So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig. Beispiele für Dankesbriefe. Regeln für das Verfassen von Geschäftskorrespondenz

Wahrscheinlich musste sich jeder schon einmal mit der Notwendigkeit auseinandersetzen, einen Geschäftsbrief zu schreiben. Beim Zusammenstellen kommt man unwillkürlich zu dem Schluss, dass es gar nicht so einfach ist. Es gibt viele Regeln und Vorschriften zum Verfassen von Geschäftsbriefen, die Sie kennen müssen. Der Artikel beschreibt detailliert den Prozess der Erstellung eines Dokuments, stellt Muster von Geschäftsbriefen bereit und geht auf deren Art und Gestaltung ein.

Bilden

Vorgefertigte Formulare verleihen dem Unternehmen Stabilität und zeigen die Zuverlässigkeit. Sie enthalten die notwendigen Informationen über die Organisation, wie zum Beispiel:

• Name.
• Adresse.
• Kontakttelefonnummern.
• Webseite.
• Email.
• Logo.
• Weitere Kontaktdaten.

Es gibt keine strengen Regeln bezüglich der Formulare. Daher entscheidet jede Organisation unabhängig, welche Informationen in sie aufgenommen werden.

Wie schreibe ich Geschäftsbriefe richtig? Vorbereitung

Geschäftsbriefe werden auf eine bestimmte Art und Weise verfasst und formatiert und unterliegen den ihnen innewohnenden Regeln und Anforderungen. Je nach Ziel durchdenkt der Autor den Inhalt im Detail, um zu dem von ihm errechneten Ergebnis zu gelangen. Er muss klar verstehen, welche Informationen der Adressat bereits über den Betreff des Briefes weiß, worauf er sich stützen soll und was darin neu sein wird. Die Argumente hängen davon ab, welches Ziel der Autor verfolgt. Der Prozess der Erstellung eines Geschäftsbriefes lässt sich in folgende Phasen unterteilen:

• Untersuchung des Problems.
• Einen Briefentwurf schreiben.
• Seine Zustimmung.
• Unterzeichnung.
• Anmeldung.
• Senden an den Empfänger.

Aufbau von Geschäftsbriefen

Beim Verfassen eines Briefes ist es notwendig, ihn mit Informationen zu sättigen, also alle notwendigen Informationen dort abzulegen. Es kann einfach oder komplex sein. IN einfacher Brief Der Inhalt stellt Informationen klar und prägnant dar, die in der Regel keine Antwort des Empfängers erfordern. Ein komplexer Text kann aus mehreren Abschnitten, Punkten und Absätzen bestehen. Jeder Absatz stellt einen Informationsaspekt dar. Muster für Geschäftsbriefe dieser Art bestehen typischerweise aus einem Einleitungs-, Haupt- und Schlussteil.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für das Schreiben eines Geschäftsbriefs – den einleitenden Teil.

Der Hauptteil beschreibt Situationen und Ereignisse, liefert deren Analyse und Beweise. In diesem Teil überzeugen sie sich davon, dass sie auf die eine oder andere Weise handeln müssen, beweisen, wie die Dinge waren, und informieren mit verschiedenen Argumenten über die Notwendigkeit, an jeder Veranstaltung teilzunehmen.

Die Schlussfolgerung enthält Schlussfolgerungen, die in Form von Vorschlägen, Bitten, Erinnerungen, Ablehnungen usw. erfolgen.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für das Verfassen eines Geschäftsbriefs – dessen letzten Teil. Dies fasst die im Hauptteil genannten Anforderungen zusammen.

Alle bereitgestellten Informationen sollten möglichst konsistent und verständlich sein.

Jeder Brief beginnt mit einer zentrierten Adresse. Dieser kleine Teil ist äußerst wichtig. Bei der Auswahl muss der Autor Folgendes berücksichtigen:

• Position des Adressaten.
• Die Art der Beziehung.
• Formalität.
• Etikette.

Am Ende des Briefes sollte eine Höflichkeitsform stehen. Zum Beispiel: „...ich hoffe auf eine weitere Zusammenarbeit (Dankbarkeit für die Einladung)...“ Diesen Sätzen folgt die Unterschrift des Autors.

Stil

Alle Briefe müssen in offizieller Form gehalten werden Geschäftsstil, was die Verwendung von Sprache für offizielle Geschäftsbeziehungen bedeutet. Die Merkmale einer solchen Sprache werden unter folgenden Umständen gebildet:

• Die Hauptteilnehmer an Geschäftsbeziehungen sind juristische Personen, in deren Namen Manager und Beamte Briefe schreiben.
• Die Beziehungen in Organisationen sind streng geregelt.
• Gegenstand der Kommunikation sind die Aktivitäten des Unternehmens.
• Managementdokumente haben in der Regel einen bestimmten Adressaten.
• Im Rahmen der Aktivitäten einer Organisation treten häufig dieselben Situationen auf.

In diesem Zusammenhang sollten die in einem Geschäftsbrief enthaltenen Informationen sein:

• Offiziell, unpersönlich, Betonung der Distanz zwischen den Kommunikationsteilnehmern.
• Adressiert, für einen bestimmten Adressaten bestimmt.
• Zum Zeitpunkt des Schreibens aktuell.
• Zuverlässig und unparteiisch.
• Begründet, um den Empfänger zu einer Aktion zu veranlassen.
• Vollständig für die Entscheidungsfindung.

Anforderungen

Ein Geschäftsbrief muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Sprache ist auf allen Ebenen standardisiert – lexikalisch, morphologisch und syntaktisch. Es enthält viele Phrasen, Begriffe und Formeln.
• Der Ton des Schreibens ist neutral, zurückhaltend und streng, ohne den Einsatz emotionaler und ausdrucksstarker Sprache.
• Genauigkeit und Klarheit des Textes, ohne logische Fehler, Klarheit und Nachdenklichkeit der Formulierung.
• Prägnanz und Kürze – ohne Ausdrücke mit zusätzlicher Bedeutung zu verwenden.
• Die Verwendung von Sprachformeln, die sich aus wiederholten Situationen ergeben.
• Die Verwendung von Begriffen, also Wörtern oder Phrasen mit besonderen Konzepten.
• Die Verwendung von Abkürzungen, die lexikalisch (d. h. zusammengesetzte Wörter, die durch Entfernen von Buchstaben aus Wortteilen gebildet werden: LLC, GOST usw.) und grafisch (d. h. Wortbezeichnungen in abgekürzter Form: grn, zh-d, usw.).
• Die Verwendung von Konstruktionen im Genitiv und Instrumentalfall.
• Phrasen mit Verbalsubstantiven („Unterstützung leisten“ statt „Unterstützung“).
• Einfache, gebräuchliche Sätze verwenden.

Die oben genannten Beispiele für Geschäftsbriefe finden Sie in Vollversion(mit dem Hauptteil). Die Informationen erfüllen alle Anforderungen eines offiziellen Geschäftsstils.

Arten von Geschäftsbriefen

Besser als alles Geschäftsbrief Schreiben Sie über ein bestimmtes Thema. Wenn mehrere Probleme gleichzeitig gelöst werden müssen, empfiehlt es sich, mehrere verschiedene Optionen auszuarbeiten.

