, dan terutama bahasa sehari-hari tidak ada. Nada suaranya netral.
3. Penyajian selalu dilakukan hanya oleh 1 orang - baik dalam bentuk tunggal jika teks ditulis langsung dari pimpinan, atau dalam bentuk jamak jika ditulis atas nama seluruh perusahaan.
4. Tujuan spesifik dari penyusunan dan tindakan yang diharapkan dari penerima dijabarkan (mengirim tanggapan, mempertimbangkan pencalonan karyawan, menyetujui negosiasi, mengirim dokumen, dll.).
5. Makalah ini tidak mencerminkan kepentingan individu manajer atau karyawan lain, tetapi tujuan perusahaan sebagai sebuah tim. Jika Anda perlu menjalin kontak pribadi, disarankan untuk melakukannya secara berbeda dan tidak memposisikan diri Anda sebagai perwakilan perusahaan.

5 kesalahan TOP saat menulis

Kesalahan dapat dibagi menjadi 2 kelompok besar - beberapa terkait dengan penulisan sebagai teks (pelanggaran logika, kosa kata, norma bahasa lainnya), yang lain - dengan pelanggaran etika bisnis itu sendiri:

1. Kesalahan ejaan dan tanda baca tidak diperbolehkan - teks surat harus selalu diperiksa minimal 1-2 kali sebelum dikirim.
2. Pelanggaran gaya presentasi bisnis, adanya ungkapan emosional, kesopanan yang berlebihan atau sebaliknya, kekerasan.
3. Nada negatif - bahkan ancaman harus ditulis tanpa kata-kata yang tidak perlu - misalnya: "Kami berhak mengajukan ke pengadilan dalam waktu 30 hari sejak tanggal diterimanya surat ini."
4. Volume terlalu besar atau, sebaliknya, terlalu kecil. Biasanya keseluruhan teks bisa muat dalam 1-2 halaman. Namun, bukan berarti Anda tidak perlu mengomunikasikan semuanya kepada pasangan. informasi penting. Data volumetrik, diagram, formulir dokumen dapat dimasukkan dalam aplikasi.
5. Merampas hak lawan bicara untuk memilih. Misalnya, Anda tidak boleh menulis: “Kami meminta Anda meninjau dan menyetujui versi final kontrak.”

Frase template yang khas

Penggunaan frasa standar khas pidato bisnis dalam teks adalah hal yang normal dan bahkan diinginkan. Di bawah ini adalah daftar klise yang paling umum digunakan dalam berbagai situasi.

Anda mencoba, menulis, memilih kata-kata yang diperlukan - dan semuanya sia-sia! Calon mitra atau investor tidak akan membuka surat bisnis Anda atau membaca sepintas lalu tanpa mau menanggapinya. Apakah ini situasi yang familiar? Dalam artikel baru kami, kami akan memberi tahu Anda cara melakukan korespondensi bisnis dengan benar dan apa yang harus ditulis dalam surat agar dapat dibaca sampai akhir.

Untuk siapa artikel ini?

Mari kita perhatikan segera: kita berbicara tentang email. Jika ada orang lain yang menggunakan surat siput, kami jamin aturannya sama. Pada prinsipnya, semua aturan ini juga berlaku untuk pengiriman surat biasa, yang telah kami tulis. Sekarang kita bicarakan korespondensi bisnis. Jika Anda:

• seorang pengusaha yang berkomunikasi dengan orang-orang penting bagi bisnisnya;
• seorang karyawan yang menulis surat kepada atasan atau manajemen masa depan;
• seseorang yang tertarik pada dasar-dasar etiket internet dan psikologi manusia - maka jangan ragu untuk membacanya, itu akan menarik.

Fitur korespondensi bisnis

• presentasi yang lancar dan tenang - jangan bingung dengan bahasa birokrasi yang kering;
• komunikasi benar-benar to the point - untuk menyampaikan informasi tertentu kepada penerima;
• volume kecil - lembar A4 lebih dari cukup;
• menghormati subordinasi, tidak ada keakraban. Dalam kasus khusus, ketika hubungan non-kerja informal berkembang dengan penerima surat bisnis, tentu saja aturan ini dapat diabaikan. Tapi ini bukan lagi surat bisnis, tapi surat persahabatan, setujukah Anda?
• Surat yang ditulis dengan kop surat perusahaan memberikan kredibilitas tersendiri. Itu harus berisi logo dan nama, detail dan informasi kontak, dan alamat situs web.

Jenis surat bisnis

1. Informasi. Surat-surat seperti itu tidak memerlukan tanggapan - Anda menulisnya untuk memberi tahu penerima tentang beberapa informasi. Misalnya, Anda memiliki toko online dan mengumumkan bahwa besok adalah hari terakhir diskon. Atau harga berubah. Ada banyak jenis surat informasi: bisa menyatakan maksud, mengingatkan peristiwa penting, konfirmasi pengiriman dan penerimaan barang dan sebagainya.