Geschäftsbriefe können folgenden Inhalt haben:

• Begleitend. Solche Briefe werden in der Regel benötigt, um Sie darüber zu informieren, wohin Sie Dokumente senden sollen.
  (Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief? Ein Musteranschreiben hilft denjenigen, die ein solches Dokument verfassen müssen.)

• Garantiert. Sie werden verfasst, um etwaige Zusagen oder Bedingungen zu bestätigen. Beispielsweise kann die Bezahlung von Arbeit, Miete, Lieferzeiten usw. garantiert werden.
• Danke. Sie werden in letzter Zeit besonders häufig eingesetzt. Solche Briefe zeugen von einem guten partnerschaftlichen Umgangston. Sie können auf normalem Briefkopf oder auf farbigem Papier mit schönem Aufdruck ausgestellt werden.
  (Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief? Ein Muster-Dankesbrief wird in freier Form zusammengestellt, abhängig von den Aufgaben, die er löst. In in diesem Fall Der Buchstabe drückt sein Wesen in kürzester Form aus. Ein solches Muster aus farbigem Papier mit Ornament kann an einem Ehrenplatz an der Wand im Firmengelände aufgehängt werden.)

• Informativ.
• Lehrreich.
• Glückwunsch.
• Werbung.

Es gibt auch Buchstaben:

• Vorschläge zur Zusammenarbeit. In letzter Zeit sehr häufig an Organisationen gesendet, sind sie häufig werblicher Natur, wie beispielsweise dieses Beispiel. Es ist ziemlich schwierig, Werbebriefe zu schreiben; man muss viele Nuancen berücksichtigen, um Aufmerksamkeit zu erregen und noch mehr, um Interesse zu wecken. Aber wenn Sie es gemäß dem Beispiel unten zusammenstellen, hat es alle Chancen auf Erfolg.

• Einladungen. Sie werden verschickt und laden sie zur Teilnahme an verschiedenen Veranstaltungen ein. Sie richten sich in der Regel an einen Manager oder Funktionär, können aber auch an ein ganzes Team gerichtet werden.
• Anfragen.
• Hinweise.
• Anfragen und viele andere.

So schreiben Sie eine Antwort auf einen Brief. Beispiel

Die Antwort muss mit der Wiederholung der im ersten Schreiben genannten Aufforderung beginnen. Anschließend werden die Ergebnisse der Prüfung dargelegt und die Zustimmung oder ein Ablehnungsgrund geäußert. Ein geschäftliches Antwortschreiben kann Folgendes enthalten: alternative Lösung erwartete Informationen. Typischerweise erfüllt es die folgenden Grundsätze:

• Verfügbarkeit eines Links zum ersten Brief und seinem Inhalt.
• Identische Sprachmittel.
• Vergleichbare Umfangs- und Inhaltsaspekte.
• Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge.

Dekor

Neben der Verwendung von Firmenbriefbögen für Geschäftsbriefe gilt es, bei der Gestaltung weitere Feinheiten zu berücksichtigen. Dabei handelt es sich um Details, Regeln für Abkürzungen, Schreibadressen, Überschriften, Textlänge, Feldbreiten und mehr.

Muster eines Geschäftsbriefes helfen Ihnen beim Verfassen, unter Berücksichtigung aller Feinheiten und Nuancen. Sie werden sowohl von Berufsanfängern als auch von erfahrenen Arbeitnehmern genutzt. Dank der Beispiele lernen sie, Briefe richtig zu schreiben und sparen viel Zeit.

Heutzutage nutzt fast jeder das Internet aktiv. Aber die Geschäftskorrespondenz hat nicht aufgehört, relevant und wichtig zu sein. Es wurde einfach auf andere Medien übertragen. In der Publikation erfahren Sie, wie Sie einen Geschäftsbrief richtig verfassen und formatieren.

Was kann eine Geschäftsbotschaft enthalten?

Erstens bietet die Geschäftskorrespondenz die Möglichkeit, sich mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern über Meinungen und Anregungen auszutauschen. Das Schreiben kann Bitten, Beschwerden und andere Gedanken enthalten, um Missverständnisse zwischen Unternehmen auszuräumen. Im Allgemeinen handelt es sich bei der Geschäftskorrespondenz um eine Form der offiziellen Korrespondenz.

Unterschiede zu anderen Buchstaben

Die wesentlichen Unterschiede lassen sich wie folgt zusammenfassen.

• Stilistik der Präsentation.
• Verfügbarkeit einer offiziellen Befehlskette.
• Wortschatz ohne starken Ausdruck von Emotionen.
• Der Brief umfasst in der Regel nicht mehr als eine Seite.
• Die Schriftart ist im gesamten Text gleich (weder klein noch groß).
• In der Regel auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation erstellt.

Arten von Geschäftsbriefen

Zu beantwortende Briefe:

• Anfrage.
• Petition.
• Erfordernis.
• Angebot.
• Appellieren.

Briefe, die keiner Antwort bedürfen:

• Informativ.
• Benachrichtigung.
• Begleitend.
• Garantie.
• Warnung.
• Erinnerung.

Briefe kommerzieller Art. Sie werden in der Regel während der Vertragslaufzeit oder zum Abschluss eines Vertrages benötigt:

• Anfrage.
• Antwort auf Anfrage.
• Erinnerung.
• Beanspruchen.
• Angebot. Hierbei handelt es sich um ein Angebot zum Abschluss einer Vereinbarung oder einer Transaktion.
• Eine Warnung vor der Notwendigkeit, Verpflichtungen zu erfüllen, vor der Beendigung von Verträgen usw.

Nichtkommerzielle Briefe:

• Einladung.
• Über etwas informieren.
• Ausdruck der Dankbarkeit.
• Empfehlungen.
• Anfrage.
• Anweisungen.
• Motivationsschreiben.
• Ausdruck des Beileids.
• Herzlichen Glückwunsch zu jedem Anlass.
• Garantieerklärung.
• Bestätigung des Wareneingangs, der Leistungserbringung etc.

Einteilung der Geschäftsbriefe nach Struktur:

• Nach einem strengen Muster zusammengestellt.
• In freier Form geschrieben.

Typen je nach Empfänger:

• Normal. An einen Adressaten gesendet.
• Kollektiv. Gesendet an eine Person, aber von mehreren Personen.
• Kreisförmig. An mehrere Empfänger gesendet.

Die Form des Briefes ist wie folgt:

• Wird in normalen Briefumschlägen verschickt.
• Persönlich abgegeben.
• Als Fax verschickt.
• Per E-Mail verschickt.

Wie Sie sehen, kann eine Geschäftsbotschaft auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlichen Absichten formuliert werden. Es ist jedoch zu beachten, dass es in manchen Fällen aus ethischen Gründen von Hand geschrieben werden muss und nicht am Computer getippt werden muss. Dies gilt für Glückwünsche und Beileidsbekundungen.

Teile eines Briefes

Ein richtiger Geschäftsbrief besteht immer aus mehreren Teilen. Dies sind Einführungs-, Haupt- und Abschlusskurs. Darüber hinaus sind sie logisch miteinander verbunden.

In der Regel enthält der Einleitungsteil Informationen über die Umstände, die zum Verfassen des Briefes geführt haben. Der Haupttext ist der Inhalt selbst, die Essenz der Botschaft. Der letzte Teil fasst die Ergebnisse zusammen, die Ablehnung, Zustimmung, Bitte usw. zum Ausdruck bringen können.