2. Surat permintaan. Seberapa sering pengusaha, terutama pemula, harus menulisnya! Ini adalah permohonan kepada investor dengan permintaan untuk mensponsori proyek keren Anda, tawaran kerjasama yang tak terhitung jumlahnya, berbagai macam permintaan untuk mengetahui, misalnya informasi tertentu.

3. Surat pos - sesuatu yang terkadang perlu ditulis setelah bertemu dengan penerima. Dalam surat ini, ingat kembali topik utama pertemuan Anda, ungkapkan sikap Anda terhadapnya, tekankan bahwa Anda ingin melanjutkan kerjasama dan tawarkan pilihan Anda untuk waktu dan tempat pertemuan berikutnya.

4. Garansi. Jika Anda sudah menyepakati kerja sama, surat jenis ini mungkin akan segera dibutuhkan. Di dalamnya Anda menjamin bahwa Anda akan memenuhi kewajiban Anda: Anda akan melakukan pekerjaan tepat waktu, membayar layanan, mengirimkan barang tepat waktu, dan sebagainya.

5. Surat kerja sama dengan yang dikirim dan diterima oleh perusahaan mana pun setiap hari. Ini adalah korespondensi dengan mitra dan klien: penyelesaian kontrak, diskusi dan negosiasi, pengenalan daftar harga dan katalog produk, pengingat pertemuan - proses kerja rutin.

6. Surat pengaduan - ya, memang begitu. Biasanya ditulis ketika salah satu pihak tidak puas dengan tindakan pihak lain. Dan bukan hanya tindakan, tapi tanggung jawab yang tertuang dalam kontrak. Misalnya, Vasya mengadakan perjanjian dengan pemasok barang, dan mereka, seperti lobak, terus-menerus menunda tenggat waktu. Atau dia membeli mobil, tapi mogok.

7. Surat non-kerja adalah pesan yang tidak berhubungan langsung dengan aktivitas Anda. Ini adalah ucapan selamat, terima kasih atas kerja kerasnya, dan bahkan belasungkawa - segala sesuatu terjadi dalam hidup.

1. Judul. Menulis header email adalah sebuah ilmu. Baca lebih lanjut tentang teknik rahasia kita bicarakan di artikel. Singkatnya, judul surat bisnis harus bermanfaat bagi penerimanya.

Provokasi dan humor sepertinya tidak cocok di sini: kita menulis kepada orang-orang yang serius, ingat? Jika Anda mengenal orang tersebut lebih baik, Anda dapat mencobanya, tetapi untuk saat ini lebih baik tidak mengambil risiko.

1. Perkenalan. Seperti surat biasa, surat bisnis diawali dengan pendahuluan atau pembukaan. Di dalamnya Anda menyapa dan menceritakan intinya, dagingnya. Menghemat waktu penerima: segera beri tahu mereka apa yang Anda butuhkan dari mereka. “Saya, Vasya Pupkin, telah menemukan startup keren di bidang pemasaran Internet (konstruksi, kecantikan, industri, otomotif - tergantung bidang aktivitas Anda) dan saya meminta Anda untuk membiasakan diri dengannya dan mendukungnya secara finansial. Kesalahan utama pada tahap ini adalah membiarkan pikiran mengembara, bergumam, dan tidak menyentuh inti permasalahan.
2. Bagian utamanya. Semuanya sederhana di sini: Anda menceritakan secara rinci apa ide Anda, menyajikan fakta dan argumen yang mungkin menarik minat lawan bicara. Jika kita kembali ke Vasya dan startupnya, beliau akan menjelaskan apa esensinya, manfaat dan manfaatnya bagi umat manusia pada umumnya dan bagi penerima surat pada khususnya. Ia akan memberikan angka dan fakta, pendapat khalayak sasaran, dan pendapat para ahli. Kami percaya pada Vasya, dia bisa melakukannya!
3. Yang paling penting. Jika Anda bertanya, tanyakan lagi. Jika Anda bertanya, ajukan pertanyaan dengan jelas dan spesifik. Jika Anda mengharapkan kerjasama, rumuskan kembali proposal Anda dengan jelas. Dan semua ini dalam beberapa baris.
4. Kesimpulan. Terima kasih atas perhatian Anda dan sampaikan harapan Anda agar penerima akan menjawab Anda atau mengambil tindakan lain yang diperlukan. Gunakan ajakan bertindak seperti di menjual teks atau .
5. Harap berikan rincian Anda: nama lengkap, kontak, nama organisasi dan rinciannya.
6. File terlampir. Hal ini sering dilupakan, namun sia-sia. Banyak orang merasa lebih mudah mengevaluasi informasi visual daripada sekadar huruf dan garis. Lampirkan foto pada surat untuk gambaran terlengkap tentang subjek surat, lampirkan dokumen yang diperlukan untuk meyakinkan penerima tentang solvabilitas dan keseriusan niat Anda.

Kesalahan paling umum dalam surat bisnis

1. Jangan menyapa. Ya, ribuan sopan dan orang-orang terpelajar Entah kenapa, mereka lupa menyapa, mengawali surat dengan kata “Dear…” Tentu saja menyenangkan untuk dihormati, tapi tidak ada yang pernah membatalkan sapaan manusia yang sederhana.
2. Seperti yang telah dikatakan, menyebarkan sebuah pemikiran, yaitu sebuah pemikiran, di sepanjang pohon. Jika Anda berpindah dari satu hal ke hal lain, belajarlah merumuskan pemikiran Anda, dan jika Anda tidak punya waktu, pekerjakan copywriter dan jurnalis - mereka pasti akan membantu.
3. Bicaralah dengan lidah yang kering dan tak bernyawa. Serahkan semua "perhitungan" ini, "jika mungkin" kepada pejabat - Anda tidak boleh mengekspresikan diri seperti itu kehidupan nyata, jadi mengapa harus penerima Anda? Kasihanilah orangnya, tulislah sesederhana mungkin!
4. Pada saat yang sama, jangan tergelincir ke dalam keakraban. Ada dua gaya dalam korespondensi bisnis: pribadi dan formal. Secara pribadi, Anda berkomunikasi sebagai orang pertama - yaitu, "Saya, Vasya Pupkin, menawarkan Anda ..." Dalam kata ganti orang formal, biasanya, diganti dengan kata ganti netral-netral “Perusahaan Tanduk dan Kuku menawarkan Anda. ..” Gaya mana yang lebih dekat dengan Anda dan sejauh mana korelasinya dengan bidang aktivitas penerima Anda - terserah Anda. Jika pasangan Anda masih muda manusia modern, jangan ragu untuk menulis sebagai orang pertama. Jika Anda perlu berkomunikasi dengan instansi pemerintah atau organisasi kota, lebih baik tidak mencobai nasib dan berkomunikasi secara netral. Mereka akan menjawab Anda - mereka harus menjawabnya! - tapi Anda bisa membuat kesan negatif. Jadilah relevan.
5. Tidak berdasar. Anda dapat mengatakan seratus kali lipat betapa besarnya tawaran yang menggiurkan dan ide keren yang Anda miliki, tetapi apa gunanya tanpa bukti? Para pebisnis terbiasa beroperasi dengan fakta; mereka tidak percaya kata-kata yang indah dan gambar. Angka, fakta, spesifik - ini adalah senjata utama Anda.
6. Jangan mengoceh, tapi menempa. Bayangkan Anda sendiri menerima surat bisnis dari Vasya Pupkin. Anda membukanya, mulai membaca, dan di sana... hanya pujian untuk Vasya dan produknya. Saya senang untuk Vasya, Anda mungkin berpikir, tapi apa pentingnya hal itu bagi saya? Tetapi jika Vasya memberi tahu Anda bagaimana dia dapat membantu Anda, manfaat apa yang akan dia dapatkan, dan seberapa cepat investasinya akan terbayar, maka segalanya akan menjadi menarik.
7. Kesalahan, kesalahan ketik, desain yang ceroboh (font berbeda, kekurangan spasi) - tidak ada komentar.
8. Penggunaan bahasa gaul yang berlebihan. Meskipun Anda dan penerima bekerja di bidang yang sama dengan bahasa gaul profesional khusus, gunakan ekspresi tertentu dengan hati-hati. Lebih baik memasukkannya ke dalam teks seminimal mungkin, menguraikan singkatan, menjelaskan arti beberapa kata. Bagaimana jika lawan bicara Anda berusia 60 tahun?
9. Ketidakrelevanan. Kami masih berharap untuk Vasya. Vasya pintar, dia tidak akan mengirimkan penawaran tentang startupnya di bisnis otomotif kepada pemilik salon kecantikan. Berapa kali Pet dan Kohl melakukan kesalahan seperti itu? Cara membuat database alamat untuk mengirim penawaran komersial ditulis dengan baik di artikel.

Bagaimana tidak dan bagaimana caranya. Contoh nyata

Dan ini dia - yang paling banyak pertanyaan utama, yang sekarang akan dijawab oleh pikiran kolektif. Editor Pavel Molyanov baru-baru ini mengadakan kompetisi antar pelanggan grupnya di VKontakte.

Seorang pengusaha harus melakukan korespondensi aktif dengan keduanya pejabat(misalnya, perwakilan lembaga pemerintah), dan dengan lembaga “semi-resmi” - mitra, kontraktor, spesialis yang dipekerjakan secara lepas, dan sebagainya. Keterampilan komunikasi tertulis berkembang cukup cepat, tetapi pada awalnya Anda mungkin membuat banyak kesalahan dan memberikan kesan yang tidak menyenangkan pada penerimanya. Pada artikel ini kita akan membahas tentang ciri-ciri penulisan surat bisnis biasa (di atas kertas) dan pesan elektronik.