Schreibprinzipien

Jede Geschäftsnachricht sollte wie folgt verfasst sein.

1. Unparteiisch.
2. Adressiert (d. h. für eine bestimmte Person bestimmt).
3. Begründet.
4. Zuverlässig.
5. So vollständig wie möglich.
6. Alle Informationen im Text müssen zum Zeitpunkt der Erstellung aktuell sein.

Stilmerkmale

Die Regeln für das Verfassen eines Geschäftsbriefes besagen, dass ein strenger Stil eingehalten werden muss. Es ist notwendig, nur die für offizielle Dokumente typischen Redemittel zu verwenden. Das heißt, ein formeller Geschäftsstil wäre angemessen. Die Sprache sollte die folgenden Funktionen haben.

• Formalität.
• Genauigkeit der Informationsdarstellung.
• Objektivität.
• Strukturiert.
• Informativ, aber prägnant.

Der Kern der Sache sollte in einfachen kurzen Sätzen dargelegt werden, wobei der Schwerpunkt auf Verben liegt. Es besteht keine Notwendigkeit, den Text mit Adjektiven zu überladen oder wenig bekannte und hochspezialisierte Begriffe zu verwenden, die der Empfänger möglicherweise nicht versteht. Dies wird nur Negativität und Ablehnung hervorrufen. Es ist besser, mit einfachen, verständlichen Worten zu erklären, mehr Fakten und Besonderheiten. Der Geschäftsstil erlaubt keine uninformativen und „wässrigen“ Texte.

Sie sollten den letzten Teil nicht mit unnötigen und langen Sprachmustern beginnen. Auch unlogische und inkonsistente Vorschläge werden nicht funktionieren. Daher ist es besser, Partizipations- und Partizipationsphrasen auszuschließen. Jeder Absatz sollte nur eine bestimmte Idee widerspiegeln. Nach dem Vervollständigen des Textes ist es besser, ihn mehrmals durch lautes Vorlesen des Briefes auf Fehler zu überprüfen.

Anforderungen an das Formular

Nach den Regeln eines Geschäftsbriefes ist es besser, ihn auf dem Briefkopf des Unternehmens zu verfassen. Daran werden folgende Grundvoraussetzungen gestellt.

• In der Mitte des Formulars müssen Sie das Wappen der Russischen Föderation einfügen, wenn das Unternehmen in Staatsbesitz ist.
• Legen Sie den Brief auf ein A4-Blatt.
• Lassen Sie das Feld links frei (mindestens 3 Zentimeter). Dies ist notwendig, da die Materialien nach einiger Zeit zusammen mit den übrigen Dokumenten abgelegt werden.
• Als optimalste Schriftart gilt die Standardschrift „Times New Roman“, Größe 12 und mit einem Zeilenabstand von 1,5-2. Man versteht es am besten, wenn man es liest.
• In der Kopfzeile des Briefes müssen Sie den Namen der Organisation, ihre tatsächliche und rechtliche Adresse, Telefonnummer und E-Mail angeben.

Design-Merkmale

Wenn die Fertigstellung eines Geschäftsbriefs mehrere Seiten umfasst, müssen Sie ihn von der zweiten Seite an nummerieren. Hierzu empfiehlt sich die Verwendung arabischer Ziffern. Es ist nicht nötig, Punkte neben die Zahlen zu setzen.

Das Schreiben muss in Absätze und ggf. Zwischenüberschriften gegliedert sein. Der Text sollte nicht wie ein kontinuierlicher Fluss aussehen, da er sonst schlecht wahrgenommen wird. Absätze zeigen, wo andere Gedanken enden und beginnen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Tippfehler, Radierungen und etwaige Korrekturen in der Geschäftskorrespondenz nicht zulässig sind. Sie weisen auf den Analphabetismus und die Leichtfertigkeit des Gegners hin.

Verwendete Details

Der Brief enthält in der Regel die folgenden Informationen.

1. Der vollständige Name des Unternehmens, nicht nur eine Abkürzung.
2. Telefonnummer, Faxnummer, Bankkonto und E-Mail.
3. Adressat. Darüber hinaus sollte im Dativ der Name des Unternehmens verwendet werden. Wenn Sie Ihren Nachnamen und Ihre Position angeben müssen, empfiehlt es sich, den Dativ zu verwenden. Verfügt der Empfänger über einen Titel oder einen akademischen Grad, ist dieser vor dem Namen der Person anzugeben.

Es ist wichtig zu beachten, dass jedes Detail mit einem Großbuchstaben und mit geschrieben werden sollte Neue Zeile.

Adressen in einem Geschäftsbrief

Eine formelle Botschaft sollte immer in einem neutralen Ton gehalten sein. Adressen an den Adressaten sollten die gleiche Form haben. Sätze wie „Guten Tag“ sind unangemessen. Wenn Sie grüßen möchten, ist es besser, ein formelles „Hallo“ zu verwenden. Als kompetenteste Variante gilt jedoch die Anrede mit Vornamen und Vatersnamen. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange die Bekanntschaft mit dem Empfänger dauert. Die Kurzform des Namens darf im Brief nicht verwendet werden (z. B. Petya, Anya usw.).

Wenn Sie jemanden ansprechen, der älter oder in einer höheren Position ist, können Sie zwischenmenschliche Distanz wahren und Respekt vor einer Person zeigen. Es ist jedoch anzumerken, dass es in einigen Unternehmen im Gegenteil üblich ist, bei der Kommunikation, auch schriftlich, „Sie“ zu verwenden.

Es ist zu beachten, dass die Anrede „Sehr geehrter Herr“ nicht ohne anschließende Angabe des Namens dieser Person verwendet werden kann. Sie sollten auch die Abkürzungen „Herr“, „Frau“ vermeiden. Wenn Sie eine Personengruppe ansprechen müssen, dürfen Sie keine Namen nennen. Dann können Sie kurz schreiben: „Sehr geehrte Damen und Herren!“ Gemäß den Regeln sollten Sie immer ein Ausrufezeichen setzen, nachdem Sie jemanden beim Namen genannt haben. Ein ähnlicher Satz in einem Geschäftsbrief würde beispielsweise so aussehen: „Lieber Alexander Sergejewitsch!“

Im letzten Teil können Sie verwenden Verschiedene Optionen. "MIT Beste Wünsche„, „Mit Respekt“, „Mit Hoffnung auf Zusammenarbeit“ und so weiter. Hier sollten Nachrichten formell, aber freundlich im Ton sein.

Design des letzten Teils

Es ist auch sehr wichtig, den Brief richtig zu beenden. Im letzten Teil müssen Sie zusammenfassen, was zuvor gesagt wurde. Allerdings sollten Sie Ihre Schlussfolgerungen nicht auf 10 Sätze beschränken. Es sollte daran erinnert werden, dass Prägnanz und Kürze im Geschäftsstil geschätzt werden. Es ist besser, sich auf einfache Sätze zu beschränken. Als Beispiel werden einige Konstruktionen aufgeführt, die im letzten Teil der Geschäftskorrespondenz sinnvoll sind. Geschäftsbriefe sollten möglichst korrekt und höflich ausgefüllt werden.

• Dankbarkeit für Hilfe oder Aufmerksamkeit. „Lassen Sie mich meinen Dank aussprechen für ...“ "Danke schön!"
• Dem Empfänger etwas versichern. „Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.“
• Hoffnungen für die Zukunft zum Ausdruck bringen. "Wir hoffen bald von dir zu hören."
• Bitte um etwas. „Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie uns die Ergebnisse mitteilen würden.“
• Entschuldigung für etwaige Unannehmlichkeiten. „Wir entschuldigen uns für die Zahlungsverzögerung.“

So verabschieden Sie sich vom Empfänger

Obwohl es sich bei der Korrespondenz um eine geschäftliche Korrespondenz handelt, können Sie sich in einem Geschäftsbrief auf unterschiedliche Weise verabschieden. Hierzu sollten Sie sogenannte Schlussphrasen verwenden.

Als Beispiel können folgende Möglichkeiten genannt werden:

1. Mit freundlichen Grüßen.
2. Mit freundlichen Grüßen.
3. Mit besten Grüßen.
4. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit.
5. Wir hoffen auf eine Fortsetzung der Zusammenarbeit.
6. Wir haben den Service gerne zur Verfügung gestellt.

Möglicherweise gibt es noch andere Möglichkeiten. Hier ist die Wahl des Schlusssatzes reine Geschmackssache.

Unterzeichnung

Der Absender muss seine Unterschrift ganz unten auf dem Blatt platzieren. Es ist jedoch äußerst wichtig, es richtig zu machen, damit das Dokument ein offizielles Aussehen hat.

Sie müssen Ihre Position, Ihre Initialen, Ihren Nachnamen und das gegenüberliegende Zeichen angeben. Darüber hinaus können Sie Kontaktinformationen (persönliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) angeben. Dadurch wird die Kommunikations- und Kooperationsbereitschaft des Empfängers demonstriert.

Fehlerfunktionen

Es ist auch wichtig zu wissen, wie man einen Geschäftsbrief schreibt, wenn man etwas ablehnen muss. Denn auch verschleierte Negativität oder Ablehnung bleiben nicht unbemerkt und haben unangenehme Folgen. Danach können Sie nicht mehr mit einer positiven oder gar neutralen Einstellung zu sich selbst rechnen. Wenn Sie einen Brief verfassen, müssen Sie Ihren Emotionen nicht nachgeben. Es ist besser, sich in Grenzen zu halten, auch wenn der Empfänger sehr nervt. Ablehnungsschreiben sollten immer mehrmals durchgelesen werden. Besondere Aufmerksamkeit Achten Sie auf den Ton der Nachricht.

Die Nachricht sollte nicht mit einem kategorischen „Nein“ beginnen, egal wie es ausgedrückt wird. IN ansonsten Der Empfänger wird den Eindruck bekommen, dass er uninteressant und unwichtig ist. Es ist besser, zuerst unkonstruierte, überzeugende Erklärungen zu präsentieren. Wenn die Gründe für die Ablehnung kurz aufgeführt sind, können Sie problemlos zur Darlegung des Sachverhalts übergehen. In diesem Fall empfiehlt es sich gemäß der Geschäftsbrief-Etikette, die folgende Formulierung zu verwenden.

• Leider können wir Ihre Anfrage nicht erfüllen.
• Es tut uns aufrichtig leid, aber wir sind gezwungen, Ihr Angebot abzulehnen.
• Wir bedauern zutiefst, dass wir Ihrer Anfrage aus den folgenden Gründen nicht nachkommen können.

Idealerweise schildern Sie am Anfang des Briefes kurz das Anliegen des Adressaten. Auf diese Weise wird er verstehen, dass sein Vorschlag tatsächlich geprüft wurde, und er wird es wahrscheinlich zu schätzen wissen.

Funktionen zum Verfassen einer E-Mail

Heutzutage interessieren sich die Menschen zunehmend dafür, wie man einen Geschäftsbrief schreibt, wenn dieser per E-Mail verschickt werden muss. Für diese Korrespondenz gelten die gleichen Regeln wie zuvor erwähnt. Elektronische Geschäftsnachrichten haben jedoch ihre eigenen Besonderheiten.

• Der Login muss solide und ausreichend sein. Zum Beispiel, [email protected] – schlechte Option, A [email protected]- Gut.

• Es ist immer wichtig, das Feld „Betreff“ auszufüllen. Dadurch wird deutlich, worum es in der Nachricht geht. Wenn der Brief an eine unbekannte Person gerichtet ist, sollte die Überschrift interessant sein. Aber es ist wichtig, es nicht zu übertreiben. Themen wie „ Sonderangebot gerade jetzt“, „Dringend“ wird nur Ablehnung hervorrufen. Der Titel sollte aus 3-5 Wörtern bestehen und den Kern der Nachricht enthalten.

• Wenn die Korrespondenz mit erfolgt Fremder Dann müssen Sie ihm zunächst erzählen, wie Sie von ihm erfahren haben und was das Unternehmen tut. Ohne eine solche Einleitung kann die Nachricht als Spam betrachtet und sofort gelöscht werden.

• Wichtige Stellen im Text sollten Sie besser durch Fettschrift hervorheben. In diesem Fall ist die Verwendung unterschiedlicher Farben nicht akzeptabel.

• Großbuchstaben können in einem E-Mail-Geschäftsbrief nicht verwendet werden. Auch Zwischenüberschriften und der Thementitel sollten nicht ausschließlich Großbuchstaben enthalten. Das Gleiche gilt für doppelte Satzzeichen.

• Es ist besser, den Text in Absätze zu unterteilen und eine Leerzeile dazwischen zu lassen.

• Je kürzer die Nachricht, desto schneller wird darauf reagiert.

• Eine Unterschrift ist erforderlich. In E-Mails besteht es meist aus mehreren Zeilen und enthält den Namen und die Position des Absenders, den Firmennamen, die Telefonnummer und die Website-Adresse.

• Sie können dem Brief Textdateien und Bilder beifügen. Das ist sehr praktisch, denn zusätzliche Materialien, Kommentare, Erläuterungen und ausführliche Beschreibungen lenken vom Wesentlichen ab. Daher ist es besser, sie nicht im Hauptteil des Briefes, sondern in den angehängten Dateien zu platzieren.

• Wenn die Geschäftskorrespondenz schon lange läuft und warm ist vertrauensvolle Beziehung, dann ist die Verwendung von Emoticons in der E-Mail erlaubt. Sie werden dazu beitragen, die Kommunikation ein wenig aufzupeppen und zu entschärfen. Aber man sollte sie nicht missbrauchen, aber Papierbriefe Sie sind im Allgemeinen inakzeptabel.

Anleitung zum Schreiben eines Briefes

Das Schreiben eines Geschäftsbriefes kann in mehrere Phasen unterteilt werden.

1. Zunächst müssen Sie den Adressaten angeben. Dazu müssen Sie in der oberen rechten Ecke des Formulars die Initialen, den Nachnamen und die Position des Empfängers eintragen. Handelt es sich beim Adressaten um eine Organisation, ist deren juristische Anschrift anzugeben.