Bentuk dan desain surat

Pastikan untuk menggunakan kop surat perusahaan Anda. Hal ini selalu membekas dan meningkatkan loyalitas “lawan bicara”. Jenis formulir, standar pengisiannya, dan elemen desain harus ditentukan dalam urutan organisasi (atau instruksi untuk pekerjaan kantor). Persyaratan dasar untuk formulir surat bisnis dapat ditemukan di "Persyaratan untuk persiapan dokumen" GOST 2003.

Dianjurkan untuk “memeras” informasi dasar tentang perusahaan ke dalam bentuk:

• nama (dan nama disingkat);
• alamat sebenarnya dan alamat pos;
• alamat email;
• nomor kontak;
• alamat situs.

Ini bukan daftar data yang diperlukan, tetapi hanya daftar sampel. Jika diinginkan, Anda dapat menambahkan atau mengecualikan sesuatu.

Persyaratan umum untuk menulis surat adalah sebagai berikut:

• lekukan minimum – 10 mm di kanan dan 20 mm di kiri, atas dan bawah;
• apabila surat itu ditulis dalam dua lembar atau lebih, masing-masing lembar itu harus diberi nomor di tengah atas;
• Setiap aplikasi diberi nomor secara terpisah;
• di pojok kiri atas tertera nomor keluar surat (jangan lupa mencatatnya di log pendaftaran dokumen);
• di sudut kanan atas nama organisasi, posisi penerima dan nama belakangnya dengan inisial ditunjukkan;
• di sudut kiri bawah - posisi Anda, nama keluarga dengan inisial dan tanda tangan;
• Pastikan untuk mencantumkan tanggal surat itu ditulis di bagian bawah.

Namun, GOST 2003 mengizinkan penggunaan formulir tidak hanya dengan sudut, tetapi juga dengan susunan detail memanjang (bila ditunjukkan di tengah). Susunan sudut terlihat lebih familiar dan lebih mudah dibaca, jadi sebaiknya pilih opsi ini.

Aturan penulisan umum

Struktur klasik teks surat bisnis mencakup tiga unsur:

• bagian pendahuluan (pernyataan singkat tentang alasan penulisan surat, tujuannya);
• isi (deskripsi situasi, usulan solusi, pernyataan kesimpulan dan rekomendasi);
• bagian ringkasan (ringkasan singkat dengan indikasi jelas tentang apa yang Anda harapkan dari penerima).

Anda harus selalu memahami tujuan Anda menulis surat. Apakah Anda ingin menawarkan kerja sama? Nyatakan keluhan Anda? Undang ke presentasi atau acara lainnya? Tulislah hanya tentang hal ini dan jangan terganggu oleh argumen dan asumsi panjang lebar yang tidak relevan dengan permasalahan tersebut.

Setiap surat bisnis harus memiliki satu tujuan tertentu. Jika kita membahas beberapa isu di dalamnya, maka isu-isu tersebut harus saling terkait erat. Jika Anda perlu menghubungi organisasi yang sama tentang beberapa topik berbeda, lebih baik menulis surat terpisah untuk masing-masing topik.

Bahasa tulisan

Gaya korespondensi bisnis adalah bisnis resmi yang “ringan”. Dimungkinkan dan perlu untuk membakukan frasa, menggunakan beberapa klise dan klise, tetapi tidak disarankan untuk mereduksi semua ini menjadi birokrasi yang kering. Bahasa yang “hidup” selalu dirasakan dengan mudah dan menyenangkan. Tentu saja, bisnis bahasa tertulis harus mematuhi norma etiket (yang akan dibahas di bawah), namun inti permasalahannya harus dinyatakan dengan jelas dan ringkas.

Beberapa tip praktis:

• menggunakan kata-kata sederhana: istilah-istilah “pintar” dianggap buruk dan sering kali menimbulkan kejengkelan bagi orang yang terpaksa membaca dan menguraikannya;
• lebih sering menggunakan kata kerja dan lebih jarang menggunakan kata sifat;
• jangan menyebarkan pemikiran Anda ke pohon - hanya spesifik dan hanya dalam kerangka topik tertentu, tanpa banyak detail dan detail yang tidak penting;
• hindari pernyataan yang panjang, jika memungkinkan jangan menggunakan frase partisipatif dan partisipatif;
• tulis secara spesifik: berbagai “tentang ini”, “mereka” tidak dapat diterima;
• hindari inkonsistensi logis dan transisi mendadak dari satu blok semantik ke blok semantik lainnya;
• periksa semua yang ditulis dengan telinga: kesalahan bicara terjadi di hampir setiap teks yang belum diedit.

Salah satu aturan utama dalam menulis surat bisnis adalah: pesannya harus melek huruf dan gayanya benar.