2. Adresse an den Empfänger. Es sollte tiefer in der Mitte des Formulars platziert werden. Es wurde bereits gesagt, welche Phrasen verwendet werden können. Normalerweise sieht die Adresse so aus: „Lieber Igor Petrowitsch!“

3. Zweckerklärung. Unten müssen Sie in einer neuen Zeile die Hauptgedanken und das Wesentliche aufschreiben und die Gründe für die Berufung angeben. Wenn wir über einige Probleme sprechen, lohnt es sich, Lösungsmöglichkeiten anzubieten. Wenn es sich um einen Vorschlag für eine Zusammenarbeit handelt, müssen Sie erklären, wie dies geschehen wird. Handelt es sich bei dem Schreiben um eine Beschwerde, lohnt es sich, um konkrete Maßnahmen zu bitten. Mit einem Wort: Der Empfänger muss aus dem Text verstehen, was er genau von ihm möchte.

4. Letzter Teil. Und schließlich müssen Sie in einer neuen Zeile den letzten Satz und die Signatur einfügen.

Dankesbrief

Dieses Beispiel zeigt, wie ein Dankesbrief aussehen kann. Allerdings gibt es in diesem Beispiel einen Fehler. Anstelle der Zeile „An die Firma Flagman“ könnten Sie einen Begrüßungssatz und die Namen derjenigen einfügen, an die der Brief gerichtet war.

Eine Anfrage

Dies ist ein Musterbrief für eine geschäftliche Anfrage. Es gibt keine Mängel. Alle Regeln zum Schreiben eines offiziellen Briefes wurden befolgt. Aus dem Text wird deutlich, welches Problem aufgetreten ist und was zu seiner Lösung getan werden muss. Die Nachricht enthält außerdem alle Kontaktinformationen, eine Willkommensnachricht, einen Schlusssatz und eine Signatur.

Die Veröffentlichung zeigte also, wie man Briefe für Geschäftspartner schreibt. Dies sollte korrekt und kompetent erfolgen, um nicht das Gesicht zu verlieren. Denn davon hängt die Zukunft des Unternehmens ab. Es ist auch wichtig, zeitnah auf geschäftliche Nachrichten zu reagieren. Dies kann innerhalb von drei bis sieben Tagen nach Erhalt des Schreibens erfolgen.

Gemäß GOST R 7.0.82013 „System von Standards für Information, Bibliothek und Veröffentlichung. Aufzeichnungen und Archivierung. Begriffe und Definitionen „Adressat“ ist ein Dokumentdetail, das Informationen über den Empfänger des Dokuments enthält (Ziffer 67).

Die Angabe „Adressat“ wird in Geschäftsbriefen und internen Informations- und Referenzdokumenten (Berichte und Vermerke, Stellungnahmen etc.) verwendet.

Zu den Angaben zum „Adressaten“ gehören:

• Name des Adressaten (Empfänger des Briefes);
• Postanschrift bzw. Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse.

Der Empfänger des Briefes kann sein:

• Beamter/mehrere Beamte;
• Organisation;
• Struktureinheit der Organisation;
• Gruppe von Organisationen;
• Individuell.

Adressat – Beamter

Gemäß GOST R 6.30-2003 werden Initialen vor dem Nachnamen eines Beamten geschrieben. Wenn der Brief verschickt wird an den Leiter einer Regierungsbehörde, dann ist der Name der Organisation in der Position enthalten, vollständiger Name. werden im Dativ angegeben, die Initialen werden vor dem Nachnamen geschrieben:

Wenn der Brief adressiert ist Leiter einer kommerziellen Organisation, dann wird der Name der Organisation in die Position aufgenommen, unter Angabe der Organisations- und Rechtsform (in vollständiger oder abgekürzter Form), die Initialen werden vor dem Nachnamen geschrieben:

Wenn der Brief adressiert ist stellvertretender Leiter, der Name der Organisation ist in der Berufsbezeichnung enthalten. Der Nachname wird im Dativ angegeben:

Wenn der Adressat des Dokuments ist Leiter einer Struktureinheit, dann wird im Nominativ zunächst der Name der Organisation angegeben, dann im Dativ der Name der Position der Person unter Angabe der Struktureinheit, zum Beispiel:

Gemäß Abschnitt 5.15 des neuen GOST:

• wenn ein Brief an einen Beamten gerichtet ist, werden die Initialen hinter den Nachnamen gesetzt;
• Vor dem Nachnamen darf die Abkürzung „Mr.“ (Herr) verwendet werden, wenn der Adressat ein Mann ist, bzw. „Ms.“ (Frau), wenn der Adressat eine Frau ist:

Adressat – Organisation

Wenn der Brief an eine Organisation gerichtet ist, wird deren Name (vollständig oder abgekürzt) im Nominativ angegeben:

Wenn Sie einen Brief an eine Organisation richten, geben Sie deren vollständigen oder abgekürzten Namen an, zum Beispiel:

Die Adressierung an eine Organisation wird in Fällen verwendet, in denen der Absender nicht weiß, wer der Leiter der Organisation ist, seinen Nachnamen und seine Initialen.

Adressat – Strukturelle Abteilung

Das Dokument kann an eine Struktureinheit der Organisation gerichtet werden. In der Regel ist diese Adressierung möglich, wenn die Betrachtung des Themas, dem das Schreiben gewidmet ist, in die Zuständigkeit der Struktureinheit fällt.

Wenn Sie ein Dokument an eine Struktureinheit einer Organisation richten, wird im Erfordernis „Adressat“ der Name der Organisation im Nominativ angegeben, unten der Name der Struktureinheit im Nominativ, zum Beispiel:

Was ändert sich durch GOST R 7.0.97-2016? Nichts.

Adressat – Einzelperson

Registrierung der „Adressaten“-Daten bei der Korrespondenz mit Einzelpersonen hat seine eigenen Eigenschaften. Geben Sie zunächst den Nachnamen im Dativ an, dann die Initialen und dann die Postanschrift:

Was ändert sich durch GOST R 7.0.97-2016? Nichts.

Adressat – mehrere Organisationen
ODER STRUKTURELLE ABTEILUNGEN

Ein Geschäftsbrief kann mehrere Adressaten haben. GOST R 6.30-2003 legt eine Methode zur allgemeinen Formatierung von Adressaten beim Versenden von Briefen an mehrere homogene Organisationen oder an mehrere Strukturabteilungen einer Organisation fest. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, Requisiten zu gestalten.

Option 1: Geben Sie im Attribut „Adressat“ selbst mehrere Adressaten an. Diese Gestaltungsmöglichkeit wird verwendet, wenn der Brief an eine Organisation oder einen Beamten (dies ist der Hauptadressat) und zur Information an eine Reihe anderer Organisationen oder Beamter gerichtet ist.

Die Adressierung erfolgt wie üblich in der oberen rechten Ecke als Auflistung der „Adressaten“-Angaben für jede Körperschaft/Organisation bzw. Struktureinheit der Organisation.

In diesem Fall sollte die Gesamtzahl der Empfänger nicht mehr als vier betragen.

Alle Adressaten sind auf dem Dokument selbst aufgeführt; das Wort „Kopie“ wird nicht vor dem 2., 3. und 4. Adressaten angegeben.

In diesem Fall werden alle gedruckten Exemplare des Briefes als Originale unterschrieben. Jede Kopie ist in einem separaten Umschlag versiegelt, auf dem die Postanschrift einer bestimmten Organisation oder Struktureinheit vermerkt ist.