Fitur menyapa penerima

Biasanya, penerima disapa satu kali, di awal surat. Hal ini dapat dilakukan dengan tiga cara.

1. Jika Anda menyapa seseorang untuk pertama kalinya (atau jika hubungan resmi telah terjalin antara Anda dan penerima), Anda harus menggunakan alamat yang menunjukkan jarak tertentu. Contoh: “Tuan Ivanov yang terhormat!”
2. Jika Anda menyapa seseorang yang telah lama menjalin hubungan bisnis saling percaya dengan Anda, lebih baik memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya. Contoh: “Ekaterina Leonidovna yang terhormat!”
3. Saat berbicara dengan suatu kelompok, gunakan frasa standar “Tuan-tuan yang terhormat!”

Di bagian terakhir Anda perlu menggunakan apa yang disebut frase penutup. Ada lebih banyak opsi di sini:

• “Dengan hormat,” “Hormat kami”;
• "DENGAN Semoga sukses»;
• “Dengan harapan untuk melanjutkan kerjasama”;
• “Kami selalu dengan senang hati memberikan layanan kepada Anda”;
• dll.

Singkatnya, pilihan frase terakhir adalah masalah selera.

Etika Penulisan Bisnis

Bahkan penghinaan terselubung dalam surat bisnis pun tidak luput dari perhatian. Tentu saja, dalam hal ini, Anda tidak dapat lagi mengandalkan sikap positif atau bahkan setara terhadap diri sendiri. Kesimpulannya jelas: jangan menyerah pada emosi dan tetap dalam batas meskipun penerimanya benar-benar mengganggu Anda. Selalu perhatikan nada pesannya.

Anda harus sangat berhati-hati saat menyusun surat yang berisi penolakan. Sangat tidak bijaksana untuk memulai pesan seperti itu dengan kata "tidak" yang kategoris dalam satu atau lain bentuk - ini akan menciptakan perasaan dalam diri seseorang bahwa ia baru saja dikirim. Usahakan untuk memberikan penjelasan yang meyakinkan (tidak dangkal) terlebih dahulu. Setelah menguraikan secara singkat alasan penolakan tersebut, seseorang harus melanjutkan dengan lancar ke pernyataannya. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan formulasi berikut:

• “Sayangnya, kami tidak melihat cara untuk memenuhi permintaan Anda”;
• “Permintaan Anda tidak dapat dikabulkan karena alasan berikut…”;
• “Kami sangat menyesal, tapi kami terpaksa menolak tawaran Anda.”

Idealnya, bahkan sebelum membenarkan penolakan - di awal surat - Anda harus mengulangi permintaan penerima secara singkat. Dia akan memahami bahwa Anda telah membaca permintaan atau proposalnya dengan cermat, dan dia mungkin akan menghargainya. Mungkin di masa depan Anda akan bekerja sama lagi - mengapa segera menyiarkan hal negatif dan menakut-nakuti orang tersebut dengan kekerasan yang berlebihan?

Jangan pernah pergi ke ekstrem yang lain. Sanjungan dan banyak jaminan kasih sayang yang tulus tanda-tanda yang jelas ketidaktulusan. Ketidaktulusan selalu menimbulkan penolakan.

Menulis email

Pesan di atas kertas sudah ketinggalan zaman. Tentu saja, korespondensi “kertas” tidak akan pernah hilang sepenuhnya, namun dalam beberapa tahun surat yang ditulis dengan kop surat klasik akan menjadi langka. Negosiasi semakin banyak dilakukan secara elektronik. Pengusaha modern sekarang mengirim lebih banyak surat melalui email dibandingkan melalui surat biasa.

Surat bisnis yang dikirim melalui email ditulis menggunakan hal yang sama aturan umum. Persyaratan bahasa, gaya dan nada, kepatuhan terhadap standar etiket - semua elemen wajib ini tidak berubah. Namun, pesan elektronik juga memiliki ciri khas tersendiri.

1. Pastikan login Anda terlihat solid atau setidaknya memadai. [dilindungi email]- Bagus, [dilindungi email]- Dengan buruk.
2. Sangat penting untuk selalu mengisi kolom Subyek. Baris inilah yang menentukan apakah seseorang akan membuka pesan masuk. Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal, Anda harus mencoba membuat judul yang menarik. Namun jangan berlebihan – topik seperti “Mendesak!!! Penawaran unik, buka sekarang!” Mereka hanya membuat Anda ingin segera mengklik ikon tempat sampah di bagian atas. Judul harus terdiri dari 3-5 kata dan mencerminkan isi pesan.
3. Jika Anda tidak mengenal orang yang dituju, uraikan secara singkat siapa Anda dan bagaimana Anda mengetahui tentang dia. Tanpa pengenalan yang diperlukan ini, pesan tersebut mungkin dianggap spam dan segera dihapus.
4. Jangan nonaktifkan kutipan di pengaturan - biarkan korespondensi sebelumnya ditampilkan di bawah, di bawah potongan.
5. Membaca dari layar adalah kesenangan yang meragukan. Surat kertas dapat diambil, dan karena alasan ini saja, surat itu dianggap lebih serius pada tingkat bawah sadar daripada surat elektronik. Pertimbangkan hal ini.
6. Semakin pendek pesan email, semakin cepat dibalas.
7. Gunakan hanya font standar.
8. Jangan terlalu sering menggunakan penyorotan teks - paling banyak poin penting Anda dapat menggunakan huruf “tebal”, tetapi menggunakan warna yang berbeda tidak dapat diterima.
9. Tanpa batas. Tidak pernah. Bahkan di subjudul. Hal yang sama berlaku untuk tanda baca duplikat.
10. Bagilah teks Anda menjadi beberapa paragraf dengan spasi di antaranya (biarkan satu baris kosong saja).
11. Anda dapat melampirkan gambar atau file teks ke email. Materi tambahan dan klarifikasi, komentar, diperluas deskripsi rinci– semua ini harus ada dalam file terlampir, tetapi tidak di badan surat.
12. Dalam korespondensi bisnis dengan orang-orang yang menjalin hubungan dengan Anda hubungan kepercayaan(kita berbicara tentang mitra tepercaya, kontraktor yang andal) sesekali Anda dapat menggunakan emotikon. Ini akan “menghidupkan kembali” komunikasi – emotikon di layar (bahkan dalam pesan bisnis) dianggap cukup positif. Tentu saja, mereka tidak dapat digunakan dalam huruf “kertas”.
13. Pastikan untuk menandatangani. Dalam email biasanya terdiri dari 3-6 baris dan mencantumkan nama depan dan belakang pengirim, posisinya, nama perusahaan, alamat website, dan nomor telepon kontak.

Contoh tanda tangan:

Sungguh-sungguh,

Ivan Ivanov

[dilindungi email]

http://situs.com.

Kami menawarkan Anda contoh surat bisnis.

Kesimpulannya

Meskipun semuanya cukup sederhana, contoh surat bisnis yang ditulis dengan benar tidak banyak. Pengusaha sering kali bingung dalam mendesain, menggunakan alamat yang tidak sepenuhnya benar, dan melupakan nuansa penting.

Mari kita daftar ciri-ciri utama pesan bisnis yang baik:

• objektivitas;
• singkatnya (disarankan surat itu tidak lebih dari satu halaman);
• nada presentasi yang netral;
• kurangnya penalaran, narasi, detail yang berlebihan;
• kurangnya penilaian emosional;
• hubungan logis yang jelas antara bagian teks dan frasa individu.

Ini adalah semacam daftar periksa yang dapat Anda periksa terlebih dahulu. Setelah ratusan pesan bisnis dikompilasi dan dikirim, hal itu tidak diperlukan lagi. Jangan abaikan aturan yang disebutkan di atas dan ingat: keterampilan korespondensi bisnis yang “ditingkatkan” secara signifikan meningkatkan reputasi Anda dan, karenanya, citra perusahaan.

Bagaimana cara menulis surat bisnis yang tidak akan hilang dalam “sampah informasi” dan dapat dibaca? Aturan, rekomendasi, contoh

Kata adalah alat bisnis yang dapat diakses. Dalam dunia bisnis, mustahil menemukan orang yang tidak menggunakan kata-kata dalam pekerjaannya.

Bisnis modern lambat laun berubah menjadi bisnis korespondensi. Menggunakan surat - elektronik atau tradisional - komunikasi dengan klien terjadi, mitra bisnis, majikan. Surat tersebut memposisikan penulisnya sebagai seorang profesional atau sebagai orang yang tidak boleh melanjutkan hubungan dengannya.

Seorang profesional harus bisa menulis

• Sudah jelas
• secara efektif
• dengan sungguh-sungguh
• Menarik

Dan tidak ada kata terlambat untuk mempelajarinya. Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya: pahami perbedaan antara menulis bisnis dan menulis biasa.

Apa perbedaan surat dinas dengan surat biasa? Kekhasan surat bisnis

Surat - teks pendek panjangnya satu atau dua halaman, yang tujuannya untuk menyampaikan informasi tentang sesuatu kepada penerima.

Sifat informasi dan hubungan antara pengirim dan penerima surat membagi korespondensi menjadi

• bisnis (formal)
• pribadi (tidak resmi)

Surat bisnis dicirikan oleh:

• keringkasan
• ketepatan
• penalaran dan logika
• konten informasi
• netralitas evaluatif dan emosional
• standardisasi:
• formulir resmi digunakan
• kiasan yang stabil, istilah dan konstruksi klerikal khusus digunakan
• jumlah topik - 1-2
• penargetan
• rantai komando yang jelas (jika perlu)

Jenis surat bisnis apa yang ada?