Option 2: Den Adressaten allgemein angeben, wenn wir ein Dokument an eine Gruppe gleichartiger Organisationen (Organisationsleiter) oder an Strukturabteilungen (Zweigstellen, Repräsentanzen etc.) einer Organisation senden:

Bei mehr als vier Empfängern wird zusätzlich eine Liste für den Versand des Briefes (Mailingliste) erstellt, in der konkrete Empfänger und deren Adressen aufgeführt sind. Im Attribut „Adressat“ ist hierzu ein Hinweis vermerkt:

Für den Briefverteiler gibt es kein zugelassenes Formular. Die Form des Blattes kann in den Büromanagementanweisungen der Organisation festgelegt werden. Tatsächlich ist das Mailingblatt das Attribut „Adressat“, das auf ein separates Blatt übertragen wird, was bedeutet, dass sein Inhalt diesem Attribut entsprechen muss. Das Detail „Adressat“ enthält drei Informationsblöcke: Name der Organisation, Position, Initialen und Nachname. In der Mailingliste für den Brief geben wir die gleichen Informationsblöcke wieder, platzieren sie jedoch in einer Zeile und nicht in einer Zeile rechte Seite Blatt. Sie können die Daten auch in Tabellenform anordnen. Die Reihenfolge der Empfänger kann beliebig sein, besser ist es jedoch, sie alphabetisch zu ordnen.

Informationen zur Nummer und zum Datum des ausgehenden Briefes werden nach der Registrierung eingegeben (Beispiel 1).

Alle an eine Empfängergruppe gesendeten Briefe haben eine ausgehende Registrierungsnummer; die eingehende Nummer ist für alle Briefe unterschiedlich.

Was ändert sich durch GOST R 7.0.97-2016? Nichts.

Platzieren der „Adressaten“-Angaben im Formular

Die Angabe „Adressat“ befindet sich im oberen rechten Teil des Dokuments (auf einem Formular mit Winkelangaben) oder rechts unter den Formularangaben (auf einem Formular mit Längsangaben). Der Standort des erforderlichen „Adressaten“ ist in Anhang B zu GOST R 6.30-2003 aufgeführt:

• auf einem Formular mit Eckdetails – Beispiel 2;
• auf einem Formular mit längs angeordneten Angaben – Beispiel 3.

Was ändert sich durch GOST R 7.0.97-2016? Nichts. Das Attribut „Adressat“ bleibt an der gleichen Stelle.

TECHNISCHE PROBLEME

• Sollten die Elemente der „Adressaten“-Requisiten durch Intervalle getrennt werden?

Die Angabe „Adressat“ nimmt in der Regel mehrere Zeilen ein.

In Abschnitt 6.1 Methodische Empfehlungen Zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003 (genehmigt von Rosarkhiv) heißt es, dass die Details eines aus mehreren Zeilen bestehenden Dokuments mit einem Zeilenabstand gedruckt werden. Die Bestandteile der Angaben „Adressat“, „Dokumentengenehmigungsstempel“, „Kennzeichen des Vorliegens eines Antrags“, „Dokumentengenehmigungsstempel“ sind im Abstand von 1,5-2 Zeilen voneinander getrennt.

Eine ähnliche Norm ist im neuen GOST R 7.0.97-2016 in Abschnitt 3 enthalten, der allgemeine Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten festlegt: „Mehrzeilige Details werden mit einem Zeilenabstand gedruckt, Bestandteile der Details werden durch einen zusätzlichen Abstand getrennt.“ ”:

• Wie richtet man das Attribut „Adressat“ aus?

Das mehrzeilige Attribut „Adressat“ wird am linken Rand des vom Attribut eingenommenen Bereichs ausgerichtet oder zentriert relativ zur längsten Zeile gestaltet, zum Beispiel:

Es ist seit langem für niemanden ein Geheimnis, dass Sprache in Slang und Literatur unterteilt wird – richtig. Es ist ganz logisch, dass korrekte Rede nicht nur mündlich, sondern auch schriftlich erfolgen sollte. Jeder intelligente Mensch muss die Kultur des kompetenten Schreibens beherrschen. Und das gilt umso mehr für diejenigen, die in offiziellen Angelegenheiten aktiv per Korrespondenz kommunizieren. Wie sind die Buchstaben?

Was ist Etikette?

Bevor wir über geschäftliches Schreiben sprechen, müssen wir uns zunächst daran erinnern, was Etikette ist. Das etablierte Ordnung Verhalten in der Gesellschaft, eine Reihe von Manieren und Regeln der sogenannten gute Manieren die jeder intelligente Mensch beachten muss, gut erzogener Mensch, um nicht als unkultiviert abgestempelt zu werden. Diese historisch etablierten Regeln sind ein integraler Bestandteil des gesellschaftlichen Lebens.

Schreibkultur: allgemeine Merkmale

Dies gilt natürlich nicht nur für Geschäftsbriefe. Es gibt viele Arten und Methoden der schriftlichen Kommunikation. Sie sind alle unterschiedlich, jedes hat seine eigenen Merkmale, aber es gibt auch Gemeinsamkeiten. Darunter sind folgende:

• Vertrauen auf standardisierte Buchsprache unter Berücksichtigung von Nicht-Buch-Vokabular;
• Verwendung komplexer syntaktischer Strukturen;
• feste Wortreihenfolge in einem Satz;
• klare Textstruktur;
• hohe Alphabetisierung.

Etikette für Geschäftsbriefe

In welchen Fällen kann es erforderlich sein, dass wir einen Geschäftsbrief verfassen? Natürlich, wenn wir Geschäfte mit Organisationen und/oder Einzelpersonen tätigen. Was wir an unsere Partner, Kollegen, Kunden schreiben, die Art und Weise, wie wir unseren Brief formatieren, wird zum Gesicht unseres Unternehmens und präsentiert uns entweder in einem positiven oder in einem weniger positiven Licht. Es sei denn natürlich, wir beherrschen die Etikette beim Schreiben von Geschäftsbriefen. Um Ihr Gesicht nicht zu verlieren, müssen Sie die folgenden Weisheiten lernen. Solche Kenntnisse sind übrigens auch deshalb nützlich, weil der kleinste Fehler, eine kleine Abweichung von den Regeln einen Geschäftsbrief in einen rechtlich illegalen Brief verwandeln kann.

Besonderheiten der Geschäftsbeziehungen

Bevor Sie direkt über Briefe sprechen, sollten Sie verstehen, wie sich Geschäftsbeziehungen im Allgemeinen unterscheiden, was sie auszeichnet und welche Merkmale sie haben. Das Hauptmerkmal von Beziehungen am Arbeitsplatz ist das (ganz oder fast vollständige) Fehlen einer persönlichen Note in diesen Beziehungen. In der Regel ist jeder von uns bei der Arbeit äußerst gefasst, ruhig und höflich – es ist unwahrscheinlich, dass jemand zum Beispiel mit einem Tamburin tanzt oder andere Handlungen ausführt, die in Gesellschaft von Freunden durchaus logisch, für sie aber eher lächerlich sind ein Arbeitsumfeld. Dies gilt übrigens nicht nur für Handlungen, sondern auch für Emotionen – Sie können sich ein Lachen oder Lächeln erlauben oder auch nur einen leichten Ausdruck von Wut, aber homerisches Lachen, Hysterie, Tränen und dergleichen sehen völlig unangemessen aus (das alles). betrifft ausschließlich Emotionen bei der Arbeit). Bei der Arbeit tragen wir meist Masken und demonstrieren damit Geübtheit, Zurückhaltung und Gelassenheit.