Jenis surat bisnis menentukan

1. Tujuan penulisannya

Tujuan komersial

• Anda ingin membuat kesepakatan dan mengusulkan persyaratan spesifiknya - buatlah surat penawaran (offer) untuk penerima

• Jika Anda belum memutuskan syarat-syarat transaksi yang dapat Anda terima, kirimkan surat permintaan
• Apakah Anda ingin memberi tahu penerima Anda tentang pelanggaran kewajiban kontrak di pihaknya? Menulis surat klaim (keluhan)

Tujuan nirlaba

• Ucapkan terima kasih dalam surat terima kasih
• Konfirmasikan kewajiban Anda dengan surat jaminan dan persetujuan Anda dengan surat konfirmasi
• Tulis buletin jika menurut Anda informasi Anda akan menarik bagi penerimanya
• Ingatkan tentang perjanjian penting, kewajiban, hukuman dengan surat pengingat
• Ucapkan selamat dalam surat ucapan selamat, tanyakan dalam surat permintaan, belasungkawa dalam surat belasungkawa
• Jika Anda perlu mengirimkan dokumen penting atau aset material, pastikan untuk menyiapkan surat pengantar untuk kargo Anda

2. Penerima

Jika Anda mengirim surat kepada beberapa penerima sekaligus, maka Anda sedang menulis surat edaran

Surat Anda dapat menyentuh beberapa topik sekaligus, yang secara otomatis membuatnya memiliki banyak segi

4. Struktur

Surat yang diatur meliputi penyusunan bagian teks surat menurut pola tertentu, sedangkan surat yang tidak diatur mempunyai bentuk penyajian yang bebas.

5. Bentuk pemberangkatan

• dalam sebuah amplop
• dalam bentuk elektronik
• melalui faks

Struktur surat bisnis: pendahuluan, isi, kesimpulan

Struktur surat bisnis standar memerlukan pertimbangan yang lebih cermat.

Surat yang diformat dengan benar harus sesuai dengan garis besar berikut:

Mari kita lihat lebih dekat beberapa poin skema ini:

1. Judul

Biasanya, ini adalah ringkasan singkat tentang pokok surat.

Penting: Tuliskan judul dengan benar jika Anda ingin penerima membaca surat Anda.

Ketiadaan judul dalam korespondensi bisnis merupakan ciri khas para pemula yang tidak memiliki keterampilan dasar dalam melakukan korespondensi bisnis.

2. Banding

• memiliki bentuk tradisional "Sayang"
• dikapitalisasi di tengah baris

Penting: Dilarang menggunakan singkatan!

3.Pembukaan

• memperkenalkan penerima pada gagasan utama surat itu
• mempersiapkan penerima untuk persepsi yang benar tentang informasi selanjutnya yang terkandung dalam surat itu

4. Bagian utama teks memperkuat gagasan utama yang tertuang dalam pembukaan

Di bagian surat ini

• Anda dengan jelas menunjukkan inti usulan/banding
• memberikan argumen: fakta, angka, hal spesifik lainnya tentang topik surat. pendapat ahli, memiliki pengalaman positif/negatif

Untuk memudahkan pembenaran, Anda dapat menggunakan diagram berikut:

Penting: Paragraf terakhir harus berisi frasa yang menunjukkan langkah tertentu atau hasil yang diharapkan dan mendorong penerima untuk mengambil tindakan

5. Kesimpulannya:

6. Di jendela “Tanda Tangan”, informasi tentang penerima harus ditunjukkan:

• judul pekerjaan

Bagaimana agar tidak salah dalam memilih gaya penulisan?

Dalam korespondensi bisnis, Anda selalu harus membuat pilihan mengenai gaya penulisan dan nada komunikasi dengan penerima. Seberapa kering, formal, atau, sebaliknya, seberapa hidup, hangat, dan manusiawi pesan Anda?

• Gaya pribadi dalam korespondensi bisnis menekankan kualitas individu orang yang menulis surat
• Saat menggunakan gaya formal fakta disajikan dan kesimpulan yang tepat diambil berdasarkan fakta tersebut
• Gaya pribadi melibatkan komunikasi antara penulis surat dan penerima surat secara setara
• Gaya formal menunjukkan rantai komando yang jelas dan kekuatan yang harus diperhitungkan oleh pembaca surat.

Untuk memilih gaya komunikasi yang tepat dalam surat bisnis, pertimbangkan:

• dalam kategori berat apa Anda dan penerima Anda berada?
• Anda ingin bernegosiasi secara damai atau memberikan tekanan dari posisi yang kuat

Bagaimana cara tetap berpegang pada gaya yang dipilih?