Die Geschäftskommunikation kann nicht dann enden, wenn Sie es wollen. Ein Geschäftspartner oder Kunde wird es nicht verstehen, wenn er sich in der Mitte befindet wichtiges Treffen wir stehen plötzlich auf und verlassen das Publikum. Sie können Ihren Gesprächspartner nicht ignorieren, Sie können Anrufe oder Briefe nicht beantworten. Alle diese Funktionen zusammen tragen dazu bei, besser zu verstehen, wie die Sprachetikette eines Geschäftsbriefs aussehen sollte.

Allgemeine Anforderungen

Das erste, worauf wir achten, wenn wir einen Brief erhalten, ist das Papier. Gemäß den Anforderungen der Geschäftsbrief-Etikette sollte das Papier dafür stets glasklar und auf keinen Fall zerknittert sein. Die Adressaten der Nachricht werden haben beste Erfahrungüber die Organisation, wenn sich herausstellt, dass der Brief auf Firmenbriefkopf mit dem Firmenlogo geschrieben ist. Die erste Seite ist nicht nummeriert; alle übrigen sind mit arabischen Ziffern gekennzeichnet.

Es gibt noch einen anderen wichtiger Punkt in der Geschäftskorrespondenz-Etikette. Wirtschaft setzt eine hohe Alphabetisierung und das Fehlen von Rechtschreibfehlern voraus. Wenn Ihre Kenntnisse der russischen Grammatik Lücken aufweisen, empfiehlt es sich daher, die Korrespondenz nicht überstürzt zu versenden, sondern diese noch einmal auf mögliche Mängel zu überprüfen.

Auch allgemeine Empfehlung Sowohl für Papier als auch für E-Mail besteht der Wunsch nicht darin, sie zu verwenden Schreiben komplexe Strukturen – das ist nur in juristischen Dokumenten sinnvoll. Es sollten keine Abkürzungen verwendet werden, sondern nur allgemein anerkannte. Aber die Norm der Geschäftsetikette umfasst verschiedene Klischees und Argot – Fachjargon. Das gesamte Dokument ist im offiziellen Geschäftsstil gehalten.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der sich aus dem Brief ablesen lässt: Er sollte möglichst höflich und freundlich sein. Von Taktlosigkeit oder Unhöflichkeit kann keine Rede sein. Darüber hinaus erfordert ein Geschäftsbrief Konkretheit und eine klare Darstellung Ihrer Gedanken.

Wenn der Adressat des Briefes kein Russisch spricht, sollte der Text der Nachricht in seiner Sprache oder in internationalem Englisch verfasst werden. Ein solches Dokument sollte übrigens nur auf einer Seite des Blattes geschrieben werden, die zweite muss leer bleiben.

Bei der Dokumentenerstellung ist darauf zu achten, dass es zu keinen Überweisungen kommt. Der Text selbst muss im Abstand von eineinhalb bis zwei getippt werden, mit einer Randbreite von zwei Zentimetern auf der linken Seite.

Nuancen

Ein Geschäftsbrief hat seinen eigenen klaren, besonderen Aufbau. Gleichzeitig gibt es keinen einheitlichen Standard für die Erstellung von Papierdokumenten: Verschiedene Unternehmen können ihre eigenen Variationen haben. Sie halten sich nur an eine bestimmte Zusammensetzung der Briefteile: Sie müssen unbedingt einen „Kopf“, eine Begrüßung, den Hauptteil und einen Abschied enthalten. Vergessen Sie nicht Ihre persönliche Unterschrift am Ende des Briefes.

Der sogenannte Rahmen der Nachricht – die Anfangs- und Endphrasen – wird übrigens als Etikettenrahmen bezeichnet. Sie hilft dabei, Beziehungen zum Adressaten aufzubauen die richtige Beziehung. Darüber hinaus veranschaulichen die Etiketteregeln für Geschäftsbriefe und Beispiele für deren Schreiben die Verwendung verschiedener Sprachklischees in Nachrichten (sie werden weiter unten besprochen).

Ein wichtiger Aspekt beim Verfassen eines Geschäftsbriefes ist die richtige Verwendung der Adresse. Vor der Revolution war in unserem Land die Anrede „Herr“ oder „Frau“ gebräuchlich: Sie galt als universell, man nannte jeden so. Mittlerweile gibt es keine solche universelle Anrede, obwohl das Wort „Herr“ oder „Frau“ häufig in Geschäftsbriefen vorkommt – nachdem es zuvor an Popularität verloren hat, wird es nach und nach wieder verwendet. Hier können Sie Kontakt aufnehmen Geschäftspartner, einem Beamten, aber nicht an einen Kunden oder Kollegen.

Als gebräuchlichste und allgemeingültigste Anrede gilt derzeit die Anrede „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrter Herr“, tatsächlich handelt es sich aber auch nicht um eine solche Anrede. In ähnlicher Weise kann man beispielsweise die sogenannten VIPs – insbesondere wichtige Personen, die als Gouverneure, Bürgermeister und Präsidenten gelten – nicht ansprechen. In diesem Fall müssen Sie Ihren Brief mit der Adresse „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnen (eine andere Option ist „Hoch geschätzt“).

Wenn die Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig gerichtet ist und es sich bei allen um Vertreter desselben Berufsstandes handelt, bietet sich eine Anrede wie „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“ an (wenn alle Adressaten Frauen sind, ist die Angabe „Sehr geehrte Damen und Herren“) zulässig „; wenn Männer, dann „Sehr geehrte Herren“). Wenn der Brief an eine Person gerichtet ist, ist es strengstens untersagt, keinen Vor- oder Nachnamen zu verwenden. Dies ist nur im oben genannten Fall (wenn es sich beim Adressaten um eine Personengruppe handelt) oder bei Interaktion mit einer juristischen Person zulässig.

Was das Ende der Nachricht betrifft, müssen Sie bedenken: Es ist nicht weniger bedeutsam als der Anfang. Am Ende des Briefes wird die Zuversicht in eine erfolgreiche und/oder schnelle Lösung des Problems usw. zum Ausdruck gebracht. Dabei sollten Sie auch nicht auf frühere Schwierigkeiten hinweisen – zum Beispiel auf verspätete oder gar nicht erfolgte Antworten. Diese Sätze gelten als negative Zeichen der Geschäftsbrief-Etikette und gelten als Zurückhaltung bei der Fortsetzung der Beziehung sowie als Respektlosigkeit gegenüber dem Gesprächspartner. Es ist wichtig zu verstehen, dass dies inakzeptabel ist.

E-Mail: Geschäftsetikette

Zweite mögliche Variante Korrespondenz - per E-Mail. Auch hier gibt es einige Besonderheiten. Wenn der Adressat die Nachricht beispielsweise zum ersten Mal erhält, ist es notwendig, sie mit einer Vorstellung Ihres eigenen Unternehmens, einer Beschreibung Ihrer Aktivitäten und möglichen Aufgaben, die voraussichtlich ausgeführt werden, zu beginnen. Bei langfristiger Korrespondenz ist es notwendig, den Verlauf vergangener Briefe zu bewahren, auf dem jede weitere Nachricht basiert.

Der erste Brief muss unbedingt eine Begrüßung und eine Anrede enthalten. In späteren Fällen kann, wenn eine schnelle Reaktion erforderlich ist, auf die Berufung verzichtet werden (falls zutreffend). In der Online-Kommunikation halten es viele Menschen nicht für notwendig, Satzzeichen zu verwenden und auch ohne Großbuchstaben zu schreiben. Dies ist in der geschäftlichen E-Mail-Etikette nicht akzeptabel.

Die Größe der E-Mail sollte nicht zu groß sein – in der Regel ist sie halb so groß wie das Papier-Pendant. Im gleichen Fall, wenn Sie dem Adressaten eine große Menge an Informationen mitteilen müssen, muss im Hauptteil des Briefes nur eine kurze Begleitnotiz angegeben werden und das Material selbst muss als Anhang in Word oder einer anderen Datei beigefügt werden - Dies ist durch die Etikette eines Geschäftsbriefes per E-Mail vorgeschrieben. Ein Beispiel für eine solche Nachricht könnte sein: „Guten Tag, lieber Herr Ivanov! Wir senden Ihnen Muster unserer Werbebroschüren zu. Sie können sie im Anhang sehen ...“

Die Unterschrift muss vorhanden sein. Sie können am Ende jedes Briefes unterschreiben oder eine automatische Unterschrift erstellen, die automatisch angebracht wird. Diese Möglichkeit wird häufig von Vertretern großer Unternehmen genutzt. Die Unterschrift muss Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihre Position, Kontaktinformationen, Arbeitsplatz. Es muss so formatiert sein, dass es in siebzig Zeichen passt und nicht mehr als fünf bis sechs Zeilen einnimmt.

Es ist notwendig, ein paar Worte zur Reaktion auf die Nachricht zu sagen. Die geschäftliche E-Mail-Etikette erfordert, dass Sie innerhalb von zwei Tagen eine Antwort auf eine Nachricht erhalten – nicht länger. Wenn mehr Zeit benötigt wird, sollten Sie dies Ihrem Gesprächspartner mitteilen. Eine Antwort auf alle Nachrichten wahrt den Ruf des Unternehmens oder Unternehmers. Um sicher zu wissen, ob der Brief den Adressaten erreicht hat, können Sie die Enutzen – die Zustellbestätigung wird automatisch versendet. Darüber hinaus ist es nicht verboten, einen Kontrollruf durchzuführen.

Sprachformeln oder Klischees

Klischees, Sprachformeln, Sprachklischees – was auch immer Sie sagen, es wird immer noch ein fester Bestandteil der Geschäftskorrespondenz sein. Aus dem Schulunterricht erinnern wir uns, dass Klischees als festgelegte Ausdrücke bezeichnet werden. Es gibt nicht so viele davon:

• Bedauern lässt sich mit folgenden Formulierungen ausdrücken: „Leider können wir uns nicht einigen ...“, „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen …“, „Zu unserem Bedauern sind wir gezwungen, Ihnen mitzuteilen …“ und so weiter.
• Dankbarkeit wird durch Klischees wie „Lassen Sie mich meine Dankbarkeit zum Ausdruck bringen ...“, „Danke ...“, „Für Ihren Beitrag ...“ ausgedrückt.
• Mit Stempeln können Sie den Beschenkten zu einer bestimmten Veranstaltung einladen: „Wir haben die Ehre, Sie einzuladen …“, „Wir hoffen auf Ihr Einverständnis …“, „Wir freuen uns, Sie einzuladen …“, „Wir Ich freue mich, Sie zu sehen ...“ und dergleichen.
• Sie können den Brief mit den Sätzen beenden: „Wir freuen uns auf neue Ideen von Ihnen…“, „Wir wünschen Ihnen viel Erfolg…“, „Wir hoffen auf eine weitere fruchtbare Zusammenarbeit…“.

Goldene Regeln der Geschäftskorrespondenz

Häufige Fehler in der Geschäftskorrespondenz

Es gibt einige scheinbar kleine Dinge, die in der Geschäftskommunikation dennoch fatale Folgen haben können. Oftmals sind es diese Kleinigkeiten, die zum Abbruch gegenseitig vorteilhafter Beziehungen, zum Abbruch von Transaktionen und ähnlichen unangenehmen Dingen führen. Sie müssen den Feind vom Sehen her kennen!

1. Über die Arbeit außerhalb der Arbeitszeit kann man nicht schreiben (und auch anrufen!). Wie oft stören wir unsere Partner, Kunden, Kollegen um neun, zehn oder sogar elf Uhr abends, weil wir nicht bis zum Morgen warten wollen. Uns kommt es so vor, als würde alles über Nacht verschwinden, zusammenbrechen, scheitern und die Situation nicht mehr zu retten sein. Und die seltenen Menschen, die aus irgendeinem Grund bis zum Morgen durchhalten können, glauben, dass sechs Uhr morgens der richtige Zeitpunkt für die Kommunikation ist. Denn wenn ich nicht schlafe, schläft niemand. Leider irritiert uns ein solches Verhalten nur und bringt uns gegen uns selbst auf.
2. Dies wurde bereits indirekt erwähnt, dennoch kann es keine Vertrautheit geben! Die Kommunikation am Arbeitsplatz findet ausschließlich in „Sie“ statt (mit einem großen V bedeutet dies Höflichkeit und Respekt).
3. Auch ein übermäßiger Austausch von Höflichkeiten kann Schaden anrichten. Erstens kostet es wertvolle Zeit und zweitens sieht es etwas nervig und langweilig aus. Sie müssen sich nicht anstrengen.

Heutzutage gibt es so viel Literatur, dass einem manchmal die Augen weit aufgehen. Es gibt auch viele Bücher über die Kultur des Sprechens, einschließlich des Schreibens.

Wer sich in diesem Bereich Kenntnisse aneignen möchte, kann folgende Werke empfehlen: „Business Letter Etiquette“ von Oleg Davtyan, „Culture of Written Speech“ von Tatyana Degtereva, „Russian Letter Etiquette“ von Natalia Formanovskaya und Alla Akishina, „Business Letter Etiquette“ von Elena Ber, „Russische Sprachetikette“ von Natalia Formanovskaya und vielen anderen.

1. Die Etikette für Geschäftsbriefe erfordert die Verwendung eines Ausrufezeichens am Ende der Adresse spezielle Bedeutung ein bestimmtes Problem oder eine bestimmte Person.
2. Die namentliche Anrede weist auf eine engere und langjährige Beziehung hin, während die namentliche Anrede die Distanz betont.
3. Die Etikette bei Geschäftsbriefen in Russland ist von einer Geschlechtsneutralisierung geprägt, da die meisten Berufe oft nur männlich sind.

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz einzuhalten ist nicht so schwierig, weil es nicht so viele davon gibt. Sich an sie zu erinnern ist eine kleine Wissenschaft. Aber in den Augen anderer wird eine Person, die die Etikette von Geschäftsbriefen kennt, immer wohlerzogen und kultiviert sein, jemand, mit dem es angenehm ist, Geschäfte zu machen.