Gaya pribadi

• Kehadiran kata ganti orang: saya, kami, Anda
  Misalnya: Saya mohon maaf kepada Anda dan sangat berharap kesalahan serupa tidak terulang kembali.
• Banding dan permintaan langsung
  Misalnya: Mohon jangan meninggalkan barang-barang pribadi tanpa pengawasan
• Penggunaan ekspresi evaluatif emosional: bintang muda, kegagalan yang memekakkan telinga

Gaya formal

• Mengganti kata ganti orang dengan kata benda abstrak
  Misalnya: Pihak pengelola bioskop meminta maaf dengan tulus karena mengubah jadwal pertunjukan malam hari
• Mengganti permohonan dan permintaan pribadi dengan pernyataan
  Misalnya: Mohon jangan meninggalkan barang-barang pribadi tanpa pengawasan
• Penggunaan birokrasi yang umum: Saya sampaikan kepada Anda, karena faktanya

Gaya formal sama sekali tidak cocok jika Anda menulis surat ucapan terima kasih atau surat belasungkawa, yaitu surat bisnis yang ingin mengungkapkan perasaan. Dalam situasi di mana Anda menulis surat permintaan atau surat penawaran, lebih baik juga menggunakan gaya pribadi.

Apa yang dimaksud dengan surat pengaduan dan bagaimana cara penulisannya? Apa bedanya dengan jenis surat lainnya?

Penting: Saat menulis surat, fokuskan perhatian penerima pada tindakan apa yang Anda harapkan darinya. Tunjukkan juga tenggat waktu spesifik untuk pelaksanaan tugas Anda.

Templat surat pengaduan akan membantu Anda menyusunnya dengan benar:

Apa itu surat tanggapan dan bagaimana cara menulisnya?

Ada dua jenis surat nasihat:

• surat penolakan
• surat dengan tanggapan positif

Penyusunan kedua jenis surat tersebut mempunyai dua aturan umum (asalkan surat inisiatif disusun dengan benar):
1. Surat tanggapan tetap mempertahankan kosa kata dan pola bicara surat inisiatif
2. Teks surat tanggapan tidak boleh memuat informasi tentang

• tanggal pembuatan surat inisiatif
• nomor registrasinya

Contoh surat penolakan yang ramah dan benar diberikan di bawah ini:

Namun, penolakan tidak selalu harus dilakukan dengan cara yang lembut. Ada situasi ketika gaya komunikasi yang keras dan ketat diperlukan. Di bawah ini adalah template surat penolakan untuk semua kesempatan, dari yang keras hingga yang lunak:

Surat informasi: perbedaannya dengan surat tanggapan dan surat pengaduan

Surat informasi multifungsi:

• laporan (misalnya, tentang perubahan harga dalam daftar harga)
• memberitahukan (tentang pemilihan kembali anggota dewan direksi)
• memberitahukan (tentang pengiriman barang)
• menyatakan (niat)
• konfirmasi (penerimaan barang)
• mengingatkan (tentang pemenuhan kewajiban yang ditanggung berdasarkan kontrak)
• mengiklankan dan menginformasikan (tentang perusahaan secara umum, tentang barang/jasa pada khususnya)

Mungkin yang paling banyak masalah topikal Saat ini pertanyaannya adalah bagaimana cara menulis surat iklan dan informasi dengan benar.

1. Kurangnya struktur
2. Adanya bahasa gaul atau bahasa informal dalam teks surat
3. Desain yang ceroboh
4. Banyaknya kesalahan ejaan, sintaksis, gaya bahasa
5. Kurangnya fakta yang dapat dipercaya dan informasi objektif dalam surat tersebut
6. Pelanggaran kaidah dasar kesantunan (khususnya dalam surat pengaduan)
7. Penggunaan kalimat yang rumit dan tidak jelas dalam teks
8. Kurangnya logika dalam penyajian materi
9. Kurangnya penjelasan singkatan
10. Keburaman umum pada teks jika disusun tanpa tujuan

Apa lagi yang perlu Anda ketahui tentang surat bisnis?

1. Untuk korespondensi bisnis modern, metode struktur blok komposisi teks digunakan.
Metode ini menghemat waktu dan mempertahankan gaya keseluruhan dokumentasi bisnis. Ciri khas metode ini adalah tanda baca terbuka atau tidak adanya titik/koma (misalnya saat membuat daftar)

2. Font sans-serif (misalnya Arial) dapat digunakan untuk judul surat. Font ini pada tingkat bawah sadar dianggap stabil dan kokoh.

3. Font serif (Times News Roman) harus digunakan dalam isi teks. Serif memudahkan mata Anda berpindah dari satu huruf ke huruf lainnya, sehingga membaca menjadi lebih cepat.

Penting: Ada surat yang selalu ditulis hanya dengan tangan!
Ini adalah surat ucapan selamat, surat belasungkawa, surat ucapan terima kasih

Jumlah besar informasi yang berguna mengenai penyusunan teks surat bisnis dapat dilihat pada video dari Sasha Karepina.

Video: Cara menulis surat lamaran dan resume

Video: “Belajar dari pendongeng.” Rahasia menjual teks